浅析档案统计在档案管理中的作用

档案对个人、单位乃至整个社会的发展有着重要意义。档案统计就是运用一系列的统计技术和方法，通过一定的形式描述和分析档案工作中的各种现象、状态和趋势的工作过程。档案统计作为了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段，在档案管理工作中起着重要作用。通过做好档案统计及分析，档案管理人员能够更好地掌握档案资源的现状，优化档案资源的配置，提升档案资源的利用效率，并为决策提供依据。信息化时代，传统档案管理方法面临着诸多挑战，如档案分类的不规范等，使档案统计工作的难度进一步增加。而档案管理者通过优化档案统计工作，进一步增强档案管理的科学性和系统性，能够提升档案服务的效率与质量。基于此，本文主要对档案统计在档案管理中的作用进行分析，旨在为相关管理工作的科学开展起到一定的参考。

一、档案统计详述

档案统计是对档案工作中的现象、状态、程度进行量的描述与分析，为完善档案管理提供真实的数据和资料。档案统计能够对档案工作进行定量分析和认识，以指标数量揭示档案和档案工作诸现象的发展过程、现状及其一般规律。

（一）档案整体情况的直观反映

档案统计作为档案管理的重要工具，其功能不仅限于数据收集，可以较为全面、系统地反映档案各方面的情况，包括但不限于档案种类、数量、更新变动情况等。科学的档案统计方法，能够帮助档案管理人员全面地掌握档案资源的状态，更好地识别管理工作中的优势以及不足，并为优化档案管理决策提供有效的数据支持。同以往凭借个人经验进行的档案分析不同，科学的档案统计可以更客观、更精确地评估档案的各类情况。这不仅能够提高管理决策的科学性，还能够保障档案管理的有效性和规划的合理性。通过这样的数据驱动管理方式，档案管理工作可以在更加科学与系统的框架下高质量地开展，从而有效提高档案资源的使用效率。[1]

（二）优化档案管理流程的重要手段

档案统计对优化档案管理流程具有重要作用。通过科学的统计分析，工作人员能够及时发现档案管理过程中存在的问题和隐患，并及时识别潜在的管理漏洞。这种及时的信息反馈机制，不仅有助于解决当前的管理难题，也能够为日后工作的开展提供有效的数据支持。

实践过程中，档案统计能够帮助管理人员较好地识别如档案安全风险、重复存储等现象，从而采取针对性措施进行纠正。同时，档案统计能有效地挖掘有价值的档案材料，确保这些重要信息能够得到充分利用，从而完善档案管理流程，更好地进行档案资源的交流与共享，进一步提高档案的可获取性。基于统计分析结果，档案管理流程得以不断优化，管理质量和效率随之提升，进而更好地满足社会的需求，进一步发挥档案应有的价值。[2]

（三）了解档案工作的重要方式

档案统计可以作为管理人员了解档案工作的重要手段。通过档案统计，管理人员可以直观地了解档案资源的规模、结构、利用频率等关键信息，加深对档案工作的认识，逐渐把握档案工作的一般性规律。通过深入分析和利用这些统计信息，档案工作人员能够不断提升档案的管理效率与服务水平，确保档案资源得到更加科学、高效的利用与管理。

（四）制订计划和决策的重要依据

档案统计是制订有关档案工作计划和决策的重要依据。一方面，档案统计通过对档案的数量、类型、分布、利用情况等进行全面记录和分析，为档案管理部门提供科学、准确的数据参考。这些数据有助于评估档案工作的现状并及时发现问题，帮助制订合理的计划和决策。另一方面，通过统计分析，可以了解档案利用的需求和规律，为档案开放审核、编研利用等提供指导，并为调整和优化档案工作提供参考。因此，档案统计在档案工作中具有举足轻重的作用。[3]

二、档案统计工作的具体要求

（一）保证统计资料的准确性

确保统计数据准确是档案统计工作的核心要求。在进行档案统计时，必须严格遵守相关法律法规，如实填报统计档案资料，任何虚报、瞒报、拒报统计资料的行为均为禁止行为。同时，严禁伪造或篡改统计数据。档案统计工作人员应当秉持严谨的态度，确保所填报的数字精确无误，真实反映客观实际情况。总之，保证统计资料准确无误是档案统计工作可靠性和有效性的基础，对于档案管理决策的科学性和档案服务的质量具有决定性的影响。

