信息化背景下高校基建档案数字化建设研究

［摘 要］随着信息技术的深入发展，高校基建档案数字化建设已成为提升档案管理效率、保护档案原件及方便查询利用的关键举措。文章通过对高校基建档案数字化建设的现状进行分析，探讨数字化建设的必要性与可行性，并提出具体的数字化建设策略，旨在为高校基建档案数字化建设提供科学的理论指导和实践参考，以推动高校档案管理水平的整体提升。

［关键词］信息化；高校基建档案；数字化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.18.069

［中图分类号］G647.24 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）18-0-03

0 引 言

随着信息技术的迅猛发展，数字化转型已经成为各行各业不可避免的趋势。高校基建档案作为记录学校基础设施建设和发展的重要历史资料，其管理方式也亟须与时俱进。传统的纸质档案管理模式已无法满足高效、便捷、安全的需求，因此，基建档案数字化建设显得尤为重要。

在信息化背景下，高校基建档案数字化不仅可以显著提高档案管理的效率和准确性，还能有效保护珍贵的档案原件，防止因频繁翻阅而造成损坏。同时，数字化档案能够方便用户的查询和利用，为高校的教学、科研和管理工作提供极大的便利。

本文旨在深入探讨信息化背景下高校基建档案数字化建设的必要性、可行性及实施策略，旨在为高校基建档案的现代化管理提供有益的参考和指导。这不仅有助于提升高校档案管理的专业水平，也对促进高校信息化建设具有重要的实践意义。

1 高校基建档案数字化建设概况

1.1 高校基建档案数字化建设现状

在当今信息技术日益发展的时代背景下，高校基建档案管理有着深刻的变革需求。目前，许多高校仍然采用传统的纸质档案管理模式，这种模式存在诸多问题和不足［1］。纸质档案存储不仅需要大量的物理空间，而且随着时间的推移，纸张会老化、褪色，字迹可能变得模糊不清，甚至发生物理损坏，严重影响档案的长期保存和利用。此外，传统档案管理模式在档案查询和检索方面也存在效率低下的问题，用户往往需要花费大量时间查找所需的档案资料。与此同时，随着高校基础设施建设的不断推进，基建档案的数量也在迅速增加，传统的管理模式已经难以应对数据量快速增长的局面。这就迫切需要将现代信息技术引入基建档案管理工作，实现档案管理的数字化转型。然而，当前许多高校在基建档案数字化建设方面还存在一定的滞后性，缺乏统一的数字化建设标准和规范，数字化设备和技术手段也相对落后。这些问题都制约了高校基建档案数字化建设的进程。因此，高校基建档案数字化建设的迫切性日益凸显。只有通过数字化建设，才能有效解决传统档案管理模式中存在的问题，提高档案管理的效率和准确性，确保基建档案的长期保存和有效利用。

1.2 高校基建档案数字化建设的必要性与可行性分析

1.2.1 必要性分析

传统纸质档案管理模式需要人工进行档案的分类、整理、归档和检索，这些过程不仅耗时，而且容易出错。高校通过数字化建设，可以实现档案信息的自动化管理和智能化检索，极大提高档案管理的效率。同时，数字化档案可以轻松进行备份和迁移，降低因物理损坏或灾难性事件导致档案丢失的风险［2］。纸质档案在频繁的查阅和使用过程中容易受损，特别是年代久远的珍贵档案。数字化档案可以有效保护这些原件，减少物理接触和磨损，从而延长档案的使用寿命。此外，数字化档案可以作为灾难恢复的重要备份，确保档案信息的永续保存。数字化档案还支持关键词搜索、全文检索等高级查询功能，用户可以快速准确地找到所需信息，大大提高档案的利用率。另外，数字化档案还可以实现远程访问和共享，为异地用户或研究人员提供极大的便利，促进学术交流和知识传播。

1.2.2 可行性分析

随着信息技术的不断发展，数字化技术已经非常成熟。高速扫描仪、光学字符识别（Optical Character Recognition， OCR）等先进设备和技术手段为基建档案数字化建设提供了有力支持。同时，数据库技术、存储技术和网络安全技术的不断进步也保障了数字化档案的安全性和稳定性。这些成熟的技术为高校基建档案数字化建设奠定了坚实的技术基础。虽然基建档案数字化建设初期需要一定的投资用于购买设备、开发系统和培训人员，但是从长远来看，数字化管理将大大降低档案管理的成本。数字化档案能够减少物理存储空间，节省租金和管理费用，还能提高档案管理效率，避免人力资源的浪费。因此，从经济角度来看，基建档案数字化建设是可行的。

