浅析事业单位会计信息化建设存在的问题及解决建议

摘要：信息技术与会计工作相结合，对事业单位的预算管理、会计核算、内部控制等都产生了深刻的影响。与此同时，事业单位在搭建信息系统过程中也面临着信息安全、人员转型等困境。本文具体阐述了信息化建设中存在的问题，并给出了相应的建议，同时指出应当将人工智能等新兴技术应用于信息化建设，促进事业单位财务工作向智能化方向发展。

关键词：会计信息化；事业单位；智能化转型

DOI：10.12433/zgkjtz.20242534

2019年1月，我国事业单位全面执行新政府会计制度，规定同一账务系统下编制财务会计和预算会计双会计分录，提高了会计信息质量，对会计核算的要求进一步提高。许多事业单位上线信息化系统以满足会计核算、预算管理的急切需求。在大数据、云计算、人工智能、区块链的背景下，会计工作与信息科技结合，构建新的叙事逻辑，对传统事业单位预算管理、内部控制、会计核算、会计监督等工作模式产生颠覆性影响。《会计改革与发展“十三五”规划纲要》中明确指出，会计改革任务艰巨，要加快现代信息技术在财务领域中的深入应用，用数据赋能财务，推动会计工作高质量的发展。2024年7月1日实施的新《会计法》新增“要求加快会计信息化建设，鼓励依法采用现代信息技术开展会计工作”，明确了会计信息化建设的重要性。然而，与企业相比，事业单位在开展会计信息化建设时依然面对着许多问题，如对信息化认知水平不高、与信息系统相关的内部控制制度不完善，缺少相应的复合型人才等等，使得会计信息化建设的水平不理想。为响应国家号召，提高会计工作效率，事业单位应明确会计信息化建设的战略意义，成立领导小组，统筹信息化系统部署，并将人工智能等新兴技术引入财务工作，以提升财务工作的价值。

一、会计信息化对会计工作的影响

（一）对预算管理的影响

信息化系统可以体现项目进展进度、财政资金使用情况和预算执行情况。通过实时监管，判断其是否符合项目要求。基于信息化建设，能够高效开展财务管理工作，加强信息互通共享。集中管理和控制相关环节，强化财政资金管理，利用大数据建立高效信息抓取机制，帮助推动建设健全的预算管理制度及预算一体化工作进程，推动预算绩效评价工作开展。

（二）对会计核算的影响

首先，单位信息系统与国家税务平台、银行、公务机票酒店平台等系统对接，例如，许多事业单位与企业都上线的银企互联系统，可以省去出纳付款的步骤，精简会计工作流程。通过本地部署的语言模型接口将非结构数据转化为结构数据，实现系统之间的数据互联。银行支行信息、对账单、回单等数据都可以连接至单位系统中。利用大数据、区块链等技术，对供应商、发票进行追踪识别，确保财务真实合法。通过Python等技术，采集网络数据，方便信息比对，辅助识别财务风险。

其次，建立多维度收入成本核算。在会计科目下设置辅助核算项，包括人员、部门、供应商、预算编号、项目编码等，满足财务人员从各个维度进行收入成本归集，辅助分析决策。

最后，财务工作全程线上审批，改变了事业单位层层签字、办事难的传统困境，节省时间精力。会计原始凭证如机票、高铁票、增值税发票电子化，为报销人员节约时间精力，降低沟通成本，极大提高了财务工作效率。借助信息化系统自动匹配科目、精准风险识别，财务会计根据规则自动带出预算会计，降低了会计核算压力，同时减少人为因素的干扰，极大提高了会计核算的准确性。财务数据采用电子化、自动化的存储方式，每次登录的操作情况在后台都有记录，会计凭证难以篡改，降低了财务档案造假的风险。环境友好型无纸化办公使得事业单位向国际化的ESG（环境、社会和治理）标准靠拢。

