科学划分书库管理责任区

刘菊霞

摘要 对流通书库的书库管理工作进行岗位分析，利用自动化系统对工作人员所需承担的工作量进行相关的数据统计和分析，建立可操作性强的数学模型，确定各书库合理的人员编制，进一步科学合理地划分工作人员的责任区｡

关键词 数学建模 数据统计 数据分析 岗位设置 书库管理オ

为了充分调动书库管理人员工作的积极性和主动性，增强他们的工作责任心，最大限度提高图书排架的准确率，为读者提供更加优质高效的服务，必须实行切实可行､科学高效的管理方式｡笔者认为，在对书库实行目标管理的前提下，划分个人责任区是行之有效的管理方式｡

如何保证划分工作责任区时的依据科学合理，笔者首先通过大量的数据统计和分析，确定合理的人员编制数;并且经过多年的尝试和实践经验的总结，建立起可操作性较强的数学模型:利用数据统计和分析的结果，对影响工作效率的诸多决定性因素和参考因素进行较为科学的权重假定，然后把本书库内各个类别图书的各权值根据人员编制数进行多次的数据组合和分析，最后使各数据组合结果大致均等，此时各数据组合所包含的类别即为各个工作人员的责任区｡

要本着公平､公正的原则，科学划分责任区，才能使每位书库工作人员心悦诚服地接受这种管理方式，并满怀欣喜地感受其带来的工作上的高效率，不折不扣地履行他们的工作职责｡因为图书馆员很大程度决定着图书馆的服务质量，“没有员工的满意，就没有满意的读者”[4]｡

要科学划分责任区，其前提条件是为每个流通书库合理配置一定数量的工作人员｡因为岗位设置的科学性直接决定着图书馆人力资源管理工作的有效性，决定着图书馆人力资源管理作用的发挥｡要合理地设计图书馆岗位必须首先做好岗位分析，因为“工作岗位分析是人力资源管理的基石｡它为人力资源管理的各个侧面提供客观依据｡”[1]岗位定编的依据是客观的组织任务量和员工平均绩效｡因此，要科学､准确地给某种岗位配备适当数量的员工，就必须事先科学全面地分析该岗位承担工作量的大小｡オ

1 确定流通部各书库管理人员的编制数

对流通书库的书库管理人员定编的流程主要包括选择工作分析的方法和工具，即利用本馆的自动化系统中的编目子系统及流通子系统进行数据统计;搜集､整理和分析影响书库管理工作效率的各种决定性因素及参考因素;建立可操作性强的数学模型，对统计结果进行组合和分析;确定流通部书库管理人员的编制数｡

1.1统计各项用以确定人员编制数和划分责任区的关键性数据

1.1.1 统计各类图书在一个学年的还书册数

要使统计结果更加科学，合理确定统计的时间长度是前提｡笔者认为以一个学年作为时间长度是科学合理的，因为它体现了教学､科研､等级考试､资格考试､职称评定等因素对读者借阅图书在种类和数量上的影响，完整包括了一个必然会出现多个波峰和波谷的规律性循环｡各类图书一学年的还书册数是:A=1465，B=16398，C=5533，D=12733，E=898，F~F1= 1530，F2~F8=15602，G=15386，H=49646，I=93025，J=16282，K=15179，N=662，O=11436，P=1008，Q=2043，R=4221，S=1366，TP= 34398 ，T=11467，U=65，V=99，X=1128，Z=1210，合计还书总量=312780｡T类指的是除TP以外的其他T类图书，下同｡进一步可计算出三个书库的还书量在总数中的比例为:0.222，0.556，0.222｡

1.1.2 统计采编部一个学年移送至流通部的新书册数

各类新书分别是:A=185，B=2050，C=1598，D=2985，E=82，F-~F1=1711，F2~F8=5419，G=3343，H=7120，I=3205，J=3520，K=2905，N=211，O=3113，P=210，Q=356，R=623，S=525，TP=4568，T=4520，U=58，V=32，X=296，Z=138｡

