大数据时代文书档案信息化管理与智慧化服务模式研究

在大数据时代，文书档案管理的对象从传统的纸质档案向电子档案转型。随着电子档案规模的持续扩大，传统的文书档案管理模式已难以适应海量数据存储和管理开发的现实需求。一方面，不同地区和单位在文书档案信息化、智能化方面存在资源、人才和数字化水平方面的差异，同时，数字化档案管理本身也面临着网络安全风险和内部数据泄露的隐患。另一方面，公众对文书档案的需求日益多样化和个性化。因此，有必要对文书档案信息化管理及智慧化服务的现状进行深入系统的分析，以充分了解在技术应用和服务创新方面存在何种不足。基于此，必须明确文书档案信息化管理与智慧化服务模式创新的关键，通过需求分析、技术支持、服务模式设计，实现大数据技术与信息化管理、智慧化服务深度融合。

一、大数据时代文书档案管理与服务存在的问题

大数据时代，信息技术不断创新发展，文书档案信息化管理和智慧化服务已经成为必然趋势，然而在实践过程中还存在一些亟待解决的问题。

（一）文书档案信息化管理存在的问题

首先，文书档案信息化建设存在滞后现象。在不同地区和单位之间，文书档案信息化进程表现出显著差异。一些单位已建立了完善的信息化管理系统，实现了文书档案的数字化收集、存储、检索和利用。[1]然而，文书档案信息化建设需要充分的资金支持，包括硬件设备的采购、软件系统的开发以及人员的培训等。部分单位受限于技术与人才等因素，其信息化建设进程缓慢，缺少平台和系统支持，这在一定程度上阻碍了文书档案信息化的发展。其次，文书档案管理效率亟待提升。在大数据背景下，文书档案数据量日益庞大，而一些单位仍采用传统的管理模式。由于缺乏先进的数据管理工具和方法，文书档案在整理、分类和归档过程中遇到瓶颈。最后，文书档案面临信息安全危险。在大数据时代，文书档案的存储和传输主要依赖于网络，这使文书档案容易受到黑客攻击和病毒感染的威胁。同时，文书档案中包含大量敏感信息，如个人隐私和商业机密等，若保密工作不到位，极易导致信息泄露，带来无法挽回的损失。

（二）文书档案智慧化服务存在的问题

首先，服务内容单一，服务形式缺乏创新。在服务内容方面，目前部分单位在文书档案信息化建设方面存在滞后现象，导致智慧化服务手段极为有限，服务内容相对单一，难以充分满足公众在知识挖掘、数据分析、决策支持等方面的需求。在服务形式方面，传统的档案服务形式主要集中在线下，而当前公众更倾向于线上服务，通过网络平台或智能终端进行档案自助查询、电子档案下载等，但目前许多单位的档案尚未实现网络化，难以满足公众的线上服务需求。其次，对公众个性化需求的响应不足，缺少反馈机制。在大数据背景下，不同公众对文书档案的需求存在明显差异，但目前文书档案服务主体对不同群体的服务需求关注度不够，同时缺少必要的反馈机制，难以对公众的意见或建议进行全面收集，导致文书档案服务内容与公众需求存在偏差。最后，技术运用不充分，技术更新滞后。在文书档案智慧化服务过程中，大数据和人工智能技术虽已得到一定应用，但应用深度和广度不足。例如，在文书档案检索过程中，虽已运用智能检索工具，但在检索准确率和检索效率方面仍有待提升。在数据分析方面，虽已进行了一些统计工作，但在深度挖掘和知识关联方面还存在不足。加之资金投入的限制，部分单位的技术更新速度缓慢，这使文书档案智慧化服务难以跟上时代的步伐，影响了文书档案智慧化服务的质量。[2]

二、大数据时代文书档案智慧化服务模式构建

大数据时代，推进文书档案智慧化服务模式创新已经成为必然选择，在推进文书档案智慧化服务模式创新的过程中，首先要对智慧化服务对象的需求进行分析，并以此作为智慧化服务模式创新的重要依据。在此基础上主动引进大数据、云计算、人工智能等技术，提升人工档案智慧化服务水平，丰富文书档案服务内容，提升文书档案服务质量和效率，更好地满足公众对档案服务便捷、高效、优质的诉求。

