浅析水电项目档案全过程管理

摘 要：作为国家基础设施建设的重要组成部分，我国水电项目建设规模持续推进，加强项目建设档案管理工作已成为应有之义。文章以水电项目档案全过程管理的必要性为切入点，从实际出发分析了当下水电项目档案管理进程中所面临的主要困难与问题，并基于转变管理理念、强化组织体系建设、推动管理制度创新以及引进信息化管理模式等角度，阐述了实现水电项目档案全过程管理的具体策略，旨在为有关从业人员提供参考。

关键词：水电项目；档案管理；问题分析；完善策略

中图分类号：TV51;G271 文献标识码：A

据相关统计数据显示，截至2023年年末，我国抽水蓄能累计投运规模达到5094万千瓦，累计八年稳居世界第一。在这一背景下，水利部颁布《水利工程建设项目档案管理规定》，针对性地明确了水电项目管理进程中的组织架构、管理归档和验收移交等具体细则。从业人员应严格遵循规定要求，构建水电项目档案全过程管理体系，更好地发挥档案文件在水电项目建设进程中的作用。

一、水电项目档案全过程管理的必要性

1.确保项目顺利完工

水电项目的建设环节与施工技术流程较为复杂，针对性地加强水电项目档案全过程管理体系建设，能够确保各建设环节始终处于受控状态，使其成为水电项目现场施工过程中监督工作的主要载体，提高项目现场施工建设的标准化与规范化水平，确保项目的顺利完工。

2.提高项目管理水平

在水电项目施工建设进程中，其档案记录了项目建设时的各项活动，档案信息具有一定的原始属性与真实属性，能够较为全面、直观地展示与反馈水电项目建设质量的状况，并助力有关部门排查与分析项目质量问题，为项目施工质量评价提供依据与基础。除此之外，水电项目档案中还能够涵盖原始地形地貌、工程进度状况、关键节点工序以及施工缺陷处理等具体内容，在水电工程项目验收过程当中同样具有重要价值。

3.促进技术资料积累

水电项目档案涵盖了自项目提出、立项、审批、设计、施工及验收等全过程与全环节的各类技术资料与管理资料，相关档案传承并保留了水电项目施工建设过程中的相关技术经验与技术要点。因此，强化水电项目档案管理工作，能够为后续水电项目的建设施工工作提供重要的参考依据，实现水电项目技术资料的充分积累，助力水电工程项目施工建设水平的全面发展与进步。

二、当下水电项目档案管理面临的主要困难

虽然档案管理在项目施工建设进程中发挥着至关重要的作用，但受制于传统的档案管理理念及管理模式等因素的影响，导致水电项目档案管理依然面临着一系列问题与困难。

1.重视程度不够

从目前水电项目建设施工方的档案管理工作开展现状看，部分单位负责人未能充分认识到项目档案管理的意义与价值，对于水电项目档案管理工作的投入力度存在一定欠缺，相关管理模式未能及时转型与创新，单位内部水电项目档案管理质量与效率较为低下。部分单位在组织开展项目档案管理的同时，未能针对专业团队与管理工作人员实施选拔，相关管理人员对于档案管理目标要求以及相关管理流程的认知不够全面与完善，导致水电项目档案管理工作的开展未能充分发挥预期作用，可能会对项目现场管理以及项目技术资料积累造成不利影响。

2.制度建设不够健全

健全完善的管理制度能够使水电项目档案管理工作的开展有据可依。但很多单位未能建立较为健全、系统的档案管理制度，相关档案的保管、检索、利用与开发模式往往比较单一，给档案工作的开展造成了一定限制。一些单位在制度建设的同时，未能完善与重构单位内部组织架构，各管理主体的职责与工作内容未能予以有效明确，水电项目的档案类目划分标准较为粗放，调阅查询体系不够便捷，收集整理与编目流程较为随意，影响了项目档案技术价值与参考价值的有效展现。

3.技术水平较为滞后

随着时代的不断发展与进步，以数字化、信息化为代表的技术手段在工程项目管理以及档案资料管理领域扮演着重要角色。借助信息化档案管理平台，能够实现档案收集、合规检测、档案整编、检索查询、借阅领用、审批处理及统计分析等一系列管理流程与管理需求，实现档案管理效能的进一步提升以及水电项目档案管理业务规范性不断进步，有效规避了档案管理可能出现的风险。但受制于技术投入力度等因素的影响，导致一些项目内部档案管理体系与管理模式依然较为滞后，相关信息化管理平台建设面临一定障碍，信息化、数字化管理技术的运用仅仅停留于表层，难以有效实现水电工程项目档案管理的集约化、全流程和规范化目标。部分档案管理工作人员对于项目档案管理业务流程与技术要求的了解不够全面，操作不够熟练，对于水电项目档案管理工作的完成效率也造成了一定影响。