1.1.3 统计一个学年因读者室内阅览产生的需要工作人员归架的图书数量

各类图书分别有:A=135，B=1692，C=1425，D=1930，E=123，F~F1=593，F2~F8=2227，G=1825，H=3356，I=1250，J=932，K=962，N=786，O=3320，P=865，Q=1032，R=1834，S=925，TP=3515，T=2923，U=120，V=135，X=483，Z=312｡

1.1.4 统计当前流通书库每类图书的种类

通过编目系统统计出当前各类图书的种数，统计结果为:A=813，B=5634，C=3438，D=9300，E=574，F~F1=3780，F2~F8=11942，G=9301，H=8896，I=18791，J=5040，K=9066，N=3072，O=6204，P=831，Q=1404，R=1868，S=1454，TP=7630，T=9546，U=219，V=74，X=749，Z=558，那么合计总数=117859｡通过计算可知三个书库的图书种数分别是44782､41793､33609｡各类图书在本库种类总量中的比例为:A=0.18，B=0.126，C=0.076，D=0.20，E=0.013，F-~F1=0.084，F2~F8=0.266，G=0.208，H=0.22，I=0.44，J=0.12，K=0.22，N=0.091，O=0.185，P=0.024，Q=0.042，R=0.056，S=0.042，

TP=0.227，T=0.284， U+V+X+Z=0.048｡

1.1.5 统计当前流通书库每类图书册数

利用编目系统统计出本馆流通书库每类图书的册数分别是:A=3046，B=21387，C=13655，D=34820，E=1992，F~F1=14770，F2~F8=48591，G=37463，H=52340，I=76277，J=22277，K=35561，N=3091，O=30542，P=2646，Q=4645，R=6217，S=4761，TP=30878，T=34738，U=682，V=278，X=3244，Z=2708，三个书库的图书册数分别为175724，186455，124430｡据此计算出每类图书的册数在本库总册数中的比例为:A=0.017，B=0.122，C=0.078，D=0.198，E=0.11，F~F1=0.084，F2~F8=0.277，G=0.213，H=0.281，I=0.409，J=0.119，K=0.191，N=0.025，O=0.245，P=0.021，Q=0.037，R=0.05，S=0.038，TP=0.248，T=0.279，U+V+X+Z=0.056｡

1.1.6 统计每类图书所占的架位数量

当前本馆流通书库每类图书所占的架位为:A=7，B=48，C=30，D=85，E=5，F~F1=45，F2~F8=120，G=90，H=130，I=177，J=56，K=67，N=6，O=93，P=6，Q=10，R=16，S=9，TP=85，T=95，U+V=3，X=9，Z=8，书架总数为1200个｡计算每类图书架位数量在本库中的比例为:A=0.016，B=0.112，C=0.07，D=0.198，E=0.012，F~F1=0.104，F2~F8=0.28，G=0.209，H=0.302，I=0.412，J=0.13，K=0.156，N=0.018，O=0.274，P=0.018，Q=0.029，R=0.047，S=0.026，TP=0.25，T=0.279，U+V+X+Z=0.059｡

1.2 流通部书库管理工作客观的组织任务量

要确定各流通书库管理人员的编制数,首先要计算出该库室客观的组织任务量,然后结合现有员工的平均绩效,进而确定合理的人员编制数｡客观组织任务量笔者采用的数据是搬馆后一个学年的工作量,现有员工的平均绩效采用的是搬馆前还没有大幅度扩招的2002年的数据｡

图书上架和整架是书库管理工作中最基本､最重要的工作任务,组织､布置热借图书和新书专架并适时撤架和增补是做好读者导借工作的重要手段,随时解答读者的咨询和相关的导借工作也是日常主要工作｡

笔者根据多年的工作经验,进行本文的第一个假定(即权重假定):上架的工作总量约占书库管理工作总量的70%,整架约占工作总量的15%,导借､回答读者口头和书面咨询等约占15%｡笔者进行权重假定主要是通过亲身实践,并收集､整理､总结和利用多位资深工作人员的经验,进行数理推论的结果｡权重值体现的是某因素占用人力资源的大致比例｡

