对档案收集的若干思考

刘东斌

摘要：本文认为档案收集工作难做的现象后面有着更深层次的问题。既有理论上的问题也有实践中的问题。一是“收集”概念不清晰：二是档案收集对象不明确；三是档案收集法规不健全；四是档案收集工作考核标准太笼统。

关键词：档案收集档案工作征集接收

档案收集工作是档案工作的基础，然而，这个基础工作在档案部门却不那么牢固，档案收集难的呼声不绝于耳。尽管有不少专家学者和档案工作者对此进行了探析。但说起档案收集难的原因，却总也离不开档案宣传力度不够，社会公众档案意识不强，等等。当然也有人认为：“新形势下随着档案收集难内容的变化，收集难的原因也发生相应变化，认为档案收集难原因有六：一是档案收藏价值已被公众认知。二是档案收集渠道多元化格局已经形成。三是档案收集的附加要求使人不易接受。四是档案收集方式的单一已难于收集到珍贵档案，五是档案收集工作缺少强有力的执法。六是对档案收集对象档案部门心中无数。”原因分析了不少，也有不少解决对策，但是，情况并没有好转。笔者认为，档案收集难只是现象，所分析的原因也只是表象，在档案收集难现象后面还有更深层次的问题，既有理论上的问题也有实践中的问题。现就此提出来与大家共同探讨。

1、“收集”概念不清晰

“收集”，按照档案管理学的说法是档案工作“六环节”或“八环节”中的第一个环节，也是最重要的环节。但是，“收集”的概念却并不清晰。吴宝康先生认为：“收集有两个方面，一方面在档案室是接收本单位各个部门按照规定手续和制度集中来的文件，在档案馆则是接收各单位档案室集中来的档案：另一方面是向各方面广泛搜集零散的文件。”陈兆禊、和宝荣、王英玮主编的《档案管理学基础》(2005年第三版)认为：“所谓档案的收集，就是按照档案形成的规律，把分散的文件接收、征集、集中起来。”邓绍兴、陈智为主编的《档案管理学》(2005年版修订本)认为：“档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。”《档案学词典》认为：档案收集是“档案馆(室)通过制度接收和征集等方法，将分散在各个方面的档案集中保存的工作”。《中国大百科全书，图书馆学情报学档案学》认为：档案收集是“档案馆(室)取得和积累档案及有关资料的一项工作，是档案管理工作的重要环节。其主要手段有接收、征集和寄存三种形式。”陈兆祦等主编的《档案工作全书》认为：“档案的收集，又称收集工作，即档案管理机构按照制度规定将应保存的档案收进档案室或档案馆的工作。”“收集工作从工作方式和手段的性质上可分为接收与征集(搜集)两种方式。”以上对“收集”一词的解释，有把“收集”作为一个词的，有把它作为“接收”和“搜集”两词合一的，有把它作为“接收”和“征集”两词合一的，还有把它作为“接收、征集、集中”三词合一的，有把“收集”的工作方式和手段的性质上分为接收与征集(搜集)两种方式的。也有从手段上分为接收、征集和寄存三种形式的。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第一条规定：“为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。”第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构。负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”《档案法》则将“收集”与“接收”并列。从以上所述可以看出“收集”的概念是相当混乱。“收集”概念的混乱，对档案收集工作有没有影响呢?笔者认为是有影响的。《现代汉语词典》对“收集”的解释：“使聚集在一起”。对“接收”的解释：1、收受：2、根据法令把机构、财产等拿过来；3，接纳。对“征集”的解释：1、用公告或口头询问的方式收集；2、征募。从《现代汉语词典》对这几个词语的解释看。“收集”与“接收”是有差异的，除了它们的差异外，“收集”含有主动的意思，而“接收”则含有更多的被动成分。“征集”则是“收集”的一种方式。接收“是档案馆(室)取得和积累档案的主渠道。”征集“是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。”对于档案积累的主渠道“接收”来说，对“接收”的理解直接影响到档案的收集。对于含有更多的被动成分的“接收”，不能说档案部门在接收档案中都是理解为被动，而被动地做这项工作，也不能否认许多档案部门都积极主动地开展接收档案工作。但是，也不能否认有相当一部分档案部门却是在被动地做这项工作，甚至有意借口推托，否则就不会有那么多的收集难的声音。至于是不是由于受“接收”有被动意思的影响而使一些档案部门有被动的观念，使档案收集工作难做，不好下结论。但是，“收集”概念的混乱，肯定对档案收集工作有影响，如何规范档案“收集”概念是值得理论界研究的问题。

