基于信息化技术的档案管理数字化实践策略探究

随着信息化技术的不断发展，数字化管理成为档案管理的重要模式。实行档案管理数字化，不仅可以提高档案管理效率，而且可以提高档案资源的利用效率，对于档案管理事业长远发展而言是极为有利的。因此，档案管理人员要加强对档案管理工作的重视，积极转变自身理念，加强信息化技术的应用，以推动档案管理数字化的不断发展。基于此，本文从档案管理数字化的特点和意义入手，基于档案管理数字化过程中存在的问题，探讨信息化技术背景下档案管理数字化的对策，以期为相关研究者提供参考。

一、档案管理数字化的特点

档案管理数字化与传统档案管理相比，具有以下显著特点。

（一）档案管理信息化

在档案管理数字化过程中，档案资料的存储、分类、搜集可以借助先进的信息化技术完成，进而使档案管理的规范性及效率得到切实提高。除此之外，档案管理数字化还能促进档案资源的实时共享、实时浏览、实时传输，而这对提高档案资源利用效率是极为有利的。

（二）档案管理虚拟化

在档案管理数字化过程中，通过网络互联及单位互借等先进技术手段，能够构建出一个庞大且便捷的虚拟档案资源库。这一资源库不仅打破了传统档案管理在时间和空间上的限制，还极大地促进了档案资源的高效利用及跨机构的共建共享。[1]

（三）档案管理智能化

在档案管理数字化背景下，档案管理人员可以借助先进的数字化技术，对档案资源实行智能化管理，进而使档案管理成效得以切实提高。除此之外，档案管理数字化还能为用户提供智能化的档案检索服务，进而可以有效降低档案的检索难度，切实提高档案检索效率，使用户获得更为优质的档案检索体验。

（四）档案管理安全化

受客观因素及管理条件限制，传统档案管理模式下，档案在使用、存储及搜集过程中极易受损或丢失，这对档案的使用价值构成了严重威胁。而实施档案数字化管理，可以在不影响档案资源正常利用的前提下，有效加强对档案原件的保护，避免其遭受损坏或丢失。此外，档案数字化管理还能借助电子加密技术，确保档案资源在存储和传输过程中的安全性，防止信息泄露。

二、信息化技术背景下档案管理数字化的意义

（一）提高工作效率

档案资源是档案管理工作得以开展的基础。在传统档案管理模式下，纸质档案资料数量庞大，无论是档案检索还是档案调取，均依赖人工操作，因此耗时较长。而在信息化技术背景下，实施档案资源的数字化管理，不仅能显著提升档案整理与收集的效率，还能为档案利用提供一个更为便捷的渠道，确保提供准确、及时的档案信息，从而有效提高档案管理工作的整体效率。

（二）降低管理成本

在以往的档案管理模式下，要想提高档案管理效率，就要加大对档案管理人员及档案管理设备的投入力度，而这势必会大幅提升档案管理成本。在信息化技术背景下实行档案数字化管理，可以很好地解决上述问题。档案管理数字化可以使档案资料朝无纸化方向转变，不仅可以缩减档案资料的存储空间，而且可以减少档案管理对物力和人力的需求，进而大幅降低档案管理成本。[2]

（三）保护档案原始资料

传统档案管理主要以纸质版档案管理为主，但是纸质版档案在收集、整理、存储、使用的过程中极易出现丢失或损坏的现象。一旦出现此类现象就会对档案资料的完整性造成严重影响。在信息化技术背景下实行档案数字化管理，可以将传统纸质档案转变成数字化档案。这不仅可以加强对档案原始资料的保护，防止档案丢失或损坏，而且可以实现档案的重复利用，切实提高档案的利用效率。

三、信息化技术背景下档案管理数字化过程中存在的问题

（一）安全防护不到位

虽然在信息化技术背景下对档案实行数字化管理，可以很好地弥补传统档案管理模式的缺陷，切实提高档案管理工作效率，但与此同时也存在诸多问题。例如，在档案管理数字化过程中如果安全防护措施不到位，会导致档案资料在传输、利用过程中遭受病毒攻击，进而出现档案资料丢失或泄露的现象，这势必使档案资源的安全风险加剧。除此之外，档案管理数字化对硬件及软件均有着较高的要求，在此情况下，如果软件更新不及时、硬件设备落后，也会导致档案资料在存储、传输、利用过程中出现问题。因此，在档案管理数字化过程中，亟须档案管理人员增强档案安全意识，采取行之有效的举措，切实降低档案安全风险。

