高校档案信息化建设中的跨部门协同机制研究

[摘 要]高校档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要多个部门的紧密协作。本研究深入分析了跨部门协同在高校档案信息化建设中的重要性，并揭示了当前存在的协同意识缺乏、沟通渠道不畅、协同机制不健全等问题。为解决这些问题，研究提出了优化组织架构和决策机制、完善沟通协调体系、构建利益协调和监管保障的对策建议，为高校建立高效的跨部门协同机制提供了可行的路径。

[关键词]高校档案；信息化建设；跨部门协同；协同机制

随着信息技术的不断发展，高校档案信息化建设成为加强高校档案事业发展的必由之路。然而，高校档案信息化建设涉及多个职能部门，需要全面地协调配合，因此，构建高效的跨部门协同机制是确保建设顺利推进的关键。

一、高校档案信息化建设中跨部门协同的重要性

（一）档案信息化建设的系统性特征

高校档案信息化建设是一项复杂的系统工程，具有明显的系统性特征，涉及多个职能部门。档案信息化建设不仅涵盖了档案馆等专职部门，还需要信息技术中心、网络中心等信息化建设主体部门的全程参与，也离不开相关职能部门如组织人事部门、财务部门等的支持和配合。多部门的深度介入，使得信息化建设成为一项跨部门的系统工作。由于参与主体多、专业领域交叉，如果缺乏高效的协调机制，将导致职责分工不明确、工作推进缓慢、资源利用效率低下等问题。只有各部门在统一的工作平台和标准规范下通力合作，精诚协调配合，才能最大限度地整合各方资源优势，保证建设过程有序高效[1]。

（二）跨部门协同机制的作用

建立高效的跨部门协同机制对高校档案信息化建设至关重要，其作用主要体现在三个方面。一是跨部门协同可以提高工作效率。信息化建设涉及多个职能部门，如果缺乏顺畅的协同机制，将导致决策流程冗长、部门推诿扯皮、工作衔接不畅等低效状况。有效的协同机制可以明确各方职责，统一工作标准，优化工作流程，使各部门有条不紊顺利衔接，从而提升整体工作效率。以浙江大学为例，通过建立档案信息化专项领导小组来统筹协调，明确馆内外各部门在文件数字化、系统运维等环节的分工，使建设任务合理分解、高效推进。二是跨部门协同可以优化资源配置。缺乏协同将导致资源分散利用，加剧部门间的资源孤岛效应；有效的协同则能实现信息共享、资源整合，避免重复建设浪费。以云南大学为例，通过校园一体化平台建设，整合了人力资源、财务、基建等多个系统数据，形成了统一的数据管理和应用模式，提高了资源利用率。三是跨部门协同可以保证档案信息化建设质量。档案信息化建设作为系统工程，需要各方精诚合作、协同配合，方能将顶层设计、技术实施、服务应用等各个环节做好，从而确保建设质量。

二、高校档案信息化建设中跨部门协同存在的问题

高校档案信息化建设，无疑是一项庞大而精细的系统工程，它需要校内多个职能部门的默契协作与无缝对接。然而，现实的挑战却不容乐观。跨部门协同存在诸多困境和障碍，制约了建设的质量和进度。这些困境，亟待我们共同面对，合力破解，以确保档案信息化建设的顺利推进。

部分相关职能部门对档案信息化建设的系统性和重要性认识不足，将其等同于单一的技术工程，忽视了本部门在其中所应发挥的重要作用。由于缺少统一的协调平台和工作机制，各单位大多是独立运作、互不衔接。这种分散的工作模式不仅增加了沟通成本，还容易导致信息传递的滞后和误差，影响了建设的效率和质量。大多数高校的跨部门协同机制不健全，职责分工不明确，缺乏顶层设计统筹和工作规范。具体表现为：各部门在档案信息化建设中的角色和职责没有明确界定，导致工作中推诿扯皮；各部门在实施过程中各自为政，缺乏统一标准和规范，难以形成合力。部门利益分歧、职责边界交叉混乱、缺乏有效监督等问题，加剧了协同推进的阻力和困难，导致资源整合利用率不高、执行效率低下等弊端。[2]。

三、构建高效的高校档案信息化建设跨部门协同机制的对策

（一）优化组织架构和决策机制

优化组织架构和决策机制有助于明确各部门在档案信息化建设中的权责分工，厘清职能边界，避免职责交叉重叠、相互掣肘，也有利于建立科学高效的决策机制，确保决策周期合理、程序规范，并形成畅通的反馈渠道，促进决策落实。

