基于新形势下行政事业单位档案数字化管理工作研究

摘 要：信息化时代，行政事业单位档案数字化管理已成为提高办公效率、保障信息安全的重要手段。文章结合新形势下档案管理的需求和挑战，就行政事业单位档案数字化管理工作展开了深入研究，并提出了相应的优化策略和未来技术创新方向，以期实现自动化、智能化和高效化的档案管理新环境。

关键词：行政事业单位；档案管理；数字化管理；新形势

中图分类号：G271 文献标识码：A

行政事业单位档案是国家权力机关和公共服务机构必不可少的重要资产，涵盖了丰富的历史文化信息和管理决策依据。然而，传统的纸质档案管理方式存在信息获取困难、存储空间占用大以及易损毁等问题。在新形势下，数字化管理已成为行政事业单位档案管理的必然选择。本文旨在探讨在新形势背景下行政事业单位档案数字化管理的需求与挑战，并以此提出相应的改进策略及未来技术创新方向。

一、新形势下行政事业单位档案的需求与挑战

1.新形势下行政事业单位档案数字化管理的需求分析

由于行政事业单位档案包括行政管理、办公活动和政策决策等方面的内容，具有行政性质和公共利益的特点，在档案管理方面受到国家相关法律法规的严格监管，如《中华人民共和国档案法》《行政机关档案管理规定》等，并且由专门机构负责行政事业档案保管工作。因此，随着电子政务的大量普及，行政事业单位档案的数字化程度不断提高，档案数量逐年增加，已经建立了档案管理系统，实现了档案的分类、检索和借阅等功能，档案利用效果显著，有助于档案的查询、统计和分析。

当前新形势对行政事业单位档案数字化管理提出了更高的要求，包括信息安全保护、数字化管理水平提升、数字化转型推进、数据共享与协同、隐私保护和合规性管理等方面，基于此，本文深入分析了行政事业单位档案数字化管理需求，具体涵盖个性化服务与智能化管理需求、高效运转需求、可持续发展需求以及安全保障需求、数据共享需求等方面。

（1）个性化服务与智能化管理需求

随着数字化转型的推进，行政事业单位档案数字化管理已成为提高效率、保障信息安全的重要手段。在数字化管理过程中，行政事业单位需要实现个性化服务，满足不同用户的需求。同时，为了更高效地管理档案信息，智能化管理也成为数字化管理的发展方向。例如，采用人工智能技术可以实现档案信息的自动分类和索引，提高档案的查找效率和管理效率。

（2）高效性需求

数字化管理需要满足行政事业单位高效运转的需求，提高工作效率和办事效率。数字化管理可以极大地提高档案管理效率，减少人力资源和时间成本。例如，数字化管理可以实现在线提交、审批和查询档案信息，提高办事效率和工作效率。

（3）可持续性需求

数字化管理需要满足行政事业单位可持续发展的需求，降低数字化管理的能耗和碳排放，促进经济可持续发展。采用环保型数字化设备和节能型服务器，可以降低数字化管理的能耗和碳排放，促进经济可持续发展。

（4）安全性需求

数字化管理需要满足安全保障的需求，保障档案信息的安全性和隐私保护。行政事业单位需要加强隐私保护，建立完善的隐私保护制度和技术手段，确保档案信息的安全性和隐私保护。因此，需要完善用户权限管理机制，确保只有授权人员可以访问和修改档案信息，采用加密技术保护数据传输和存储安全，并建立灾备机制，防止档案信息丢失或损坏。

（5）数据共享需求

行政事业单位需要建立数据共享机制，促进各部门之间档案信息的共享，提高办公效率。数字化管理可以突破时空限制，实现档案信息共享和协同办公，但需要与其他系统实行良好的兼容，才能够与现有的办公自动化系统、人事管理系统等展开集成，实现信息的互通和共享，提高工作效率和管理效率。同时，需要建立数据共享机制，以避免数据孤岛和信息壁垒，实现信息资源整合和优化利用。

