再论只归档发文

摘要：本文对王茂跃老师《归档不宜只归发文——与李兴利同志探讨》进行了再商榷，认为只归档发文的构想是能够成立的，并对产生分歧的主要原因进行了分析。

关键词：优化馆藏归档范围发文收文存档

拙文《试论只归发文》(以下简称《试论》)发表后。王茂跃老师撰文与我商榷(以下简称《王文》)，认为“提出归档只归发文的构想。希望能够最大限度减少档案馆档案重复，其出发点和探索精神值得肯定。但这并不是解决问题的正确办法。”对于王茂跃老师的治学精神，笔者非常钦佩，但对其观点却不敢苟同。现就有关问题回应如下，不当之处，请茂跃老师及各位同行指正。

1、提出只归档发文的前提条件

《试论》提出只归档发文的构想是有几个前提条件的，但《王文》却绕开这几个前提与笔者进行商榷，得出的结论自然不能令人信服。

1.1技术条件，即档案信息化发展到一定阶段。虽然在传统档案管理模式下，只归档发文也是成立的，但可能会因要到有关单位查找档案而带来诸多不便，使人不接受只归档发文这一新生事物。而随着档案信息化建设的发展。一个地区的电子文件中心和数字档案馆建立起来后。人们可以很方便地通过网络查询到所要的档案，变革的阻力会小一些。

1.2地域条件，在一个档案馆接收范围内的立档单住。因为这些单位的档案都要向同一个档案馆移交，只要各单位把自己的发文收全归好了，整个地区的档案也就齐全完整了。

1.3理论探讨的绝对性与现实操作的相对性。《王文》也认为，如果归档只归发文。就可以“从根本上杜绝馆藏档案重份现象的发生”。但理论推导的成立，并不代表现实工作中的百分百执行。笔者也认为“在任何一级综合档案馆中，要求档案文件绝对不重复是不现实的。”对于属于例外的一些重要收文的处理，笔者在《试论》中是这样写的：“而对于这些(立档)单位收到的该档案馆接收范围之外的单位的文件，则可以根据具体情况适当归档保存一些较为重要的。(比如某市某局收到的该市市委、市政府的文件一律不再归档。但收到的省里某局的文件则可以适当存一些。)在将来条件成熟后(比如‘金档工程完成后)，就可以完全放开，只归档发文了。”

此外，只归档发文主要讨论的是机关文件材料中文书档案这一块，而对专门档案、科技档案、声像档案是否适用未作研究。《王文》对此也未进行探讨。

2、只归档发文可以自圆其说

2.1区分存档和归档两个概念是提出只归档发文的理论依据。尽管《王文》一再说，“区分存档和归档两个概念与接受只归发文这一观点无关”，“至于区分存档和归档两个概念可以有助于我们接受只归发文这一观点，笔者始终觉得难以理解”，但区分存档和归档两个概念的的确确是笔者提出只归档发文的理论依据。王茂跃老师在一篇论文中写道“存档与归档两个概念的区别极其明显：对文书处理部门和业务部门而言，首先要将处理完毕的文件作为档案保留、存放起来，然后才能将有保存价值的档案归档，没有保存价值的档案或保存价值很小的档案经存档后无须归档……存档与归档两个术语揭示的是文书处理工作中的两种不同行为，一个是公文办理完毕后作为档案暂时保存的行为，一个是将存档的档案经过整理后交给机关单位档案室保存的行为。”笔者的理解是。归不归档与其是不是档案没有对等关系，归档只是为了更好地积累和保存档案财富而采取的一种措施。已存档但未归档的那部分也是档案。文书处理部门和业务部门认为有价值，即可存档，此范围比较大，而档案部门认为没多大价值的，便不须向档案室移交，档案室也可以拒绝接收，即不需要归档(对档案部门来说是接收)。王老师还说“对档案保管机构而言，并不是所有的档案都要长久保存下来(即‘有档必存)，存什么，不存什么。依然要通过开展档案的价值鉴定工作去作挑选。”因此，笔者坚持认为只归档发文有一定的理论依据，王茂跃老师对“存档”和“归档”两个不同概念的研究，有助于我们接受只归档发文这一观点。只不过，王老师认为收文也是档案，一些收文也很有价值，也应该归档；而笔者认为对一个立档单位而言，有价值的收文可以作为档案存档备查，但就一个档案馆而言，一份文件在乙单位是收文，在甲单位却是发文。作为发文在甲单位归档，为了最大限度地减少乃至杜绝馆藏档案重份现象的发生，所以乙单位不归档。