1.2.1 估算流通书库需要上架的图书册数

搬到新馆后,流通部实行的是藏､借､阅一体化的服务模式,需要上架的图书主要包括读者归还的图书､读者在室内阅览后没有归架的图书以及采编部移送的新书｡

① 读者归还的图书数量体现在一个学年的流通总量,统计结果是312780册｡

②搬馆后的一个学年,对采编部移送入库的新书进行统计:社科一书库有17373册,二书库有16750册,科技库有14650册,共计48673册｡笔者的第二个权重假定是:新书的上书工作量在复本量为3-5册时相当于新书总册数的30%,即48673×30%=14602册｡

③统计一个学年因读者在室内阅览产生的需要工作人员归架的图书:社科一库有9750册,社科二库有6500册,科技书库有16250册,共32500册｡

至此,可估算出流通部全体工作人员一个学年需上架的图书有312780+14602+32500=359882册｡

1.2.2 估算流通书库整架所需完成的工作量

书库管理人员每天必须对库内图书进行整理,并对发现排架错误的图书重新正确归架,这部分工作量主要体现在典藏图书种数､册数､架位数量和流通量上｡流通量包括借还书的数量和室内阅览产生的需归架图书｡本文的第三个权重假定是:典藏图书种数占整架工作量的20%,册数占30%,架位数量占10%,流通量占40%｡

统计出流通书库现有的典藏种数为117859种,册数为486609册,架位数量为1200个｡

1.3 统计现员工平均绩效

利用流通系统统计出2002学年度的还书量为257366册,新书入库总量为26703册｡可以估算出新书的上架工作量是26703×30%,即8010册｡由于老馆流通书库不提供室内阅览,那么需要上架的图书数量约为257366+8010=265376册｡统计出当时流通书库典藏的图书种数为101879种,册数为377928册,书架数量为480个｡2002年书库管理人员有9人,根据本文的第一个假定,可以推论只负责上书的人力约为6.3个,每位员工学年上书量为42123册;负责整架的人力为1.35个,平均每位员工整理图书75465种､279946册､书架356个;导借等工作占用的人力为1.35个｡

1.4 确定流通部书库管理人员的编制数

搬到新馆后每学年流通部需要上架的图书约为359882册,除以2002学年“专门负责”图书上架员工的学年上书册数42123册,那么新馆流通书库中“专职”图书上架的人力约为8.55个｡同理通过计算,并根据新馆的情况(加强导借工作的力度和服务水平等),经过统筹方法,可以假定整架的“专职”人力约为2.1个;“专职”导借等工作的人员约为2.3人｡由此可推算新馆流通部书库管理人员约需13人｡

1.5 各个流通书库管理人员的定编

在流通部全体书库管理人员定编的基础上,根据各书库的工作总量,确定人员编制数｡

1.5.1 统计出各书库的图书上架和整架的数量

①估算出各书库所承担的图书上架数量:社科一书库=69545+17373×30%+9750,即84507册;社科二书库=174132+16750×30%+6500,即185657册;科技书库=69103+14650×30%+16250,即89748册｡进一步可计算出它们在总量中的比例为0.235､0.515､0.25｡

②统计出三个书库典藏图书种数为44782､41793､33609,在流通部总典藏种数117859中的比例是0.38､0.35､0.27｡

③统计出三个书库典藏图书册数为175724,186455,124430,在流通部总典藏册数486609中的比例是0.36､0.38､0.26.｡

④统计各书库书架数量在总量中的比例为:0.36､0.36､0.28｡

⑤假定图书上架的“难度系数”｡

有着丰富图书上架经验的同行都知道,图书上架的难度主要是由流通图书类别集中程度决定的,典藏图书的类目复杂程度,甚至图书的厚薄､大小等也有不同程度的影响｡在数量相同的情况下,流通图书的种类越集中,则上架的速度越快,即类别集中程度与上架速度正相关｡为了建立数学模型的实际需要,假定上架的难度越大,其“难度系数”越小,即所需花费的人力与难度系数负相关｡综合笔者多年的亲身实践和统计结果,结合有十多年图书上架经验的多位同志的工作总结,对各个类目及其组合进行“难度系数”的假定｡

