浅议预算的目的及其存在的问题

王 宏

摘要预算在管理会计领域中起非常重要作用。本文首先对预算的概念及目的进行了一定的分析,然后针对现行预算中出现的问题提出了个人建议。

关键词预算 决策系统 信息系统

中图分类号:F230文献标识码:A

1 预算的概念及其目的

预算(Budget),是指企业或个人未来的一定时期内经营、资本、财务等各方面的收入、支出、现金流的总体计划。它将各种经济活动用货币的形式表现出来。每一个责任中心都有一个预算,它是为执行本中心的任务和完成财务目标所需各种资财的财务计划。一个预算就是一种定量计划,用来帮助协调和控制给定时期内资源的获得、配置和使用。编制预算可以看成是将构成组织机构的各种利益整合成一个所有各方都同意的计划,并在试图达到目标的过程中,说明计划是可行的。贯穿正式组织机构的预算计划与控制工作把组织看成是一系列责任中心,并努力把测定绩效的一种系数与测定该绩效影响效果的其他系数区别开来。一般说来,预算的目的有以下六种。

1.1 计划

正如我们所知道的, 预算总是广泛运用于公司中,公司必须列出他们详细的计划,他们作为长期规划过程的部分计划。 如果没有做预算的过程那么就有可能有出现一些经营的问题,将导致公司不能在将来有一个完好的发展。对于预算作为公司的一项计划来说,它能有效地保证经理能为他们的公司做将来的决定,以便公司的管理者能够在下一年前提早做好准备如果他们遇到变化。这个过程帮助管理者能预期问题在问题出现之前,以及被仓促做出决定之前有效的处理可能遇到的问题,这一过程是建立在方便而不是建立在某些因素的判断上的。如果一种公司将其内部计划得非常好, 那么这个公司可能发展得比任何其他公司更平稳, 因为一旦出现一些变化,那么已经有很好计划的公司在处理它所遇到的问题时就会比其他没有及时做出计划的公司好很多。

1.2协调

做预算能够将各种各样不同组织,不同部分的活动综合起来进行计划。管理者和各种不同的部门会有很多不同的想法或者意见,而且不同的部门应该有不同的管理风格,因此为了达到公司的目标,协调帮助管理者协调在那么多不同的因素之间的关系并且分开机构化的活动。如果他们不使用这个协调过程,因为不同的文化、想法和观念,将出现一些冲突,那么这会不利于这家公司的发展。 一旦管理者能将他们自己的想法和信念统一,在通过做预算做一些决定时,那么这将便于那些管理者对以后的将来可能出现的问题及早的予以发现和解决。

1.3沟通

一家公司想要有效地发展, 它必须在政策和计划方面有非常好的联系和沟通。每个公司的部门都应该知道自己在公司的地位,也就是说什么是他们职责之内的什么不是。这个步鄹将保证合适的个人或部门将被作为预算的工具,那么他们就可以自己负责自己部门的预算事宜,这样也方便了公司内部的预算管理。(科林·德鲁里1997)高层管理者可以有效地与低层的管理者联系, 以便公司内所有的部门对于他们所在部门的职责将会十分清楚。有效及时地交流信息和沟通使得公司内的每个员工能够工作地更有效由于及时的信息以预算。

1.4激励

预算可能用于在公司控制行为是一件非常有用的工具并且激励经理聚集使他们的决定一致。有可能被预见在经理之间的困难和冲突因为不同意见和可能被在那些公司导致低工作效率的文化。这有益于公司的管理,经营者运用预算来激励公司的各个部门从而提高公司的整体效率。

1.5控制

做预算能够帮助经理控制他们所负责任的活动。这一步骤保证经理能检查一定管理体制,这表明经理的注意和努力可能专心于重要的一些与被期望的结果不符合的事物。通过做预算,不仅使高级经理能度过更多的时间处理在他们的部门内的困难和难题, 而且为了达到他们上次失败而未达到的目标,管理者将允许年轻的经理运用自制。

1.6评估管理者的业绩

一个管理者的业绩通常通过测量他们是否成功地做预算被评价。是否成功的做出下年的预算可能反映出管理者行为的很多方面,并且经理也喜欢被公司评价从而他们可以在他们的工作里表现他们自己的能力。公司应该对于不同位置和地位的管理者们的行为和能力,以及谁在自己的工作岗位上做得更加出色,或者谁在遇到困境时能够轻松有效地解决有一个清楚的认识。公司通过评估员工的业绩来奖励和鼓励那些工作更努力的员工对于公司的整体进步是十分有用的。

2 在预算体制中潜在的管理问题

一般说来,预算系统不同于决策系统,预算是一种工具型决策系统。因此,当公司进行管理运行时,预算系统也会出现一些问题和不足。

2.1资源的浪费

当公司使用做预算计划或者控制他们的生意时,总是需要使用很多钱和时间来完成那些预算。有时公司动用了大量的人力物力和时间来计划但是却达不到他们所希望的结果,也就是说他们付出的同样的预算计划却得不到同样的利润。 因此,公司应该考虑是否他们的公司适合通过做预算来提高利润。他们能削减编制财政计划的费用和在IT方面做出审慎的投资报告,以便使他们公司能够花最少的钱而能得到最大的利润。