2 高校基建档案数字化建设的策略

2.1 数字化建设规划

首先，高校需要明确数字化建设的目标。该目标应该与高校的整体发展战略和信息化规划保持一致。例如，目标可以包括提高档案管理效率、保障档案信息安全、优化档案查询体验等。明确的目标有助于指导后续制定计划和时间表。其次，制定数字化建设计划是至关重要的。计划应该详细列出档案数字化建设范围，这可以根据档案的重要性、使用频率和保存状况来确定。同时，高校要选择合适的数字化技术和工具，重点考虑技术的成熟度、稳定性和成本效益。此外，计划还应设定数字化处理的完整流程，包括档案预处理（如清洁、整理、分类等）、扫描或拍摄、图像处理、OCR、数据存储和备份等环节。再次，确保流程的顺畅和高效十分关键。在制定计划时，高校需要考虑人员配置和培训。档案数字化建设工作需要专业的技术人员进行操作和管理，因此，高校需要评估现有人员的能力，并根据需要进行培训和招聘。同时，高校也要考虑与外部专业机构的合作，以获取技术支持和咨询服务。最后，制定一个切实可行的时间表确保数字化建设按计划进行。时间表应该明确列出各个阶段的开始和结束时间，以及里程碑的达成日期。这有助于监控项目进度并及时调整计划，以应对可能出现的问题和挑战。

2.2 数字化技术标准与规范

在高校基建档案数字化建设中，制定统一的技术标准和操作规范是不可或缺的环节。这不仅关乎档案数字化建设的质量和效率，还直接影响数字化档案的长期保存、利用以及与其他系统的数据交换和共享。首先，技术标准方面，高校需要考虑文件格式的选择。为了保证档案的广泛兼容性和长期可读性，高校应该优先选择开放、非专有的文件格式。比如，对于图像文件，TIFF和JPEG等格式因其稳定性与兼容性被广泛采用；而对于文本文件，txt和XML等格式则因其结构清晰、易于解析而受到青睐。同时，分辨率的设定也是技术标准制定中的重要一环。它需要根据档案的具体内容和用途来精准确定，既要保证档案的清晰度，又要避免资源浪费。此外，色彩模式和压缩方式的选择同样重要，其直接影响数字化档案的色彩还原度和存储空间占用。其次，操作规范方面，档案整理是档案数字化建设前的必要准备。这一步骤包括核实档案数量，剔除无关和重复的文件，以及对破损档案的修复等，确保进入数字化流程的档案是完整、有序的。再次，扫描操作是数字化的核心环节，管理人员需要确保档案平整放置，避免扫描过程中出现扭曲或变形，同时定期检查扫描设备，保证扫描质量。图像处理则是对扫描结果的进一步优化，包括去污、裁边、调整亮度和对比度等，旨在提升图像质量并合理控制文件大小。数据存储和备份也是操作规范中的关键环节，其能够保证数字化档案的安全性和可追溯性。最后，质量控制贯穿于整个档案数字化建设过程中，高校通过建立严格的质量检查机制，能够确保每一份档案的数字化结果都符合预期标准。

2.3 数字化实施步骤

高校基建档案数字化建设的数字化流程是确保将纸质档案转化为电子档案的关键环节［3］。第一，档案整理。档案整理包括对基建档案的分类、排序和编目，确保档案的完整性和系统性。在整理过程中，管理人员需要仔细检查档案的保存状况，对破损或污染的档案进行必要的修复和清洁，为后续扫描和图像处理打下良好基础。第二，扫描。扫描环节是将纸质档案转换为电子档案的核心步骤，在扫描过程中，管理人员应选择合适的扫描设备和参数，以确保扫描的图像清晰、完整，并能够准确反映纸质档案的原貌。同时，为了提高扫描效率，可以采用自动送纸器或批量扫描设备。第三，图像处理。扫描完成后，进入图像处理环节。这一步骤旨在对扫描后的图像进行优化处理，如去污、增强对比度、调整色彩等，以提高图像的质量和可读性。图像处理过程中，管理人员需要保持图像的真实性和完整性，避免过度处理导致信息失真。第四，数据录入。数据录入环节是将图像处理后的电子档案信息进行录入和标注，包括档案标题、日期、关键词等元数据信息。这些数据将用于后续的检索和管理，因此数据录入的准确性和完整性至关重要。第五，数据存储和备份。为了确保电子档案的安全性和长期保存性，管理人员需要选择合适的数据存储设备和介质，并制定定期备份策略。同时，为了防止数据丢失或损坏，管理人员可以采用磁盘阵列（Redundant Arrays of Independent Disks， RAID）技术或远程备份等方式提高数据的安全性。在整个数字化流程中，管理人员还需要注意制定详细的工作计划和时间表，确保数字化工作的有序进行，同时要加强质量控制和监督检查，确保每个环节都符合操作规范和质量标准。

