事业单位人力资源信息化建设与实践探索

一、前言

在数字化时代，事业单位人力资源管理面临着前所未有的挑战。人力资源信息化是提高工作效率和管理效能的重要手段，也是实现现代化管理的关键步骤，如何有效推进人力资源信息化成为事业单位必须解决的问题。信息化建设涉及数据处理、系统集成、安全保护及员工培训等方面，其成功实施能够极大地提升事业单位的管理水平和服务质量，优化人力资源配置，提高决策的科学性。本文分析事业单位在人力资源信息化建设与实践现状，在剖析其价值和存在问题的基础上，提出有效策略，以期为事业单位优化人力资源管理提供参考和指导。

二、事业单位人力资源信息化建设与实践现状

随着数字化技术的快速发展，越来越多的事业单位开始认识到信息化在提高人力资源管理效率、降低人力资源成本以及促进人力资源决策科学化方面的重要作用，逐渐引入各种先进的信息技术系统，如人力资源管理系统（HRMS）、在线招聘平台和员工自助服务系统，以实现人员信息的数字化管理和自动化处理。人力资源信息化使得事业单位能够高效管理人员档案、薪酬发放、绩效评估以及培训发展等工作。通过集成的HRMS，事业单位能实时更新和查询员工信息，还能自动化进行薪酬计算和福利分配，极大减轻了人力资源部门的工作负担。数字化工具还支持对员工绩效的持续跟踪与分析，为人力资源决策提供数据支持，从而优化人员配置和提升整体工作效率。然而，事业单位在推进人力资源信息化过程中也遇到不少问题，技术设施老旧、员工信息化技能不足以及对新系统接受度较低是常见的障碍[1]。一些事业单位的信息系统尚不完善，数据集成程度低，无法实现跨部门或跨系统数据共享与分析，在一定程度上限制信息化建设的效果。同时，对于一些员工特别是年长员工来说，适应新系统可能需要更长时间和更多培训资源。信息安全与隐私保护也是事业单位在推进人力资源信息化过程中必须重视的问题。随着大量敏感数据被数字化存储和处理，如何确保数据安全、防止数据泄露成为一个挑战。事业单位需要采取有效的技术措施和管理策略，如加密保护、访问控制和定期安全审计，以确保数据安全。

三、事业单位人力资源信息化建设与实践的价值

事业单位人力资源信息化建设与实践的价值在于能够显著提高管理效率和决策质量，同时增强组织透明度和员工满意度。首先，通过实施信息化项目，事业单位能够优化人力资源管理流程，减少手动操作的错误和时间消耗，提高数据处理的准确性和效率。例如，通过智能化薪资和福利管理系统，事业单位可以快速准确地计算工资和津贴，确保员工按时得到应有报酬，避免人为计算错误带来的风险和不满，使得数据分析和人才管理精确和及时。其次，事业单位可以利用人力资源信息系统（HRIS）收集大量数据并进行深入分析，识别员工发展需求，从而制定符合员工实际需求的培训计划。基于数据分析的管理方法可以帮助事业单位更好地理解和预测人力资源需求，优化人才配置，提升员工的工作表现和职业满意度[2]。再次，信息化建设促进人力资源政策的标准化和规范化。通过建立统一的人力资源数据库和应用平台，事业单位可以确保所有人力资源政策和程序在组织内部得到一致执行，不仅有利于增强管理透明度，还能提高员工对人力资源政策的理解和接受度，从而增强员工对单位的信任和忠诚度。最后，安全性和合规性也是人力资源信息化带来的重要价值。随着数据保护法规的完善，事业单位需要确保处理和存储员工信息的过程符合法律要求。信息化系统通过设定访问权限、数据加密和审计跟踪等功能，帮助事业单位有效管理敏感数据，防止数据泄露和滥用，确保信息安全。