2.2在现行档案规章制度中有只归档发文的意思。确如《王文》所言，无论是国家档案局以前发布的还是最新发布的关于档案保管机构归档范围的相关规定，都没有规定“归档只归发文”，这些政策依据中没有“归档只归发文”这样的字眼。但只归档发文的意思，笔者认为是有的。《各级国家档案馆收集档案范围的规定》第六条规定：档案馆在接收有关单位的档案时，为保证进馆档案的完整和减少重复，除按照《档案馆工作通则》规定接收有关保管期限的档案外，还应协助机关档案室做好案卷进馆前审核、调整保管期限的工作，并注意以下几点：一是凡列入本馆收集范围的单位，其自己制成的反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各种形态的档案，原则上一律进馆。(发文进馆。笔者注)二是凡列入本馆收集范围的单位之间相互发送的重要文件，除请示、批复者外，一般只由发文单位归档进馆，收文单位的上述档案不予进馆。(除少量重要的请示、批复处，一般只归档发文并进馆，笔者注)三是上级党政领导机关、专业主管部门发给本级的文件，分别由本级党政领导机关和专业主管部门归档进馆。其他机关保存的上述档案，原则上不予进馆(属于例外的立档单位收到的档案馆接收范围以外单位的文件，对档案馆来说，也只归档进馆一份，笔者注)。此外。在其他有关档案规章中还明确提出，重份文件不准归档，保管期满档案经鉴定属于重份的可以销毁。《王文》还特别提到，2007年国家档案局印发的《关于做好<机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定>宣传贯彻工作的通知》(档发[2007]3号)指出，要“突出立档单位的主体地位，尽量解决文件材料重复归档和档案将来重复进馆问题”。因此，《试论》认为，如果我们将这些规定和要求，从一个全宗(立档单位)放大到一个区域性的国家综合档案馆的范围来执行，只归档发文就是顺理成章的事。至于《王文》称，《各级国家档案馆收集档案范围的规定》是国家档案局1986年发布的，至今已有20余年，不能作为依据的说法，就更不成立了。因为，作为规章制度，只要仍在施行，它就是有效的。何况，2008年发布的《河南省各级国家档案馆收集档案范围的实施细则》第十一条还重申了这一规定。

2.3电子政务和档案信息化建设使只归档发文成为可能。《王文》说“除非电子文件已经真正取代了纸质文件，所有的单位都不再使用纸质文件，无论发文还是收文全部改用电子文件了。否则归档只归发文就难以成为事实。”是不是可以这样理解，如果所有

的单位都不再使用纸质文件，无论发文还是收文都全部改用电子文件了，只归档发文就可以成为事实。也就是说，只要这些条件具备，王老师就可以接受只归档发文这一事实。在《试论》中，笔者写道。“多年以前，一些垂直管理部门，如金融、保险、税务、气象、河务、电力等，已开始推行电子政务，系统内部收发文件一律通过专网传输(开始时是先通过网络发电子版，再邮寄纸质的，后来慢慢就不再发纸质的了)。也就是我们常说的无纸化办公……据笔者了解的情况，这些单位后来除了极个别重要文件外，收文都不再专门打印纸质文件归档保存了。也就是说，在这些行业，只归发文已成为事实。”“随着档案信息化建设的不断深化，档案管理软件由单机版变为网络版，现在又在大力推行电子文件在线归档，借助计算机和网络技术，只要各单位都把自己的发文归档保存了，一个地区的档案资源是不会流失的，这样可以从根本上解决进馆档案重复的现象。”对此，《王文》转述以后，却未进行讨论，而只是说“纸质文件在相当长历史时期内都不会消失，两种载体的文件将长期并存”，所以笔者也不知道其“现在还很难得出电子政务和档案信息化建设使归档只归发文成为可能这一结论”是如何得出的。其实，只归档发文的构想在没有电子文件的纸质文件时代也是成立的，只不过因为有了电子文件和网络传输技术。以及建成了地区性的电子文件管理中心和数字档案馆后，不再因为查找利用档案不方便而需要大量保存收文(主要是上级文件)，从而使只归档发文实施起来少了些阻力罢了。对《王文》提到的2003年9月1日起施行的《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定：电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。笔者理解，应该是对一单位的发文而言，而没有必要包括该单位收到的电子公文。

2.4只归档发文后对收文的处理。首先要指出一点，《王文》说“事实上，处理程序完毕后，无论发文还是收文，只要有保存价值的都会进行整理(立卷)归档保存的。”这与王老师对存档和归档两个概念的区分是不一致的，文书处理程序完毕后，无论发文还是收文都应存档，而不是归档。至于需不需要归档，还要经过一个过程。对于《王文》提出的“如果只归档发文，收文怎么办”的疑问，笔者认为不是个问题。如果觉得没用，每年归档时直接销毁就行了；如果认为有保存价值，继续由文书部门或业务部门存档备查即可。至于以前归档保存在档案室的收文，以及档案室已经移交给国家档案馆的收文。就更简单了，新人新办法。老人老办法，先不管它，等到档案移交进馆或鉴定的时候再作处理不就行了。对于不需要向国家档案馆移交的企业和事业单位的收文是否需要归档。档案行政管理部门好象没有必要去管。但如果是国有企事业单位，其档案将来有可能向档案馆移交的，也没有必要归档收文，有查考利用价值的收文存档不也挺好吗?其实，现实工作中许多单位的重要收文就保存在领导或业务部门手里，以前我们档案部门要求其归档。效果也不见得有多好。

