非技术因素对高校教务信息化管理的影响及对策研究

肖　娜

摘 要 高校教务管理信息化对高校的教育改革、教务管理的质量、水平和效率有着至关重要的意义,高校教务管理信息化系统的实施和运营过程中往往存在误区,忽略了非技术因素的影响,这直接影响了高校教务信息化管理的效果,甚至成败。因此针对高校教务信息化管理中存在的非技术因素问题,对决策者的重视和参与、教学管理人员的素质和意向、教育管理机制和流程变革、校园文化四个方面的非技术因素的影响进行了研究和探讨,并提出了相应的解决建议。

关键字 教务管理 信息化 非技术因素

中图分类号:G47 文献标识码:A

高等学校是培养肩负着振兴中华、推进社会发展和科学技术进步重任的高级专门技术人才的重要基地。高校的信息化应用,尤其是教务管理的信息化应用已经逐渐成为教育现代化的重要的研究课题和手段,但高校教学管理的信息化过程并不是一帆风顺的,在应用和实施的过程中遇到了一系列问题。笔者在研究和实际工作中发现,高校教学管理信息化演变过程如同企业信息化管理的演变过程一样,往往重视技术因素,而忽略非技术因素对教学管理信息化的影响,本文希望通过对教务信息化管理中的非技术因素进行总结和提炼,并提出相关解决建议。

1 教务管理信息化建设的重要性和必要性

随着教育地位的提高,教育责任的加大,教育内涵和规模的扩大,建设和实施高校教学管理信息系统,辅助日常事务处理,辅助教学的管理和调控,保证重大教育决策的准确性已成为一种趋势。

1.1 教务管理信息化有助于教育改革的执行

随着我国高等教育的发展,许多高校已经实施了学分制,教务管理的对象由群体转向个体,即由班级转向单个学生,赋予了学生充分的选择权、决定权和参与权,突出了教务信息的多样化、个性化、具体化和复杂化。教务管理的内容不断增加,难度也逐渐加大,若仍然维持原有的手工管理方式不变,必将会成为教育改革的障碍。面对新的形势,高校必须进行教务管理信息化建设,更好地适应教育改革的需要,抓住教育改革的机遇,加快发展。

1.2 教务管理信息化能够有效提高教务管理的水平和质量

教务管理的主要内容就是对整个教学活动过程中的数据进行管理,例如:学籍、课表、成绩、考务等数据。在传统的教务管理中,这些数据依靠教务管理人员手工处理,很容易出现内容上的差错,并且存在查询、排课等方面及时性和准确性较差等问题。而教务管理的信息化建设正好弥补了传统方式的不足,通过建立高效灵活的管理信息系统,不仅能提高教务管理的科学性、准确性和高效性,而且大大减轻了工作人员的负担,从而显著地提高教务管理水平和质量。

1.3 教务管理信息化有助于提高教务管理的规范化和效率

随着高等教育教学改革的不断深入,教务管理面临的问题日益复杂,需要各部门之间进行有效地配合,提高效率以及工作流程规划化。教务管理的信息化进程不断加快,程度不断提高,各部门、教学管理人员之间信息共享的程度也日益提高,对信息采集、处理、传输和存储的规范化要也随之提高,这有助于提高教务管理的规范化和效率。

2 教务管理信息化过程中的误区和非技术因素影响

在相当长的一段时间里,一提到管理信息系统,大多数人首先想到的是这是技术,需要信息技术人员编写相应程序,使用的人会用计算机就可以了。这种想法导致对管理信息系统的认识停留在重技术、轻管理,重视系统的开发而不注重系统的维护,注重系统的功能,而不注重组织行为和管理流程等非技术因素,这也使得目前高校教学管理信息系统处在技术牵引管理的局面。毋庸置疑,教务管理信息系统是以技术为核心的,但信息化管理是运用现代化技术提高管理水平和管理效率的,是以管理为基础的,是管理的手段和工具,本身并不能替代管理,并且需要管理、观念的变革以配合,信息化和管理相互影响,相互作用,才能达到最终的目的。在管理界流传着一句话:“上ERP(企业资源计划,企业信息化管理的一种)是找死,不上ERP是等死”,就道出了人们面对信息化的矛盾心情。信息化代表着发展方向,同时在实行信息化过程中往往又达不到相应的效果,同样的问题也出现在高校教务管理信息化的建设过程中。问题的关键在于,人们在关注技术因素即高校教务管理信息系统建设中的“硬件”的同时,却没有对非技术因素即高校教务管理信息系统建设中的“软件”给予足够的重视。

非技术因素是高校教务管理信息系统建设中的“软件”,主要包括决策者的重视和参与、教学管理人员的素质和意向、教育管理机制和流程变革、校园文化等。

2.1 决策者的重视和参与

经验和实践证明,决策者的重视和参与是高校教学管理信息系统成功建立的首要条件。建立高校教务管理信息系统是一项复杂的系统工程,涉及面极广,它的建立和运用可能涉及到某些业务流程、规章制度,甚至组织机构的调整和改变。不管是技术因素涉及的资金、设备问题,还是非技术因素涉及的人、管理、制度、机制、流程、观念等方面的问题,教务管理部门是无法进行解决的,只有学校决策者才能解决。