四、事业单位人力资源信息化建设与实践存在的问题

（一）技术适配性和集成存在难题

事业单位通常拥有已建立多年的管理系统，系统在设计之初往往没有考虑与新技术的兼容性。因此，当事业单位尝试引入先进的信息化工具和平台时，经常会遇到软硬件不匹配、数据格式不一致或通信协议差异等技术障碍[3]。例如，旧系统使用的数据库与新系统采用的云基础设施不兼容，导致数据迁移和集成过程复杂且成本高昂。不同系统之间接口可能不符合现代API（应用程序编程接口）标准，使得系统集成变得更加困难，需要定制化开发才能实现系统间的有效对接和数据交换。技术适配性和集成难题增加信息化项目建设成本，还延长项目建设周期，有时甚至导致项目失败。从更广泛的视角看，该情况还可能影响事业单位的运营效率和信息化建设目标，阻碍事业单位人力资源管理现代化发展步伐。

（二）数据安全和隐私保护存在隐患

随着大量员工信息实现在线处理，如何保护数据免受未授权访问、泄露或滥用成为核心问题。网络安全威胁增多使该问题尤为复杂，需要事业单位采取有效措施来确保数据安全。随着数据泄露事件时有发生，事业单位必须加强对敏感信息的保护，数据加密是保护存储和传输数据不被非法访问的有效手段。实施严格的访问控制策略也十分重要，确保只有被授权人员才能访问敏感数据，并且访问权限应当基于员工的职责和需求最小化原则[4]。事业单位要实施综合的网络安全策略，包括定期的安全审计、入侵检测以及防病毒软件更新，以识别和防御潜在的网络攻击和威胁。事业单位应对数据备份和灾难恢复计划给予足够重视，确保在数据丢失或系统故障时可以快速恢复操作，最大限度减少业务中断和数据损失。除了技术措施，加强对员工的数据安全意识培训同样重要。员工往往是数据安全防护中的薄弱环节，通过定期培训和强调数据保护政策的重要性，可以显著降低因员工疏忽或错误操作导致的安全风险。事业单位必须确保其数据处理活动符合国家数据保护法律法规，包括对个人数据收集、使用和存储等方面进行合规性审查，以及定期更新政策以应对法律法规的变化。对于跨境数据传输，还需特别注意遵守国际数据保护协议和标准。

（三）员工接受度和培训存在不足

技术快速变化和更新往往需要员工改变传统工作方式，适应新的操作系统和流程，然而，员工对新技术的抗拒以及缺乏有效的培训会显著减缓这一转变过程，影响信息化建设的整体成效。员工抗拒新技术的原因多种多样，包括对新系统操作产生恐惧、担心新技术可能威胁到自己的职位安全以及对改变现有工作环境的抵触。特别是年长员工可能因为缺乏必要的计算机操作技能，对数字工具的使用感到不自信，从而对信息化持保留态度[5]。

（四）信息化系统维护和更新面临成本压力

随着技术的快速发展，软件和硬件需要定期更新以提升操作效率和安全性，也需要适应不断变化的业务需求和法规要求。然而，持续的技术更新和系统维护往往会产生较大成本，对于资金相对有限的事业单位而言，成为一种经济负担。加之系统升级和技术更新周期越来越短，要求事业单位持续投入资金购买新的软件许可、硬件设备或升级现有技术平台。除了直接的购买成本，还涉及系统停机和迁移的间接成本，这些都可能影响日常操作的连续性和效率。随着系统变得更加复杂，对专业技术的需求也在增加，包括系统的初期安装和配置，还包括日常的技术支持和问题解决。专业技术人员培训和聘用成本很高，特别是在新兴技术领域，如人工智能和大数据分析服务，事业单位需要培养相关人才或外部采购专业服务，从而增加运营成本。信息安全和数据保护要求不断增加，对系统的安全防护功能进行持续更新也需要投入大量资金，包括购买和更新安全软件、进行系统漏洞检测以及执行安全审计等。随着网络安全威胁增加和数据保护要求加强，事业单位如果未能保持系统的安全状态可能导致严重的合规风险和经济损失。

