地勘单位干部人事档案管理现状及应对策略

［摘 要］随着社会发展和人才竞争加剧，地勘单位干部人事档案管理面临诸多挑战。文章首先分析地勘单位干部人事档案管理现状，存在档案管理制度不健全、管理手段落后、管理人员素质参差不齐、档案利用价值不高、档案安全意识不足等问题，然后针对这些问题提出完善档案管理制度、推进档案管理信息化、加强档案管理人员培训、提升档案利用价值、增强档案安全意识等应对策略。这些策略旨在推动地勘单位干部人事档案管理工作向规范化、科学化和现代化方向发展，为单位持续发展和人才队伍建设提供有力支持。

［关键词］地勘单位；干部人事档案管理；现状及对策

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.18.068

［中图分类号］F426.1 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）18-0-03

0 引 言

随着社会的快速发展和人才竞争的加剧，地勘单位干部人事档案管理工作显得愈发重要。干部人事档案是地勘单位人才管理的重要依据，关系到单位选人、用人的准确性和公正性。近年来，随着地勘单位规模的扩大和人才流动的加剧，干部人事档案管理工作面临着诸多挑战。

1 地勘单位干部人事档案管理现状

1.1 档案管理制度不健全

目前，部分地勘单位在干部人事档案管理环节暴露出一些问题，即缺乏一套系统、完善的管理制度。这一缺陷直接导致档案管理工作在实践中呈现出较大的随意性和不规范性，严重威胁到档案信息的准确性、完整性和安全性。由于缺乏统一的管理标准和流程规范，档案管理人员在处理档案时往往凭个人经验或习惯行事，使得档案归类、存储、借阅等环节存在混乱现象。这种随意性和不规范性不仅影响了档案管理工作的效率和质量，还会给单位带来潜在的法律风险和人才管理隐患［1］。

1.2 档案管理手段落后

一些地勘单位在档案管理过程中仍固守传统方式，未能充分利用现代信息技术手段提升管理水平。这种传统方式不仅信息化水平较低，导致管理效率低下，而且纸质档案本身也容易受到自然因素（如潮湿、火灾）及人为因素（如误操作、盗窃）的影响，使得档案的安全性和完整性受到严重威胁。特别是在需要频繁查阅、更新档案的情况下，纸质档案管理方式的局限性更为突出，不仅耗费大量人力物力，还容易因操作不当造成档案损坏或丢失。

1.3 档案管理人员素质参差不齐

部分地勘单位在档案管理人员配置上存在问题，这些管理人员往往缺乏档案管理的专业知识和技能，甚至没有接受过专业的干部人事档案管理培训，难以胜任复杂、精细的档案管理工作。同时，由于部分管理人员对档案管理工作的重视程度不够，缺乏责任心和敬业精神，往往会导致档案归类不准确、信息录入不完整、档案借阅不规范等一系列问题，严重影响档案管理质量。这些问题不仅给单位日常的人才管理工作带来不便，还会对单位的长期发展和人才战略规划产生负面影响［2］。

1.4 档案利用价值不高

一些地勘单位在干部人事档案管理方面存在明显不足，导致档案信息的完整性和时效性受到严重影响。这些问题主要体现在信息记录不完整、更新不及时等方面，使得干部人事档案无法真实、全面地反映个人的学历、工作经历、业绩等重要信息。在选拔任用和职称评审等关键环节，这些不完整、不及时的档案信息将大大降低其参考价值和利用效果，甚至导致决策失误或不公平现象。

1.5 档案安全意识不强

在地勘单位的干部人事档案管理实践中，档案安全意识缺失问题较为突出。部分管理人员未能深刻理解档案保密与完整的重要性，这种疏忽容易引发档案遗失、毁损或信息外泄，给单位和个人造成难以弥补的损失。同时，部分地勘单位在档案保存与防护方面的投入不足，缺少必要的专业存储设施和保护举措，导致档案易受火灾、水患等自然灾害的破坏［3］。

