怎样设计与制作理想的ＰＰＴ？

陈　萍　章战士　黄堪敬

摘 要：PowerPoint（简称PPT）作为一种多媒体演示软件，非常适用于辅助教学、学术交流、演讲、工作汇报和产品展示等多媒体演示的场合。本文针对PPT自身的特点，提出怎样设计、制作理想的PPT。从注重版面、色彩和动画的设计，把握整体风格，遵循它的多媒体设计原则，实现文字、图像与控件有机结合，拓展演示功能等方面进行阐述。

关键词：设计原则 理想的PPT 制作体会

中图分类号：G434 文献标识码：B 文章编号：1673-8454（2009）03-0080-03

众所周知，PowerPoint是微软公司推出的演示文稿制作和展示的软件。它具有强大的多媒体展示功能，较好的Web支持功能和一定的程序设计功能。通过它可以制作出图文并茂、色彩丰富、生动形象的演示文稿。在教学、学术交流、演讲、工作汇报和产品展示等场合有很大的帮助。但是，由于在设计制作PPT时，受到相关理论指导及艺术欣赏水平等能力的限制，最后导致作品内容不能突出主题思想，版面缺乏构图意识，色彩不能体现基调、对比、和谐等。笔者从以下三个方面来阐述设计、制作的原则、思路及体会。

一、PPT设计的原则

一个PPT作品应包含丰富的内容，反映不同的主题、不同的年代、不同的环境。要把一个包罗万象的材料剧本设计成一个理想的PPT，应做到：第一，必须遵循资源的信息化、多媒体化原则；第二，必须遵循材料真实性、科学性原则；第三，必须遵循构图的法则及色彩运用的原则。我们的体会是遵循原则，运用好软件，定位该PPT的演示形式。一般我们把PPT分为两种形式。下面分别介绍。

1.信息呈现型PPT

信息呈现型PPT作为一种演示文稿，主要功能是通过文本、图像、声音、动画等媒体呈现多种感官信息。这些媒体形式可以很好地表达信息间的逻辑关系，我们可以根据自己的需要选择媒体形式。

因此，只要掌握PowerPoint软件的操作、交互功能，掌握一定的Microsoft Powerpoint Visual Basic编程语言，并遵循设计原则，就能制作出你所需要的信息呈现型PPT，同时它的主体内容表现在呈现效率上。

2.文档型PPT

文档型PPT是用户数据需在开发软件编辑环境下才能正确读取的非可执行文件信息。由PowerPoint生成的.ppt文件不是软件，只是用户数据文件。它不像Visual Basic、Authorware等软件开发的课件，可生成可执行的文件或发布安装文件，从而使课件程序脱离原来的创作平台独立运行，所以它展现的是文档型的PPT。

二、PPT制作思路

大家都有深刻的体会：制作一个理想的PPT要经过很多环节，每一个环节都关系到作品的最终效果。在制作前，要进行设计需求分析、演示内容分析、对象分析等，以及PPT类型的定位，最后在这些分析的结果上进行PPT的设计与制作。

下面，笔者阐述在本科教学水平评估工作中制作校长报告PPT的体会。在制作之前，大家认真阅读了校长报告的文字稿，通过第一次全面的阅读，掌握报告的主体结构及组成部分、时代背景等，每个人有了比较清晰的思路：校长报告涉及学校的全面工作，大约3万字，篇幅比较长，从五个方面来向专家汇报，一是学校基本概况；二是办学指导思想、目标定位、发展思路；三是本科教学改革与建设；四是办学特色；五是发展与展望。根据汇报的五个方面内容进行PPT的制作。第一，定位PPT的形式，决定采取整体统一，局部差别，细节微变的组成方案。所以大部分设计用相同的模板，不同的色调展现不同的年代、不同事件、不同的环境。这样五个部分的内容既可以形成统一的风格，又具有不同的色调。第二，反复阅读材料、进行反复分割，确定每张幻灯片上的文本内容及与之相关的图片和视频素材等。第三，确定以上内容后，开始着手收集素材，（这是一个具有考验性的过程，因为校长的报告涉及学校的历史、文化、建设、成果、办学特色等多方面内容，所以在收集素材时关系到学校的各个部门，需要学校各部门根据报告的需要提供相关素材、配合），素材齐了，还不能急于动手制作PPT，要先对素材进行挑选和处理，包括处理图片的大小和清晰度等，以确保图片的质量。素材处理完就正式进入到PPT的制作，这是PPT制作最主要的环节，在这个过程中，需要根据领导检查、审阅、指导来调整报告内容，此外，在这个环节中，制作者审美水平和设计能力的高低将直接影响到PPT的最终效果。下面是笔者设计与制作的流程，如图1所示。

三、PPT的设计与制作

PPT作为现代信息展示的必备手段，运用场合广泛。但怎样才能设计结构合理、内容丰富的PPT，使它更好地服务于大家，下文将从三个方面介绍本科教学水平评估中校长报告PPT的设计与制作体会。