五、事业单位人力资源信息化建设与实践策略

（一）建立全面的信息化规划和管理框架

为确保事业单位人力资源信息化建设与实践成功，建立全面的信息化规划和管理框架至关重要，需要涵盖从项目启动到完成的各个方面，确保信息化建设每一步都与单位长期战略目标和发展计划保持一致。首先，详尽的信息化规划应包括对所需系统的细致选择，涉及技术性能评估，还包括对供应商可靠性和支持服务能力的考虑。选择合适系统是成功实施信息化的基础，需要根据事业单位的具体需求，如用户友好性、可扩展性、兼容性以及成本效益进行综合评估。其次，制定实施时间表是管理框架的关键环节，包括系统设计、开发、测试、部署和评估。一个明确和可行的时间表有助于确保信息化项目按时推进，还有助于各部门做好准备，以适应新系统的实施[6]。再次，预算管理也是信息化规划的核心组成部分，包括初期投资、运营成本以及可能的维护费用。事业单位要精确计算成本，确保信息化项目不会因资金问题而中断或失败。合理的预算规划应考虑到潜在的成本节省和投资回报，如通过自动化操作减少人工错误并提高效率，从而带来长期经济效益。最后，风险评估需要识别和分析信息化项目实施过程中可能遇到的各种风险，包括技术失败、数据安全问题、预算超支以及员工抗拒变革等。通过提前识别相关风险，事业单位可以制定应对措施，如建立数据备份系统、提供额外的员工培训、设置紧急资金等。

（二）积极促进系统集成和技术兼容

在事业单位人力资源信息化建设与实践策略中，积极促进系统集成和技术兼容是提升效率和减少资源浪费的关键。通过强化现有系统与新技术的兼容性，事业单位可以确保不同系统的无缝集成，从而最大化技术投资回报。首先，采用模块化设计意味着系统各个组件或模块可以独立开发和测试，然后根据需要组合在一起。该方法能够提高系统的灵活性和可扩展性，而且在出现故障时，可以快速定位到具体模块进行修复或替换，而不影响整个系统的运行。模块化设计允许事业单位根据实际需求逐步升级系统，而不是一次性替换整个系统，可以有效控制成本和风险[7]。其次，通过开放式架构设计提供更高的兼容性和集成能力。通过采用符合行业标准的协议和接口，开放式架构确保新系统能够与现有各种技术平台和工具无缝对接。该设计实现技术的互操作性，便于未来技术升级和跨系统数据交换，从而增强系统的整体功能。再次，投资中间件技术。中间件充当不同系统和应用之间的桥梁，帮助数据在不同技术环境中顺畅传递，能简化复杂的系统集成工作，而且提高数据处理的效率和准确性。最后，持续地技术监测和评估也是保证系统集成成功的重要环节。事业单位应定期评估系统的性能和兼容性，及时发现并解决集成过程中出现的问题。同时，事业单位需要保持对技术发展趋势的关注，确保系统设计和选择始终符合最新的技术标准和业务需求。

（三）不断加强数据安全和隐私保护

由于人力资源部门常常处理大量敏感的员工信息，如个人身份数据、薪资信息以及职业发展记录等，实施严格的数据安全政策显得尤为重要，有助于符合国家数据保护法规，还能有效防止数据泄露或被滥用。首先，采用加密技术是保护数据存储和传输安全的基础措施。所有敏感数据，无论是存储在本地服务器还是云平台，都应通过强加密标准进行加密，同时，数据在传输过程中也应进行加密，以防数据被截获。其次，访问控制是保护数据不被未授权访问的重要策略。事业单位应实施基于角色访问控制（RBAC）系统，确保员工仅能访问其职责范围内的数据。实施多因素认证可以进一步确保访问控制的安全性，尤其是对于访问高敏感性数据的账户。再次，定期安全审计也是确保数据安全的重要环节。通过定期的安全检查和漏洞扫描，可以及时发现和修复安全漏洞。审计日志维护和分析对于追踪数据访问活动、检测不寻常访问模式及时响应安全事件十分重要。最后，事业单位应培养员工的数据安全意识。通过定期的安全培训和教育，提高员工对数据保护重要性的认识，确保员工在日常工作中遵守数据处理和保护最佳实践。此外 事业单位要不断更新数据保护策略和措施，以应对法律法规的变化和新的安全威胁，涉及与专业的数据安全顾问合作，以获得专业的法律和技术支持。

