运用文档一体化管理思想解决企业收文管理痛难点

文/中国电子科技集团公司第三十八研究所 俞伦祥

文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。收文是企业获得外部信息的一个特别重要的渠道，收文办理是整个文件生命周期的一个重要组成部分，包括签收、登记、初审、拟办、批办、传阅、承办、督办和答复等主要程序。收文办理效率反映了一个企业的运行效率，收文办理能力体现了企业管理能力，因为程序繁多，每个文件的情况又各不相同，导致企业收文办理存在很多难点。运用文档一体化管理思想，可以有效解决企业收文办理的痛难点。

一、企业收文办理的特点

（一）企业收文来源广、数量大。新形势下信息瞬息万变，企业处理信息的能力一定程度上决定了企业的发展前景和命运。随着企业信息化水平越来越高，信息系统在企业管理中的不断运用，企业的文件来源越来越广泛。同时传统纸质文件并没有减少，企业收文数量越来越庞大。来源的广泛和数量的庞大给企业收文管理带来很大挑战。

（二）企业收文办理程序多、周期长。收文办理包括签收、登记、初审、拟办、批办、传阅、承办、督办和答复等主要程序，程序繁多，且中间相互交杂，是一项复杂的系统工作。收文办理时间不固定，从几个小时到几天几个月不定，甚至有的收文需要跨年来处理，总的来说收文办理的周期较长。而收文是否已办理，是否办理完毕，办公室无法掌握。

（三）系统很难实现收文办理个性化、定制化。目前市场主流OA系统很难实现企业收文办理个性化和定制化要求。如目前主流OA系统不能动态反映收文办理进度，收文根据文件内容的不同，办理周期少则几天，多则半年、一年，而目前收文管理流程无法实现收文办理情况的实时反馈，收文没有办理完毕，只能一直停滞在承办人节点上。大量收文有明确的办理时间节点，存在分管领导无法及时阅示的问题。办理时间节点较长，无法确定承办部门是否按时间节点办理完毕的问题。诸如此类的个性化和定制化功能目前主流的OA系统都无法实现。

（四）收文办理结果填写不规范、不标准。OA系统中，收文承办人在填写办理结果时，存在不规范、不标准的情况。填写承办结果不规范、不标准，表现在存在大量承办人在文件办理完毕后，不填写具体办理结果，直接“同意”通过，没有具体说明收文是否办理，办理情况如何，不能直接反映文件的办理情况。

（五）新形势下企业收文办理新要求、新标准。新形势下，对办公室提出了新要求，办公室的三服务由“服务领导、服务基层、服务群众”转变成“服务发展、服务决策、服务落实”，收文管理作为办公室的重要工作内容，提出了新标准，请示件办理时间提出了明确要求，对办理情况要求及时反馈，做到所有事项都要跟踪到底、销号清零，做到件件有结果。

二、企业收文办理存在的难点

根据上文总结的企业收文管理的特点，结合企业收文管理的现状，目前主流OA系统收文管理无法实现督办功能，笔者认为企业收文督办在收文管理的诸多环节中，是最为复杂、难度最大，也是最薄弱的环节，是企业收文管理的痛难点。主要问题集中在以下几个方面：

（一）无法掌握收文是否办理。收文由办公室签收，办公室主任拟办后，由企业领导班子批办，由于收文数量巨大，企业领导批办文件时间不定，办公室秘书无法掌握企业的领导是否已批办文件，文件轻重缓急不一，有的文件急需马上批办，有的文件办理时间较长，不需马上批办。而在领导批办结束后，办公室秘书无法掌握承办部门是否已经知悉文件内容。

（二）无法跟进收文办理进度。收文办理是一项系统的、全生命周期的工作，办公室秘书要时刻掌握收文办理情况，而基于目前OA系统，办公室秘书无法跟进每一份文件的办理进度，不能从全局来判断文件的办理情况。

（三）无法确定收文是否办理完毕。收文办理结果只有承办部门通知办公室，办公室才能知晓收文已经办理完毕，而基于目前的OA系统，承办人往往不及时结束收文办理流程，导致文件待办流程一直在个人名下，基于每个文件办理时限的不一致，而办公室又无法每个文件去确认，是否需要结束节点。

（四）无法判断收文办理结果是否符合要求。收文办理结果是收文办理的最重要指标，而收文办理结果一般都掌握在承办人手中，承办人在OA系统中，往往只是结束节点，不填写相关的办理情况。填写了具体情况，或者上传附件，办公室秘书因为专业的限制，无法确定是否办理要求，而真正对文件办理结果有发言权的是企业领导，但是在办理结束再通知他们办理结果，已经为时已晚。

三、文档一体化管理思想在企业收文管理中的应用

文档一体化管理思想的核心要义是全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。文档一体化管理思想在收文管理中的主要应用是建立收文办理情况的反馈机制。收文办理情况的反馈机制是在目前收文管理的基础上，对收文进行精细化、表格化、动态化管理。需要在现有的工作基础上开展以下工作：

（一）建立收文电子台账。企业收文台账目前基本上都是纸质登记，取消目前收文纸质登记程序，采用电子登记方式，建立收文电子台账。电子台账内容应该包括来文单位、来文时间、文件标题、处理时限、承办单位、办理结果、反馈情况等项内容。而针对需要归档登记册的问题，可以通过打印电子台账，再纸质归档。

（二）统计已办结的公文。在OA系统中设置收文办结通知办公室秘书的功能，办公室秘书要定期统计已办结的收文，针对已经办结的收文，在收文电子台账上标注。对于未办结的公文，收文承办人定期将个人台账中未办结的收文转办至办公室秘书，并填写办理进度。办公室秘书统计收文办理进度至电子台账，再将收文转办至收文承办人。以此往复，直至该收文办理完毕。

（三）筛选收文电子台账。办公室秘书定期对台账进行筛选，可以分成以下几种处理方式：对已办结的收文不做处理；对达到或者接近办理截至时间的收文进行催办；对已过办结时间而未办理的收文记录在案，并向分管领导进行汇报。

（四）领导提出督办意见。企业领导根据办公室反馈的办理情况，根据实际需要对收文办理情况提出督办意见，由办公室统一督办。

四、文档一体化管理思想在企业收文管理应用中的重要作用

运用文档一体化管理思想，实行收文办理情况督办机制，具有以下重要意义：1.相对于之前的纸质台账，建立电子台账，不仅减少了登记工作量，而且便于后期收文数据的开发利用。如统计企业收文办理时间、量化部门承办文件数量、考核部门工作效率等等。2.对收文进行动态管理，确保企业领导能够及时掌握收文的办理情况，并根据办理结果提出新的督办意见，确保收文高质量办理。3.通过定期向企业领导反馈，形成高压态势，增加了收文承办部门的责任心和重视程度。4.企业领导和办公室在督办过程中，不断反馈和沟通，梳理重点关注的收文，便于文件精神在我所的贯彻执行。5.实行收文办理情况督办反馈机制，可以做到所有收文跟踪到底、销号清零，确保件件有结果。