（二）电子档案管理不规范

随着信息化技术的不断发展，档案机构每天都会生成海量的电子档案，而这些电子档案的收集与管理是当前档案管理数字化的重要工作内容。但是由于一些机构会采用不同的系统开展档案管理数字化工作，各个系统之间缺少兼容性，这在一定程度上给档案资源共享带来了挑战。同时，一些档案机构未对档案文件存储标准进行统一，导致生成的电子档案文件格式不统一，在不同的系统或设备上无法正常打开或显示，导致信息传递不畅。另外，一些机构在档案管理过程中只重视纸质档案管理，未将电子档案和纸质档案同步，对档案资源的准确性及完整性造成不利影响。[3]

四、信息化技术背景下档案管理数字化的优化对策

（一）加强档案安全防护

虽然相较于传统档案管理模式，档案数字化管理模式可以提高档案管理的效率，实现档案高效化、智能化管理，但是与此同时也增加了档案资源的安全风险。因此，在档案管理数字化过程中，档案管理人员除了要对档案管理方法加以创新，还要加强对档案资源的安全防护，特别是针对涉及个人隐私和重要信息的档案，更要强化保护措施。具体而言，一方面，要增强档案管理人员的安全意识，使档案管理人员充分认识到档案管理数字化过程中存在的安全问题，严格落实档案管理数字化的相关规定，切实做好档案管理数字化工作。另一方面，要构建档案安全体系，应用信息化技术保障档案信息安全。从软件方面看，档案管理部门要对档案资源进行合理分级，然后根据档案资源级别及类型设置访问权限、做好加密处理，以防人为因素对档案资料的安全造成不利影响。同时，档案管理部门还要定期安排技术人员对杀毒软件及时更新，防止病毒对档案管理系统造成破坏。从硬件方面看，档案管理部门要及时更新计算机、大型高速交换机、防火墙系统、高性能服务器、智能监控等安全设备，以降低电子档案安全风险。同时，要加大对硬件设备的维护力度，通过定期升级、定期检修、定期养护等方式，确保档案管理数字化的硬件设备始终处于高效运行状态。[4]

（二）加强硬件设施建设

加强硬件设备建设是推动档案管理数字化转型升级的基石。其一，档案管理部门首要任务是进行深入的需求调研与规划，明确当前档案管理的实际状况及未来发展的需求，并据此制订详尽的硬件设备引进方案。这包括对现有硬件设备性能的全面评估，以确定需升级或新增的设备种类与数量。其二，设立专项基金，确保资金充足，专款专用于购置和升级包括高性能计算机、扫描仪、服务器、存储设备等在内的硬件设备。鉴于档案数据的长期保存与安全需求，应优选稳定性强、故障率低、兼容性佳的设备。其三，网络设施建设同样至关重要，需确保档案馆内部网络高速稳定以及与外部网络的可靠互联，为档案的远程访问与共享奠定坚实基础。在硬件设施布局上，应综合考虑档案馆的空间布局，科学规划设备摆放，确保良好的散热条件与稳定的电力供应，防范设备过热及电源故障风险。同时，高度重视数据备份与恢复系统的构建，实施多级备份策略，有效防范数据丢失风险。在硬件设施建设过程中，应严格遵循国家相关标准及行业规范，确保设备间的兼容性与后续的维护升级便利性。其四，建立健全的硬件设施维护管理体系，实施定期的设备检查、维护与升级，保障硬件设备高效稳定运行。通过上述举措，档案管理部门的硬件设备建设将得到全面完善，能够为档案管理和服务提供坚实的技术支撑。

（三）规范电子档案格式

电子档案的收集和管理是档案管理数字化重要的工作内容。但是在以往的档案管理过程中，由于档案机构的不同部门或不同的档案机构生成的电子档案格式不统一，导致电子档案的整合与利用存在一定难度。因此，档案管理部门要正确认识到规范电子档案格式的重要性。

