高校图书馆图书招标采购的利与弊及应对策略

(山东农业大学图书馆山东泰安271018)

摘要高校图书馆图书招标采购工作有利之处主要表现为加大了图书采购的公开性和透明度，有效防止了图书采购中的不正当交易行为使图书文献质量有了一定保证，弊端主要表现为馆藏文献资源的连续性得不到保证，影响了图书馆藏种类的多样性。应对的主要策略是规范招标合同条款内容，提高图书采访人员素质，加强对竞标书商综合实力的判别分析和认证。

关键词高校；图书馆；招标采购；利弊分析；应对策略

随着高校教育体制改革的深入，院校合并和扩招使得学生人数增加，学校对图书文献资源的需求量大大增加。特别是为了迎接教育部的本科教学工作水平的评估，对学校办学水平中图书资料的数量有一定的具体要求，使得高校每年购书量加大，图书经费有了大幅度增加。加之我国书刊资料价格平均以每年12%-25%的速度上涨，有的学校年文献购置经费达到千万以上。因此，如何在保证图书采购质量的前提下，使图书文献购置经费发挥最大的效益，是高校图书馆图书采访工作面临的新任务。高校图书馆过去购书均是通过新华书店统一购买，然而，由于市场经济的发展，出现了许多民营、私营的图书供货商，打破了过去由新华书店一统天下的格局。高校图书馆如何在众多的出版发行商中作出选择，使图书馆的采购经费得到更好的利用，规范采购渠道和市场运作，为此，许多高校图书馆采取了图书采购招标的办法。图书采购实行公开招标对高校图书馆的文献采购工作必将产生一定的影响。通过图书招标采购提高了图书采购的工作效率，降低了图书采购的成本，使文献购置费能得到最大限度的利用，较大程度地规范图书购置费的科学管理；通过这种方式能选择到合适的书商，杜绝了图书采购中的不正当交易等腐败行为。但这种方式不可避免地对图书采访工作带来一定的负面影响，比如图书质量难以保证、品种单一以及图书供货商的局限等问题。因此，本人结合在图书采购工作中的实践体会，就图书招标采购所带来的好处与弊端及其应对策略进行了粗浅的探讨。

一、图书招标采购的利处与弊端

1、图书招标采购的利处

(1)图书实行招标采购使得图书采购工作效率提高，采购成本大大降低。在图书招标过程中，图书供货商为了增加竞争力，承诺免费提供MARC数据、为新书打馆藏号、盖馆藏章、贴条码、加磁条提供编目数据等一些业务外包的服务。有的能还做到全加工服务为馆配图书贴书标，典藏入库、新书上架等服务。这样较大程度地提高了图书采访的工作效率，节省了时间和人力、物力。使得采编部门可以抽出一些人员去从事图书馆其他业务工作，大大降低了采购成本。同时，规范了图书购置费的科学管理，节约并提高资金使用效率，使购书经费发挥最大效益，通过这种办法还使得高校图书馆的购书经费得到保证。

(2)图书实行招标采购加大了图书采购的公开性和透明度，有效防止了图书采购中的不正当交易行为。由于图书资料走向市场，大量的书店、书商涌现，市场的多元化和利益主体的多元化，使书商间的竞争非正规化。有些书商通过高额回扣争取图书馆订单，采用非正规渠道的盗版图书资料充当正版渠道的图书，严重影响了图书资料的质量和馆藏订到率。在这样一个环境下，单靠图书资料采购人员和图书馆主管领导的道德自律显然是不可靠的，他们容易受到书商的经济腐蚀。通过图书资料招标，使图书发行主体的竞争公开、公正、公平地进行，增强采购的透明度，使图书馆不再受人情书商的干扰，明确了信誉高的图书资料供应商，使图书资料的优惠折扣成为阳光下的行为，而不是个人行为。这既保护了图书馆的合法利益，也保护了有关的工作人员，从源头上防止了图书资料采购中腐败现象和不正当交易行为的发生。

(3)图书实行招标采购利于选择信誉良好的图书供货商，使图书文献质量有了一定保证。

通过采购招标，可以吸引较多的发行商和书商参与竞争投标，图书馆通过审查和评定投标人的投标资格和投标文件，能够广泛地了解到社会上具有实力的书商，从而能够在众多的书商中选择到资信优良、服务水平高的代理商，根据书商经营优势，有针对性地组织图书采选，保证各类图书的品种，有效地保证了图书资料的采购质量。

2、图书招标采购的弊端

(1)图书质量和到货率得不到充分保证。出版社和书商都是以盈利为目的，他们的活动目的就是获得最大利润。中标后他们在图书提供过程中，会加塞一些出版社库存时间较长，信息过时，利润较大的品种，有的甚至是介于正规出版与盗版之间的二手图书，图书的印刷质量大打折扣。有的高校在图书招标时，把图书折扣的高低作为评标的重要标准，往往哪家书商给的折扣更优惠就选择哪家。而书商尽管进书渠道不一样，但图书折扣的差价不是很大，折扣太高，书商利润自然就会很少，书商考虑到自身利益，不愿提供那些高质量出版社的图书，即使提供也是拖延很长时间，因此，图书的到货率不能得到充分保证。

