业财融合背景下高校往来款项管理流程再造

目前，随着高校办学规模和科研水平的提高，往来款项日渐出现大量问题，相关问题的存在会对高校的日常运营、教学、科研等活动产生直接或间接的影响，导致资金的占用率过高、国有资产使用效率低等问题。因此，本文旨在探讨业财融合背景下高校往来款项管理流程再造，分析高校往来款项管理中的问题，并提出解决措施，以期为部分高校相关工作的开展提供参考。

高校往来款项的现状

在当前的高校财务管理中，往来款项管理是至关重要的一项工作。往来款项包括高校在日常经济活动中因提供或接受劳务、产品及其他服务而形成的应收、应付款项及预收、预付款项等。这些款项既涵盖高校与外部经济主体之间的债权、债务关系，也涉及高校内部各部门之间的资金往来。应收款是指高校在提供教育、科研或其他服务时尚未收到的货币资金债权，如应收账款、应收票据等。应付款则是高校因接受外部服务或产品尚未支付的债务，如应付账款、应付票据等。暂收款为高校接受的暂未明确收入归属的资金，暂付款则是预先支付但尚未实际使用的资金，如预付款、备用金等。

随着高校办学规模的扩大和科研水平的提升，往来款项的种类和数量也在不断增加，管理的复杂性相应加大。当前高校往来款项管理主要表现出以下特点：一是款项金额大、种类多。随着高校在教学、科研、社会服务等领域的快速发展，资金往来频繁，导致应收、应付款项金额持续上升。二是涉及范围广、使用频率高。高校的往来款项涵盖教学科研、后勤保障、行政管理等多个领域，各类款项管理需求各异。

高校往来款项存在的问题

往来款项属性界定不明确 高校财务管理中，往来款项属性界定不明确是一个普遍问题，其直接影响着会计科目的准确使用。高校业务种类繁多，经济活动复杂多样，往来款项性质难以明确定义，导致不同类型的款项被归入相同的会计科目，造成财务报表的失真。科研经费管理尤为突出，科研项目经费通常具有专款专用的特性，但实际操作中，缺乏明确的分类标准，导致经费被错误归入“其他应收款”科目，而非“应收账款”或“科研经费”科目。这种混淆不仅造成科研经费管理混乱，还影响高校整体财务状况的准确反映。例如，一些高校在管理科研项目预付款时，将所有预借款项统一归入“其他应收款”类别，忽略了款项性质差异，难以实现对科研项目资金的精准管理，可能导致长期挂账，影响资金使用效率。此外，这些款项在财务系统中难以准确追踪，财务人员在核对和清理工作中面临巨大挑战，增加了财务管理难度，也影响了财务报告的准确性。

财务信息化水平较低与会计科目混淆问题并存 随着高校财务管理信息化水平的提高，部分学校引入了RPA技术，以提高工作效率。但是，RPA技术在强化信息化水平的同时，也可能引发会计科目使用混淆的问题。RPA系统在自动化处理大量往来款项数据时，可能因预设规则不够细化或无法充分理解复杂的业务背景，导致不同性质的款项被错误归类到相同的会计科目中。例如，在处理来款时，系统可能无法准确区分款项的具体用途或性质，统一归入“其他应付款”或“其他应收款”科目，忽略了款项的实际经济属性。虽然这种处理方式在短期内提高了入账的及时性，但长期来看却降低了财务数据的准确性。混淆的科目导致财务报表不能准确反映高校的真实经济活动，可能影响预算编制和财务决策的准确性。

缺乏专人管理，往来款项清理不及时 在高校财务管理中，往来款项清理是确保资金有效利用和财务数据准确性的关键环节。但是，一些高校缺乏专人负责往来款项管理，导致清理工作不及时，进而影响整体财务管理的准确性。财务人员通常忙于会计核算和审计任务，往来款项的对账与清理未能得到足够重视。这种情况在高校中尤为突出，未及时清理的往来款项随着时间推移逐渐积累，成为难以处理的“陈年旧账”。这种管理缺陷对高校财务数据的准确性产生了深远影响。未及时清理的往来款项在财务报表中以未清账目的形式存在，导致账面数据与实际不符，削弱了财务报告的可信度。特别是跨年度项目或长期挂账的款项，更容易在后期核算中造成数据混乱。

流程机制不健全，核销难度大 高校财务管理中，暂付款及其他应付款的核销工作是确保财务数据准确性的重要环节，但由于流程机制不健全，这一过程常面临巨大挑战，导致款项长期挂账，影响财务报表的真实性和决算的准确性。高校在业务操作中经常产生大量暂付款和预付款项，如工程预付款、科研项目预支款、设备采购预付款等。但由于核销流程机制不完善，业务结束后难以及时核销，导致这些款项长期滞留在账上。例如，工程项目的财务管理中，预付款的核销是常见难点。高校通常在项目启动初期支付部分预付款，待项目完成并收到正式发票后再核销。然而，工程项目复杂性和工期不确定性常导致发票开具和提交延迟，甚至因供应商管理问题，部分发票难以追回，导致预付款长期未核销，影响决算准确性。这些未核销的预付款在决算时仍计入流动资产或其他应付款项，可能形成“死账”，不仅影响财务分析和管理决策，还可能在年度审计中引发合规问题。

