无偿献血档案的安全管理措施

李文凯

无偿献血者档案资料真实地记录了血液质量控制和质量保证的全过程,随着法制化社会的进程和输血事业的发展,国家对采供血机构管理越来越规范,科学地管理献血者档案及准确地提供、利用档案为无偿献血事业更好的服务,是维护献血者、受血者和采供血机构、临床医疗机构的重要依据。实践证明,认真做好以下几个方面的工作是无偿献血档案的安全管理保障。

一、建立組织,完善机构

1.自我站综合档案室成立后,站领导高度重视,成立了由站长任组长,业务副站长为副组长,各科室档案员为成员的档案领导小组,把档案管理工作纳入目标管理责任书、制定了档案长远发展计划。

2.建立站、科两级管理网络,定人、定岗、定责,责权相结合。站内专门设立两名有大专学历的人员任档案管理员(1人有档案职称),档案管理人员均接受过档案局组织的档案业务知识培训,并取得了结业证书。

3.加大投入,完善设施.建立了综合档案室,内设图书阅览室、档案室、办公室。达到了库房、办公室、阅览室三分开的要求。站领导大力支持档案管理,多次亲临档案室指导工作,解决实际问题。安装了密集架、配备了计算机、打印机、复印机、空调机、防磁柜、处湿机,臭氧消毒机等设备。

二、健全制度,严格管理

1.在档案规范化建设方面,以《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理技术规范》、《献血法》、《中华人民共和国保密法》等法律法规为依据,结合血站实际工作,制定了《档案管理制度》、《文件资料的归档制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》等13种制度和职责。使我站的档案管理工作有法可依、有据可查。

2.档案管理科学化,(1)建立了档案管理网络,各科室配备一名兼职档案员,负责收集、整理和移交本科室的档案资料,做到统一制度、统一管理,严格按照ISO9001标准工作程序及《档案管理制度》进行借阅、利用。(2)在对各种制度进行和检查的同时,着力抓好“三列入”和“四参加”制度的落实情况,使档案资料的完整性、准确性得到有力的保障。(3)严格档案的移交制度,本站工作中形成的各门类和载体的档案,按要求都有不同的归档要求,如文书档案有次年的二月底以前上交、业务档案有次月十号以前上交、会计档案有次年的六月底以前上交等。(4)建立完善的查阅(借阅)制度,由于工作须要需查阅的资料,必须有主管领导签字同意后方可查阅,如有借阅的档案须有站长批示后才能带离档案室,借阅时认真填写《档案查阅(借阅)审批表》,当面点清、核对。(5)加强保密制度的管理。无偿献血者的个人档案直接牵涉到献血着的隐私权,档案工作人员和接触档案的人员要严格遵守《中华人民共和国保密法》,不随便摘录档案信息、谈话不涉及机密档案内容,与本室无关人员不得随意进入库房,经常检查、清点档案,做到不丢失、不泄密。

三、无偿献血档案的规范化要求

为防止经血传播疾病的发生,保证临床用血和血液质量,国家对采供血机构实行“三统一”(即统一设置采供血机构,统一管理血源,统一采供血),到1998年《献血法》和《血站管理办法》的实施,以及2000年的《血站基本标准》的出台,采供血操作规程越来越规范,各项程序越来越严格,其产生的相应资料越来越趋于规范化。

1.自2004年质量体系认证、档案升级达标(国家二级)后采供血工作更加完善、规范,从献血登记、体检、检验、采血、成分制备、血液储存、发放、运输,到耗材的购置、存放、仪器的运转等,每一个环节都有记录。

2.在填写记录时,要求字迹工整、清晰,统一采用碳素墨水,打印的资料色彩匀称、清晰,如有更改的地方必须签字,并保持原始记录的原貌。

3.在档案整理时,严格按照《归档文件整理技术规范》编写页码、填写卷内目录、装订,统一使用无酸封皮和档案盒。

4.存放的库房做定期和不定期进行抽湿,消毒,并做到防鼠、防虫、防火、防盗、防潮、防高温、防尘的七防安全措施。

5.档案人员对档案进行清点和检查,确保账物相符。

6.档案的鉴定销毁应有主管领导和有关业务技术人员及档案管理鉴定小组进行鉴定,填写《档案鉴定销毁申请表》,经主管领导和科长鉴字批准,销毁时指定二人以上销毁人员在场。

总之,对于档案安全管理工作不仅是档案员的责任,单位领导高度重视,从各种档案资料形成环节抓起,各科室人员积极配合下,按照档案管理要求去做,才能使档案工作做到科学化、规范化、制度化,才能更好的为无偿献血事业服务,为医疗临床纠纷提供法律依据 ,充分发挥档案在输血事业中的重要作用。□

(编辑/梁永安)