三、推进水电项目档案全过程管理的具体策略

为更好地推进水电项目档案全过程管理，针对性地提升水电项目档案管理工作开展的质量与水平，从业者以及管理团队应做好以下几方面工作。

1.及时转变管理思路与理念

基于上文可知，档案管理工作在水电项目施工建设进程中发挥着独特的作用。因此，有关项目管理团队与负责人应当积极转变以往的档案管理理念与思路，明确水电项目档案管理工作的具体目标，结合多渠道、多路径，进一步加强档案管理宣传引导工作，力求在项目内部建立积极、高效的项目档案管理环境与管理氛围，有效避免建设施工团队以及档案管理工作人员对于档案管理工作的懈怠，提高水电项目档案的管理水平。

首先，项目负责人与管理层应当针对以往项目档案管理中存在的问题与不足进行综合分析与回顾，结合实际案例了解水电项目档案管理工作的重要性，并结合座谈会、图文推送等宣传方式，加强有关部门与人员的档案管理意识，使水电项目档案管理工作的开展能够具备坚实的基础。

其次，应有针对性地加强档案管理培训工作，提升水电项目档案管理人员的专业素养。在新时期水电项目档案管理工作中，对于专职管理人员的工作能力与业务素养提出了新的要求。因此，有关单位与部门应立足于水电项目全过程作业的特点，进一步完善项目档案管理人员培训选拔体系，使项目档案管理人员能够掌握更加高效、优质的管理策略与管理方案，全面提高水电项目档案管理工作的水平。同时，还应加强档案管理人员的专业技术与信息化作业能力，使档案管理工作能够为水电项目管理、施工组织协调以及质量问题验收提供更加直观的参考。

最后，应加强奖惩机制与绩效考核机制的建设。为提升水电项目档案管理工作人员的积极性与配合程度，应不断完善档案管理奖惩机制，从实际出发，立足水电项目管理工作需求，明确项目档案管理工作的评价评审指标，对表现良好的管理人员实施奖励，对表现欠缺的管理人员进行一定的处罚，并结合意见信箱以及线上反馈等方式，做好收集各部门员工的意见和建议，全方位地解决和改善水电项目档案管理与开发进程当中存在的问题与不足，激发档案管理工作人员的主动性。

2.加强组织管理体系建设

完善、高效地组织管理体系能够为水电项目档案管理工作的开展提供依据。有关单位应当遵循统一领导、统一制度、统一标准与分级管理的原则，在单位设立独立档案室，并落实建设单位负责人牵头、分管领导主抓的全员参与要求，实现与业主单位、设计单位、施工单位和监理单位等水电项目参建主体之间的协调渗透，构建完善的水电项目档案管理组织网络，使项目决策、规划与设计施工过程中所产生的各项文件资料能够以统一的格式与标准得到收集整理与归纳，进一步确保水电项目档案管理工作质量。

除此之外，在组织管理体系建设的同时，还应明确档案管理工作的权责与职能，避免管理实践过程中可能产生的矛盾与冲突现象。其中，档案室负责对水电项目建设档案实施归口管理，在日常管理工作中，档案室需要负责对各项工程资料催缴、管理与指导，并接受上级部门的检查与监督，实现对水电项目各建设环节的全覆盖以及项目档案管理的规范化与标准化建设。

3.推进档案管理制度的完善创新

（1）综合管理流程

为保障水电项目档案管理开展效能，有效规避人为因素造成的问题与风险，在档案综合管理流程的构建中，应尽可能减少重复归档环节，严格遵循发起方归档的原则，并由关联方对档案文件内容审核确认。例如，对于某特定项目下发的安全质量相关文件，应由管理部门做好归档，由施工方发起的技术联系文件、验收签证等应由施工方归档，监理指令与验收文件资料应由监理单位归档。针对综合管理与联合归档机制的建设，能够有效减少水电项目档案管理中可能存在的冗余环节，进一步实现水电项目档案管理提质增效的目标要求。