2.4 数字化质量保障措施

在高校基建档案数字化过程中，确保数字化质量是至关重要的。为了实现这一目标，高校采取了一系列方法和手段来保障每个环节的准确性。第一，质量检查是贯穿整个数字化建设过程的核心措施。在档案整理阶段，管理人员要对每份档案进行细致检查，确保其完整性和可读性，从而为后续的扫描和图像处理打下坚实基础［4］。第二，在扫描环节，管理人员不仅要对扫描设备进行定期校准和维护，以确保扫描质量的稳定性，还要对扫描后的图像进行逐一检查，防止出现模糊、失真或缺失等问题。第三，数据校验是另一项关键措施。管理人员要采用先进的数据校验技术，如循环冗余校验（Cyclic Redundancy Check， CRC）、奇偶校验等，对数字化后的数据进行完整性和准确性验证。这些校验方法能够及时发现并纠正数据传输或存储过程中可能出现的错误，从而确保数字化档案的可靠性。除了上述措施，高校还应建立严格的质量控制体系。这一体系包括明确的质量标准、专业的质量检查人员以及定期的质量评估活动。质量标准可以为高校提供衡量数字化质量的明确尺度，质量检查人员则负责按照这些标准对数字化成果进行逐一核查，而质量评估活动则能够帮助管理人员及时发现问题、持续改进并提升数字化质量。同时，高校还应注重人员培训和技能提升。通过定期的培训活动，确保每一位参与数字化建设工作的人员都具备足够的专业知识和实践技能，从而在各自的岗位上为保障数字化质量作出积极贡献。

2.5 数字化安全保障措施

在高校基建档案数字化建设中，安全问题不容忽视。数字化档案存储在电子系统中，这就意味着它们可能面临各种网络安全威胁，如黑客攻击、恶意软件侵入等。这些威胁可能导致档案数据的丢失、损坏或被窜改。为了防范这些风险，高校需要构建一个稳固的安全防护体系。这包括加强网络基础设施的安全配置，使用高效的防火墙和病毒防护软件来抵御外部威胁［5］。第一，定期更新系统和应用的安全补丁是至关重要的，能够确保系统的漏洞得到及时修复。除了系统安全，数据本身的安全性也是值得关注的重点。在数据传输和存储过程中，高校必须确保数据的完整性和真实性。这可以通过采用数据加密技术来实现，即使数据在传输过程中被截获，也难以被解密和滥用。第二，为了防止数据丢失，高校还需要建立可靠的数据备份机制，确保在发生意外情况时能够迅速恢复数据。在保密方面，基建档案中往往包含高校的核心信息和敏感数据。这些信息一旦泄露，可能会对高校造成严重的损失。因此，高校需要实施严格的访问控制策略，确保只有经过授权的人员才能访问敏感档案。这包括构建多层次的身份验证机制，以及根据用户的角色和权限来限制其对档案的访问范围。第三，为了防止内部人员泄露数据，高校还需要加强对操作人员的培训和管理。通过增强员工的安全意识和保密意识，让他们了解遵守安全和保密规定的重要性。同时，建立有效的监督机制，定期对员工进行安全审计和保密检查，以确保规定得到严格执行。

3 结束语

随着信息技术的迅猛发展，高校基建档案数字化建设已成为提升档案管理效率和服务水平的关键举措。通过本文的详细阐述，可以深入了解高校基建档案数字化建设的策略，包括明确的数字化建设规划、统一的技术标准与操作规范、详细的数字化实施步骤以及全面的数字化质量保障措施。这些环节的紧密结合，不仅能够确保档案数字化建设的高质量完成，还为高校基建档案的长期保存和有效利用提供坚实保障。

主要参考文献

［1］杨迎春.高校基建档案数字化发展分析［J］.城建档案，2019（6）：24-25.

［2］张红梅.高校基建档案数字化的必要性和紧迫性研究［J］.城建档案，2020（7）：27-28.

［3］程靖.高校基建档案数字化流程与探索［J］.档案管理，2019（2）：91-92.

［4］冼玉华.“互联网+”背景下高校基建档案管理水平提升策略［J］.城建档案，2021（4）：78-79.

［5］范彬彬.高校基建档案信息化和数字化建设探索［J］.城建档案，2018（8）：40-41.

［收稿日期］2024-03-15