2 地勘单位干部人事档案管理的优化策略

2.1 完善档案管理制度

首先，地勘单位在推进干部人事档案管理工作时，需要建立健全档案管理制度。这一制度的建立不仅是为了满足日常管理的需要，还是为了保障档案信息的准确性、完整性和安全性，从而为单位的选人、用人提供有力支撑。具体而言，档案管理制度应明确档案管理的职责分工，确保每个环节都有专人负责，形成完整的工作链条。与此同时，制度还应详细规定档案管理的流程，包括档案的收集、整理、归档、借阅、更新等环节，确保每一步操作都有章可循，避免出现混乱和失误。其次，档案管理制度还应制定明确的工作标准，对档案信息的完整性、准确性、更新频率等方面提出具体要求。这些标准的制定应结合地勘单位的实际情况和人才管理需求，既要保证档案信息的全面性和真实性，又要考虑管理工作的可行性和效率。通过建立健全干部人事档案管理制度，地勘单位可以确保档案管理工作的规范性和有序性，有效提高档案管理水平，为单位的持续发展和人才队伍建设奠定坚实基础［4］。最后，随着信息技术的快速发展，地勘单位在建立档案管理制度时，应充分考虑信息化管理的需求，将现代信息技术手段应用于档案管理中，推动档案管理向数字化、智能化方向发展。这样不仅可以提高档案管理的效率和质量，还可以增强档案信息的可查询性和可利用性，为单位的人才管理工作提供更有力的支持。因此，地勘单位在建立健全干部人事档案管理制度的同时，还应积极推进档案管理信息化建设，不断提升档案管理工作的现代化水平。

2.2 推进档案管理信息化

推进地勘单位干部人事档案管理信息化，不仅是技术进步的体现，还是管理理念和效率的重大革新。其变革对于提升管理效能、确保关键信息安全与完整性具有重要意义。为了实现这一目标，地勘单位需要采取一系列切实有效的措施。首先，构建完备的信息化管理系统。在此过程中，地勘单位必须引进技术前沿的档案管理软件，确保其功能覆盖电子档案整个生命周期，从录入、存储，再到检索、利用，都要做到无缝衔接。通过数据备份与恢复功能，防止因各种意外导致数据丢失，从而确保档案的永续保存。其次，为了增强档案管理实效性，地勘单位要对现有纸质档案进行全面数字化处理。通过高精度扫描和识别技术，将这些珍贵的档案资料转换为电子档案，不仅便于长期保存，还能有效提高查询和利用的效率。再次，在数字化过程中，地勘单位必须对档案信息进行严格校对和审核，确保其真实性和准确性。在此基础上，进一步提升档案管理人员信息化素养。以定期组织专业信息化培训的方式，使其熟练掌握和运用先进的信息技术进行档案管理；增强信息安全意识，确保每一份电子档案都能得到妥善保管。最后，地勘单位要通过制定完善的信息化管理制度，明确电子档案的归档标准和管理流程，建立严格的信息安全机制，防止信息泄露和非法访问。此外，进一步加强与其他部门沟通与协作，保证人事、财务等相关部门能及时、准确地提供档案信息，实现信息的共享与互通。与此同时，地勘单位还要持续优化信息化管理系统，根据实际需求不断调整和完善，使其更加符合地勘单位的特点，从而进一步提高管理效能［5］。

2.3 加强档案管理人员培训

为了提高地勘单位档案管理人员专业能力，确保档案管理工作的顺利进行，必须重视并加强档案管理人员培训工作。在此过程中，地勘单位需要对档案管理人员现有能力和知识水平进行全面评估，以便更精确地了解他们的培训需求。根据评估结果，地勘单位可为每位档案管理人员量身定制培训计划，确保培训内容既符合其实际需求，又能有效提升其专业技能。除了传统的档案管理理论知识，地勘单位还应增加与实际工作紧密相关的实践课程，如地质资料分类、整理、归档等。这有助于档案管理人员更好地理解和运用所学知识，提高工作效率。通过引入更多互动教学方式，如小组讨论、案例分析等，激发档案管理人员的学习兴趣和积极性，从而能进一步加深工作人员对档案管理知识的理解，培养其团队协作和问题解决能力。同时，在培训过程中，地勘单位需要建立完善的反馈机制，及时收集档案管理人员的意见和建议，以便对培训内容和方式进行调整与优化。为了确保培训成果，地勘单位还应该建立严格的考核机制，对档案管理人员的学习成果进行定期评估；鼓励档案管理人员在实际工作中运用所学知识，通过实践来不断巩固和提升档案管理技能。简单而言，通过优化培训计划、丰富培训内容、引入互动教学方式、建立反馈机制和考核机制等措施，地勘单位可全面提升档案管理人员的专业素养和技能水平，为档案管理工作的顺利开展提供更为坚实的人才保障［6］。

