高校二级学院资金审计应突出四个重点

郝名玉

摘要:随着高校规模的扩大,高校内部逐渐采取了学校统一领导,二级学院管理的财务管理模式。然而,目前二级学院的财务管理存在不少问题,应实施审计监督,以规范资金的使用和管理。

关键词:高校;二级学院;审计监督

近几年来,许多高校采取建立新校区、重组、合并、扩招等多种形式,以扩大办学规模,提高办学层次,发展高等教育事业。按照《高等学校财务制度》第五条“高等学校实行统一领导,集中管理的财务管理体制,规模较大的学校实行统一领导,分级管理的财务管理体制”的规定,许多高校结合自身扩大规模后的实际情况,采取了学校统一领导,二级学院管理的财务管理模式,致使二级学院资金(以下简称资金)规模日渐扩大,其拥有的可支配资金量达到上百万元,甚至上千万元,资金管理也日趋复杂,然而高校普遍存在着重视一级财务管理,弱视二级财务管理;二级学院内部控制制度不健全,有效性不足;负责会计业务的人员往往是非专业人员,业务素质不过关;缺乏系统、有效的监督机制等问题,致使有些二级学院出现财务管理混乱,甚至于出现贪污公款、私设小金库等违法违纪的情况。因此,亟待实施审计监督,以规范资金的使用和管理,保证资金、资产的安全完整。其中如何有效实施审计监督,突出审计重点,就成了重中之重。

一、突出资金合法性的审计,保证资金的安全完整

重点审查是否存在截留、隐匿收入,私设小金库、公款私存、违规招生等违法违纪情况。为了解决办学中有些特殊开支的需要,改善本院教职工福利待遇,维持教师队伍的稳定,二级学院想方设法,开拓渠道,组织创收,但在组织收入的过程中,有些二级学院领导和教职员工由于对财务制度的严肃性认识不够,财务管理知识又比较匮乏,出现了一系列违法违纪的问题,如二级学院与社会中介合作非法招生,将学费等收入截留在本学院,形成小金库,并公款私存,甚至于出现有的黑中介卷款潜逃,有的黑中介发布欺诈信息,诓骗学生,严重影响了高校和二级学院的声誉。审计这类情况时,首先需取得二级学院与社会中介的协议、社会中介的办学资质文件等有关资料,了解其是否具备相应的办学资格;检查是否有经国家物价部门核准的收费标准文件,是否开具正规税务票据,判断收费的合规性;了解学生人数,根据收费标准,核实实际收入费用情况;取得有关现金、银行存款账簿、原始凭证等会计资料,查看资金的使用、管理情况。再如,二级学院采取私自收取学生赞助费、出租公用房屋收入等形式违规形成的小金库。审查这类情况时,需向有关人员了解情况,说明私设小金库的严重性,取得记录小金库的账簿等会计资料,核查资金的来龙去脉。

二、突出资金内部控制的审计,规范使用二级学院资金

重点审查二级学院内部管理制度的健全性和有效性。首先检查二级学院是否建立相应的岗位责任制、财务管理制度、资产管理制度等内部管理制度,并根据教育系统内部审计工作规定中有关内部控制审计的规定,核实二级学院内控制度的健全性;根据二级学院提供的会议决议或会议记录等资料,检查二级学院有无成立专门的领导小组,如财务领导小组和资产领导小组,核实二级学院重大经济决定是否集体讨论决定,有无形成书面会议决议;通过召开二级学院部分教职员工座谈会,查看有关资料,了解学院领导是如何进行资金使用和管理的,同时,了解学院领导班子有无在全院教职员工大会上定期或不定期地公布经费收支情况,是否做到资金使用公正、公开,透明;核查管钱和管账等不相容职务是否分离,通过核查管钱人员和管账人员是否是同一人,二人是否定期对账,并有相应对账记录即可,此项审计工作看似简单,易做,但往往是最容易忽视,最容易出现问题的重要控制点。二级学院一般不设立会计岗位,往往由学院行政人员兼职,这些人思想上不重视这项工作,业务上没有或仅有很少的会计专业知识,只能记一些简单的流水账。我们在审计过程中,常常发现两种情况,其一是一个人既管钱又管账,其二是学院领导明确分工和要求管钱和管账的人员分开,但在实际操作时,往往只是管钱的人一人记账又管钱,没有真正做到不相容职务分离,如:某高校二级学院办公室主任正是利用这一失控点贪污公款,被依法判处有期徒刑5年,在其56岁时被开除公职,给学校、家庭和个人造成很大损失和伤害。

三、突出资产管理的审计,提高资产的使用效益

这里的资产,主要指固定资产。二级学院为了办学需要,利用其院管资金购置资产,如何保证这部分资产的安全完整,加强管理,并提高资产使用效益,也是我们审计的重点。

(一)重视对资产可行性调查、采购、验收、使用、管理的审计

通过核查设备购置的可行性报告,以及购置当时在用资产情况,掌握是否存在重复购置,是否有必要购置;通过查看招投标文件等初始资料,了解设备采购时,程序是否合法合规;通过查阅验收记录,了解设备是否完好,相关人员是否签字认可;通过查看有关设备使用的管理制度以及设备使用记录,掌握设备使用效益及管理情况。

(二)重视对重点实物的盘点审计

为了保证资产的安全完整,根据二级学院提供的资产清单,对于涉及到例如数码照相机、笔记本电脑、便携式摄像机等单位和家庭、个人均可使用的资产以及调离人员使用的资产,在有关院领导、财务人员、资产管理员以及审计人员均在的情况下,采取突击盘点方式,取得盘点结果记录,并进行账实核对,确定是否存在盘盈盘亏情况。

(三)重视对盘盈盘亏资产处理的审计

通过查阅盘盈盘亏申报审批单等资料,了解审批程序是否合法合规;通过查阅会计凭证等会计资料,掌握学院对已批准的盘盈盘亏资产是否及时做相应的会计处理,以真正做到账实相符。

四、突出对二级学院债权的审计,保障二级学院的权益

随着学校办学规模的不断扩大,各二级学院可支配资金也在不断上升,有些二级学院领导为了稳定教师队伍,尤其是青年教职工,考虑到他们收入低,再加上日渐上涨的房价,使他们无力购置房屋安家,允许他们向学院借支一部分房款,或者有些教职工出于种种原因,向学院借款,形成了学院的债权。针对上述情况,通过核查会议记录和借条,确定该债权是否经院财务领导小组集体讨论决定,是否是个别领导的个别行为。通过查阅会计凭证、會计账簿,上述债权是否已列入学院账簿管理中,检查所有借条是否完好无损,与账簿金额是否一致。通过编制债权账龄分析表,分析还款情况,并敦促有关会计人员及时收回借出款,保证学院资金的安全完整。