2.新形势下行政事业单位档案数字化管理面临的挑战

（1）数据安全挑战

随着信息化程度的提高，档案数字化管理面临着数据被泄露、黑客攻击等安全风险。因此，需要加强信息安全技术和管理措施，确保档案信息的安全性和完整性。同时，由于历史原因，数据格式兼容性不高，行政事业单位可能存在多种不同格式的档案数据，面临需要解决不同格式数据的兼容性难题，以此确保数据的有效整合和利用。由于行政事业单位档案数据涉及大量的个人和组织敏感信息，包括身份证号码、银行账号或合同等，在档案数字化管理中存在数据隐私被泄露的风险，为确保这些信息的隐私和保密性，行政事业单位应采取严格的权限管理、加密技术和访问控制措施，以防止未经授权的访问和使用。

（2）技术挑战

信息技术日新月异，档案数字化管理系统技术更新换代比较快，在数字化档案管理过程中，会涉及多个系统间的数据交换和共享问题。由于不同系统的数据格式、规范和接口不兼容，会导致跨系统数据整合、共享困难。数字化档案管理过程中也需要依赖庞大的数据库和服务器系统，系统性能和稳定性会影响档案数据归档、整理的质量水平。技术发展与档案管理步调不一致，会导致纸质档案数字化转换难，数据输入及图像识别准确性低。

（3）人员素质挑战

档案数字化管理需要专业化的人员进行运维和管理，行政事业单位应加强人员培训和管理，提高工作人员的数字化管理能力和水平。档案数字化管理需要运用各种信息技术和工具展开数据处理和系统管理等工作，工作人员需要具备一定的技术能力，包括计算机操作技能、信息安全意识、数据处理和分析能力等。并且，工作人员还应了解档案管理的专业知识和规范，熟悉档案管理的原理、方法和标准，了解档案数字化管理的要求和流程，以确保数字化管理在遵循规范的基础上开展。同时，也需要管理人员具备团队合作的意识和技巧，能够与他人有效沟通、协调资源、解决问题以及需要具备保密意识和高度的责任心，能够严格遵守相关的法律法规和保密规定，确保数字化管理的过程中不发生数据被泄露或滥用等情况。

（4）信息存储挑战

数字化档案管理需要将大量的数据存储在数据库或云端服务器中，为应对空间限制，数据的存储和传输过程的安全性存在一定风险。行政事业单位应加强对服务器和网络设备的安全配置，采用加密协议和安全通信通道来保护数据的传输过程。同时，也需要考虑档案信息的长期保存和可持续利用，建立有效的档案信息长期保存机制，防止信息丢失或损坏。为了应对数据丢失、损坏或被攻击的风险，行政事业单位应建立完善的数据备份和恢复机制，定期实行数据备份，并将备份数据存储在离线或异地备份中心，以确保数据的可靠性和可恢复性。

二、新形势下行政事业单位档案数字化管理的优化策略

面对新形势下的挑战，行政事业单位档案数字化管理需要制定适应性强、实用性高的优化策略。通过推动信息共享与协同、引入智能化技术、加强安全保障和人员培训体系等措施，可以实现数字化档案管理的高效、安全和合规。同时，持续推进技术创新是提高数字化档案管理水平的重要手段。

（1）完善数字化管理体系

建立健全数字化管理体系，明确数字化管理的目标、任务和流程，制定相关的管理制度和规范，以提高数字化管理的效率和质量。档案数字化管理制度要与实际操作规程相对应，统一管理标准和流程，确保档案数字化工作的顺利开展。根据实际需求和资源情况，选择合适的信息技术和数字化平台，包括文档管理系统、数据存储设备等，以支持档案数字化管理工作。数字化转换现有的纸质档案，采用扫描、OCR等技术手段将纸质档案转化为电子档案，并建立数字化档案库。

（2）健全信息安全管理体系

制定完善的信息安全策略和措施，包括网络安全、访问权限控制、数据备份与恢复等，以确保档案信息的安全性和可用性。首先，通过建立知识管理平台和协同办公系统，加强数据的保护和风险管理，优化数字化档案系统的稳定性、共享性、可靠性和安全性，防止数据被泄露和损坏；其次，提供必要的培训和技术支持，培养档案管理人员的数字化能力和意识，使其适应新技术和工作方式的变化，并且要求工作人员遵守相关法律法规和政策，如《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国数据安全法》等，确保数字化档案管理的合规性。

同时，还应制定严格的档案保密制度，加强档案的保密措施，对重要档案实行密级管理，限制查阅权限等；最后，建立持续的技术系统改进和创新管理机制，采用专业的档案管理软件或系统，对数字化管理系统展开定期维护和更新，加强系统的安全性和稳定性，不断优化数字化档案管理的流程和技术，关注行业最新发展和趋势，积极采用新技术和方法，提高数字化档案管理的水平和效果。

