人社档案管理工作的重要性与管理措施探析

摘 要：社会经济的快速发展促进了社会保障体系的不断完善，人力资源和社会保障档案（以下简称人社档案）作为记录个人工作生涯、社会保障和薪资福利等关键信息的重要载体，其重要性也日益凸显。细化人社档案管理方案，加大人社档案管理力度，对于维护公众个人权益和促进人才流动具有积极的现实意义。文章以人社档案管理工作概述为落脚点，深入探讨人社档案管理工作的重要性和面临的困境，并从多维度提出人社档案管理工作开展的可行性措施，以期为相关部门开展工作提供有益参考。

关键词：人社；档案管理；工作措施；信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案管理属于人力资源和社会保障工作体系中的关键组成部分，其完整性、真实性与安全性是基本的工作要求。然而，就当前人社档案管理整体工作情况来看，受诸多因素的影响，一些问题逐渐凸显出来，如有的部门对该项工作的认识不深，存在“重业务，轻档案”的情况。管理制度不合理，档案管理混乱和推诿扯皮等问题时有出现。信息化程度不高，难以真正意义上提高人社档案管理的效率和质量。因此，如何基于实际发展情况剖析现存问题，细化档案管理工作的要点已经成为许多部门重点关注的话题。

一、人社档案管理工作概述

人社档案管理工作是指对人力资源和社会保障领域形成的各种档案开展收集、整理、保管、利用和鉴定等一系列活动的总称，旨在确保人社档案的完整性和真实性，并能够被准确、安全和有效地应用到相关领域，为人力资源和社会保障工作提供有力的支持和服务。该项工作主要具有以下特点。

（1）专业性强。人社档案管理工作涉及人力资源和社会保障领域的专业知识，包括劳动法律法规、社会保险政策和人事管理规定等，对相关人员的专业知识和业务能力均有较高的要求。在信息技术发展的背景下，档案管理人员还需具备一定的信息技术应用能力，以便更好地开展档案工作。

（2）动态性强。人社档案随着个人学习、工作和社会保障等情况的变化而不断更新，即个人在不同阶段的经历均需及时反映在档案中。

（3）保密性强。人社档案中包含了个人的隐私信息，如身份证号码、家庭住址、学业经历和工资收入等，需严格保密，避免信息被泄露给个人带来严重的不良影响。

（4）服务性强。档案中包含的个人信息对于人力资源管理和社会保障政策的制定以及执行具有重要的参考价值，如在招聘录用、职称评定和社保待遇审核等工作中，均需查阅个人档案信息。

二、人社档案管理工作的重要性

1.保障个人权益

人社档案是个人参与社会活动、享受社会保障和福利的重要凭证。一方面，在劳动关系建立、履行和解除过程中，人社档案可以作为维护合法权益的重要证据。例如，若出现劳动纠纷问题，在档案中的劳动合同和工资发放记录等信息能够证明劳动者与用人单位之间的劳动关系和工资待遇情况，为劳动者争取合法权益提供有力支持。同时，用人单位也可基于档案信息，全面了解自身的用工情况，从而规范用工行为，维护劳动关系的稳定性；另一方面，社会保障是国家为保障公民基本生活和社会稳定而建立的一项重要制度，人社档案在其实施过程中起着至关重要的作用，即依据个人身份信息、参保记录和缴费情况等，确定社会保障待遇，辅以档案信息审核机制，有助于降低个人社会保障资金被冒领或滥用的风险。

2.服务人力资源管理

人社档案是用人单位了解人才的重要窗口。在人才选拔与任用过程中，用人单位通过档案详细了解了人才的学习经历、工作履历、专业技能和业绩表现等信息，可以更好地评估人才与实际岗位的匹配度，从而做出科学合理的用人决策。以事业单位招聘为例，档案审查是必不可少的程序之一，旨在了解应聘者的学历、专业和工作经历等，提高选拔的准确性和效率。此外，用人单位对人社档案展开分析，可以及时了解员工的优势与不足，为制订人才培养计划、促进员工的个人成长提供有益的参考，也能给员工的发展提供一个更具针对性的展示平台，激发其工作积极性和创造力，实现用人单位与员工共同发展的目标。