现在假定三个书库图书上架的“难度系数”分别为:0.8,0.5,1｡

1.5.2 确定各书库管理人员的编制数

①计算三个书库中“专职”图书上架需要的人力｡

为了更加真实地反映三个书库的上架工作量在总量中的比例,必须充分考虑流通图书上架工作的“难度系数”和图书种数､册数､所占用的书架数量等在图书上架工作效率上的影响｡笔者对这些因素的影响进行经验和数理推理意义上的假定,即本文的第四个权重假定:在图书上架工作量中,图书上架数量占70%,难度系数占15%,图书种数为8%,图书册数为5%,书架数量为2%｡根据假定计算出三个书库学年“实际的图书上架工作量”之比,即0.3401:0.4897:0.3652,因此它们在总量中的比例为0.285､0.41､0.305｡进一步可计算出三个书库图书上架时“实际需要花费的”人力分别为8.55×0.285､8.55×0.409､8.55×0.306､即2.437､3.497､2.616｡

②估算三个书库中“专职”整架工作需要的人力｡

上文已计算出三个书库的图书种数占总种数的比例为0.38､0.35､0.27;册数占总册数的比例为0.36､0.38､0.26;书架数量占总数的比例为0.36､0.36､0.28;各库的流通量占总数的比例为0.222､0.556､0.222｡利用本文的第三个假定“典藏图书种数占整架工作量的20%,册数占30%,架位数量占10%,流通量占40%｡”估算三个书库整架工作量的比例是:(0.38×20%+0.363×0%+0.36×10%+0.222×40%):(0.35×20%+0.38×30%+0.36×10%+0.222×40%):(0.27×20%+0.26×30%+0.28×10%+0.222×40%),即0.31:0.44:0.25｡经过统筹平衡,估算出三个书库需要“专职”整架工作的人力分别是0.6､1､0.5｡

③估算三个书库中“专职”导借等工作需要的人力｡

各书库导借工作量主要是由流通量､需要布置的热借图书数量和频率等因素决定的｡社科一库的热借图书主要是D类的律师资格考试和考研资料,F类的经济师､会计师资格考试图书等;社科二库的热借图书主要是H类中的四六级､职称英语考试和考研资料;科技书库热借图书主要是TP类的计算机等级考试､计算机应用能力考试等资料｡综合分析和统筹平衡这些因素,估算各库“专职”导借的人力分别是:0.5､1.1､0.7｡

把以上各书库所需的各类人力资源相加并统筹平衡后,估算三个书库分别需要4､6､4个书库管理人员,那么流通书库管理人员需14人｡お

2 划分各书库每个管理人员的工作责任区

根据具体的数据组合､统计过程和统筹决定的过程,以社科一书库为例,不再详述社科二书库和科技书库的责任区划分｡

2.1 划分社科一书库4个管理人员的工作责任区

2.1.1 根据“平分”图书上架工作量的原则,初步确定各个工作人员的责任区范围｡

根据前文的第四个权重假定,对该库典藏的7个类别进行多次的数据组合,目标是分成四个“部分”,直到每一个“部分”的图书上架工作量接近总量的四分之一｡在划分责任区过程中,对有些大类需进一步细分,使责任区的划分更加“平均”｡最后的四个组合结果为:A+E+G,C+D,B+F~F1,F2~F8｡它们的图书上架工作量比例分别为:0.372､0.366､0.372､0.381｡具体的推算过程如下:

①统计它们的学年还书量分别是:A+E+G=17749,C+D=18266,B+F~F1=17928,F2~F8=15602｡

② 统计它们的学年新书入库量是:A+E+G=3610,C+D=4583,B+F~F1=3761,F2~F8=5419｡

③统计它们因室内阅览产生的需重新归架图书的数量为:A+E+G=2083,C+D=3355,B+F~F1=2285,F2~F8=2227｡

④根据①②③的统计结果,统计它们需要上架的图书数量是:A+E+G=17749+3610×30%+2083,C+D=18266+4583×30%+3355,B+F~F1=17928+3761×30%+2285,F=15602+5419×30%+2227,即20915､22996､21341､19455｡进一步可计算出它们在总量中的比例是:A+E+G=0.247,C+D=0.271,B+F~F1=0.252,F2~F8=0.23｡