3、只归档发文不影响档案馆核心职能的发挥

档案馆的核心职能是存史，是利用，还是双核心，学者们意见不一。但大家都能接受的观点是，档案馆的核心职能要么是存史。要么是利用，或者是双核心。下面，笔者就从存史和利用两个角度，分别讨论一下只归档发文会不会对档案事业带来危害。

3.1只归档发文不会对档案馆存史带来危害。首先。就全国而言，只归档发文不会影响国家档案全宗的完整和安全。国家档案全宗是指归国家所有，由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案的总和。在我国，国家档案全宗也称国家全部档案。如果各单位都把自己的发文归档保存了，对全国而言，自然也就是齐全完整的。其次，就一个地区档案馆而言，只归档发文也不会影响本地区社会记忆的传承。对于本地区外的单位和个人形成的关于本地区的文件材料。如果属于立档单位正常的收发文范围，按照前文所列出的例外情况，是能够归档并移交档案馆保存的：如果不属于立档单位的正常收发文范围，是档案馆通过其他渠道从社会上征集或购买而来的，自然也不影响只归档发文的正确性。至于这些东西究竟是不是档案，将其称作资料是不是更准确一点，本文不作研究。

3.2只归档发文不会对档案馆利用带来危害。首先，本地人到档案馆查找利用该馆接收范围内立档单位的档案，直接去文件形成单位全宗内查就行了，没有什么不方便：其次，本地人到档案馆查找利用该馆接收范围以外立档单位关于本地区有关事宜的档案。按照前文所列的例外，在纸质档案中能够查到；第三，如果是外地人来当地档案馆查找该地方的档案，同上很方便；如果是外地人要查找上级关于该地区的某份文件。乃至普发性的方针政策性文件，可以直接到上级机关所在地的档案馆，而没有必要非来你这个档案馆。将来档案信息化建设发展到一定阶段，地区电子文件中心成立了，数字档案馆建成了，档案专网有了，通过网络来查找电子文件就更加方便。举个例子，现在的金融机构都已经实现了省辖市内不收任何费用的通存通兑，不管在哪个营业网点办理业务。纸质单据只有一份(一式多份的处理类似于我们档案整理中的多套制)，数据库里电子记录也只有一条。这么重要的专业档案只归一份就行了。而且利用起来(存取款，查询帐户余额等)非常方便，我们的文书档案只归档发文又有何不可以呢?

4、结语

综上所述，只归档发文，希望能够最大限度减少档案馆档案重复，不仅出发点是好的，而且也是解决问题的好办法。而《王文》提出的办法，“收文归档后，有的收文今后不向国家档案馆移交，照样可以减少国家档案馆档案的重复。这完全可以由国家档案馆根据实际情况，通过调控各自的档案接收范围加以实现。更何况现在的档案整理普遍以件为单位，归档文件目录项目中的件号分为室编件号和馆编件号，国家档案馆在档案接收时进行适当的处理，以达到减少国家档案馆档案重复的目的是完全可以做到的。”虽然符合国家有关档案工作的方针政策，而且如真能落到实处，的确可以达到减少国家档案馆档案重复的目的。但现实是，不管是正常的档案移交，还是机构改革撤并转时的档案进馆。档案局、档案馆、立档单位都没有人来做这种吃力不讨好的事。也就是说，《王文》的办法理论上可行，却得不到落实。而一旦档案进馆了，不想鉴定，不敢销毁，不会鉴定，鉴而不销，再想减少国家档案馆档案重复就更难了。

目的都是希望能够最大限度减少档案馆档案重复，但结论却是相反的。究其原因，笔者分析主要有以下几点：

4.1《王文》主要是在理论层面上进行推导，而《试论》则是从实践中进行的经验总结，这从两文的关键词上可见一斑。《王文》的关键词是4个，归档、档案、发文、收文，《王文》也正是通过对什么是档案、什么是文件、什么叫归档的研究，得出了“归档不宜只归发文”的结论；《试论》的关键词也是4个，档案馆、优化馆藏、归档范围、发文，通过对档案馆优化馆藏实践的分析。从而给出了立档单位的归档范围可以只归档发文的结论。

4.2《王文》主要站在一个立档单位的档案室角度来进行研究，而得出“归档不宜只归发文”的结论；《试论》则是从一个地区档案馆的角度来进行分析，给出只归档发文的结论。

4.3《王文》多次提到只归档发文与《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等现行规章制度相矛盾，自觉不自觉地在维护现有制度；《试论》则只分析只归档发文是否可行。至于违不违反规定，能不能得到有关部门认可没有过多考虑。