2.4 提升档案利用价值

人事档案信息的完整性、准确性和时效性，对于地勘单位在人才管理、选拔任用以及职称评审等方面具有至关重要的意义。为了确保人事档案信息的这三大要素得到充分保障，地勘单位必须致力于完善档案信息的收集、整理和更新机制。首先，在信息收集方面，地勘单位应建立多渠道、全方位的信息收集体系，确保能够全面、准确地获取干部人事的各类信息。这包括但不限于个人简历、学历学位、工作经历、业绩成果等关键信息，还应注意收集个人的思想品德、社会关系等方面的信息，以便对干部进行全方位的评价。其次，在信息整理方面，地勘单位应建立科学、规范的信息整理流程，对收集到的各类信息进行分类、归档和编码，确保档案信息条理清晰、易于查询。此外，地勘单位还应定期对档案信息进行梳理和审核，及时发现并纠正错误信息，确保档案信息的准确性和权威性。最后，在信息更新方面，地勘单位应建立动态的信息更新机制，及时将干部人事的最新信息录入档案管理系统，确保档案信息的时效性。这要求人事档案管理人员与相关部门保持密切沟通，及时了解干部人事变动情况，如职务晋升、岗位调整、奖惩情况等，以便及时更新档案信息。通过完善干部人事档案信息的收集、整理和更新机制，地勘单位可以确保档案信息的完整性、准确性和时效性得到全面提升。这将大大提高干部人事档案在人才选拔、职称评审等方面的利用价值，为单位的持续发展和人才队伍建设提供有力支持，促进地勘单位干部人事档案管理工作的规范化、科学化和现代化，推动单位整体管理水平的提升。

2.5 增强档案安全意识

在地勘单位中，干部人事档案的安全管理非常重要，其直接关系到单位内部信息的保密性，涉及个人隐私权和国家安全的重大问题。为了确保档案的完整性和机密性，地勘单位必须采取一系列综合性措施，从而构建一套全面而严密的档案安全管理制度。同时，制定周密的档案管理规范，详细阐述档案的分类标准、归档程序、借阅规定、复制要求以及销毁流程等各个环节的具体操作步骤和责任归属。通过制定这些规范，地勘单位档案管理人员可以明确自身的职责范围，严格按照既定流程进行操作，以期最大限度地降低人为操作失误和疏忽的可能性。首先，在档案存储方面，地勘单位应加大资金投入力度，积极引进先进的存储设备和技术手段。举例而言，地勘单位可以设置具备防火、防水和防尘功能的专用档案柜，并配备温湿度调控系统，以确保档案能在适宜的环境中得到妥善保存。在此基础上，地勘单位还需要定期对档案进行全面检查与整理，及时发现并处理存在的安全隐患。其次，在档案的传输和使用过程中，严格的监控机制必不可少。档案借阅和复制必须遵循严格的审批流程，并详细记录借阅和复制的相关信息。在档案传输时，地勘单位应采用先进的加密技术，以确保档案内容在传输过程中不被非法截取或恶意窜改。最后，为了有效预防档案的丢失、损坏或泄密，地勘单位还应从物理安全和网络安全两方面着手加强防护。在物理安全层面，采用安装监控摄像设备和报警系统等手段来确保档案室的安全性；在网络安全层面，建立健全防火墙和入侵检测系统，以防范潜在的黑客攻击和病毒侵入。

3 结束语

地勘单位干部人事档案管理工作是单位人才管理的重要环节，关系到单位的持续发展和人才队伍建设。针对当前存在的干部人事档案管理问题，地勘单位应积极采取有效策略，完善档案管理制度，推进信息化管理，加强人员培训，提升档案利用价值，为单位健康发展和人才战略实施提供有力支持。与此同时，地勘单位还应关注干部人事档案管理工作的创新与发展，不断探索适应新时代要求的档案管理模式和方法，推动干部人事档案管理工作迈上新台阶。

主要参考文献

［1］刘婧.大数据环境下地勘单位人事档案的管理和利用［J］.科学与信息化，2022（1）：31-33.

［2］易春丽.基于地勘单位改革的人事档案管理探讨［J］.办公室业务，2021（3）：137-138.

［3］黄心颖.关于加强事业单位人事档案管理工作的思考：以地勘单位为例［J］.现代商业，2019（19）：94-95.

［4］郭欣.新时代转型升级中地勘单位档案管理模式探讨［J］.甘肃科技，2020（8）：94-95，93.

［5］易春丽.地勘单位人事档案信息化管理策略［J］.兰台内外，2022（5）：4-6.

［6］刘洋.大数据环境下事业单位人事档案管理现状及改善策略［J］.黑龙江档案，2021（2）：88-89.

［收稿日期］2024-03-15

［作者简介］易菲菲（1987— ），女，广东廉江人，经济师，

主要研究方向：人力资源管理。