论高校教学秘书队伍的培养

许海岚 肖同亮

摘要:随着高等教育事业的不断发展,高校教学秘书在高校教学管理中发挥着越来越重要的作用。高校应注重对教学秘书的培养,建设高素质、高水平的教学秘书队伍;同时,教学秘书也要不断提升自身的综合素质。

关键词:教学秘书;教学秘书职能;教学秘书素质;培养

作为教学管理的最基层人员,教学秘书肩负着维持高校正常教学秩序、促进教学质量稳步提升的重要使命。当前,高校加强教学秘书队伍建设、提高教学秘书人员素质,对提高教学质量和办学水平具有重大意义。

一、高校教学秘书的职能与作用

(一)教学秘书的职能

1.统筹管理职能。作为基层教学管理者,教学秘书协助领导管理着教学方面的常规事务。高校教学事务头绪繁多,教学秘书要对各时段经常性的事务做到心中有数,对突发事件采取的相应处理措施和制定的方案应合乎情理并具有可行性与可操作性,还要考虑到学校各职能部门与院系教学部门的关系,做到统筹安排。

2.组织协调职能。教学任务经常是由多个部门共同完成的,教学秘书协调着教务处、各院系、教研室、师生之间的关系,充分发挥着上传下达的作用。同时,教学秘书要协助院系做好各项教学管理工作,如教学计划和人才培养方案的落实、教材的征订、学籍档案的管理等。

3.检查监督职能。教学秘书承担着对教师的教学情况、学生的学习情况定期检查的任务。其不仅要监督教学环节及相关科研项目等的落实情况,而且发现问题后要及时反馈、及时处理。

(二)教学秘书的作用

1.桥梁与纽带作用。教学秘书在工作中既与领导接触又与教师、学生接触,既要把领导的决策向下传达又要把师生的建议和意见向上反馈。因此,其在院系各部门、领导与师生间起着上传下达的桥梁与纽带作用。

2.参谋与助手作用。在工作中,教学秘书有义务当好院系领导的参谋与助手,并要根据自身的实际工作经验,积极主动地向领导提出合理的意见与建议。

3.全方位服务作用。教学秘书的工作是将统筹管理与服务融为一体的工作。在日常教学管理中,教学秘书既要为教学、科研服务,又要为师生服务,而教学运行管理、教务工作管理、课程评估管理、科研立项管理等工作中均体现了教学秘书的服务性。

二、高校教学秘书队伍存在的问题

(一)工作受重视程度不够

高等教育的发展和教学改革的深入使得教学秘书的工作量不断加大,而教学秘书的编制却没有相应增加,他们大多是一个人干几个人的工作。而不少人却对教学秘书的工作缺乏正确的认识和评价,认为教学秘书是打杂人员。教学秘书在基层的作用得不到足够的重视,导致其精神压力大、思想负担重、工作积极性不高。

(二)教学秘书整体素质难以提高

由于教学秘书的工作是从属性、服务性的,因此教学秘书缺乏光荣感和责任心,能胜任高校教学秘书工作又在该岗位上努力奉献的人不多。加之工作量大,为避免教学事故的发生,他们多是疲于应付各项工作,导致其个人管理水平停滞不前、难以突破,因此教学秘书整体素质难以提高。

(三)工作程序不规范

规范的工作程序是提高工作效率的前提。教学秘书属于院系的办公室人员,但业务上却受教务处领导。加之大部分教学秘书所学非本院系的专业,专业知识的匮乏和教学管理研究意识的淡薄,也在一定程度上影响了工作程序的规范性。

(四)研究方向不明确

目前,高校教学人员可以读研读博,辅导员也可以攻读思政或者公共管理专业的硕士学位,而属于教学秘书的相关进修、培训却少之又少。教学秘书的工作性质决定了其工作量大、经常超负荷工作,而在业绩评比上他们却处于劣势,既无法同教学人员一样以工作量化来权衡,又无法同机关人员站在同一起跑线上类比。因此,教学秘书的专业研究方向不明确,取得相应科研成果的机会不多。