（3）制定数字化转型战略

制定数字化转型的规划和目标，明确数字化转型的步骤和优先级。建立项目组，确定数字化转型的时间表和实施计划，该战略应与行政事业单位的整体发展战略相一致，并应考虑技术趋势和行业变化。首先，评估现有的档案管理流程，优化数字化管理流程，选择适合行政事业单位档案数字化管理的系统软件或平台，确保系统具备良好的档案存储、检索和共享功能，以满足信息安全和权限管理的要求；其次，加强信息共享与协同，促进不同部门间的数字化档案数据共享和沟通。通过建立统一的数据标准和监督评估机制，定期对数字化管理的效果和运作情况展开评估和反馈，及时发现问题并改进，以确保数据的一致性和可互操作性。同时，积极引入人工智能、大数据分析和自然语言处理等新兴技术，提高数字化档案管理的效率和质量，如利用自然语言处理技术展开档案的快速检索和分析；最后，加强数字化管理的宣传与推广，提高档案管理人员和用户的数字化意识和接受度，通过数字化管理的成果和效果，提升数字化管理的信任度和认可度。

三、行政事业单位档案数字化管理的技术创新方向

1.引入人工智能技术

结合人工智能技术，如自然语言处理、机器学习和图像识别等，可以实现更智能化的档案管理。通过自动化的文本识别和分类，能够快速检索和分析大量的档案数据，提高工作效率和准确性。

2.应用区块链技术

区块链技术具有去中心化、不可篡改及可追溯等特点，可以增强档案的安全性和可信度。通过将档案信息记录在区块链上，可以确保档案数据不被篡改，并且能够追溯档案的整个生命周期。

3.引入云计算和大数据分析

利用云计算平台，行政事业单位可以将档案数字化管理系统部署在云端，实现对档案的跨地域、跨部门的共享和访问。同时，通过大数据分析技术，可以挖掘和分析档案数据的潜在价值，为决策提供支持和参考。

4.推行移动化管理技术

随着移动设备的普及和技术的进步，可以推动档案数字化管理向移动化发展，通过开发创新移动应用程序和增强在线协作功能，可以让工作人员在任何时间、任何地点都能够方便地查看和处理档案信息，工作人员之间协同工作，简化审批流程，提高了工作的灵活性和效率。

5.引入虚拟现实和增强现实技术

虚拟现实和增强现实技术可以为档案数字化管理带来新的交互方式和体验。通过虚拟现实技术，可以创建虚拟的档案展览和浏览环境，让用户更加直观地了解和利用档案资源；增强现实技术则可以将数字化的档案与实际环境相结合，提供更丰富的档案展示和查询方式。

6.强化用户体验

首先，优化用户体验设计，改善用户界面设计，使非技术人员也能轻松使用档案管理系统。其次，建立综合档案门户，打造一站式档案服务平台，整合各类档案资源，方便用户查找和使用。在用户办理事务过程中，使用先进的语音识别技术和自然语言处理技术来提高检索效率和准确性，并且需要强化安全措施，除了传统的登录认证和加密技术，还可以探索使用生物识别技术，如指纹识别、人脸识别增强安全性。最后，引入数字签名和电子证照技术，可以实现档案的电子化认证和在线共享。通过数字签名，可以确保档案的真实性和完整性，并提供法律效力。同时，电子证照的推广可以减少纸质证照的使用，提高办事效率和便利性。

四、结语

行政事业单位档案数字化管理是适应新形势的必然选择，基于新形势下行政事业单位档案数字化管理的研究，有助于提高行政事业单位档案管理水平，促进行政事业单位工作的高效开展。然而，在实施过程中需注意数据安全、技术壁垒、人员素质及信息存储等挑战因素，强化组织安全意识和提供技术支持。通过建立健全档案数字化管理标准和规范、加强档案安全保障以及提升档案管理人员素质等措施，可以有效解决当前行政事业单位档案数字化管理中存在的问题，推动行政事业单位档案数字化管理工作的健康发展。未来，档案数字化管理可以考虑应用人工智能、区块链、云计算、大数据分析、移动化管理、虚拟现实和增强现实技术，以及增强用户体验等技术创新方向，促使档案管理工作更加高效率、高质量和安全。

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作者单位：胶州市行政审批服务局