标准化视域下文书档案数字化管理流程优化策略

在数字时代，各行各业数字化转型不断加速，文书档案管理也不例外，正从传统的纸质档案管理向数字化管理转型。一方面，传统文书档案以纸质为载体，其在收集、整理、存储、利用过程中，无法满足现代社会对档案信息的多元化诉求，档案信息难以共享；另一方面，文书档案作为重要的信息资源，在文化传播、历史研究、社会服务等方面发挥着重要作用，对推动文书档案数字化转型具有重要的现实意义，能够实现对文书档案信息资源的合理开发和高效利用。因此，在这一背景下，有必要以标准化视域为出发点，对文书档案数字化管理流程优化相关问题进行探讨，建立更为科学规范的管理体系，提升文书档案数字化管理的整体质量。

一、标准化对文书档案数字化管理的重要意义

文书档案数字化管理是一项系统工程，在管理过程中需对各个流程进行优化和完善，形成标准化流程。文书档案标准化内涵包括对文书档案的形成、收集、整理、保管和利用等各个环节制订统一规范，需要满足格式统一、内容准确完整、分类科学合理等要求，以提高文书档案管理的效率和质量，确保档案的真实性、可靠性和可用性。

（一）保障文书档案信息准确

标准化有助于保障文书档案信息的准确性。文书档案作为重要的历史记录，要想发挥其特殊价值，就必须确保文书档案的准确性和真实性。标准化建设有助于提升文书档案信息的质量。例如，在数据录入方面，制订统一标准，能够减少数据信息录入的人为因素干扰，确保每一份文书档案信息都能按照相关标准和规范录入系统。制订元数据标准，则能够为文书档案信息快速检索提供有力支持，使档案之间具有可比性和互操作性。完善质量控制标准，能够更快地发现文书档案信息在开发、利用、共享过程中的错误，使文书档案信息更加准确可靠。

（二）提升文书档案管理效率

标准化有助于提升文书档案数字化管理的整体效率。当前，公众对文书档案信息的需求越来越多样，而标准化建设可以明确文书档案数字化管理各个环节的具体职责和岗位要求，在文书档案管理过程中按照相关标准进行操作，既能够使文书档案管理工作井井有条，又能够避免重复劳动。统一的技术标准能够确保文书档案信息在不同设备、不同软件之间相互兼容。借助自动化管理，可以在标准化的基础之上实现对文书档案信息的自动收集、分类、存储、检索，使文书档案数字化管理工作变得更为便捷，也有助于提升文书档案的利用效率。

（三）共享文书档案信息资源

标准化建设有助于实现文书档案信息资源的合理共享。当前，随着信息技术不断发展，文书档案数字化管理的意义日益凸显。文书档案数字化管理平台，能够实现不同部门、单位之间文书档案资源的互联互通和共享利用，打破信息壁垒。统一的格式标准是实现文书档案信息资源相互兼容、合理共享的重要前提。在共享平台上，通过明确的合作机制和文书档案共享标准，能够更加明确不同单位、部门之间在共享过程中的责任分工，为文书档案信息资源共享利用创造条件。随着文书档案资源在更大范围内实现共享，将更有利于合理开发文书档案信息资源，从而更好地服务于社会发展及公众需求，实现文书档案信息资源的多元化利用。

二、标准化视域下文书档案数字化管理流程中存在的问题

随着数字信息技术与文书档案管理流程的深度融合，文书档案管理质量得到了显著提升。然而，在取得一定成效的同时，部分档案管理部门在文书档案实际操作过程中还存在一些亟待解决的问题。