（一）智慧化服务需求分析

当前，公众对文书档案服务的需求呈现出多样化和个性化的特征。从多样化的角度看，公众群体的多样性决定了需求内容的多样性。例如，学术研究者相对更关注文书档案中的历史文化资料部分，企业管理人员则较关注市场动态和竞争对手信息。同时，公众需求形式也发生了变化，从传统的纸质内容逐渐转向数字化内容的需求，更倾向于通过便捷的方式获取数字化的文书档案内容，并对服务过程的交互性和可视化提出了更高的要求。从个性化需求的角度看，每个公众的需求都具有其独特性，智慧化服务应根据用户的研究方向、工作需求和个人兴趣，提供更加个性化和针对性的服务内容。这就需要利用大数据、云计算等技术，对用户的行为数据、查询历史和反馈内容进行综合分析，绘制用户画像，以更精确地判断用户需求，并为后续服务供给提供依据。同时，还要对用户需求变化进行动态监测。随着时间和环境的变化，公众需求呈现出动态化的特点，这就要求文书档案管理部门建立动态需求反馈机制，确保服务内容与用户需求同步。

（二）智慧化服务技术支撑

在大数据时代，构建文书档案智慧化服务模式需依托大数据、云计算、人工智能、区块链等先进技术。首先，大数据技术与智慧化服务深度融合。一方面，大数据存储技术能有效应对文书档案信息量庞大的存储挑战，通过分布式系统和数据库实现档案数据的分布式存储，这不仅提升了文书档案的存储效率，也确保了存储的安全性。另一方面，大数据分析技术使文书档案管理人员能够从庞大的档案信息中提取有价值的数据，利用机器学习和数据挖掘技术深入分析文书档案数据，实现与用户需求的精准对接，进而提高智慧化服务的质量。其次，人工智能技术与智慧化服务深度融合。在文书档案智慧化服务过程中，自然语言处理技术可用于自动分类、标注和检索。智能机器人技术亦可为用户提供基础的在线咨询与服务，解答疑问，提高服务满意度。[3]再次，云计算技术与智慧服务深度融合。云计算平台可以实现海量文书档案信息的存储，并为用户随时随地提供档案信息访问服务，无需担忧本地设备的存储与计算限制。云计算平台还能够实现资源的动态分配与管理，进一步提高文书档案信息资源的利用效率，有效降低管理与服务的成本。最后，区块链技术与智慧服务深度融合。区块链技术的去中心化、不可篡改和可追溯特性，能够有效防止档案信息被篡改和伪造，其分布式存储和管理机制也有助于确保文书档案信息的安全。

（三）智慧化服务模式设计

智慧化服务模式的设计应以服务理念为指导，构建文书档案智慧化服务体系架构，并对服务方式和档案管理模式进行优化与创新。首先，必须转变服务理念。传统文书档案服务多聚焦于档案的保存与管理，而对服务本身的关注度不足。与此相反，文书档案智慧化服务模式则以用户为核心，更加注重用户需求与体验。因此，档案管理部门需转变传统管理思维，积极主动探究用户需求，并提供个性化、定制化的服务，提高用户满意度。其次，服务内容需拓展。在智慧化服务模式下，文书档案服务应坚持开放共享的原则，除提供基础档案服务外，还应为用户提供增值服务。例如，根据用户需求提供数据分析服务，以减少用户的检索与分析时间；或提供档案知识管理服务，帮助用户构建更为科学合理的档案知识体系。在拓展服务内容的同时，还应设计科学合理的文书档案智慧化服务体系架构，该架构应涵盖数据层、技术层、应用层和用户层。数据层主要负责文书档案数据的收集、存储与管理；技术层则提供大数据、云计算、人工智能等技术支持；应用层实现文书档案数据管理、检索、分析、提取、推荐等功能；用户层则致力于为用户提供高效、便捷、高质量的档案服务。最后，在服务方式和服务管理上需要进行创新。在智慧化服务模式的背景下，文书档案服务亦需与时俱进。一方面，应利用移动智能终端、互联网为用户提供在线服务，使用户能够随时随地访问文书档案信息，使文书档案智慧化服务突破时间与空间的限制；另一方面，为确保智慧化服务的顺利实施，必须建立完善的服务质量监督体系，对服务全过程进行监督，确保服务质量。

三、文书档案信息化管理与智慧化服务的实施策略

文书档案信息化管理与智慧化服务需要将基础设施建设作为保障，通过硬件设备升级和软件系统优化，更好地满足大数据时代文书档案工作需求。同时还要提升档案管理人员素质，使其更好地适应大数据时代的文书档案管理工作。此外，还要建立健全的管理与服务机制，确保文书档案管理与服务工作规范化、高效化、智慧化、系统化。

