信息化时代档案管理工作的发展方向分析

[摘 要]在信息化时代，大数据、云计算等新兴技术重塑了档案管理的技术环境。本文分析了新技术对档案管理工作的影响，指出信息化带来的新形势和新任务，包括提升数据处理能力、保障信息安全、实现资源共享与优化服务。针对信息化进程中档案管理工作面临发展不平衡、档案收集不齐全和信息管理效率低下等问题，本文提出通过推动制度创新、引进复合型人才和加强思想认同等对策，以此提高电子档案治理水平。档案管理部门需要紧跟技术发展步伐，创新工作模式，构建科学完善的档案管理体系，推动档案工作高质量发展，满足社会各界对档案信息的需求，充分发挥档案在社会发展中的重要作用。

[关键词]信息化时代；档案管理；收集归档

随着信息化时代的到来，大数据等新兴技术快速融合，极大地改变了档案管理的技术环境和工作模式。信息技术的发展不仅重塑了档案管理的技术架构和产品形态，还推动了档案管理服务模式的创新。在这一背景下，档案管理工作面临新的形势和任务，如何充分利用新技术赋能档案管理，提升档案管理水平，成为当前亟待解决的问题。信息技术对档案管理工作影响深远，新一轮科技革命带来了档案管理理念和方法的革新。大数据技术能够处理海量档案数据，通过数据挖掘和分析，提升档案资源的利用价值[1]。

一、信息技术对档案管理工作的影响

（一）档案管理与业务工作深度融合发展

随着信息技术的发展，大数据与5G、人工智能、区块链等技术的深度结合，正在改变网络时代的根本格局，推动着整个经济和社会的变革。各行各业都在加速数字化进程，以大数据为基础的管理与决策模型逐渐成熟。随着组织结构和功能的发展与变化，各部门之间的紧密协作，电子文档全过程电子化管理的优势互补、互相促进，为组织与业务的正常运转提供了支持。在文件的形成过程中，业务部门与档案部门相互配合，对数据进行全面的梳理，并制订出归档管理的标准，充分利用电子档案在业务应用中所起到的正面效果，使业务管理与档案管理更加紧密地联系在一起，突破业务孤岛，沉淀数据资产，发掘出数据的价值，让数据真正为社会发展服务[2]。

（二）档案管理质效明显提升

《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362-2020）提出了加强电子档案的数字化、网络化、数字化、网络化的要求。传统的档案管理方式以“重管理轻利用”为特征，不能充分发挥档案的价值。它强调了文件的本质属性，拓宽了其在政治教育中的作用。档案管理者可以利用行业规范的信息平台，对档案信息来源进行多种途径的公开，使电子数据资源得到最大程度的整合和优化，为被服务对象提供更加宝贵的史料。建立内容真实、形式多样的电子档案库，以及特色的“数据湖”，方便用户查询和使用。电子档案的全程可追踪，为文件的真实、可靠提供了

保障[3]。

二、信息化时代档案工作面临的问题和挑战

（一）整体发展不平衡

目前，我国档案工作正朝着信息化的方向发展，相应的政策体系、软硬件设施和工作手段都在持续地进行着升级和优化，但是，从整体上看，仍然存在着发展不均衡、运用不充分等问题。主要表现为：一是系统的信息化管理机制还不完善。传统的纸质文件和现代的电子档案在管理方式上是截然不同的，因此必须对其进行重构。随着大数据技术的普及，必须要有一种新的、与之相匹配的信息管理体系，才能将大数据技术的智慧管理优点充分展现出来，让不同种类的档案信息与资源得以共享。多数单位还没有建立完善的信息化管理体系和运作机制，对电子档案信息资源的整合与共享还不够充分。目前，很多单位由于传统的文件管理方式已经很难与电子档案的管理方式相适应，导致其管理效率低下。由于目前的管理制度还存在着管理责任不明、管理标准不够规范、信息化的优越性不明显等问题，因此，目前的管理制度还很难对企业的信息化工作起到很好的引导作用。二是档案管理的制度还不够健全。传统的纸质文件管理方式已不能满足时代发展的需要，电子档案管理模式正被广泛应用和普及，而与之相配套的法律法规却无法跟上电子档案管理的发展步伐，立法体制落后，导致系统的管理缺少法制基础，因此，电子档案的管理效率并没有得到显著提升，这严重制约了档案信息化转型的发展。