2.2战略的缺乏

在预算系统的管理中,完全聚焦于战略的管理很少,而且即使存在也往往与战略偏离。战略在一个公司的管理中起重要作用, 直接影响到公司的短期和长期的计划投资,甚至公司的未来。而且没有足够战略的公司中的管理者不可能良好地对公司的部门进行有效地管理。根据这种形势,公司能提供一些有效率的与预算有关的并且是他们曾经用过的策略。比如不要与其它公司一起做预算而要与竞争者一起并且集中于打击那些竞争。

2.3员工认为没有体现其真正的价值

公司可以通过做预算来对下一年做出一定的计划,然而公司的员工会觉得他们的能力在公司得不到充分的体现,因为预算已做好所有的计划。适时的交流在公司的管理中是很重要的,特别是管理者和被管理者之间,如果员工不能意识到在他们在公司的个人的位置和他们的价值那么对于公司的发展是十分不利的。而且公司总是集中于创造利润而不是价值创造。公司应该努力提高他们的受雇人对从给他们的更多的权力工作分别与管理问题交易的热情。 因此雇员们将感到他们站在公司的重要位置上并且适合他们的工作而更有效地工作。

2.4公司的管理者并不是与时俱进

由于公司部门在对新事物做出反应的时候会遇到很多障碍,而且在预算体系下公司总是保留很多原有的管理结构。这就使得公司很少进行管理更新比如不适应性。如果在做预算中大量的数据一直属于支配地位,那么无论在什么状况下,将有不情愿通过做预算而进行的预算。预算是没有支撑的假定和推测,但不是反映出他们现在正面临的新形势。公司应该吸收更受欢迎的管理的理论和概念,以便他们能迅速革新他们的管理概念并且发展得比任何其他公司快,但是在做预算的数字上的不要只计划一切。

3 对预算中存在管理问题的改进建议

3.1大多数的组织不想摆脱预算

作为一种传统的管理方法, 大多数公司常常通过预算来管理他们的生意并且设计公司的未来。他们认为公司能通过做预算有效地计划并且控制他们的生意。因此,在没有管理部门的支持下,预算恐怕是很难被替换掉的。大多数公司的真正的问题并不是预算方面的问题,而是管理方面的问题。在短期内替换预算是没有任何意义的。

3.2详细的预算也是朝什么方向工作的基础,即使在这一年中可能出现其他影响因素

关于广泛的国家政策方向,预算会发出必要的经济信号,因此会影响到市场的行为。它决定税款将上涨还是下降并且建立通过为花费优先权提供资金的分配。 预算影响政府部和代理的基本的操作的方面,包括他们的效率和生产力,并且它提供总的决策和有责任的一种框架。预算仍然在管理中起重要作用, 并且有许多功能,对于政府和公司经营自己的事业是很有帮助的,它也同样能有应付变化的准备。

3.3加强财务预算执行的管理与控制

在预算的实施过程中搞好预算的责任落实,把预算目标层层分解,使责任单位目标明确;充分利用预算实施过程中反馈的信息,及时发现预算执行的实际效果及存在的问题,问题出现的环节及原因,然后针对不同环节与不同原因,进行分析研究,并采取适时控制对策;形成思想统一、全员参与的内部环境;掌握预算指标的适当性,使预算具有一定的灵活性和弹性。在确立各层次、各环节预算执行组织责任目标与奖惩标准时,既要有一个原则性的目标框架,指明必须要达到的基本责任目标与应遵循的基本要求,同时对一些细节问题,只提出一个总的指导性方针,由各预算执行组织灵活掌握。

3.4建立有效的考评机制

财务预算的执行结果很大程度上取决于是否有切实可行的奖惩制度以及是否严格执行这一制度。否则,即使有符合实际的财务预算,也无法得到贯彻落实。因此,应结合各责任单位和责任人的预算责任目标制定公正、合理、有效的奖惩制度,并形成严格的考评机制,把预算执行情况与责任单位、责任人的切身利益挂钩,使之与企业形成责、权、利相统一的共同体。实践证明:严格的考评机制是预算目标得以有效实现的重要手段之一。考评机制包括建立考评机构,确定考评程序,审查考评数据,依照制度进行考评和执行考评结果。考评时应当坚持公开、公正、公平的原则,并通过建立综合评价指标体系,实现财务指标与非财务指标的应用相结合,市场化与内部化相结合,结果评价和过程评价相结合,整体目标和局部目标相一致。

综上所述,我们能得出预算应该继续保留在公司和组织中的结论,但是为了发展的更好,仍然需要一定的完善。如做预算应该对竞争者有另外的预算措施;做预算应该集中于战略管理,把金融目标和公司连结起来;做预算能投资创建管理信息的普通数据库。

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