（一）加强基础设施建设

文书档案信息化管理与智慧化服务的实现依赖于一定的资金支持，用以完善软硬件基础设施建设。

首先，要及时升级硬件设施。随着文书档案数据量的持续增长及服务需求的日益多元化，陈旧的硬件设备已难以满足高效处理、快速响应和安全存储的档案工作需求。因此，一方面，应对存储设备进行更新换代，选择扩展性更强、稳定性更好的大型存储系统，以满足文书档案数据的存储需求；另一方面，要提升服务器的处理能力和响应速度，确保其在档案查询、数据分析、数据整合等关键环节的高效运行。[4]其次，引进先进的软件系统。由于不同档案管理软件在功能和性能上存在显著差异，档案管理部门在软件升级方面必须坚持实事求是的原则，根据实际需求选择合适的档案管理软件。同时，建立统一的智慧化管理平台，实现档案数据的集中存储，进一步优化软件检索算法，提高检索查询的效率。此外，还需提升软件系统的兼容性，实现与其他业务系统的无缝对接，促进文书档案数据信息的共享共用。值得注意的是，加强软件系统的安全防护措施，防止数据泄露或遭受外部恶意攻击也至关重要。可通过采用加密技术和访问控制等手段，确保文书档案信息安全。

（二）提升档案管理人员素质

档案管理人员作为文书档案信息化管理与智慧化服务的执行者，其专业素养与能力直接关系到文书档案管理和服务的质量。为此，要加强对档案管理人员的教育培训。

首先，强化技术培训。鉴于信息技术的持续进步，档案管理人员必须对大数据、云计算、人工智能等前沿技术进行充分的了解，并能在日常工作中熟练运用。因此，应定期组织专业技能培训，邀请行业专家及高校教授对档案管理人员进行指导，使其掌握最新的技术工具和应用技巧。同时，通过案例分析和实操练习，进一步增强其技术应用能力。其次，培养档案管理人员的数据思维和创新意识。在大数据时代，数据已成为关键资产，档案管理人员应具备从大量文书档案中提取有价值数据信息的能力。因此，应鼓励档案管理人员在文书档案信息化管理与智慧化服务方面创新思维，探索新的工作模式。

（三）建立健全的管理与服务机制

为确保智慧化服务顺利实施，必须建立完善的管理与服务机制。

首先，应从文书档案管理与服务实际出发，制定统一的档案数据标准、管理流程标准及服务质量标准，确保档案服务各环节紧密衔接，进而提升文书档案管理、利用、存储和服务的规范化水平。同时，要构建档案数据质量评估机制，定期对档案数据进行评估，并对发现的数据质量问题及时进行处理。

其次，应完善质量评估与监督机制，从智慧化服务角度出发，建立服务质量评估指标体系，从服务质量、服务效能、用户满意度等多个维度对智慧化档案服务进行综合评估。通过收集用户反馈，及时掌握用户的意见和建议，从而对智慧化服务进行持续的优化与完善。此外，建立监督机制，通过内部监督与外部监督相结合的方式，确保档案管理和服务工作符合相关规定。

最后，应重视部门间的协同合作，鉴于文书档案管理与服务涉及多个部门，需要各部门之间密切协作。为此，应建立部门协作机制，明确各部门在文书档案信息化管理与智慧化服务中的具体责任分工，加强沟通互动，并定期举行协调会议，解决管理与服务过程中的具体问题，形成多元主体的合力。

四、结语

大数据时代，文书档案信息化管理与智慧化服务模式创新对推动档案事业高质量发展具有重要的现实意义。新时期要充分认识到文书档案信息数据的价值和作用，转变传统的工作理念，实现大数据、云计算、人工智能技术与文书档案信息化管理和智慧化服务的深度融合，提升文书档案管理效率和服务质量，更好地满足用户多元化的诉求。

参考文献：

[1]贾菡宁.大数据时代文书档案管理及信息化应用分析[J].兰台内外，2024（28）：7-9.

[2]马倩.浅析大数据视角下文书档案管理创新路径[J].陕西档案，2024（04）：39+38.

[3]王文娜.大数据时代档案管理信息化研究[J].参花，2024（01）：137-139.

[4]潘光兰.大数据时代文书档案一体化管理研究[J].黑龙江档案，2024（02）：216-218.

（作者简介：张晓晨，男，本科，中共洛阳市委党校，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 张云逸）