（二）档案收集不齐全

当前，大部分档案管理部门的征集工作都处在一个持续摸索和改进的过程中，征集的方式主要是接受各单位、企业、学校等社会组织的捐赠、寄存、代管，因此，征集工作呈现出零散、肤浅的特征。同时，在信息化的背景下，也出现了以下几个问题：一是档案资料的多样性和分散性显著增加，许多重要的信息被存储在不同的数字平台或系统中，导致档案管理部门难以全面掌握和收集。二是数字化文件易于被修改、删除或丢失，增加了档案收集的复杂性和不确定性。三是部门之间存在隔阂，单位档案管理平台的服务范围还仅仅局限于单位内部，对外共建共享的程度还远没有达到预期，工作方法比较传统，缺少与各个行业的学习与交流，使得各单位、各行业的文件归档都有时空的限制，很难达到在线归档的目的，目前的档案收集仍然采用传统的人工方法来收集和汇总，这就造成了工作效率低下，实践效果不佳的问题。

（三）信息管理不高效

目前，电子档案管理效率不高，其具体情况如下：一是系统建设没有经过深入调查，导致系统只具备一些浅显的基础功能，未能从实际需求出发，致使系统平台在实际工作中的应用效果不佳。系统设计和实际需求脱节，导致平台功能无法得到充分发挥，未能实现档案管理信息化的预期目标。二是人才体系单薄。当前，大部分档案管理人员在利用信息化平台进行档案资源开发方面力不从心。这种情况不仅制约了档案资源的有效利用，还影响了档案管理工作的整体效率和质量。缺乏信息化背景和技术能力的档案管理者，难以适应现代化管理需求，进一步加剧了档案管理效率低下的问题。因此，提升电子档案管理效率，关键在于加强系统平台建设的科学性和实用性，并培养具有信息化管理能力的专业人才。只有这样，才能真正实现档案管理的信息化、现代化，充分发挥档案资源的价值[4]。

（四）大数据技术未得到充分应用

随着大数据技术的广泛应用，云计算、大数据、人工智能等技术被越来越多地运用到了社会的方方面面，数据信息处理技术也越来越普遍，因此，在电子档案的管理中，必须将云存储、智能化技术和大数据技术相结合，以提高电子档案的管理效率和便利性。目前，许多单位还没有把大数据技术与智能技术相结合，导致档案管理工作相对滞后。基层的档案部门没有将智能技术应用到数据挖掘、软件分析、集成电子档案资源，就连必备的硬件和软件都没有，缺少电脑设备和智能的档案管理平台，不能将档案资源与社会资源进行充分连接，阻碍了电子档案的个性化、多元化和实时化的管理。而在电子档案的管理过程中，也面临着网络安全的问题。一是由于电子档案资料存于电子储存装置中，一旦储存装置硬件受损，将造成资源损毁或遗失危险。二是由于档案信息资源容易被病毒、黑客等入侵，因此易造成信息的篡改和成果的损失。许多单位都没有健全的档案信息管理体系，网络防御攻击的技术方法也不够先进，很难对文件的安全性进行有效的保护，因此存在很大的安全隐患。

三、信息化时代档案工作未来发展对策

（一）紧跟时代，勇于创新

在新的历史时期，各行各业正借着新时代的东风，走上了稳步发展的快车道。档案管理部门可以通过对信息技术的利用，打造一个集中式档案数据为一体的“智控中心”，为党、政、群提供高质量的档案信息。

第一步，构建和完善档案管理责任制。首先，要通过立法和制度建设来保证电子档案的管理，在制度上保证电子档案的采集、管理、保管、共享服务，并对电子档案的管理职责作出规定，对违反规定的行为建立相应的惩罚办法。其次，要构建档案管理信息平台，并对其进行定期审计，监控其提供的服务。最后，建立健全电子档案信息安全保障方面的法律、法规，明确各方面的职责，建立相应的责任清单，以科技手段、机制保障电子档案的安全性。

第二步，完善和优化电子档案管理机制和信息化体系。以大数据技术为基础，加快完善电子档案的管理体制和信息化系统，建设一种新的档案管理制度，改善电子档案的数据品质，制订统一的电子档案管理标准，对操作规范、数据类型、档案格式和工作过程进行标准化管理，使大数据信息平台数据库的作用得到最大程度的发挥，从而使电子档案信息的利用价值得到进一步提高。要树立“信息化”“网络化”的思想，要把“档案工作机制”和“创新”的标准系统建设放在首位，为“信息管理体制”和“数据资源”提供强有力的保障。将档案管理信息化技术进行集成，对基层信息资源进行采集，对信息资源进行最优的储存，推动信息技术的研究与开发，健全数据信息支持体系，为档案管理工作取得突破性进展提供技术保证。搭建为整个电子档案管理体系提供服务的智能网络体系，创建完备的资源聚集体系，对各类档案数据信息进行采集、整理和共享，并通过分析、挖掘和技术集成，实现对电子档案信息资源的共享。