3.保障社会公平正义

促进人社档案管理的规范性，对于保障个人拥有平等的机会参与社会竞争与发展具有重要意义。在人才选拔、职称评定和晋升等环节，依据不受人为因素干扰、真实反映个人能力的档案信息，如学术成果、工作业绩等，在一定程度上可以降低用人单位因人际关系、主观偏见等因素出现不公平问题的风险，从而确保员工的发展公平性。从监督角度来看，档案信息反映了用人单位的用人行为、社会保障资金的使用情况等，为监督权力运行提供了重要线索。例如，相关部门定期对档案信息展开审查，能够及时发现用人单位可能存在的违规招聘、违规晋升或资金挪用与滥用等违规行为，并以此为依据制定针对性的应对方案，从而促进社会的和谐稳定发展。

三、人社档案管理工作面临的困境

1.对档案管理工作认识不深

部分单位和个人对于人社档案管理工作的重视程度严重不足，未充分认识到其在人力资源管理、社会保障和个人维权等方面的关键性作用。一些用人单位在招聘过程中注重人才现场表现与实际专业能力，而忽视了档案审查工作，并且部分人员不清楚档案的具体内容和作用，甚至有人长期不关心自己的档案去向，对人社档案管理工作的有序开展产生了一定的阻碍作用。目前，人社部门还存在软硬件设备设施、人员配备或经费投入不足等问题，导致开展档案管理工作的基础条件薄弱，难以真正意义上满足高效且准确的管理需求。

2.管理体系不完善

不同地区的人社档案管理工作存在较大差异，缺乏统一的管理标准和规范，导致档案收集、整理、保管和利用等环节出现不规范、不统一的问题。一些单位虽然制定了完善的档案管理制度，但在具体执行过程中，部分管理人员对制度的理解不到位，出现违规操作现象。例如，在档案借阅环节没有严格按照规定办理借阅手续，导致档案信息被泄露或丢失等问题。在档案转递过程中，不按规定程序操作，造成档案流转不畅。

3.信息化建设不足

在现代化信息技术不断发展的背景下，人社档案管理工作正逐渐向信息化层面迈进。但部分单位的信息化建设滞后问题严重，大部分档案仍以纸质形式保存，数字化程度较低，或采用简单的信息化设备提供档案查询服务，不仅增加了档案管理的工作量与成本，还给档案利用带来了不便，无法有效地满足个人与用人单位快速高效的信息共享需求。此外，部分单位在档案管理信息化建设推进过程中，安全问题日益凸显，所采用的系统存在安全漏洞，受到黑客攻击和病毒感染的风险系数较高，档案信息被泄露、篡改或丢失等问题时有出现。

4.队伍建设不合理

从管理队伍建设来看，当前部分单位的档案管理人员并未经过系统的专业知识培训，在档案分类、整理和编目等实际工作中存在凭经验办事的情况，缺乏科学的管理方法和技术手段，难以提升人社档案管理的质量与效率。部分档案管理人员的服务意识较为淡薄，缺乏主动服务的精神，难以为个人或用人单位提供便捷且高效的针对性服务，不利于档案管理工作的改进和提高。

四、人社档案管理工作开展的可行性措施

1.增强档案管理意识

意识提升属于一项系统性工作，相关部门应分别从人社部门管理层、档案管理人员及公众三个角度出发，有针对性地开展工作。一方面，定期邀请档案管理领域的专家学者采用案例分析等方法，展示档案在人力资源规划、决策支持和风险防范等方面的关键性作用，引导管理层人员认识到档案管理是单位管理的重要组成部分，从而加大对档案管理工作的支持力度；另一方面，制作海报、手册和动画视频等生动形象的宣传资料，向档案管理人员介绍人社档案的重要性和管理要求，可以张贴在单位内部的宣传栏、办公区域或员工食堂等场所，也可定期更新某信公众号、官网内容，让相关人员在日常工作中随时随地接触到档案知识，增强档案意识。此外，为有效提高公众对档案的重视程度，人社部门可以通过报纸、杂志、电视、广播和网络等媒体渠道，积极宣传人社档案的重要性和利用方法，并定期开展下社区活动，面对面解答公众与档案相关的疑问，营造全面关注档案管理的氛围。