（三）对内部控制的影响

财务数据在信息化系统上可以自由抓取数据，方便事业单位各项经济业务、财务数据进行财务公开，加强公众对于事业单位的监督。审核流程的每个环节都能追溯到相关部门及责任人，信息公开透明，方便形成问责机制。将财政资金活动的各个环节都在系统中展示，从项目立项、知识产权、资产管理、会计核算情况、预算管理、财务报告、经费收入情况、项目经费支出情况、财政预算执行情况等板块展现各环节数据，根据监管部门、上级部门、单位领导、内外部审计等会计信息使用者的相关需求展现单位管理结果和资金使用情况，辅助决策的同时，也提高了财务工作透明度，提升了内部控制水平。将单位的财务制度与信息化系统相结合，对于超出系统所设标准的报销金额、不符合制度的申请进行自动预警，提高财务工作效率，提升内控水平。完善内部审计监督手段，可以借助系统自动分析比对，在节省工作时间的同时，为内部审计提供更多的线索和证据，提高内部审计作为内部控制最后一道防线的作用。

二、事业单位会计信息化存在的问题

（一）信息系统技术不够成熟

一是信息安全问题。现代科技信息技术发展迅速，高速迭代，风险应运而生。事业单位的信息涉及到国家安全，更应当防范信息泄露的风险。财务涉及到资金的进出，一旦黑客入侵，系统瘫痪，会造成巨大的经济损失和时间成本。同时，单位的财务信息普遍存储在电脑系统中，针对诸如断网断电、机房遭到不可抗力毁坏等风险，应当提前采取预防措施，防患于未然。

二是信息系统自身的问题。信息化系统涉及信息的输入、处理、输出三个部分。输入数据的预处理在整个信息化流程中是非常重要的，在数据预录入的过程中如果出现认知不到位，不录或者误录信息，都会导致错误信息传递，后续全链条错误，最终体现在报表中，影响管理者决策。在信息处理的过程中，如果信息系统个别功能设计出现缺陷、算法不够完善也会导致输出错误的会计信息。同时，信息化系统的某一模块在运行时出现技术问题，也会导致会计工作无法正常开展。最后，由于信息技术的不断发展，单位的信息化系统也需要不断更新以适应外部技术环境的变化，才能与外部系统进行有效的对接，进而高效地处理会计信息，但是由此导致的技术风险，成本攀升也是管理者应当考虑的。

三是统一信息化标准的问题。由于各个事业单位搭建信息化过程中采取的标准不同，例如技术标准，数据标准等等，导致输出结果不具备可比性。当上级部门进行数据汇总时，由于标准不同会使得最终的数据失真。在事业单位内部，也存在不同部门使用不同系统的问题，难以协同工作，产生数据误差。

（二）对会计信息化认识不足

部分事业单位思维陈旧，财务人员水平有限，拘泥于旧有电算化，认为现有的系统已经足够满足单位的实际需求。即使上线信息系统，也会由于缺乏全局意识、创新能力造成信息系统无法发挥其真正的作用，形同虚设。办事人员对信息化系统理解不到位，不愿学习，不会操作信息化系统，都可能导致会计工作难以开展，进而增加财务人员重复沟通的时间成本，无法腾出时间去做其他更有效益的工作。其次，如果双方对信息化系统的理解程度不同，会形成沟通壁垒，造成双方无法高效沟通。过度依赖会计信息系统也可能造成决策失误。要清楚系统也是专家设计的，专家的偏好、认知误差都会隐藏在信息系统中，系统也会存在设计缺陷，只有明白系统运行的设计框架、底层逻辑，才能不盲从信息系统，对输出结果做出正确的判断，及时修正信息系统不当的程序。

（三）缺少复合型人才

事业单位财务人员多为传统会计专业背景，缺乏管理会计意识和信息技术水平，无法胜任新型财务工作。对于财务人员的激励模式也通常以工作年限、会计专业证书为绩效评价标准，通常会忽视对财务人员业务能力、数学、计算机等多学科交叉的综合能力培训。

（四）员工就业问题

在人工智能快速发展、信息技术革命的背景下，会计工作将继续朝着自动化、智能化的方向发展。会计职能从传统的记账、报税、提供报表转向管理会计、战略规划的方向。会计岗位缩减合并是不可避免的。例如，出纳付款的角色由于银企互联功能的上线而消失。不仅是基础的工作岗位，一些管理类岗位例如财务分析岗位也可能被快速发展的人工智能取代。事业单位应当承担起社会责任，对职工体现应有的人文关怀，帮助财务人员实现转型，妥善安排其他岗位。