1.简单的模板设计

模块设计作为PPT的重要因素，不同于广告设计是以独特的创意向顾客宣传产品为目的，它以突出内容、呈现信息为目的。这就要求我们在设计模块的时候，绝不能为了突出设计的效果而忽视内容的表达。同时，也应遵循设计的基本原则，注重设计的连贯性与行业象征性，这也是统一PPT风格的主要表现形式。图2和图3分别是校长报告的标题和内容PPT。两者在图案造型上具有继承性，在颜色上具有统一性和局部对比，这使整个PPT看起来结构很清晰、重点突出。

总结：该PPT的色彩设计遵循了总体协调、局部对比的原则。同时在PPT的色彩应用中应注意以下四个方面：第一，适当增强背景色调与信息符号色调的对比，以深色的背景衬托浅色的内容，以浅色的背景村托深色的内容；第二，要遵循色彩的心理学效应和行业象征性；第三，忌讳使用过多的颜色（一般来讲，除了黑色和白色外，最多搭配三种颜色）；第四，注意色彩失真问题，制作PPT时使用的CRT或LCD显示器显示效果与投影机显示效果会有所差异，最突出的是投影机显示色彩看上去比较暗淡，有时还会出现偏色。

根据以上的色彩设计原理，笔者根据学校的历史和建筑的风格，在“基本概况”这一部分选择深红色作为基准色，为了防止投影的偏色现象，选择白色作为背景色，同时使用蓝色与红色形成局部的对比，如图3所示。

2.合理的版面设计

版面设计是对PPT的文字、图形、图像、影像等进行定位，力求做到主次分明，重点突出，符合视觉传达规律。笔者从校长报告PPT的版面设计中得出如下基本特点：

第一：色调与相对集中特点

在制作PPT 时，通常有不少同行会误认为“在PPT 上留下空白，会给人留下资料不充实的印象”,所以他们为了消除空白往往将文本和图片散放在PPT上，却忽视了视觉传达的规律。

校长报告所用的封面，首先，使用红色的色块和图案镶嵌重点突出标题，虽上下显得很空洞，但是他包含更深层的意境。就好像著名画家齐白石先生画虾一样，空白面积非常大，虾显得十分生动、活泼。本作品借鉴白石先生画虾的哲理，在红色的图案中镶嵌校园景色寓意深远、内涵丰富，给观众留下了深刻印象。其次，图4将信息分散到PPT的角落，这样使得人们的视线分散，为了看清楚展示出来的每一条信息，不得不分别去看每一个角落。图5将信息集中放在PPT的中间并与右边的灰色色块为基准右对齐，这样有效地将各项信息连接在一起，更便于人们的理解和阅读。

由此可见，文本集中规律可以让几个独立的文本从视觉上形成一个整体，这样可以增强信息的强度，使其具有明确的传达力。

第二：整齐排列特点

排列整齐的对象都能给人一种整体感。幻灯片上的文字也是如此，即使它们之间有一定的距离，只要排列整齐，也可以让人感觉到很强的关联性。

图6和图7是将文本和图片一起应用到排列原则的内容幻灯片上。图6是常规的排列，在文本和图片之间有不规则的留白空间，这些留白产生了图片与文本之间的距离感。图7将文本以图片左侧为基准右对齐，使图片与文本形成一个整体，给人一种很强的关联性。在实际操作中，不少老师经常使用居中对齐。居中对齐给人一种舒适且稳定的感觉，但也给人一种顽固守旧的感觉。

第三：有限循环特点

循环就是重复使用课件中的字体（包括字体大小与颜色）和对齐方式。如果每一张幻灯片都使用不同的字体和字体颜色，就会破坏整个课件的统一性。图8是一张有了整体连贯性，但失去了明确性的幻灯片，让人难以分清楚标题和正文。图9改变了标题中的字体颜色和大小，使整个幻灯片看起来整齐而明了。这种连贯性在多张幻灯片上使用更为重要。

对于版面设计来说，视觉的连贯性是十分重要的，即使是一个小小的项目符号、一个文本都要具有连贯性，这样才能形成统一的风格。为了达到这种风格，应按照规律综合排列，才能将其效果发挥到极致，设计出合理的版面。

3.和谐的动画效果

动画设计是根据内容的需要、节奏、设计幻灯片的动画效果，包括页面内媒体元素间的显示次序、页面间显示次序、呈现时间以及动画效果的设计。页面内媒体元素一般随教学进度显示，注重刺激的时效性、新颖性。页面间显示的顺序要自然、连贯，时间不能过快或过慢，以人们充分接收信息为限。幻灯片间的切换效果要和谐，切忌随意变化，一般随主题而定，注意不同的切换有不同的效果，比如：直接切换显得轻快、利索，淡入淡出可以表示时间的流逝和情境的变迁等。

笔者在校长报告中所运用的各种动态效果都是根据幻灯片上所呈现的信息来设置的，没有过于夸张的变化，也没有过于缓慢的效果，自定义动画的形式属于基本型和温和型。动画的出现采用快速或非常快的自动播放效果，这也是根据报告的内容和信息量所设置的。

总之，要设计、制作一部理想的PPT，除了要遵循PPT设计、制作的基本原则以外，还要注意附加要素的运用，只有思路清晰，全面考虑，反复修改等，才能使之更好地展示信息。

参考文献：

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