(2)馆藏文献资源的连续性得不到保证，影响了图书馆藏种类的多样性。采购招标具有时效性和短期行为特点。每一次招标，其供货时间和金额都有限制，每一标的供货商也有变化，在标的衔接上也存在脱节的现象，特别是有些学校只对中标金额限制，不向书商限定采购书目，书商受利益趋使，故意不提供高质量出版社或高质量图书。以上种种原因可能导致图书品种的漏购和重复购置，破坏文献资源集藏的连续性，使馆藏文献资源的连续性得不到保证。同时，由于书商有自己的经营倾向，对于专业性强、学术性强的图书，因出版少，价格高，利润少，书商便以各种借口拒绝提供此类图书。因此，采用招标这种模式，使得采访工作缺乏灵活性，固定在招标的公司采购，使得有些专业图书无法采集，科技类图书的比例要受到限制，甚至成为专业缺口，严重影响了图书馆藏图书种类的多样性。

二、图书招标采购弊端的应对策略

1、规范招标合同条款内容，做好图书招标采购方案

由于图书招标合同既是双方利益的保证书，又是书商提供服务的承诺书。因为书商与图书馆之间的关系多为交易型的关系，书商往往追求的是如何最大化利润，在合同执行过程中，一些书商有意少采购核心出版社和自然科学类的图书，随意配送利润较高的社科类图书，拖延一些时效性较强的图书的到馆时间。所以，招标合同的条款须细化和规范，以保证在履行合同过程中出现问题，通过法律手段加以解决。图书馆图书采购部门要积极主动做好图书采购招标请示的准备以及有关招标书的修订，待图书经费使用方案下达后，立即起草图书采购招标申请，争取在较短的时间内完成图书采购招标任务，以最快速度开始年度图书采购。

2、提高图书采访人员素质

新形势下的图书采访方式，一是传统的社会采访；二是网上采访。无论是哪一种都要求工作人员要有较好工作经验和专业知识，同时采购人员还必须有比较良好的职业道德和敬业精神。不但要和供货商保持良好的人际关系，确立相互信任、忠诚的伙伴关系。还要在工作中认真细致，稍有不慎就有可能给学校带来损失。特别是对到馆图书的验收要认真仔细，对不符合要求的图书和没有订购的到馆图书要坚决退回。以集体的利益为重，坚决抵制采购工作中的不正之风，具有较强的辨别是非的能力，恪守职业道德，不能贪图一己之利而损害大家的利益。

3、增加图书采购的多种渠道

招标商采购图书大多数是参加一些大型的书展，很多高校的图书采购人员集中在一起现场采书。这种方式虽然保证了图书的质量和品种，但是一些这种书展只是部分出版社参加。所以专业图书的采购、科技类图书的采购、优秀出版社图书的采购、时效性强的图书的采购等要受到一定的局限。采购高品质的文献资源，更好地为学校发展服务，才是采访工作的最终目标。因此，在招标采购的同时，也要注意采购渠道的调整和改进采取许多灵活的方式，如图书馆可以在网上直接和出版社联系，在他们最新出版的书中有目的的选择图书。另外，也可以组织专业教师参加现采活动。总之，这都是对招标采购一些较好的补充方式。

4、加强对竞标书商综合实力的判别分析和认证

图书馆相关人员要做好参加竞标书商的综合实力数据分析，提供给评标小组成员参考，以利于评标小组成员对各书商做出客观、负责、公正的评判。综合实力数据一般包括书商的代理资格、服务质量和图书折扣等几个方面。书商代理资格，其内容主要为书商的信誉情况、财务状况、目前公司业绩和与重点客户合作情况、图书来源渠道、网站建设和使用情况等；服务质量主要包括所供图书的质量，采访书目的准确性、时效性和覆盖程度，编目数据的完整程度和质量，图书订到率，对图书馆提供书目以及自定较特殊主题图书采购的反应速度和能力，对订单调整要求的反应能力，对未能采购图书订单的处理，退书的处理等等。

三、结束语

高校图书馆图书招标采购是一种新的图书采购模式，是学校适应当前经济形势、规范学校采购管理的重要措施之一，给高校的发展带来良好的社会效益和经济效益，为深化图书馆的改革起到积极作用，但在操作过程中也存在着一些不尽人意的地方。如何克服图书招标中的不足，使之更加完善，还需要我们在实际工作中不断探索、不断完善，使他朝着健康的轨道发展。从新技术、新问题、新角度的观点去安排与配置高校图书采访资源，确保高校图书招标与图书采访工作的高质量完成，更好地为高校的教学科研服务。

参考文献

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作者简介

于素荣(1972-)，女，内蒙古宁城县人，现任职于山东农业大学图书馆，馆员.