（2）分项管理制度

水电项目工程档案涉及的文件资料众多，需要按照不同分项采取差异化的管理措施。

第一，对于环保、水保、卫生、消防、并网审查及安全评估等相关专项文件，需要遵循属地原则完整归档管理，形成水电项目专项评价档案。第二，对于项目建设规划、建议书、可行性研究报告、技术设计、施工图设计、具体报批文件以及周边环境物探报告等相关资料文件，应做好归档管理，形成设计成果档案。第三，在项目发承包阶段，应将招投标文件、机构资质文件、评标规定文件、会议纪要以及评标报告等做好归档管理，形成招标合同档案，使其能够全面反映水电项目的招标过程及其公平公正性。第四，在水电项目建设过程中，需要在必要时组织开展移民征地。因此，相关规划文件、勘验文件、报批资料、费用发放凭证及合同协议等文件应基于属地原则，按照行政管理分区标准归档管理，形成移民档案，使其能够针对项目移民征地过程做好系统的记录。第五，作为水电工程项目当中的关键一环，需要按照项目建设目标与设计方案对各类设施开展安装施工。因此，在档案分项管理时，应针对质量检测名单、测量成果、安装工程技术要求、施工设计方案、原材料报验资料、现场试验报告、分项验收报告、进度控制资料、资金支出文件、安全管理文件以及竣工图纸等实行归档管理，形成水电项目安装工程档案，使项目建设过程中的资料文件能够得到高效利用与管理，提升档案查阅调取的便捷性是水电工程项目档案管理中的重点内容。第六，在水电项目建设施工过程中涉及大量的设备与仪器仪表，这些设备设施的运行与使用情况直接影响着项目的施工建设质量。因此，在分项档案管理中，需要结合水电工程项目实际施工情况对各类仪器设备的技术资料、调试记录与合格证明做好归档管理，形成仪器设备档案，为相关设备的使用与维修维护提供参考。第七，除上述资料内容外，还需要针对水电项目建设过程中的会计凭证、财务报告以及款项结算凭证等开展管控，形成工程财务档案，使财务管理风险能够实现有效追溯与处置，规避财务风险。

（3）档案检查制度

作为水电工程项目管理中的关键一环，及时采取措施提升档案管理质量，对确保项目顺利完工、实现技术资料积累、提高项目管理水平具有重要价值。因此，在档案管理制度的完善与创新进程中，应立足实际建立健全档案监督检查制度，进一步提升项目档案管理的规范性，保障水电项目档案案卷整编质量。

首先，应由公司档案室针对项目各方档案管理业务开展情况组织监督管理与检查，专业管理团队可对水电项目参建各方档案管理工作开展现状组织调研与分析，明确其管理中存在的主要问题，同时结合专题会等方式对参建单位档案文件的归档管理工作开展情况进行同步检查，要求有关单位及时整改，确保水电项目档案整编与管理工作质量。

此外，在项目档案管理检查监督工作开展过程中，为促进资源的优化配置，提高档案管理监督效率，应立足于《水利水电工程施工质量评定表填表说明及示例规范》《水利水电工程移民档案管理办法》等具体的规定要求，明确档案管理检查监督中的重点，加强对移民征地档案以及水电项目安装工程档案等重点内容的管理，使施工原始记录更加全面完整，确保资料归档收集的可靠性。

（4）积极引进信息化档案管理系统

信息化、数字化等技术手段的广泛应用实现了档案文件管理模式的不断创新与发展，有关项目管理团队应积极引进信息化档案管理系统，并加强专业管理团队的技术培训，促进项目档案整编质量不断提升。在信息化档案管理系统的应用过程中，应按照国家管理要求与规定内容，统一水电项目档案资料的格式，并对其进行数字化转换，规范档案目录、备考表、移交清单以及相关电子表格等内容，使信息化档案管理工作更加便捷、高效。在项目建设与档案管理中，应结合信息化管理系统的特性与优势，实现对关键文件资料的实时归档，提高项目档案管理效率，避免出现遗漏档案资料现象，严控项目档案源头，提升水电项目档案的准确性与开发利用率。

四、结语

综上所述，项目档案能够较为全面、直观地反映水电工程项目的规划建设施工全过程，对水电项目的管理与协调以及相关技术资料的整理具有重要意义。有关单位工作人员应当明确水电项目档案管理的具体需求以及当前存在的主要问题，同时积极推进档案管理模式的创新与迭代，使水电项目档案管理流程与管理模式实现不断进步，使档案管理能够渗透到水电项目的各个环节，促进项目建设质量的提升。

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作者单位：国家能源集团新疆吉林台水电开发有限公司