业财融合背景下往来款项管理流程再造实施策略

明确往来款项属性，细化会计科目使用 首先，制定详细的款项分类标准是业财融合的基础。高校应根据不同业务活动，对往来款项进行系统化分类，明确应收款、应付款、暂收款、预付款等类型的定义。分类标准应统一推广至财务及相关业务部门，确保在处理资金事务时，各部门能够遵循统一的标准，实现财务与业务流程的无缝对接。与此同时，根据分类标准细化会计科目设置。针对不同性质的款项，设立独立的会计科目并在财务管理系统中体现，例如科研经费和工程项目的预付款应设立对应科目，确保每笔款项的流向和用途在账目上有据可查。这不仅避免了科目混淆，也为财务分析和决策提供了准确数据支持。

其次，高校需要制定严格的科目使用规则，明确每种类型款项应使用的具体科目及其在不同业务情境下的处理方式。考虑到高校内部业务的复杂性，还应为特殊情况设立明确的处理流程，防止因操作不当导致的账目混乱。

最后，高校应定期审核和更新分类标准与会计科目设置，以适应业务环境的变化，确保财务管理体系的灵活性和前瞻性。通过定期培训和监督机制，确保财务人员和相关业务部门准确理解并执行新的分类标准和科目使用规则，确保管理流程的规范化和制度化。

提高PRA系统的精准度 首先，设置关键字段与分类规则是提升RPA系统精准度的核心步骤。在高校财务管理中，往来款项种类繁多，业务流程复杂，因此在应用RPA技术时，必须为每笔交易设定明确的关键字段。例如，针对科研经费、基建项目款项等不同类型交易，应设置特定字段，如“项目编号”“资金来源”“款项性质”等，引导系统自动化分类。这些关键字段需经过精心设计，确保系统基于这些字段准确识别和归类每一笔交易，从而减少人为干预，显著降低因人工操作导致的错误。

其次，为确保RPA系统的准确性和可靠性，需要定期对信息化系统进行全面审核与调整。随着高校业务的发展，财务管理需求不断变化，原有系统设置和规则可能逐渐无法适应新的业务流程。因此，建立定期审核机制至关重要。每季度或每年度，应组织专门审核团队检查系统运行状况，重点评估系统在处理复杂交易时的表现，以及关键字段和分配规则的执行效果。通过分析实际处理数据与预期分类的匹配度，发现并解决潜在的会计科目混淆问题。

设立专人管理机制，完善对账与清理流程 在业财融合背景下，提升高校财务管理效率和准确性，设立专人管理机制并完善对账与清理流程至关重要。首先，在财务部门设立专职岗位，专门负责往来款项的对账与清理工作。专职岗位的设立确保责任明确，并使这些复杂任务得到专业化处理。专人负责机制大幅减少因职责不清或流程不完善导致的疏漏，确保每笔款项都能及时、准确地核对和清理，保障财务数据的精确性和管理透明度。

其次，为进一步规范管理，必须制定严格的对账与清理流程。该流程应涵盖从款项发生到最终清理的每个环节，确保所有款项在规定时间内完成核对和清理工作。具体而言，流程应包括定期对账、异常款项专项审查、未清款项催收与处理等步骤。流程中应明确规定对账和清理的频率，如月度对账、季度清理等，并为每个环节设定具体操作标准和审核机制。对于长期未清款项，应设立专门处理程序，及时采取措施催收或核销，防止款项积压。

最后，在对账与清理流程的执行过程中，结合业财融合理念，将财务管理与业务流程深度结合。这种结合有助于更好地理解业务背景下的款项性质，使对账与清理更为精准。

完善流程机制，解决核销难题 在业财融合背景下，完善高校流程机制并解决核销难题是极为关键的一环。首先，高校必须优化核销流程，确保每笔暂付款和应付款都有明确的处理机制和责任人。高校应重新审视现有核销流程，梳理关键环节，消除不必要的复杂步骤。优化后的流程应包括明确的核销时间节点、责任部门和具体负责人员，确保每笔款项在业务结束或条件满足时能够及时核销。同时，建立一套标准化操作程序，涵盖从款项申请、审批、使用到最终核销的全过程，确保每个环节都有据可循，减少人为失误可能性。其次，高校需要建立有效的预警与应急机制，其是解决长期挂账问题的关键。高校应开发或引入智能化财务管理系统，实时监控所有未核销款项，并在接近或超过核销期限时，自动发出预警通知相关责任人。通过预警机制，能有效提醒财务人员和相关业务部门及时采取行动，避免因疏忽导致的长期挂账。最后，应急机制的建立也非常重要。当出现特殊情况导致款项无法按时核销时，系统应立即触发应急预案，如将问题上报更高级别管理层或启动专项核查程序，以确保问题迅速解决。

在业财融合的背景下，高校往来款项管理的流程再造不仅是提升财务管理效率的必要手段，更是实现财务与业务深度融合的重要途径。未来，高校应继续推进业财融合，不断优化财务管理流程，为高校的可持续发展提供更加坚实的财务保障。

（作者单位：济南大学）