2、档案收集对象不明确

如果要问：档案收集的对象是什么?可能会立刻回答：是档案!这有什么疑问?!然而，问题并没有这么简单。陈兆祦、和宝荣、王英玮主编的《档案管理学基础》(2005年第三版)认为：“档案收集工作的内容主要包括三个方面：1、对本单位需要归档文件的接收工作。2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。3、对历史档案的接收和征集工作。”“需要归档文件”是收集的对象吗?是档案吗?对后两种情况，下面再述。邓绍兴、陈智为主编的《档案管理学》(2005年版修订本)中说到：“一个机关或单位应在严格的归档制度保证下，将本单位文件处理部门及其他业务部门所形成的、属于归档范围的文件，及时、系统地接收入室”。“属于归档范围的文件”是收集的对象吗?是档案吗?《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”“应当立卷归档的材料”是收集的对象吗?是档案吗?下面就以陈兆祦、和宝荣、王英玮主编的《档案管理学基础》(2005年第三版)中的观点为例做一下探讨。关于什么是档案，陈兆裎等主编的《档案管理学基础》认为：“档案是保存备查的文件”，“文件作为档案保存是有条件的。不是一切文件全都需要和可能成为档案。文件作为档案保存一般需要具备三个条件：1、办理完毕(或叫处理完毕)的文件才能作为档案保存。”“2、对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的现行文件，才有必要作为档案保存。”“3、按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。”“归档和保存，是人们自觉地积累和留存档案的重要程序和条件，从一定意义上说，也是现行文件或半现行文件成为档案的一般标志。”“档案就是由具有保存价值的文件构成的有机体。”这就是说文件经过立卷归档整理后才是档案，而没有经过立卷归档整理的文件则不是档案。用这一观点看“需要归档文件”、“属于归档范围的文件”、“应当

立卷归档的材料”都不是档案，也就是说这些都不是档案收集的对象。而对历史档案则又另有标准，“在征集失散的历史档案时，”“常常发现一些历史档案。如布告、文件原本或副本、记录、手稿等。”这些“布告、文件原本或副本、记录、手稿”显然没有经过立卷归档整理。怎么就成了档案了呢?

再来看实践中接收的是什么档案。不知是为了与理论上说的档案形成的三个条件相适应，设计了文书(业务)部门立卷归档整理的制度，由文书(业务)部门来完成文件的立卷归档整理，还是由于有文书(业务)部门立卷归档整理的实践，而后总结出档案形成的三个条件?按照制度设计，文件的立卷归档整理由文书(业务)部门来完成，然后把立卷归档整理好的文件，也就是档案移交给档案室。文书(业务)部门立卷的制度推行了50年，但是，效果并不理想，现实中存在着大量的档案室立卷的现象，据“调查了解在市(地)、县直立档单位中基本上都是档案室立卷，在省直立档单位中也有一半以上的单位是档案室立卷。”专家们也不得不承认“有相当多的单位由于各种原因推行不力，致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作，立卷工作占用了档案部门大量的时间和精力。”在这种情况下，你说档案室接收的是文件?还是档案呢?在档案室立卷大量存在的情况下，要求必须接收文书(业务)部门立卷归档整理好的档案，你说难不难呢?