（四）通过培训提升员工技能

员工的数字化技能是确保事业人力资源信息化建设与实践成效的关键。首先，实施针对性的培训计划是提高员工技术能力的基础，包括基于员工现有技能水平和职责的定制化培训，确保每名员工都能得到有针对性的指导。例如，对于经常使用人力资源信息系统的HR专员，应提供深入的系统操作和数据管理培训，对于一线管理人员，可能需要关于如何通过系统进行员工绩效监控和评估的培训。其次，采用多种培训方式和工具增加培训的有效性。在线培训平台允许员工按照自己的节奏进行学习，通过视频教程、互动模拟和在线测验等学习资源来增强学习体验[8]。实地研讨会和实践工作坊也可以提供实际操作的机会，让员工在真实或模拟的工作环境中练习使用新技术。再次，定期更新培训内容是适应快速变化的技术环境的必要措施。随着新技术的不断出现，持续更新培训课程和材料，确保员工能够掌握最新知识和技能，对维护信息系统的效能和安全十分重要。最后，建立持续的支持和反馈机制非常重要。通过定期收集员工反馈，事业单位可以及时解决员工在使用新系统和技术时遇到的问题，不断调整培训和支持策略以满足员工的实际需要。鼓励员工学习和使用新技术提高其参与度和积极性，通过认可和奖励那些积极参与培训并在工作中有效利用新技术的员工，激励更多员工投入到信息化学习和实践中来。

六、结语

人力资源信息化是技术革新，更是管理理念和模式革命，是事业单位实现现代化管理不可或缺的重要环节。通过对事业单位人力资源信息化建设与实践的深入探索，可以看到信息化在提升管理效率、增强数据安全性、优化决策过程以及提升员工满意度等方面的重要作用。尽管在实施过程中存在技术兼容性、数据安全、员工接受度以及持续更新成本等多重挑战，但通过制定全面的信息化战略规划、优化系统集成、加强数据保护，并持续进行员工培训，事业单位能够有效地应对挑战。随着技术的不断演进和管理需求的日益复杂化，事业单位需继续探索新的人力资源信息化解决方案，以保持其服务和管理的先进性和竞争力。

引用

[1]王芳.新时代事业单位人力资源管理信息化建设的有效途径 [J].财经界，2023（35）：171-173.

[2]邵英杰.“互联网+”时代事业单位人力资源管理信息化建设探究[J].投资与创业，2023，34（20）：148-150.

[3]郑春潮.基于“互联网+”的事业单位人力资源信息化管理建设路径及创新路径探析[J].商讯，2023（18）：191-194.

[4]宋媛媛.循环经济视域下的事业单位人力资源管理信息化建设模式[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022（10）：73-75.

[5]陈洁.“互联网+”时代下事业单位人力资源和社会保障信息化建设探讨[J].经济师，2022（05）：278-279.

[6]马妍娜.事业单位人力资源管理信息化建设的有效途径及完善策略[J].黑龙江人力资源和社会保障，2021（16）：91-93.

[7]王嘉杰.大数据时代基层事业单位人力资源管理信息化建设探讨[J].环渤海经济瞭望，2021（08）：174-176.

[8]石晓霞.信息化建设在事业单位人力资源管理中存在的问题及解决措施探析[J].商讯，2019（27）：189-190.

作者单位：烟台市大数据中心

责任编辑：王颖振