浅析提高人事档案管理公共服务效能的策略

摘 要：随着经济的快速发展和公共服务体系的不断完善，社会各界对人事档案管理公共服务能力的要求日益提升。尽管部分人事档案管理部门已采取多项改善措施，但当前服务效能仍显不足，难以满足广大民众日益增长的需求。文章基于人事档案公共服务的准确定位，深入剖析了当前档案公共服务现状及其存在的不足之处，针对这些不足，文章提出了相关策略，通过技术创新与管理优化，推动人事档案管理公共服务向更高效、更便捷和更安全的方向发展，以更好地满足社会需求，提升民众的满意度。

关键词：人事档案；档案管理；公共服务效能

中图分类号：G271 文献标识码：A

长期以来，我国对人才培养的战略地位给予了高度重视，积极构建多元化人才吸引与集聚机制，并紧密结合国内外发展态势与人才工作实际，发表了一系列重要论述，为人才事业发展指明了方向。人事档案管理机构应敏锐捕捉信息技术发展的契机，勇于革新传统管理模式与服务手段，拓宽服务路径，促进档案信息的互联互通与资源共享，确保每位档案持有人能够充分享有其档案信息的知情权与使用权，从而全方位提高人事档案管理服务的效能与水平。

一、人事档案管理公共服务的定位

人事档案管理公共服务在现代社会核心定位于全面服务流动人员群体，这一群体广泛涵盖了毕（结）业生、就业转失业者、外埠进京落户者、复退军人、农转非劳动力以及所有因特定需求需管理或利用个人档案的个人。这些档案作为个人成长与经历的全面记录，详尽地反映了个人的学历层次、政治立场、道德品质、学习工作经历、专业技能、工作业绩、法律遵守情况以及家庭背景和社会关系等关键信息，是个人职业规划与生活决策中的重要参考依据。人事档案管理公共服务的宗旨是通过持续优化档案管理流程与革新服务模式，为人才的自由流动搭建便捷的桥梁，进而促进人力资源的高效配置与合理流动。在当前国家发展战略的指引下，该服务积极响应政策号召，致力于提供高效和便捷的档案服务解决方案，以稳定就业市场、优化营商环境，为社会经济的持续发展贡献力量。为确保档案信息的真实性与完整性，人事档案管理公共服务全面完善档案内容，为流动人员的职业发展奠定坚实基础。该服务受到党委组织部门、档案主管部门、财政部门及人力资源和社会保障部门等多方监管与指导，通过政策制定、经费支持和业务监督等多元化手段，共同维护人事档案管理公共服务的规范性、有效性与权威性。

二、人事档案管理公共服务面临的困境

1.档案管理人员的综合素养不高

在人事档案管理公共服务实践中，人员综合素养偏低是因为多层面的认识不足与资源投入匮乏所致。部分单位对人事档案管理的核心价值缺乏深刻理解，未能将其视为推动组织发展与人才战略实施的关键，导致管理层面的轻视与忽视。这种态度上的偏差，阻碍了档案管理工作的深入实施，间接影响了档案管理队伍的构建与发展。由于管理层对人事档案管理的重要性认识不足，未能给予足够的资源与支持，包括专业人员的配置与培训等。有的单位人事档案管理工作由非专业人员甚至临时工承担，缺乏必要的专业知识、技能与经验，难以胜任复杂而细致的档案管理工作。这种人员配置的不合理，降低了档案管理工作的效率与质量，限制了档案管理人员专业素养的提升空间，形成了恶性循环。综合素养不高还体现在其服务意识与创新能力的欠缺上。由于缺乏系统的培训与学习机会，他们难以跟上时代发展的步伐，未能及时掌握先进的档案管理理念与技术手段。在提供公共服务时，会因能力不足而无法满足用户的多样化需求，影响了人事档案管理公共服务的整体效能与社会认可度。

2.档案管理缺乏规范化

规范化管理关乎档案资料的完整性、准确性和可追溯性，是衡量一个单位管理水平和服务质量的关键指标。一个健全且行之有效的档案管理制度，能够为档案管理人员提供清晰明确的操作指南，确保从档案的收集、整理、分类、编目、存储到检索、利用以及销毁等全生命周期中的每一个环节都能按照既定的规范执行，从而有效避免信息遗漏、错误分类或非法访问等风险，保障档案信息的安全性与价值最大化。现实中部分单位在档案管理制度建设方面存在明显短板。有的单位尚未构建一套全面覆盖、细致入微的档案管理制度体系，导致在实际操作中缺乏统一的标准和流程。有的单位虽已有相关制度，但往往过于笼统、缺乏可操作性或未能与时俱进，面对新出现的档案管理挑战显得力不从心。这种制度层面的滞后与不足，影响了档案管理工作的规范性和效率，阻碍了档案信息的共享与利用，限制了档案价值的充分发挥。推动档案管理规范化，需要不断完善和优化档案管理制度，确保制度的科学性、合理性和可操作性，为档案管理工作提供坚实的制度保障，确保档案管理工作在规范化、标准化的轨道上持续健康发展，为经济社会发展和人民群众提供更加优质、高效的档案服务。