⑤假定四个数据组合的难度系数分别为::A+E+G=1,C+D=0.9,B+F~F1=1.1,F2~F8=1.2｡

⑥统计四个数据组合的图书种数比例分别是:A+E+G=0.401,C+D=0.276,B+F~F1=0.21,F2~F8=0.266｡

⑦统计它们的图书册数比例分别是:A+E+G=0.241,C+D=0.276,B+F~F1=0.206,F2~F8=0.277｡

⑧统计它们的书架数量比例是:A+E+G=0.237,C+D=0.268,B+F~F1=0.216,F2~f8=0.28｡

⑨利用以上的统计结果和本文的第四个权重假定,统计它们的图书上架工作量之比是:A+E+G=0.247×70%+1×15%+0.401×8%+0.241×5%+0.237×2%,C+D=0.271×70%+0.9×15%+0.276×8%+0.276×5%+0.268×2%,B+F~F1=0.252×70%+1.1×15%+0.21×8%+0.206×5%+0.216×2%,F2~F8=0.23×70%+1.2×15%+0.266×8%+0.277×5%+0.28×2%,即0.372,0.366,0.372,0.381｡

2.1.2 根据“平分”图书整架工作量的原则,初步确定各个工作人员的责任区范围｡

统计出四个组合的流通量:A+E+G=1465+135+898+123+15386+1825,C+D=5533+1598+12733+1930,B+F-~F1=16398+1692+1530+593,F2~F8=15602+2227｡进一步可计算出它们在流通量上的比例:A+E+G=0.249,C+D=0.273,B+F-~F1=0.253,F2~F8=0.225｡

利用本文的第三个权重假定“典藏图书种数占整架工作量的20%,册数占30%,架位数量占10%,流通量占40%｡”,计算出四个组合的整架工作量比例是:A+E+G=0.401×20%+0.241×30%+0.237×10%+0.249×40%,C+D=0.276×20%+0.276×30%+0.268×10%+0.273×40%,B+F-~F1=0.21×20%+0.206×30%+0.216×10%+0.253×40%,F2~F8=0.266×20%+0.277×30%+0.28×10%+0.225×40%,即0.276､0.274､0.227､0.254｡

2.1.3 根据“平分”导借等工作量的原则,初步确定各个工作人员的责任区范围｡

导借工作量与各类图书的热借规律,流通量大小,图书种数和册数等正相关,通过对各种因素的统筹平衡,估算出四个组合的导借工作量比例为:A+E+G=0.15,C+D=0.25,B+F~F1=0.25,F2~F8=0.35｡

2.1.4 统计四个责任区工作总量的比例

根据本文的第一个假定“上架的工作总量约占书库管理工作总量的70%,整架约占工作总量的15%,导借､回答读者口头和书面咨询等约占15%｡”,分别是:A+E+G=0.372×70%+0.276×15%+0.15×15%,C+D=0.366×70%+0.274×15%+0.25×15%B+F~F1=0.372×70%+0.227×15%+0.25×15%,F2~F8=0.381×70%+0.254×15%+0.35×15%｡最后的计算结果是:A+E+G=0.32,C+D=0.33,B+F~F1=0.33,F2~F8=0.35｡这个计算结果表明,四个责任区在工作总量上是“平均”的,由此可以判定该库四个责任区的划分是比较公平的｡

2.2 划分社科二书库6个管理人员的工作责任区

方法同上｡6个工作责任区分别是:H~H317,H319~H9,I~I247.4,I247.5~I7,J,K｡

2.3 划分科技书库4个管理人员的工作责任区

方法同上｡4个工作责任区分别是:N+O+P,Q+R+S+TM+TN,TP~TP391.1,TP391.2~TV+U+V+Z｡

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作者单位:嘉应学院图书馆,梅州,514015

收稿日期:2007年6月20日

The Establishment of a Mathematical Model to Assign the Area of Responsibility

Liu Juxia

Abstract:The primary task of the cataloguing and circulating data integration and analysis project is to assign the area of responsibility by establishing a mathematical model. It is the starting point of development of the statistical report system and human resource management system of the library. This paper focuses on problems of the position design and responsibility assignment of the stacks maintenance in the circulation department.

Keywords:Mathematics Model; Data Statistics; Data Analysis; Position Design