2.2 教学管理人员的素质和意向

教学管理人员是教务信息化系统的主要参与人员和管理人员,其素质和意向直接影响着教务管理信息化系统的成败。教学管理人员往往已经习惯于传统的教学管理模式,要其改变工作模式和方法,短期内可能会遇到一定得阻力,其意向不愿意改变,或者素质使其不能很好的应用信息化管理的手段和技术,可能会导致信息化系统实施的不流畅,这种不流畅反过来又会影响教学管理人员的意向,久而久之可能形成恶性循环。另外,有些管理人员可能对信息化要求过高,希望信息化完全替代其工作,或者马上省心省力,由于现实条件的限制,当他的期望落空时,容易产生失望情绪,对信息管理持不信任态度,从而影响了教学信息化管理的建设进程。

2.3 教育管理机制和流程

教育管理机制和流程是教务管理系统的基础,教务管理信息化系统是依附在教务管理体质和流程之上的,两者相互影响,很多高校现有的教务管理体制和流程是在“人治”基础之上的,没有实现科学管理,因此就缺乏信息化管理的基础,由于教务信息化建设的日益深入,新的技术手段不断被引入,如果没有一套与之相适应的管理机制来规范各层次参与人员的行为和动作,实现各管理环节的合理分工,就会造成管理的不规范和无序。

2.4 校园文化

文化使人愿意向一个方向努力和以统一的方式努力,校园文化虽然是一种看不见摸不着的东西,但当师生乐于接受并遵循时,会使他们产生强烈的归属感,并愿意奉献、具有责任心和发挥创造力。教务信息化的建设过程不仅是学校决策层和教学管理人员的事情,需要学校全体教师和学生的共同参与,如果教师和学生不配合,不参与,那么教务信息化系统失去有效地信息来源,或者会出现错误的信息来源,这将给教务信息化系统的建设过程造成极大的困扰。

这些非技术因素对高校教务管理信息系统建设的进程和效果具有至关重要的影响。非技术因素处理得好,就会加快信息系统的建设步伐,提高信息管理的效益和效率,反之,则可能变成一种方向不一致的力,甚至阻力,阻碍信息系统的建设,甚至导致整个系统的失败。

3高校教务信息化系统的非技术因素解决对策

3.1 改变观念

首先从观念上,改变认识,要充分认识到教务信息化系统的建设过程不但是技术的过程,更是管理理念、管理文化、管理制度和流程改变的过程,需要包括学校决策层,教学管理人员、技术人员和全体师生的共同参与和协作。学校各级领导和教务管理部门要大力宣传学习计算机技术的重要性和迫切性,肯定教务管理信息化在教学管理现代化的作用和意义。使他们意识到在信息化时代,不掌握计算机技术将落后于教育改革和发展的潮流,从而解除他们的畏难情绪。

3.2 加强以人为本,教学管理系统的设计开发要为使用者服务

要加强宣传和信息反馈的力度,让广大师生熟悉系统的操作规程,及时了解他们在使用过程中遇到的问题及提出意见和建议。要站在使用者的角度上对出现的问题进行分析解决,及时对系统加以改进和完善,提高系统的实用性和易用性。

3.3 学校决策层的支持

学校决策层支持指的是决策层管理者对信息系统功能重要性的理解和对信息系统活动的参与程度。决策层支持有助于信息管理活动,包括: 谈判、信息系统技术、项目管理以及相关的活动。只有决策层的支持, 才有助于解决教务管理系统在建设过程中的冲突、共同参与、协作、变革等一系列问题。

加强信息化教学管理人才队伍的建设,提升教学管理队伍的整体注重高素质信息化教学管理人才的引进,但更重要的是着重培养现有教学管理人员对现代信息技术的应用能力,培养其对教学管理信息化系统的理解,增强其管理流程的认知,提高其获取、分析和处理信息的能力。只有这样,才能构建具有高素养和实践能力的教学管理队伍。

3.4 建立有效的管理体制,完善配套管理制度

要建立以教学管理部门为主导,学校各部门之间密切分工配合的管理体制,对信息化教学管理各环节实施有效监控,要完善信息化教学管理配套规章制度,明确教学管理各流程的分工及操作规范。另外,还应针对某些可能出现问题的管理环节制定应急机制和防范措施,做到科学管理,严密实施。

3.5 加强培训和宣传引导,建设校园文化

信息化系统的实施需要加强各方面的相应的培训和宣传,引导包括各级教职员工和学生全员积极参与进来,同时营造一个平等、团结、尊重的组织环境,突出创新的重要地位,不断推动组织和教职工持续学习的能力,进行有效的知识和信息沟通和共享,强化团队合作意识,促进团队协作行为,形成有利于信息化发展的文化土壤。

参考文献

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