（一）文书档案数字化管理标准不统一

标准统一是文书档案数字化管理流程优化的重要前提。然而，部分档案管理部门在文书档案数字化管理过程中仍存在标准不统一的问题。其一，格式标准不统一。不同单位和部门在文书档案数字化建设过程中采用的文件格式存在差异，如PDF、JPEG、TIFF等。这就导致文书档案信息在不同系统之间容易出现不兼容的问题，需要进行格式转换，否则无法直接读取或利用档案信息，这不仅浪费时间和精力，还容易导致文书档案信息损毁或丢失。其二，编码标准不统一。在文书档案数字化过程中，要对档案信息进行编码以便对其进行管理。然而不同档案管理部门在编码标准上并不一致，在文书档案信息整合过程中，容易出现编码混乱的问题，影响文书档案信息的整合。其三，元数据标准不一致。在文书档案数字化管理过程中，元数据是描述档案内容、结构和背景信息的最基本数据。然而，不同档案管理部门对于元数据的定义、格式和内容存在差异。元数据不统一，在文书档案信息查询、利用和整合过程中，就无法全面、系统地了解文书档案的内容和背景信息。

（二）文书档案数字化管理流程不规范

只有文书档案数字化管理流程科学合理，才能够确保文书档案数字化工作顺利推进。然而，当前部分档案管理部门在文书档案数字化管理过程中，对流程规范问题重视程度不足。其一，缺少宏观层面的统一规划和指导。在文书档案数字化建设过程中，部分档案管理部门对上级统一规划指导落实不到位。有些单位没有对文书档案数字化流程进行充分调研，边工作边找问题，导致文书档案数字化偏离了最初方向。由于没有明确的时间表，也容易导致文书档案数字化工作进展缓慢。其二，文书档案整理不规范。文书档案整理是文书档案数字化的基础，然而在实际操作过程中，部分档案管理部门在档案整理过程中没有按照档案分类标准进行分类，导致文书档案管理混乱。其三，文书档案数字化过程不规范。部分档案管理部门在文书档案数字化过程中没有选择合适的硬件设备和软件系统，导致文书档案数字化建设效果并不理想。一些档案管理部门对数字档案质量把关不严，导致文书档案信息存在错误或漏洞。

（三）文书档案数字化管理技术应用不合理

在数字化背景下，选择恰当的技术手段，能进一步提升文书档案数字化质量，实现文书档案信息的合理开发与利用。然而，部分档案管理部门在文书档案数字化管理的进程中，技术应用方面尚存在诸多问题。其一，数据采集技术应用不足。部分档案管理部门在文书档案数字化管理过程中，硬件设备不完善，致使档案信息采集不完整、不准确。这与准确、完整的档案信息标准化要求背道而驰，进而极大地影响了档案的利用价值。其二，存储技术不合理，会对档案信息安全造成不良影响。在档案管理过程中，若未采用先进的存储技术和标准格式，极易导致档案信息丢失、损毁。使用不稳定的存储介质或过时的文件格式，随着时间的推移可能出现数据无法读取的情况，同时，也难以实现档案信息的共享，这与档案标准化所要求的统一规范原则相背离。其三，检索技术应用不足极大地影响了文书档案数字化管理的标准化建设。若缺乏智能检索算法与工具的支持，将难以满足基于标准化建设的档案高效利用的需求，进而致使部分档案资源被闲置。在档案利用过程中，若没有相应的技术支持，如在线浏览、下载权限控制等，可能导致档案信息被不当使用或遭到泄露，进一步破坏标准化管理的严谨性。

三、标准化视域下文书档案数字化管理流程的优化策略

随着信息技术的飞速发展，文书档案数字化管理已成为必然趋势。然而，目前文书档案在数字化管理过程中，仍存在着诸多问题，如标准不统一、流程不规范、技术运用不合理以及人才队伍建设滞后等问题。这些问题严重制约了文书档案数字化管理的质量和效率，也使文书档案的价值未能得到充分发挥。因此，优化文书档案数字化管理流程迫在眉睫。为进一步提升文书档案数字化管理的效率和质量，就要从标准化视角出发，采取一系列有针对性的措施，对管理流程进行优化和完善。

