大数据环境下档案管理创新与服务模式研究

一、引言

当前大数据已成为推动社会进步与发展的重要力量。随着信息技术的飞速发展和互联网应用的广泛深入，各行各业产生的数据量呈几何级数增长，档案管理领域也不例外。而传统档案管理与服务模式，在面对海量、多样、高速产生的数据信息时，显得力不从心，迫切需要进行创新与变革。因此，基于大数据环境对档案管理与服务模式进行深入探讨具有重要意义。

二、大数据环境下档案管理与服务中存在的问题

（一）档案管理体系不完善

在大数据环境下，传统的纸质档案管理体系已无法适应新时代档案管理的需求。档案信息化管理需要革新传统的档案管理体系，然而目前多数档案机构的管理体系尚不完善。

一是缺乏专门管理部门或领导小组，导致管理混乱。大数据时代，档案管理需要专业指导与统一规划，而一些机构未设立专门负责档案管理的部门或领导小组，致使档案管理职责不明，工作协调难度大，使档案管理难以适应大数据环境的要求，导致档案管理信息化进程受阻。二是档案分类科学性不足。在部分档案分类时，仍按照单一的时间、内容或主题进行分类，而这种分类方式无法满足大数据环境下档案管理与服务的要求。

（二）档案信息安全防护不足

随着档案管理数字化进程的加快，信息安全问题日益凸显。网络攻击、数据泄露等风险增加，如何保障档案信息的保密性、完整性和可用性，如何平衡个人隐私保护与档案资源的开发利用，成为档案管理面临的挑战。

首先，档案安全体系不完善，影响着档案信息的安全。档案数字化管理系统需定期维护、升级，以确保系统运行稳定。然而当前一些机构的档案安全体系，关于系统维护、数据备份、故障恢复等方面的规定往往不够详尽，甚至缺失，[1]这导致在实际操作中，系统维护不及时，数据备份不充分，故障恢复能力差，已经威胁到档案数据的完整性。其次，在大数据环境下，档案信息的共享属性增加了信息安全的风险。开放档案信息资源，用户可以通过互联网获取所需档案信息，但也给不法分子远程侵入并谋取利益提供了机会，导致档案管理工作面临计算机病毒和网络黑客攻击的风险。同时，部分档案管理人员在信息化管理中应对档案风险的手段比较单一，大都通过设置密码或进行物理性的断网阻拦，这些手段治标不治本。[2]很多档案管理人员并不具备深层次的数字技术水平，难以利用先进的科学技术保障档案信息安全。另外，工作人员操作失误、设备及网络故障等也会增加档案安全风险。

（三）信息化水平不足

大数据环境下，现代化技术应用不足成为阻碍档案管理与服务升级的瓶颈。传统档案管理模式以人工管理为主，工作时间长且效率低下，不仅会消耗大量的人力、物力，还可能出现一些人为性的错误。而大数据时代对档案资料的处理速度和精确度提出了更高的要求，档案管理必须实现从人工管理向科技化、电子化管理转型升级，朝着更智能、更高效的方向发展。然而当前许多机构档案管理信息化水平有限，缺乏先进的数据处理技术和必要的软件系统。比如缺乏具有快速处理、智能分析能力的数据处理算法，难以应对大数据环境下海量档案数据的处理需求；数据存储、处理、检索和分析能力也较弱，难以支持多种数据格式的导入导出，实现档案全生命周期管理；现有系统的可扩展性和兼容性也较差，难以与其他信息系统对接，实现数据的共享与协同工作。

（四）档案管理人才短缺

在大数据时代，档案管理工作对人才的需求日益增长，传统的人工操作已难以满足现代档案管理的需求，因此，迫切需要更多融合档案学专业知识、信息技术技能及法律素养的复合型人才。但从实际情况看，这种人才较为稀缺。第一，部分从事档案管理工作的人员为兼职，需要处理的事务庞杂，没有足够的时间和精力去整理大量的档案资料，造成部分档案资料无法及时归档，甚至导致档案丢失。第二，大数据背景下的档案管理工作以现代信息技术为依托，但是现阶段仍有许多档案管理人员，其专业能力难以满足实际工作需求，对信息技术手段的应用存在一定的困难。第三，从事档案管理工作的人员还普遍存在年龄较大、学历不高、专业知识落后等问题。第四，档案管理信息化需要专业的人才进行实际操作，即需要积极培养理论基础扎实、实践经验丰富、信息素养较高的高素质档案管理人才，提高档案管理队伍的整体水平，推动档案管理专业化发展。然而当前许多机构对人才培养方面不够重视，导致人才短缺问题日益凸显。