具体而言，一是要统一电子档案存储格式标准。应参照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）确定档案数字化副本的文件存储格式。对于不符合统一格式的电子档案，档案管理部门要一律退回，要求生成部门重新修改，以保证电子档案格式的规范性。二是档案管理部门要针对电子档案收集中存在的问题做好反思和总结，同时要依据电子档案管理现存问题对电子档案管理方法予以针对性改进，以保证电子档案生成的统一性和规范性。[5]

（四）打造复合型档案管理人才队伍

无论是信息化技术背景下的数字化档案管理还是传统档案管理模式，都需要档案管理人才的参与。档案管理人员只有具备较高的信息素养和专业素养，才能更好地满足档案管理数字化的需求。因此，档案管理部门要重视档案管理人才队伍建设，切实做好档案管理人才引进和培养工作。

1.引进人才

首先，档案管理部门在人员招聘环节必须严格把关。招聘过程中，应当对应聘者的工作经历、学历背景和专业技能提出具体而明确的要求。工作经历方面，优先考虑那些具有一定档案管理工作经验的人员，因为他们熟悉档案管理的流程和规范，能够迅速适应工作环境。在学历要求上，应倾向于招聘具有档案学、信息管理等相关专业背景的应聘者，这样可以保证他们具备扎实的理论基础。技能方面，除了基本的计算机操作能力外，应聘者还应拥有一定的数字化技术操作能力，如数据库管理、信息检索等。通过这些措施，能够从源头上确保档案管理人员的专业素质。

其次，可以与高等院校建立合作关系，实施“招才引智”战略。例如，山东省档案馆本着“合作共享、优势互补、实事求是、注重实效”的原则，与高校开展高层次档案专业人才培养合作。这种合作模式不仅为档案馆带来了新鲜血液，也为高校学生提供了实践平台。通过与高校的合作，档案管理部门引进了具有创新精神和专业知识的高素质人才，同时也为在校学生提供了实习机会，让他们在实际工作中锻炼能力、积累经验。这种校地合作模式实现了优势互补、资源共享和共同发展，为全省档案事业的高质量发展注入了新的活力。

2.加强培训

为了适应档案数字化管理的需求，档案管理部门应当重视并加强对现有人员的培训，提供必要的培训学习机会，确保档案管理人员能够熟练掌握档案数字化管理的各项技能，使档案管理人员熟练掌握各类数字化工具和软件的使用方法，包括对电子文档的处理、图像的转化、数据的备份与恢复等。通过定期的业务培训，使档案管理人员能够有效提升自身业务水平。同时，档案管理部门在开展培训时，应当结合实际工作需求，针对性地设计符合不同层次、不同岗位的培训内容。可以通过专家讲座、案例分析、实地考察、在线课程等多种形式，提高培训的互动性和实效性，通过培训和学习促使档案管理人员更新自身的理论知识，了解行业发展趋势。此外，档案管理部门还应建立培训效果评估机制，确保培训内容能够切实提升档案管理人员的工作能力。

五、结语

综上所述，随着信息化技术的快速发展，数字化管理成为档案管理的主要模式。实行档案管理数字化不仅可以降低档案管理成本，而且可以提高档案管理效率，确保档案得以高效利用。因此，档案管理部门必须加强对档案管理数字化的重视，基于工作中存在的问题，通过多种举措切实提高档案管理数字化的成效。

参考文献：

[1]杜伟.档案信息化管理与数字化技术的融合研究[J].黑龙江档案，2024（03）：145-147.

[2]牟丽娟.高校档案数字化转型：信息化管理的挑战与机遇[J].兰台内外，2024（07）：25-27.

[3]王茜茹.事业单位数字化档案管理的现状与对策[J].城建档案，2021（03）：33-34.

[4]杨延萍.数字化档案管理中信息通信技术的应用[J].明日风尚，2018（13）：306.

[5]卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务，2017（08）：167.

（作者简介：刘婕，女，本科，开封市妇幼保健院，馆员，研究方向：档案信息化管理）

（责任编辑 张云逸）