2.完善档案管理制度

人社档案管理制度是相关人员开展工作的重要依据，也是提高档案管理工作效率的有效方法。人社部门可依据实际管理需求，制定完善的档案管理规范。基于档案类型，制定差异化的分类规则，如人事档案按照干部档案、工人档案和专业技术人员档案等有序分类，社保档案则按照养老保险档案、医疗保险档案和失业保险档案等依次排列，有助于提高档案类别的清晰度，为后续查找和利用奠定基础。规范档案编号规则同样至关重要，可以按照地区、单位、档案类型和流水号等代码顺序组合在一起，即某地区人事档案编号可设置为“地区代码—单位代码—R—流水号”（R表示人事档案），以此提高档案的可识别性和可追溯性。同时，人社部门还应统一档案管理流程，细化档案收集的范围和时间，规范不同区域、不同单位档案的移交程序，并明确档案的保管期限和销毁程序。以某地区人社部门为例，为提高事业单位、高校等人才档案管理的效率，该部门将优化后的档案管理流程落实到了具体的文件中，要点如表1。

3.加强信息化建设

信息化建设已成为各行各业发展的流行趋势，人社部门也应增强信息化建设的意识，着力构建一个高效、安全且规范的信息化档案管理平台，更好地为个人和用人单位提供档案服务。一方面，加大硬件投入。选择具备冗余电源、RAID 磁盘阵列等功能的高性能、大容量的服务器，存储海量的电子档案数据，并确保数据的稳定性。为防止档案数据丢失，可以引入磁带库、磁盘阵列等设备对档案数据进行备份，同时辅以云存储等异地备份方式，提升数据的安全性。高速扫描仪不可或缺，其不仅能将纸质档案快速转化为电子档案，还具备自动进纸、双面扫描和高分辨率等功能，有助于提升档案管理的质量，其与专业的图像处理软件搭配使用，能够进一步提升电子档案的清晰度与可读性；另一方面，开发专业软件。立足功能需求分析结果，结合人社档案管理要求，落实档案管理系统设计与开发的工作方案，在完成严格的功能、性能与安全测试之后上线运行，确保档案收集、整理、保管、利用和统计等模块能够满足人社档案管理工作的需要。此外，建立数据接口与搭建数据共享平台工作不可忽视，这是档案数据信息共享的关键保障环节，有助于为管理层决策和业务工作提供有力的数据支持。

某人社部门明确了信息化建设的细节。例如，根据档案数量、质量与价值，采用自主数字化或外包数字化的方式实现纸质档案的数字化。纸质档案数字化时，严格遵循国家和行业标准，明确图像扫描、图像处理、数据录入和数据校验等环节的落实要点。电子档案格式设置为PDF、XML或DOCX，并备份元数据，以确保电子档案的可检索性和可追溯性，极大地提高了人社档案管理的精细化程度。

4.重视管理队伍建设

人社档案管理人员是档案管理工作的主要承担者。因此，加强队伍建设至关重要。人社部门需要树立人才引进意识，即根据人才需求，通过公开招聘、校园招聘或人才市场招聘等多种渠道，有针对性地引进档案管理专业的高校毕业生或具有丰富经验的档案管理人才，为档案管理队伍注入新的活力。从管理人员专业能力和综合素养提升角度来看，定期开展内部培训工作是有效途径，如开设讲座，向管理人员介绍档案管理相关的理论和方法，明确档案分类、整理、编目、保管和利用等各环节的工作细节和要点。组织信息化技术培训，帮助管理人员掌握管理软件的使用、数据备份与恢复等技能，提高信息化技术使用的熟练度。开展专项业务培训时深入讲解不同类型档案管理的重点和难点，为其开展工作积累经验。

五、结语

人社档案记录了个人的成长轨迹，在维护个人权益、服务人力资源管理和保障社会公平正义方面扮演着至关重要的角色。在具体实践过程中，人社部门应着力增强档案管理意识，切实做好档案管理制度的完善、信息化建设工作，并定期对档案管理人员开展系统培训，以此确保档案收集、整理、保管和利用等环节均有章可循，有法可依，为人社事业的发展创造有利的条件。

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作者单位：宁阳县人力资源和社会保障局。