三、大数据环境下档案管理与服务创新的具体措施

在大数据环境下，为应对上述提及的档案信息化管理体系不完善、档案信息安全防护不足、档案数据处理技术水平落后以及档案管理人才短缺等问题，必须采取切实可行的创新措施，提升档案管理与服务的效率与质量，实现档案资源的最大化利用。

（一）完善档案信息化管理体系

鉴于档案管理的专业性与复杂性，在实践中，第一，要构建专门的管理部门或领导小组，以强化档案信息化管理，明确其职责与权限，负责档案信息化管理的整体规划、实施、监督与评估。通过这样的专业指导与统一协调，可以确保档案管理各环节顺畅进行，加速档案管理的信息化进程，使档案管理更好地适应大数据环境的要求。第二，构建科学合理的档案分类体系。档案分类应摒弃传统的单一维度，转而采用多维度、多层次的分类方法。结合档案的内容、形式、来源、时间等多个属性，构建科学合理的档案分类体系。同时，要利用大数据技术实现档案分类的自动化与智能化，提高分类的准确性与效率。第三，还应定期对档案分类体系进行评估与调整，充分适应档案内容的变化与档案管理需求的发展。第四，规范日常管理维护流程。使档案管理流程与规范更加详细，明确档案在收集、整理、保管、利用等各个环节的责任人与具体操作步骤。[3]在实践中，可以利用信息化手段对档案管理流程进行监控与记录，确保流程的规范执行。同时，要建立档案管理日志，记录档案管理的日常活动与异常情况，为档案管理的持续改进提供依据。

（二）加强档案信息安全防护

在加强档案信息安全防护方面，第一，要增强档案管理人员的信息安全意识。定期组织档案管理人员参加信息安全培训，增强和提升其信息安全意识与防范能力。培训内容应涵盖信息安全的基本概念，常见的网络攻击手段与防范措施等。通过培训，使档案管理人员能够充分认识到信息安全的重要性，并在日常工作中自觉遵守信息安全规定。第二，积极运用先进的安全技术。档案管理机构要采用加密技术、访问控制技术、防火墙技术等先进的安全技术，对档案信息进行全方位保护。其中，加密技术可以确保档案信息在传输与存储过程中的保密性；访问控制技术可以限制对档案信息的访问权限，防止未经授权的访问；防火墙技术可以阻挡来自外部的网络攻击。同时，还应定期对安全技术进行更新与升级，以应对不断出现的新的安全威胁。第三，要制订信息安全应急响应预案，明确在发生信息安全事件时的应对措施与流程。比如，建立信息安全监测与预警系统，及时发现并处置潜在的安全威胁。同时要加强与相关部门的沟通与协作，形成信息安全防护合力。通过建立信息安全应急响应机制，可以确保在发生信息安全事件时能够迅速、有效进行处置，最大限度地减少损失。第四，要强化档案管理人员的安全操作规范，即通过详细的安全操作规范，明确档案管理人员在档案管理过程中应遵循的安全操作步骤与注意事项，加强对档案管理人员的安全操作培训，确保其能够熟练掌握并严格遵守安全操作规范。同时，要定期对档案管理人员的安全操作进行检查与评估，及时发现并纠正违规操作行为。