对档案馆接收的档案来说，这种档案就不仅仅是符合档案形成的三个条件由文书(业务)部门立卷归档整理好的文件了。《档案馆工作通则》第八条规定了“档案馆接收档案的要求和手续”，明确提出“进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好。”还要求“立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应随档案一起接收。”因此，档案馆在接收档案时大部分都有对整理档案的质量要求，大都制定有《档案馆接收档案的规定》。对接收进馆的档案要求要按照馆藏档案管理的要求整理好。要求整理档案的所谓质量标准非常细，卷盒、案卷封面、卷内目录、备考表一应俱全，所有项目要逐项按规定填写清楚，缺一不可。凡是没有按照档案馆接收档案规范质量要求整理的档案不接。这种档案规范倒是规范了质量高了“纯”了。只是这种档案将许多档案都排斥在外了。也致使一些单位一听这样的要求，就以种种借口拖延不交。档案馆对行政机关还可以以行政手段来解决，但是对其他单位或组织就不灵了，使档案馆感觉接收这些单位或组织的档案难了。也有一些档案馆为了减少进馆后的整理工作量，坚持只接收所谓的质量高的“纯”档案，对那些不符合其质量要求的档案不承认是档案而拒绝接收。“难怪有人把这些要求戏称‘宁肯千家(指立档单位)辛苦，不让一家(指档案馆)受累。”在这种“纯”档案观念支配下的一些档案馆，在接收撤并单位档案和征集历史档案中就显得更难了。大部分撤并单位的档案都整理的不符合进馆档案的规范，档案馆要求这些撤并单位的档案必须整理的符合进馆规范才接收。而撤并单位已经撤并，没有人再去整理，自然就形成了接收难。对于征集历史档案，那些所说的在中华人民共和国成立前，各机关、团体、部队、学校、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的历史档案，散存在社会上的基本上都是没有经过整理的，经过整理并达到进馆规范的“纯”档案就根本没有。也就是说这些收集的对象都是以零散的文件材料形式存在的，它们既不是符合档案形成三个条件的档案，更不是达到进馆规范的“纯”档案。如果要收集这些档案还要投入大量的人力物力去收集整理，有多少档案馆会自愿地去做呢?收集历史档案难是不是也在情理之中呢?这里同时也给理论界提出了一个究竟什么是档案的问题。

3、档案收集法规不健全

3.1收集范围方面。档案馆(室)收集档案要依法进行，收集的档案应该是《档案法》所规定的档案范围。尽管《档案法》第二条规定了范围：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”《档案法实施办法》进一步规定：“对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”但是，这一标准太抽象，至今国家和绝大部分省、自治区、直辖市都没有划定具体的档案范围。使在档案收集工作中不知道哪些是收集的范围，而无法依法进行档案收集。增加了档案收集工作的难度。

对于档案馆收集档案范围，虽然有1983年6月26日国家档案局颁布的《档案馆工作通则》和1986年2月7日国家档案局颁布的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，但是，这两个规定都是在《档案法》实施以前颁布的，有许多内容是与《档案法》相抵触，不适应社会主义市场经济体制的。与《档案法》相配套和与社会主义市场经济体制相适应的《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》则始终未出台。这恐怕也是档案收集工作难做的原因吧?

3.2档案执法方面。尽管《档案法》规定：“违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的”，《档案法实施办法》规定：“将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；”“拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；”要给予处罚，但是，档案执法的执行力度或者说配套法规不健全，使得在档案收集问题上，根本见不到一例因拒交档案或拒绝档案馆向其征集档案，而被档案部门依法处理的案例。可见在档案收集上，原则上有法可依，具体实施时却无章可循。当然，这里也有法定档案范围不明确的原因。

4、档案收集工作考核标准太笼统

对于档案收集工作在档案工作规范化管理中，虽说有考核，但是考核标准太笼统。对档案室档案收集工作，就没有硬性标准，而是笼统的标准，标准是收集齐全完整。而“拿到台面上的归档率常常是个自欺欺人的东西。因为，就连一向实事求是的档案人也早已学会把实际归档数视作应当归档数了。”“实际归档多少，无论对档案室，还是对职能处室，也都是一笔糊涂账。”实际等于没有标准。对于档案馆档案收集工作来说，国家档案局的《市、县国家综合档案馆测评细则》规定是：编制有本馆接收计划和接收名册；接收了名册中所有应接收的档案：在接收文书档案的同时也接收了其他门类和其他载体的档案，测评标准过于笼统或过于单薄，“编制有本馆接收计划和接收名册；接收了名册中所有应接收的档案”，如同归档率。而对于其他门类和其他载体的档案的要求，是不管什么内容，也不管有多少。致使真正有价值的大批的专业档案并不能接收进馆(当然，这里也有拥有专业档案的部门不愿交的因素)。实际也是没有标准。所以，也就使有些档案部门把收集难作为不开展收集工作的托词。