3.封闭式档案管理

当前，我国人事档案管理模式深陷封闭式困境，极大地限制了档案利用人员应享有的服务范畴与权利保障。多数档案管理部门仍固守计划经济时代的陈旧框架，未能与时俱进地认识到档案主体——档案人所应享有的基本权利，如知情权与使用权，从而导致档案管理实践未能真正践行以人为本的理念。在这种封闭的管理模式下，无法自由查阅自己的档案内容，侵害了其合法权益。更有甚者，有的档案管理人员滥用职权，擅自篡改档案内容，违背了职业道德，严重侵害了档案人的隐私与利益。封闭式档案管理的弊端在于对个人权益的侵害，更在于它阻碍了档案管理服务的现代化进程与效能的提升。随着社会服务需求的日益增长，传统的封闭式管理模式已难以满足时代发展的需要，应打破封闭壁垒，推动人事档案管理向开放化、法治化和服务化转型，共同构建一个人人享有知情权、使用权，且权益得到充分保障的现代人事档案管理服务体系。

4.缺乏信息化管理

随着科技的迅猛发展和全球信息化浪潮的推动，各行业均通过数字化转型实现了工作流程的革新与效率的大幅提升。在人才选拔、任用、评价及历史记录保存等重要的人事档案管理领域，信息化建设却显得步履维艰，其滞后状态拖累了档案管理效率的提升，极大地影响了公共服务的质量与覆盖范围。传统的手工操作模式负担沉重，效率低下，易因人为因素导致信息错误与遗漏，威胁到档案信息的准确性与完整性。例如，档案归档时的笔误、分类时的混淆或者检索时的耗时查找等，都直接影响到档案信息的准确性和及时性，进而影响到人事决策的科学性和公正性。同时，这种模式难以满足现代社会对高效、即时服务的需求，限制了服务效率与质量的提升。信息孤岛现象与共享难题也阻碍了档案资源的有效流通与整合，限制了人事档案管理服务的社会化、开放化进程。因此，加速人事档案管理的信息化转型已成为破局的关键，通过引入先进技术与管理理念，构建智能化档案管理系统，实现档案信息的全面数字化、高效处理与安全利用。

三、提高人事档案管理公共服务效能的策略

1.提升档案管理人员的综合素养

在当前知识经济与数字化并进的背景下，档案管理不再是简单的资料归集与保存，而是转化为一项集专业性、技术性和服务性于一体的综合性工作。面对专业人才短缺的现状，单位应将档案管理人才队伍建设纳入组织发展的战略规划。在人才招聘环节，精准把握行业需求，利用现代网络平台的广阔资源，吸引具备扎实档案管理理论基础、丰富实践经验及良好信息素养的优秀人才。加强与同行业单位的交流合作，通过人才互访、项目合作等方式，实现资源共享、优势互补，共同推动档案管理水平的整体提升。

人才引进之后，应构建一套完善的培训体系，涵盖档案管理基础理论、信息技术应用等多个维度，确保档案管理人员能够紧跟时代步伐，不断更新知识结构，掌握最前沿的管理技术与方法。比如通过举办培训班、研讨会等形式，定期为档案管理人员提供学习交流的平台，促进经验分享与技能提升。鼓励档案管理人员参加行业认证考试，如档案专业职称评定、信息安全管理认证等，以认证促学习，以学习促提升。还可以组织多样化的交流活动，如档案管理经验分享会、创新实践案例展示等，为档案管理人员搭建展示自我、交流思想的舞台，激发他们的工作热情与创造力。营造尊重档案的良好氛围，引导员工在日常工作中给予档案管理更多的支持与配合，形成全员参与、共同推进档案管理的良好局面。从多个方面入手，全方位提升档案管理人员的专业素养与综合能力，为组织发展提供坚实的人才保障与智力支持。