（三）提升档案管理信息化水平

提升档案管理信息化水平是档案管理与服务模式创新的重要措施。第一，要积极引入大数据处理、云计算、人工智能等先进的技术手段，提升档案数据的处理能力，从而实现利用大数据处理技术对海量档案数据进行快速处理与分析；利用云计算技术实现档案数据的云端存储与共享；利用人工智能技术实现档案数据的智能分类、智能检索与智能推荐。这些技术能够有效提高档案数据处理的效率与准确性。第二，要构建集档案收集、整理、保管、利用于一体的智能档案管理系统。该系统应具备强大的数据存储能力、高效的数据处理能力、便捷的数据检索功能以及完善的数据安全保护机制。同时，该系统还应支持多种数据格式的导入导出，实现档案全生命周期管理以及实现档案管理的自动化、智能化与高效化。第三，应建立档案数据质量控制体系，对档案数据的收集、整理、录入等各个环节进行严格的质量控制。比如可以利用数据清洗、数据校验等技术手段对档案数据进行清洗与校验，确保数据的准确性、完整性与一致性。同时要加强对档案数据的质量评估与监控，及时发现并处理数据质量问题，提高档案数据的可用性与价值。第四，加强与其他信息系统之间的对接与整合，实现档案数据的共享与协同工作。在实践中可以通过数据接口互通、数据交换平台等方式与其他信息系统进行数据传输与共享，或是利用协同工作平台实现档案管理人员之间的在线协作与沟通，从而提高档案管理的协同效率与信息共享水平。

（四）加强档案管理人才培养

在大数据环境下，必须加强档案管理人员培养，保障档案管理人才能够充分适应大数据环境。第一，档案管理机构应根据档案管理的实际需求优化人才结构，引进具备信息技术、数据分析、法律知识等复合型能力的档案管理人才。比如，可以通过校园招聘、社会招聘等渠道吸引优秀人才加入档案管理队伍。通过优化人才结构，可以为档案管理的创新发展提供有力的人才保障。第二，要加强对现有档案管理人员的培训，提高其综合素质与业务能力，为档案管理人员提供系统的培训与丰富的学习机会。[4]在此过程中，要制订详细的培训计划与课程安排，涵盖档案管理的基础知识、信息技术应用、数据分析方法、法律法规等多个方面，同时要鼓励档案管理人员参加学术研讨会、行业交流会等活动，使其拓宽视野、了解行业动态，不断提升档案管理人员的专业能力与业务水平。[5]第三，强化实践锻炼，积累管理经验。机构要为档案管理人员提供丰富的实践机会，使其在实际工作中不断积累经验、提升能力。比如可以安排档案管理人员参与重大档案管理项目，让其在实践中学习、在实践中成长，同时，可以鼓励档案管理人员进行档案管理创新实践，探索新的管理方法与技术手段。这些举措可以帮助档案管理人员积累丰富的实践经验，不断提高工作创新能力。第四，建立激励机制，激发工作热情。要设立档案管理创新奖项，对在档案管理创新方面取得突出成果的个人或团队给予表彰与奖励。同时，可以将档案管理成果与绩效考核、职务晋升等挂钩，激励档案管理人员积极投身于档案管理事业，从而营造积极向上的工作氛围，推动档案管理的持续创新和发展。[6]

四、结语

综上所述，在大数据的浪潮中，档案管理与服务模式的转型升级已成为不可逆转的趋势。本文通过研究，揭示了大数据环境下档案管理存在的问题，同时提出了相应措施，希望能够为档案管理的创新发展提供一定帮助。展望未来，大数据环境下的档案管理将更加注重技术创新与管理理念的深度融合，不断探索更加高效、智能、安全的管理和服务模式。随着技术的不断进步和管理的日益完善，档案管理将成为推动社会进步和文化传承的重要力量。

参考文献：

[1]李晓丽.新时代事业单位档案管理创新与服务模式改革探讨[J].兰台内外，2024（18）：47-49.

[2]狄强军.大数据视角下档案管理创新研究[J].兰台内外，2023（21）：32-33+36.

[3]王影.大数据背景下档案管理有效性的提高策略[J].参花（下），2022（12）：41-43.

[4]温明明.大数据时代高校档案管理工作与服务模式的创新探索[J].兰台内外，2022（12）：57-59.

[5]郑玮.大数据背景下如何有效创新档案管理模式和提升服务能力[J].办公室业务，2020（19）：92-93.

[6]田晓光.大数据背景下事业单位档案管理创新策略探讨[J].黑龙江档案，2022（06）：227-229.

（作者简介：王剑，女，本科，内蒙古自治区兴安盟应急管理局，中级，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）