（一）制订标准规范，提升文书档案管理规范性

在优化文书档案数字化管理流程的过程中，应当将标准规范全面落实到各个环节，涵盖文书档案信息的收集、整理、存储、检索以及利用等多个方面。其一，制订文书档案数字化管理的各项标准。标准应涵盖数字化技术要求、元数据标准、数据格式、质量控制标准等多个方面。例如，在数据格式方面，要严格执行国家关于文书档案数据存储编码等的相关要求，确保文书档案数据格式的一致性。其二，建立档案分类标准。可以按照文书档案的主题、时间、事件主体等因素进行分类，通过多级分类体系确保文书档案分类的科学性，以便后续文书档案信息的检索和利用。其三，制订文书档案存储标准。应包括存储介质选择、存储方式选择、存储环境要求等。例如，在存储介质选择上，应充分考虑存储介质的稳定性、可靠性、耐久度和容量。其四，建立文书档案检索标准。检索标准应包含检索语言选择、检索算法选择、检索结果呈现等。在检索算法确定时，要充分考虑检索算法的先进性和准确性。在检索结果呈现上，要尽量以可视化技术为支撑，对检索结果进行精准、多元的呈现。

（二）坚持标准化原则，优化文书档案数字化管理流程

文书档案数字化管理涵盖文书档案的整个生命周期，因此，应对文书档案的收集、整理、存储、检索、利用等多个环节进行优化和改进。其一，优化文书档案收集流程。文书档案信息收集是文书档案数字化管理的首要步骤，需明确档案接收制度，对文书的接收范围、标准和流程进行详细规定，确保文书档案信息接收的准确性与完整性。在文书档案登记环节，应建立文书档案登记台账，对文书档案进行登记和编号。而在文书档案信息审核环节，要依据相关审核标准和制度要求，对接收的档案进行严格审核，确保文书档案信息的真实性和完整性。其二，优化文书档案整理流程。结合文书档案特点对文书档案信息进行分类。在立卷环节，需根据文书档案的内容、性质和用途进行立卷。在编目环节，要按照文书档案编目标准对档案信息进行编目，确保编目的准确、清晰、易懂。其三，优化文书档案利用流程。建立先进的检索系统，为用户提供个性化服务，结合不同用户需求制订个性化档案利用方案。同时，重视文书档案数字化宣传，让更多用户了解当前文书档案数字化管理的具体流程，拉近档案管理部门与用户之间的距离。其四，优化文书档案共享流程。制订统一的共享标准，明确文书档案信息共享的范围和方式，确保文书档案信息共享的规范性。同时，建立共享平台，实现不同主体之间文书档案信息的互联互通。

（三）应用数字化技术，助力文书档案数字化管理流程优化

在数字化时代，档案管理部门应合理运用数字化技术对文书档案管理流程进行优化，以进一步提升文书档案信息资源的安全性和可利用性。其一，在数据采集方面，应选用高质量的扫描设备和光学字符识别（OCR）软件，以确保数据采集的精准性与清晰度。同时，按照统一的扫描参数标准进行操作，保障档案数据来源的一致性。同时，引进先进的自动化数据采集工具，如机器人流程自动化（RPA）技术，确保采集到的档案符合相关标准流程，能够自动提取关键信息。其二，在存储管理方面，应采用标准化的数据库管理系统，确保文书档案信息存储安全。在数据库管理系统中，建立文件夹命名规则和文件分类体系，使文书档案信息既易于管理，又方便用户查询。其三，在检索利用方面，应建立标准化检索平台，采用更先进的检索技术，如模糊搜索、语义搜索等手段，进一步提升检索的准确性和科学性。同时，为提升用户的体验效果，可将虚拟现实（VR）、增强现实（AR）等技术融入文书档案服务环节，按照相关操作标准，为用户提供更加直观、沉浸式的档案利用体验。这在提升文书档案服务质量的同时，也有助于体现文书档案的特殊价值。

四、结语

总之，标准化视域下文书档案数字化管理流程的优化对新时期文书档案管理工作的开展具有重要的现实意义，既保障了文书档案信息安全，又提升了文书档案资源的利用效率。在实际工作过程中，要充分认识到标准化建设的重要意义，在此基础上加强文书档案数字化标准体系建设，对文书档案数字化管理流程进行优化，进一步提升文书档案数字化管理的整体质量。

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（作者简介：邵瑞萍，女，本科，自然资源部第二大地测量队lt;黑龙江第一测绘工程院gt;，馆员，研究方向：档案管理标准化）

（责任编辑 刘冬杨）