2.完善档案信息管理程序

针对干部人事档案的独特性与敏感性，应量身设计信息化管理系统，提升人事档案管理公共服务效能。该系统集成了用户友好的交互界面，让操作变得直观便捷，融入数据安全技术，构建信息防护网，确保每一份档案都得到最高级别的保护。系统的可扩展性为未来功能的迭代升级预留了充足空间，能够灵活应对各种复杂多变的工作场景和需求。在构建干部人事档案数据库的过程中，采用结构化存储方式，对档案信息开展精细化分类与整理，使得信息检索变得迅速而准确。通过强大的查询引擎，用户可以轻松实现跨类别、跨时间段的综合查询，大幅提高信息获取的效率与精度。为保障数据安全，实施严格的访问控制策略，采用多因素认证技术，确保只有经过授权的人员才能访问系统。运用先进的加密技术加密处理电子档案，防止数据在传输与存储过程中被非法窃取或篡改。建立定期的安全审计与备份机制，对电子档案开展全方位的安全检查与数据恢复演练，确保在遭遇突发事件时能够迅速恢复数据，保障业务的连续性。紧密结合单位实际情况，制定科学、实用的管理制度，确保制度设计的合理性与可操作性。通过明确责任与约束机制，有效规范管理人员及领导者的行为，增强档案管理的公信力与权威性。随着信息技术的不断进步与移动互联网的普及应用，积极探索利用新技术手段实现干部人事档案的移动办公与远程访问。开发移动应用、优化网络架构等方式打破地域限制，提升档案管理的灵活性与便捷性。同时，引入智能化技术，如人工智能、大数据分析等，进一步提高档案管理的智能化水平，降低运营成本，推动档案管理迈向高科技智能化的新时代。

3.重视公共服务平台建设

在提高人事档案管理公共服务效能中，重视并强化公共服务平台的建设能够深化档案信息的价值挖掘，提升民众获取信息的便捷性与满意度，充分满足社会各界的多元化需求。构建综合性的档案信息服务与应用平台，利用数字化技术的优势，实现人事档案的全面数字化管理，降低传统纸质档案管理带来的高昂成本，提高工作效率。通过整合各类档案信息资源，打造一个集查询、浏览等功能于一体的档案信息服务网站，打破时空限制，让民众能够随时随地通过互联网访问所需信息。还应注重用户体验，设计直观友好的界面，简化操作流程，确保不同年龄层、不同技术水平的用户都能轻松上手。拓宽服务渠道，实现公共信息的透明化、公开化，积极探索多元化的服务模式，如开设在线咨询服务、建立某信公众号或小程序等，以更加灵活多样的方式向公众传递档案信息。在公开信息的过程中，要严格遵守相关法律法规，确保信息的真实性、准确性和完整性，同时尊重个人隐私，避免泄露敏感信息。通过引入先进的信息安全技术，如数据加密、访问控制和防火墙等，构建全方位的安全防护体系。档案权限管理作为保障档案安全性的重要环节，其实施必须严谨、细致。档案管理部门应根据管理人员的岗位性质、职责范围及安全需求，精心规划不同的权限层级，确保每位用户只能访问其职责范围内的档案信息。建立完善的权限复审机制，定期复查和调整权限设置，防止权限配置不当或滥用情况的发生。引入操作日志机制，详细记录每一次档案操作的时间、执行者及具体行为，为后续的责任追溯提供有力支持。

4.研发线上服务系统，逐步完善功能模块

在数字化转型的背景下，传统人事档案管理的手工模式已难以满足现代社会对高效、精准服务的需求，全面数字化转型成为提升服务效能与适应时代的关键。深度融合先进信息化技术，构建高效、安全和智能的线上服务系统，革新管理流程。在研发过程中，坚持“以用户为中心”的设计理念，通过不断迭代与优化，确保系统能够无缝对接用户的日常操作，降低学习成本，提高档案使用效率。注重系统的可扩展性设计，预留接口与空间，以便未来根据业务需求快速添加新功能或模块。融入高标准的安全架构设计，采用先进的加密技术保护数据传输与存储过程中的每一个环节。建立严格的访问控制机制，确保只有授权用户才能访问相关数据，还要定期进行安全审计与漏洞扫描，及时发现并修复潜在的安全隐患。建立完善的数据备份与恢复机制，确保在遭遇自然灾害、技术故障等意外情况时，数据能够迅速恢复，保障业务的连续性。构建干部人事档案数据库是基础，通过OCR识别、智能分类等技术实现档案全面数字化，确保数据准确无误。系统赋予强大的查询、统计与分析能力，支持多维度快速检索，提高了服务响应速度与质量。数据安全与隐私保护通过数据加密、访问控制和定期审计等措施，建立了严格的数据使用与共享规范，防止未授权的访问或信息被泄露。

四、结语

在新时代背景下，档案管理部门需跟随时代步伐，以强烈的责任感为动力，积极探索新兴技术，通过提升信息化应用水平显著增强档案管理效能。这一转变是对技术进步的回应，更是对档案管理使命的深刻认识与强化。面对时代的变迁，人事档案信息管理机构需不断创新管理模式与制度框架，全面提升其公共服务能力。

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作者单位：包头市人力资源服务中心

作者简介：陈燕（1976—），女，汉族，内蒙古包头人，本科，科员，研究方向：档案专业。