三、高校教学秘书的素质要求

(一)思想政治素质与修养

如果没有良好的思想政治素质与修养,教学秘书就难以准确把握党和国家的教育方针和相关政策。因此,教学秘书必须树立正确的人生观、价值观和道德观,忠诚党的教育事业;以科学发展观为指导,加强思想作风建设,以党和国家的方针、政策为前提开展工作;树立服务、协调、管理、改革的思想意识和不计名利得失的献身精神。工作中难免会遇到一些困难和挫折,教学秘书不能因此而丧失对本职工作的信心和激情,要有强烈的光荣感和自豪感,对工作尽职尽责。

(二)综合素质

教学秘书应具备良好的文字表达能力、口头表达能力、组织协调能力等。教学秘书是整个教学管理活动的参与者与组织者,要落实每一项工作要求,在实践中更要努力培养自己分析问题的能力和独立工作的能力。同时,教学秘书要注重提高自身的创新能力,不断探讨教学管理工作的规律和拓展教育教学管理工作的新途径,寻找新的管理措施与方法,善于发现和吸收新知识、新信息,积极开展教学研究、学术研究。

(三)科学管理水平

学习科学管理知识特别是教育行政管理和教学管理方面的专业知识,能提高教学秘书管理工作的科学性。教学秘书要坚持管理育人、服务育人的原则,使管理工作制度化、规范化和科学化。随着现代科技的迅猛发展,计算机在教学管理中的应用越来越广泛,教学秘书应具备熟练使用文字表格处理、数据库、教务管理系统、网络办公系统等现代管理软件的技能,不断提高管理工作的效率。

四、高校教学秘书队伍的培养

(一)学校重视

学校要充分肯定和评价教学秘书的工作业绩,提高教学秘书的工作待遇和地位。学校有关职能部门应重视教学秘书的选聘工作,充分考虑人才的专业结构和学历结构,引进优秀人才,提高教学秘书的档次,以建设高素质、高水平的教学管理队伍。

(二)有计划地交流与培训

要注重对教学秘书进行在职培训和继续教育,让其系统地学习相关教育管理知识,提高其理论研究的能力和理论指导实践的能力。院系可举办各种形式的短期培训班、教学管理专题讲座,组织教学秘书参加一些重创新、重实效的学术交流活动。这些都能促使教学秘书在各自的岗位上多钻研、多学习,不断提高他们的业务水平和工作能力。

(三)完善管理制度,建立竞争机制

要明确教学秘书的职、责、权,赋予他们相应的管理权,提高教学秘书的地位,增强他们的主人翁意识,充分调动他们的工作积极性,推动教学管理事业的发展。要制定行之有效的教学管理工作规章制度,使教学管理工作有章可循、有法可依。要建立目标竞争机制,促进教学秘书综合素质与管理水平的提高。如开展岗位争优活动:对工作懒散、不负责任、管理能力差的坚决按章处分;对工作认真负责、业绩突出、业务水平高的给予嘉奖,在职称评定时给予优先考虑;对管理能力突出的提供晋升机会,增强其工作的成就感。

(四)增强创新意识

随着教学改革的深化,高校不仅要注重学术和科研上的创新,也要注重教学管理方面的创新。教学秘书要在做好服务、协调和辅助工作的基础上,充分发挥自己的主观能动性,善于发现新情况、思考新问题、提出新方法。在遵从教学管理规律的基础上,教学秘书应主动从工作观念、工作方法、工作手段上寻求创新,创造性地开展工作,协助院系制定完善的教学管理方案。

参考文献:

[1]李丽虹.浅谈高校系级教学秘书的能力结构[J].青海师范大学学报,2002,(2).

[2]王诚怡.关于做好高校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究,2004,(3).

[3]赵金艳.浅论高校院系教学秘书的职能与素质要求[J].职业教育研究,2005,(9).

责编:晓岚