浅谈电算化会计档案的管理

(宝鸡职业技术学院经济管理系陕西宝鸡721013)

摘要本文阐述了电算化会计档案管理具有不同于人工会计档案的特点，存贮使用要求，电算化会计档案管理的现状以及存在的问题，提出必须提高有关领导及会计人员对电算化会计档案管理的思想认识和计算机操作技能，完善电算化会计档案管理各项制度及硬件设施建设。

关键词电算化；会计档案；特点；管理

电算化会计档案是指存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面形式的会计数据。

根据财政部、国家档案局财会字(1998)32号文件，1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的会计档案。

一、会计电算化下会计档案管理的特点

1、现代化载体

传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料。实行会计电算化后形成的会计档案，从实际内容看，一方面保留了传统意义上具有严格规范性、史料性和整体性的会计档案，另一方面又包括了存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据，使电算化会计档案管理与传统的会计档案相比，存储范围和领域明显扩大。

2、软硬件环境

由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。

3、系列化资料

这是由电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。除了要保存会计档案的电子数据，还要保存能被电子计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算。

4、计算机技能

电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，才能顺利实行电算化。

二、电算化会计档案的管理内容

为了更有效地做好电算化会计档案工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别作好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。

1、档案的收集

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度)，把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

2、档案的保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴在磁性介质或光盘上，保护存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等以外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失、造成损失。

3、档案的利用

即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着系统软件的不断升级，所调阅的会计档案会有下述两种情况：①所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将所需要调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可；②所调阅的会计档案版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时只需要在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。

三、会计档案的管理现状

改革开放以来，我国会计档案工作取得了长足进步，建立了科学的管理制度，逐步实现了保管的规范化、标准化，但也存在一些不足。

1、一些基层单位领导对会计档案管理工作不够重视

成立铁路局，合并站段后，会计资料的产生，小单位每天几件，大单位每天形成几十件甚至上百件，全年就形成较多的会计凭证，而许多站段仍然采用以前的工作方法，一般由其他会计人员兼管档案工作，由于工作量大，造成档案管理工作滞后，档案归档移交不及时。

2、会计政策变更没有充分考虑到档案管理的需要

2006年会计政策变更后，所有粘贴单，报销单等统一采用了A4纸大小，借款单、缴款单、付款通知书等采用A4纸的一半大小，由于粘贴单和报销单据大小一致，在粘贴时稍有不慎，粘贴单就会出现冒头现象，这也给会计档案的收集、整理、装订、归档带来一定的困难。

3、个别单位档案管理人员责任心不强，业务素质低，不重视保密工作

个别单位档案存放处所没有防火、防潮、防盗等措施，一些档案管理人员认为财务档案不是钱物，没人要，借阅档案也不登记，这些都极易造成会计档案的损毁、丢失，给单位和国家造成无法挽救的损失。电算化条件下的会计档案的管理要求更高，但有关会计电算化的培训少之又少，造成各单位会计档案管理人员业务水平参差不齐。

4、会计档案所盖印章不统一

会计档案装订后扉页所盖印章基本上是由各单位根据需要自己刻印的，有大有小，没有统一的印章模子，造成各单位会计档案不统一、美观。

四、规范会计档案管理的措施

1、会计档案存档手续；打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

2、为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

3、由打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。

5、各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章。如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。

6、必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。

作者简介

张海英(1977-)，女，陕西扶风人，宝鸡职业技术学院经济管理系讲师．