（二）保证统计工作的科学性

档案统计工作应当严格遵守国家统计工作的相关规定，采用科学的标准和方法来进行统计资料的收集、整理与分析。为了确保档案统计数据的统一性和可比性，应当采用全国范围内通用的档案统计报表，并采用一致的报表格式、统计口径和标准。具体而言，应明确统计的范围、内容、项目以及具体要求，逐步推进统计指标体系的完整性、统计分类的标准化、统计调查的科学化、统计基础工作的规范化、统计计算与数据传输技术的现代化以及统计服务的优质化，从而为档案管理提供更加精确和高效的数据支持。

（三）保证统计工作的及时性

档案统计工作的及时性要求是指工作人员必须按照既定的时间节点完成统计资料的报送。若统计资料的上报未能遵循规定的时间要求，将不可避免地影响整个统计工作的连续性和时效性，从而错失关键的数据分析时机，导致档案统计工作无法发挥其应有的功能和作用。因此，必须严格遵守相关规章和纪律，确保按照规定的时限，及时地报送相关统计资料，以保障档案统计工作的高效运行和数据的实时性。[4]

三、在档案管理中发挥档案统计重要作用的措施

（一）强化岗位责任意识

为了充分发挥档案统计在档案管理中的重要作用，促进档案统计工作的上下级协同，形成强大合力，首要任务是深化工作人员对档案统计工作重要性的认知。在档案管理实践中，每位工作人员都应清晰界定自身职责，增强责任感，充分认识到档案统计对提升档案管理效能的关键作用，并将其融入日常管理流程中。此外，需从人员配置和机制建设两方面着手，确保档案统计工作的每一项细节都得到有效执行。同时，相关部门可从宏观角度出发，完善职业素养培训体系，借助日常宣传、专业培训等多种途径，持续增强档案工作人员的责任意识，从而在思想上全面深化他们对档案统计工作重要性的认识。[5]

（二）提升工作人员素质

提升档案统计工作人员的素质，是提升统计工作质量的重要保障。在档案统计领域，工作人员不仅要具备扎实的理论基础，还要在实际操作中，进一步提升自身专业技能和综合素养。

首先，应重视对工作人员的教育培训。要定期开展培训活动，以帮助工作人员更新知识结构，掌握最新的统计方法以及统计工具。其次，要加强业内交流，借鉴其他单位的成功经验，从而对自身的工作进行反思和改进。最后，鼓励档案工作人员加强自身学习，提高学习的积极性和主动性，不断提高自身工作能力。

（三）完善监督和评价机制

在档案统计工作中，健全的监督机制是确保工作质量的关键。这一机制有助于保障各项规章制度的贯彻执行，激励档案工作人员自觉遵守规定，提高工作效率，进而保证档案统计的准确性、即时性和有效性。对此，首先要通过定期检查和评估统计工作及时发现和纠正问题，并提高档案统计工作整体的规范性，为档案管理打下坚实的基础。其次，对于档案统计工作而言，合理且完善的考评机制至关重要。该机制能够确保档案统计工作在明确的评价标准下进行，从而有效提升档案统计工作的科学性和规范性。最后，档案统计考评机制的建立与实施应基于现有的档案工作评价体系。在具体实施过程中，应当适当提高考核评价在整体工作中的分值占比，并对考核指标进行进一步的细化。应避免使用过于宽泛的指标，而应采纳诸如“报送时间排名”“数据正确率”“台账规范程度”等具体且可量化的指标，以保障考评机制的有效性和实际操作中的适用性。

（四）创新档案统计工作方法

在档案统计工作中，创新档案统计方法可以显著提高统计工作的质量和效率，更好地服务于档案管理的实际需求。

首先，档案管理部门应结合自身条件对档案统计工作进行创新，这是提升统计工作质量和效率的关键举措。要准确判断档案信息的价值，在依靠传统数据收集和整理方法的基础上，深入分析档案内容，挖掘数据背后的真实价值。可运用大数据技术建立档案统计数据库，实现对单位档案的集成化统计管理。这有助于科学有效地整合各类档案信息，实现高效的数据分析和管理，极大提升档案统计的综合效能。