1.明确各部门在建设中的职能定位

明确各部门在档案信息化建设中的职能定位是优化组织架构的关键环节。需要系统梳理和科学规划，合理划分各参与方在建设全流程中的职责范畴和权限边界，避免出现职能交叉混乱、相互掣肘的状况。通过细致的工作分析和顶层设计，可以明确各部门的具体职能分工：档案馆作为牵头单位，负责统筹谋划整体建设规划和顶层设计，优化业务流程、制定统一标准；信息技术中心承担技术架构搭建和系统运维职能；公文办公室负责文件资料的流程再造和数字化录入工作；人力资源部门则负责经费保障和绩效考核等。在明确职能的同时，还应合理划分各自的权限边界，避免出现职责交叉和冲突。例如，虽然信息技术中心和档案馆在系统开发环节存在一定的工作交集，但应明确界定两者之间的分工，前者负责技术开发和运维，后者负责需求梳理和流程优化，避免扯皮推诿。职能定位清晰，权责分工明确，不仅有利于充分发挥各单位的专业优势和职能作用，而且有助于形成科学有序的工作流程和制衡机制，确保各方通力合作、相互协调、高效运转。这是优化组织架构、促进跨部门协同的基础性工作，必须予以高度重视。

2.建立科学的决策流程和反馈机制

建立科学的决策流程和反馈机制是优化组织架构和决策机制的重中之重。这不仅关乎信息化建设决策的质量和效率，也是促进各部门高效协同的重要保证。

首先，需要成立高校档案信息化建设领导小组，作为决策和反馈的权威平台。领导小组应由校领导和各相关职能部门主要负责人组成，集中体现行政权威和专业力量。同时，要明确集体决策的程序和议事规则，确保决策过程民主、科学、高效。其次，应建立常态化的工作例会机制，作为各部门直接对接交流的渠道。可定期召开专题会议，通报进展、分析问题、研究对策，实现信息互通有无。比如，可借鉴苏州大学的做法，每季度召开一次这样的多部门联席会议。会议不仅有各部门负责人出席，还邀请第三方监管专家和技术人员参与，形成全方位的研讨交流。最后，还应建立科学有效的反馈评估机制，及时发现问题并加以纠正。可采取定期检查、实时反馈、责任追究等多种方式，对工作中的失误和偏差予以反馈评估，并追究相关责任人的责任。同时对工作中的亮点经验要及时总结并加以推广，形成良性的反哺循环。

（二）完善沟通协调体系

1.构建信息共享平台促进数据交互

构建信息共享平台是促进跨部门数据交互和资源整合的关键举措。需要统一技术架构和标准规范，整合各类信息资源，搭建覆盖全校的一体化信息平台，实现跨部门数据的无缝集成和高效共享。以浙江大学为例，该校已构建了集校园网、办公自动化系统、图书馆系统、教务管理系统等于一体的综合信息服务平台，各类信息资源实现了统一入口获取和高效利用。其中，档案信息服务系统与其他核心业务系统实现了数据互通共享，避免了重复采集和建设，极大提高了资源利用率。建设这一共享平台的过程中，要统一规范标准，需要各部门紧密配合，在技术架构、数据格式、接口规范等方面达成共识，促进整合和互联互通。比如要制定统一的元数据标准、档案编码标准、存储标准等，确保不同系统间的数据融合无障碍。此外，共享平台的建设还应以用户为中心，突出数据服务功能，提供个性化定制和数据资源定制服务，真正实现按需获取和智能应用。例如，人力资源部门可订阅教师资格档案数据，并与绩效考核相结合；教务部门则可调取学生学籍档案数据，为管理和决策提供支撑等。通过统一的技术规范和业务标准，实现不同部门数据的顺畅集成和智能交互，不仅能最大限度地整合和利用资源，还能促进信息共享和工作协同，提高工作效率，这是跨部门协同的工作基础。

2.定期召开多部门联席会议研讨协调

定期召开多部门联席会议是加强沟通协调、促进跨部门协同的重要机制。这种面对面的直接交流方式，不仅有助于信息充分互通、观点互鉴、达成共识，更能化解分歧、凝聚合力，确保协同工作高效有序开展。可以借鉴苏州大学的做法，建立常态化的联席会议制度。每个季度都定期组织涉及档案信息化建设的各相关部门负责人召开专题会议，通报工作进展、分析存在问题、研究应对策略。与会人员不仅包括档案馆、信息中心、公文办公室等主要业务部门负责人，还邀请了第三方专家学者和专业技术人员参与。这种多方参与的联席会议模式，具有几个突出优势：一是决策和建议的科学性更强，专家学者能提供独到见解和专业指导；二是沟通的渠道更为畅通，各部门负责人可以直接对话交流，消除隔阂和分歧；三是监督机制更为坚实，第三方的参与也起到了外部监督的作用。因此，这种联席会议模式被苏州大学视为推进档案信息化建设跨部门协同的“强力引擎”。除了定期召开例行会议外，遇到重大决策、专项讨论时，也可随时临时召集相关人员开会研讨。通过直接沟通交流、达成共识，不仅能统一思想、明确方向，更能将各方的合力整合起来，协同一致，高效推进档案信息化建设各项工作。可以说，定期的多部门联席会议机制是保证跨部门协同高效运转的“黏合剂”。

