浅析计算机技术在县级医院档案管理中的运用

向玉蓉

摘要:医院档案是县级医疗卫生机构的医疗业务和人事管理、后勤服务的重要资料来源。实现医院档案管理现代化是各级医院所要面对的新任务、新课题。现代化医疗卫生管理逐渐趋向于计算机化。本文分析了目前县级医院档案管理中计算机技术运用的重要性,档案管理中计算机技术运用的基本途径和方法。

关键词:档案管理 县级医院 计算机技术 途径

随着现代科技的发展,计算机运用技术在在社会生活各个领域得到广泛应用,各种传统的工作方式和生活方式都受到前所未有的冲击。在此新形势面前,作为县级医院的传统档案管理工作正面临一场划时代的必然变革。

然而,当前县级医院的档案管理工作,人工操作的工作方式居多,计算机技术和互联网技术的运用较其他领域仍显得滞后。目前,随着社会的发展和科技进步,县级医院的档案信息量不断增多和档案信息载体的也日益多样化,档案利用更是越来越频繁。传统的管理模式和工作方式已越来越不适应新形势发展的需要,因此,县级医院档案管理中增加计算机信息技术的运用,显得愈来愈重要。

一、县级医院档案管理运用计算机技术的必要性

1.1、县级医院档案管理的现状,迫切需要提升管理的计算机化。近年来,县级医院在实现档案管理现代化方面虽然做了一些工作,取得了一定成效,但总体来看,现代化程度并不高,计算机技术运用的普及程度不高,有些单位仍处于比较落后状态。主要是管理意识,设备和技术方法比较落后,基本处于经验管理和手工操作状况,档案管理和利用水平较低。解决上述问题的唯一办法,就是不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的计算机技术和设备,从手工劳动中解脱出来,提高工作效率,完全实现县级医院档案管理的计算机运用水平,从根本上提高档案管理和利用效率。

1.2、医疗事业不断发展,迫切需要提升档案管理的科技含量。随着医疗体制改革的不断深化,县级医院的发展正沐浴着改革的春风,日新月异。一是档案的管理的计算机化,可以增进人才队伍建设。医疗事业需要发现、培养和造就大批的建设人才,而人事工作是做人的工作,只有详实全面地掌握人事档案材料,才能合理使用人才,充分发挥人才的作用,才能确保实现医院事业的可持续发展。二是档案按管理的计算机化,可以提升行政效能建设步伐和工作效率。众所周知,档案管理的计算机会化,将大大提高自身的工作效率,使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。三是档案管理的计算机化,可以提升档案管理人员的操作技能。提高效率,档案管理人员就可以从繁琐的手工劳动中解放出来,以充分的精力学习研究新的科学技术和业务知识,进一步提高科学管理水平,促进档案事业的发展。

二、推进县级医院档案管理计算机化的基本途径

档案管理的现代化,其核心是管理手段的计算机化和保护技术的科技化。实现这两化,主要是采用计算机及其配套设备,以及摄像、照相、光盘等新型采集和管理设备。要加快档案管理现代化的建设,从自己多年的档案管理经验中得出,主要要做好以下几方面的工作。

2.1、更新观念,领导高度重视。电子计算机能否成功地应用在医院档案信息管理中,关键在院领导的支持和各部门主管的积极参与,尤其是在县级医院经费紧张的前提下,尤其需要领导者思想认识的提高。一个部门如果没有一名知识型的领导主管业务工作,档案管理现代化就是一句空话。尤其是医院在档案管理工作上,要指定专门的主管领导,重点抓现代化的医院档案管理,在经费上舍得投入,设施、设备上增加,舍得努力把档案信息化建设作为医疗系统建设现代化和服务工作现代化的一个重要内容。只有这样,才能在县级医院逐步构建起档案信息平台,提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

2.2、培养人才,配备操作熟手。从目前我院档案工作人员来看,大部分档案工作人员都是身兼多职,专职较少,大家对档案管理知识比较浅薄,这对档案管理现代化工作的开展十分不利。要改变这种状况,简捷的办法就是改变队伍素质结构,补充专职人员,适应新的档案管理工作需要,对有发展前途的年轻同志,加大档案管理业务培训,在短期内完成全员上岗培训。要制定信息化建设的中期规划和短期目标,争取政府和上级部门的支持,加大投入,吸引、培养医院档案管理专业型人才,做好人才储备工作,打好档案管理工作基础,使医院档案的管理水平迈上一个新台阶,为社会创造更大的经济效益和社会效益。

2.3、增添设施,配备好软硬件。要加快档案信息化的建设,就要舍得投入财力,配置与档案管理现代化相适应的软、硬件,实现档案网络化管理。计算机是现代化管理手段不可缺少的工具。用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案方便使用者及时查找、阅读,既节省时间也节省人力、物力和财力,加快了工作效率。同时,利用微机管理可以减少档案的有效空间,保存信息方便简单,也增加了其保密度。微机的储存量丰富而广泛,由计算机编印出的文件分类、主题等目录,有一整套安全可靠的检索系统,无论是对医院本身查找资料,还是对其他查阅档案的人都会快捷而准确。所以,县级医院应从实际情况出发,创造条件,力争全用电子计算机管理工具,连成一体,实现档案管理的自动化、网络化、现代化。

2.4、创新意识,提高管理水平。一个县级医院的档案管理系统,必须具备有现代化管理水平的档案管理者,否则现代化档案管理无法实现。医院档案工作者在现代化档案管理工作中,不仅要具备自己档案管理专业知识的培养,还要懂得现代化科学管理档案的实质内涵和特点。医院档案管理,不是各门类档案简单集中保管,而是一项实现医院档案管理工作规范化、制度化、科学化、现代化的高标准系统工程,是档案工作人员面临的新的课题。这就要求档案工作人员要不断发奋工作,刻苦学习新业务、新知识、新技术,全面掌握科学管理档案的综合技能。

2.5、规范标准,提高管理质量。档案管理现代化不仅是先进设备的配置,还包括管理质量的标准化。医院档案的标准化要做到医院档案管理必须有章可循、有法可依,在档案管理的各个环节、各个步骤,从初步收集、整理到最后归档、存人微机,都要做到条理清晰、目的明确,保证档案完整,避免漏失档案的记载内容,系统而正确无误地记录、存档。编制多种检索工具是提高管理水平和开发利用档案信息的重要手段。从而提高档案信息利用率,更好地为医务人员、患者及社会的公众服务,要多角度层次地为整个社会服务。

总之,县级医院的档案管理事关全县人民群众身体健康和医疗卫生事业的发展。医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟时代的步伐,以满足社会进步和医院发展对档案管理不断提高的要求。

(四川平昌县人民医院)