（二）引进人才，强化队伍

单位可以从人才引进、队伍建设、培训提升等三个方面完善档案管理的队伍建设。

一是档案管理部门应建立科学的人才引进机制，通过与高校合作，开展校企联合培养项目，为档案管理注入新鲜血液。同时，应争取政策支持，设立专项引才基金，提高档案管理岗位的吸引力，吸引更多优秀人才加入档案管理队伍。特别是针对信息技术与档案管理相结合的复合型人才，应制定专门的引进政策，提供具有竞争力的薪酬和发展空间。二是要注重现有人员的培训和能力提升。档案管理部门应制订系统的培训计划，结合实际工作需要，开展多层次、多形式的培训。培训内容应包括档案管理基础知识、信息技术应用、数据分析与挖掘、信息安全等方面。通过理论与实践相结合的方式，提升档案人员的专业素养和技术能力。此外，应鼓励档案人员参加国家承认的计算机资格和认证考试，提高其信息技术水平。三是档案管理部门应积极组织人员到先进地区档案馆学习交流，借鉴先进经验和成功做法。邀请国内外知名档案专家开展讲座和培训，拓宽档案人员的视野，提升他们的专业能力和创新意识。通过内部轮岗、外派学习等方式，培养一支业务能力强、综合素质高的档案管理队伍。此外，档案管理部门应注重人才的职业发展和激励机制建设。为档案人员提供清晰的职业发展路径和成长空间，激励他们不断进取。通过设立专项奖励基金，对在档案管理信息化工作中表现突出的人员进行表彰和奖励，激发他们的工作积极性和创造力。通过以上措施，档案管理部门可以培养一支专业素质高、创新能力强的档案管理队伍，为档案管理工作的现代化、信息化发展提供坚实的人才保障。只有这样，才能更好地适应信息化时代的要求，推动档案管理工作迈向新的台阶。

（三）数字转型，安全强化

大数据技术具有智能化的突出优点，因此，在对电子档案进行管理时，要充分运用大数据技术，求创新、求发展。在建立电子档案管理系统时，要注意到与之相对应的数字化技术和相关的模块，引进智能的数字化信息装置，把数据化系统和智能系统结合起来，实现优势互补，建立一个智能管理平台。将管理平台的优势资源进行集成，提升信息供应的品质，对管理方式进行改善与优化，使其在信息服务的内容上实现优势互补，将大数据的技术优势发挥出来。与此同时，各部门也要建立健全的电子档案信息安全保障机制，以有效地防范各种网络攻击。一是要建立健全档案管理制度。完善档案管理制度，对档案信息进行定期备份，制订和遵循相关的档案安全管理规程，未经许可不得利用移动存储设备进行拷贝，避免电脑系统受到病毒的感染。二是建设一个安全的因特网防火墙，并经常对安全系统的软件进行升级，以抵御黑客、木马病毒等的攻击。

结束语

在信息化时代的浪潮中，档案作为社会和历史的缩影，担负着存储和保管党、国家和人民历史记录的重任，是维护历史真实、保障人民群众根本利益的重要事业。因此，档案部门必须顺应时代发展，积极应对信息化带来的挑战，推动档案管理向“知识化、信息化、技术化、市场化”转型。档案管理必须以大数据、云计算、人工智能和区块链等先进技术为依托，构建科学完善的档案管理体系。通过信息技术的深度应用，提升档案数据的存储、处理和利用能力，实现档案资源的高效管理和共享，充分发挥档案在社会发展中的重要作用。

参考文献

[1]刘赵如，陈挺，卢美玲，等.无纸化办公环境下电子档案管理探析[J].黑龙江档案，2023（2）：200-202.

[2]刘阿娜.事业单位电子档案管理的影响因素及解决对策[J].黑龙江档案，2023（2）：275-277.

[3]龚水英.单套制电子档案管理风险及安全措施探究[J].兰台内外，2023（12）：32-34.

[4]吴晗.关于档案信息化工作的思考[J].办公室业务，2021（5）：100-101.

作者简介：闫治辛（1986— ），男，汉族，内蒙古鄂尔多斯人，内蒙古汇能长川发电有限公司，馆员，本科。

研究方向：电子档案。