其次，为了更好地满足档案管理的具体需求，档案统计工作应提供直观的统计呈现方式，如使用图表、图形等多维度的数据展示工具。通过这些呈现方式，档案管理人员可以直观地对比和分析数据，从而作出更为精准的工作决策。同时，创新档案统计方法还应关注多层次、多角度的数据分析，在关注数据数量的同时，重视数据的质量以及应用场景。[6]总之，要通过不断地创新和规范档案统计工作，为档案管理工作提供有力的数据信息支撑，保证档案信息的价值得到最大程度的发挥。

（五）应用信息化技术

近年来，人们不断提高档案统计工作的信息化水平，注重运用先进的信息化技术提高统计效率。为落实当前国家对档案工作的要求，紧跟科技发展脚步，档案管理部门应积极探索和应用现代化的信息技术手段，提高统计工作的准确性和便捷性，并显著提升数据的可访问性和共享效率。首先，要及时对档案统计信息管理系统进行改造升级，使之在配套新版统计制度的同时，操作更加便捷，功能更加完善，转变为传统的报送形式，从而极大地提高统计工作效率。[7]其次，要利用信息技术全面实现数字化办公，并在统计系统中增加统计数据分析与展示功能，定期输出基础分析报告，并通过数据可视化替代单一的表格展示，使数据更加直观。

（六）注重统计数据应用

档案统计的价值在于统计资料的科学运用，只有重视统计数据的运用，提高统计分析水平，才能更好地为档案事业顶层设计及各项工作的决策部署提供服务。随着档案管理信息化水平的不断提高，应基于档案统计数据公布制度和统计信息共享机制，围绕档案法治建设、新媒体信息归档等档案领域重大问题展开研究，适时组织专题研讨，积极参与部门间统计数据共享，发挥统计资源联动优势，开阔视野，拓展思路。[8]同时，注重发挥研究成果的指导作用，推动档案统计工作达到更高水平，更好地服务档案事业。

（七）修订相关指标

档案统计作为档案事业发展的重要基础性工作，是为档案发展决策服务的，档案统计的具体内容、指标细则必须紧贴工作实际，以档案工作需求为引领。档案管理部门要积极对每年度的统计年报进行及时修订，对已经落后于档案事业发展的统计指标作出处理，对与档案工作实际情况有偏差的统计指标加以调整，使统计指标设置更加科学，指标解释更加准确，表格类别划分更加清晰。此外，也要针对新时代档案事业发展变革中产生的新事物、出现的新情况研究制订新指标，为进一步科学完善档案统计机制、加强档案统计工作提供动力。

四、结语

综上所述，档案统计在档案管理中具有不可忽视的作用。通过对档案数量、种类、使用情况等进行系统分析，档案统计不仅可帮助管理者精准把握档案资源现状，还能提高管理效率和优化服务质量，为作出各项重要决策提供一定的数据支持。新时期，档案统计作为科学管理工具，其应用范围正在不断扩大。档案管理部门应重视档案统计工作，不断完善统计机制与方法，促进档案统计在档案管理中更好地发挥作用，为档案管理现代化和科学化提供强有力的支持。

参考文献：

[1]刘卫.档案统计在档案管理中的作用——评

《档案管理与信息统计》[J].中国造纸，2020，39（07）：

124.

[2]常瑛.分析当前档案统计在档案管理中的作用[J].办公室业务，2019（18）：110.

[3]张晓彬.分析当前档案统计在档案管理中的作用[J].科技传播，2018，10（10）：179-180.

[4]郭红.分析当前档案统计在档案管理中的作用[J].科技传播，2017，9（24）：162-163.

[5]仲华.档案统计工作的内容与意义探究[J].城建档案，2020（10）：108-109.

[6]王雪梅.试析如何发挥档案统计在档案管理中的重要作用[J].办公室业务，2016（13）：105.

[7]林英华.档案统计在档案管理工作中的作用探究[J].兰台内外，2024（13）：49-51.

[8]肖莉.地方档案统计工作效能提升路径探究[J].档案与建设，2021（12）：62-64.

（作者简介：黄璐，女，硕士研究生，梁山县公共就业和人才服务中心，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 张云逸）