（三）构建利益协调和监管保障

1.制定合理的绩效考核和奖惩机制

制定合理的绩效考核和奖惩机制，是推动跨部门协同高效运转的重要激励约束手段。这需要结合各部门在档案信息化建设中的实际分工和贡献程度，设置科学合理的差异化考核体系。首先，应明确各部门的工作职责和目标任务，并将其分解为一系列具体的考核指标，如工作进度、质量标准、数据应用率等，作为绩效评价的依据。在此基础上，针对不同部门的差异化职能，设置不同的权重分值，并与该部门及其工作人员的薪酬绩效、职务晋升等利益直接挂钩。其次，还需结合考核结果，建立科学的奖惩机制。对于工作成绩突出、贡献卓著的部门和个人，可予以相应的物质奖励和荣誉表彰，充分体现“重赏厚遇”；而对于工作消极怠慢的，则要加大问责力度，酌情给予一定程度的惩处，起到“疾风劲草”的警示作用。以上奖惩措施的出台和实施，必须坚持公开、公正、公平的原则，避免私情化和随意性，确保制度的权威性和约束力。最后，还应将考核结果及时予以反馈，并定期评估和调整考核办法，与实践相适应，不断完善和优化。合理的绩效考核和奖惩机制，能充分调动各方的工作积极性和主动性，充分发挥其专业特长，确保各司其职、全力以赴，从而达到优化资源配置、提高工作效率、保证建设质量的目的，对于促进跨部门协同发挥着重要的激励约束作用。

2.建立动态的经费投入调节机制

建立动态的经费投入调节机制对于合理配置和利用有限的资金至关重要。档案信息化建设作为一项长期的系统工程，需要持续且大量的经费投入，但由于高校财力有限，如何公平分配和精准调度这一“稀缺资源”，事关建设的效率和质量。具体做法是，根据各部门在不同阶段的实际工作任务和进度，建立动态调整的经费拨付机制。在建设的初期阶段，可适当向牵头部门如档案馆等拨付更多启动经费；到中期的系统开发环节，则可向信息技术中心等部门适当增加投入；后期的系统运维和数据应用阶段，则可适当增加公文办公室等部门的经费比重。此外，还应建立严格的经费审核把关机制。定期对各部门的经费使用情况进行评估考核，对那些投入产出不成正比、资金利用效率低下的部门，要及时调减经费投放，避免资金的闲置浪费；对工作成绩突出、重点急需的部门，则要适当增加经费支持，做到资金的精准管控和动态调节。经费的分配使用也要坚持公开透明、民主监督的原则，确保程序的公正合理。可定期公布经费分配和使用情况，并设立意见征询和反馈渠道，接受社会各界和校内各部门的监督，对于出现的违规违纪行为要严惩不贷。只有建立起科学合理、动态调节的经费投入机制，并接受有效监督，才能真正实现有限资金的优化配置，为各部门协同参与创造必要的经费保障，确保档案信息化建设系统工程的高效推进。

结束语

高校档案信息化建设作为一项复杂的系统工程，需要多个部门密切配合。本研究从优化组织架构和决策机制、完善沟通协调体系、构建利益协调和监管保障三个方面，提出了构建高效跨部门协同机制的对策建议。通过明确各部门职能定位、建立科学决策流程、促进信息共享交互、定期召开协调会议，以及制定合理的绩效考核、经费调节和监管措施，可以有效消除部门利益分歧、增进相互理解和信任、形成合力，从而确保档案信息化建设的高质量推进。

参考文献

[1]叶敏.信息化时代下高校档案服务的发展路径研究[J].办公自动化，2024，29（7）：72-74.

[2]牟丽娟.高校档案数字化转型：信息化管理的挑战与机遇[J].兰台内外，2024（7）：25-27.

作者简介：范卫杰（1969— ），男，汉族，河南新野人，南阳医学高等专科学校，中级，硕士。

研究方向：党建党务。