（五）成本效益问题

财政经费也应当遵循成本效益原则，要结合事业单位自身需求做好系统建设的整体规划，测算投入产出。在购买系统时不仅要关注其信息化技术成熟度，也应当避免过度追求系统的先进性，不能为了业绩盲目上线华而不实的高成本系统。

三、对事业单位信息化建设的相关建议

（一）提高对会计信息化的重视程度

事业单位领导者应当重视信息系统建设的重要性和必要性，牵头信息化建设工作，成立领导小组，为信息系统建设提供资源。明确各部门在信息化建设中的角色和职责，协同推进信息系统的建设。

将信息系统使用培训纳入新职工入职培训中，出台信息化相关的单位制度。发布信息化系统操作指南，指导职工如何操作信息化系统进行项目立项、资产管理、财务报销等工作。量大的事业单位可以训练合适的人工智能模型，使其能跟单位职工进行交互，并且回答相应的政策问题、报销流程以及其他常见的问题。根据信息更新和用户反馈不断优化人工智能模型。

（二）建立健全信息化内部控制制度

一是出台信息化系统的财务制度，明确财务系统的使用规范。规定各级审批职责权限，防止违规审批。财务人员应当定期对录入的数据进行检查与更正，确保预录入数据的准确性。信息管理人员应当定期对系统运行情况进行测试，及时修正错误的算法。管理者应当对取数规则、审核流程定期检查，确保系统运行符合单位制度。

二是建立信息安全制度。事业单位应当建立健全信息系统运行服务机制，明确运行与服务的标准。树立网络风险意识，完善网络安全机制，明确网络信息安全与运行安全的责任主体与职责，制定网络安全的应急处理预案。信息化系统作为无形资产入库，单位资产部门对其进行统一管理与调配。信息系统的操作、授权和审计权限分离，防止因个人权限过大引起信息泄露的风险。建立防火墙，安装杀毒软件，使用单独网线、安全U盾等使用专门用于搭建信息系统的设备。开展实时数据备份工作。对于信息系统的安全性、规范性需要进行全面评估，采取公开招标的形式，谨防上线不合格的信息系统。

三是建立统一的信息化标准。上级部门应当对下级各部门统一技术标准、数据标准。信息化领导小组应当统筹各部门的信息化建设，确保信息互联互通。单位内部可以自行开发信息化系统，成立信息化项目，从而统一设置技术、数据标准，确保数据的一致。

四是建立信息系统审计制度。内部审计需要突破传统的经济、政治审计的思想观念，重视信息系统审计，每年在内部审计计划中列入信息系统审计，通过数据流程测试发现系统可能存在的漏洞。同时审计队伍中可以配备兼职审计的信息系统管理员，更加有效地发现信息系统的风险。

（三）加强会计信息化人才队伍建设

加强对财务人员的信息化操作技能培训，培养他们的学习能力，促进他们实现财务转型。财务人员应该意识到，专业知识可能会被人工智能取代，唯有自身的领导力、沟通能力，业财融合水平，创新能力才是新形势下的核心竞争力。另一方面，单位也可以招聘同时具有信息、财务背景的复合型人才。鼓励财务人员发挥创新意识，对标准化的信息系统进行本土化改造，提高工作效率。将计算机、人工智能方面的证书也纳入会计人员晋升的考核指标当中。

（四）加强人工智能在会计信息化中的运用

人工智能学科包括连接主义、符号主义和行为主义三大学派。财税运用的主要是连接主义和符号主义学派，包括启发式算法、专家系统、神经网络和机器学习等。事业单位上线的信息化系统目前还是主要基于数据库的应用。应当积极向数字、智能财务发展，即将人工智能等新型技术运用于单位系统。例如，将光学字符识别（OCR）技术识别图像中的文字信息，识别合同、发票信息，自动填写报销单据。用知识图谱匹配业务发生是否合理，成本费用是否超标，是否符合中央八项规定等等，实现智能单据审核。流程自动化（RPA）技术可以自动执行重复性任务，减少人工操作。加强流程自动化技术、专家系统、自然语言模型、模式识别和大语言模型等技术在单位系统中的运用。未来，这些技术将在财务管理、管理会计、自动化审计、收入支出预测以及决策支持等领域发挥作用。

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