大数据技术在高校档案创新管理中的合理应用

摘"要：大数据技术源于技术创新，它利用对信息数据优势的深度挖掘，实现了向各领域的全面渗透，大幅提升信息数据处理效率。大数据技术作为当代的宠儿，其在高校档案管理中同样发展着重要作用，即利用大数据技术将分散存储在不同系统的各类档案信息进行整合，建立统一的档案数据库，更方便管理和查阅档案资料，提高档案信息的共享性和可访问性。并且借助大数据技术与高校档案信息的深度融合，挖掘其中的潜在应用价值，从而提供更加个性化和精准的档案信息服务。据此，本文将结合大数据技术特征，探讨其在高校档案创新管理中的应用，通过分析梳理合理的创新及应用路径。

关键词：大数据技术；高校档案；创新管理；应用路径

高校档案承载着高校的发展历史，属于高校重要的管理范畴之一，全面提升档案管理质量和效率，将有助于推动高校的品质化发展。当前，伴随着大数据技术在各领域的广泛应用，高校档案管理需求也在持续进化，传统的档案管理方式已无法满足现实需要，应进一步探索创新发展方法和路径，寻求大数据技术与高校档案管理的契合。具体而言，即利用大数据技术的支持，实现对大规模档案的数字化处理与转换。在提高档案存储效率的同时，减少物理存储所需空间，便于档案信息的备份、恢复和长期保存。

1"大数据技术概念及其在档案管理中的特点

1.1"大数据技术的概念

大数据技术是一种用于收集、存储、处理和分析海量、复杂和多样化数据的技术和方法。从技术维度来说，覆盖大规模数据的获取、存储、处理和分析，并能够从中发现隐藏的模式、趋势和关联性，以提供有价值的洞见和决策支持［1］。目前，大数据技术在各个领域都有广泛的应用，包括商业、金融、医疗、交通、教育等，可以帮助组织和机构从海量数据中挖掘出有价值的信息，以支持业务决策、优化流程、改善效率和创新发展。

1.2"大数据技术在档案管理中的特点

大数据属于一种信息时代的全新概念，核心是对数据信息的收集与处理，这符合当前社会对于信息利用的需求。根据大数据技术的特点而言，可以从四个维度（4V）进行阐述：

第一，数据量（Volume）。大数据技术可以处理庞大的档案数据量，尤其是随着高校档案数量的增加，相关数据的数量也呈指数级增长［2］。利用大数据技术能够高效地存储、处理和分析海量的档案数据，特别是在信息时代背景下，数据即服务的意识逐步增强，在各类信息的交织过程中，强大的数据处理能力不可或缺。

第二，速度（Velocity）。大数据技术可以实时地处理和分析档案数据，信息处理的即时性特征，使其能够展现出较大的优势。在高校档案管理系统中，往往需要从各个渠道获取数据，并进行快速的数据处理和分析。大数据技术的深度应用将能够以极高的速度，对档案数据进行实时处理，满足用户及时获得所需信息的需求。

第三，多样性（Variety）。高校档案数据的来源和格式非常多样化，通常包括文本文件、图片、音频、视频等不同形式和类型的数据。大数据技术可以轻松应对这种多样性，并有效地处理和分析各种不同格式的档案数据，使之便于收集、处理和应用，改变了传统的数据处理方式，且具有更强大的功能拓展性。

第四，真实性（Veracity）。大数据技术可以通过建立数据质量控制机制，以及采用数据清洗、校验等方法，提高档案数据的真实性和准确性，使高校在档案管理中基于可靠数据做出科学决策。

2"大数据时代对高校档案管理模式带来的转变

2.1"档案管理思维的转变

数据驱动的档案管理是新时代的主要特征，即以往的档案管理主要依赖人工操作和传统的纸质档案，但在大数据时代，高校档案管理将更加依赖于数据驱动的方式。高校将采集、存储和处理大量电子数据，通过大数据技术进行分析和挖掘，以支持决策和提供更有效的服务［3］。同时，大数据技术使得高校档案管理更加智能化，如通过数据分析、人工智能和机器学习等技术，可以实现档案信息的智能识别、分类和索引，提高档案管理的效率和准确性。

2.2"档案管理内容的转变

随着大数据技术的发展与应用，高校将更加倾向于将纸质档案转化为数字形式，以进行集中存储和管理，提高档案的易访问性和共享性，减少物理空间占用，并提高档案信息保存得可靠性和安全性。在档案信息的管理类型上，也将逐步由以文字为主的档案信息，向文字、图片、音频、视频相互融合的形态转变，这不仅有助于直观地反映档案信息，还可以保证档案信息的多样性，为后续的研究与应用提供强大的类型支持。

2.3"档案管理方法的转变

在大数据时代，高校档案趋向于数字化和电子化，在管理方法上则需要适应这一趋势。比如，要将纸质档案转化为电子档案，并借助大数据技术的支持进行集中存储和管理，以提高档案信息的可访问性和共享性。大数据技术可以实现不同系统和部门之间档案信息的整合和共享，这就需要重视跨部门的协作和沟通，建立统一的数据平台和档案数据库，以促进档案信息的集中管理和共享［4］。特别是伴随着大数据技术的快速迭代，应当将人工智能、机器学习和自动化技术应用于档案管理过程，实现智能化的数据处理和决策。并且档案管理的信息化转型，还会面临更多的安全和隐私保护挑战，因此要重视数据的安全性和隐私保护，采取合规的数据安全措施，确保档案信息不被泄露和滥用。

2.4"档案服务形态的转变

在大数据技术应用下，高校档案管理的档案服务形态发生了转变。一是通过数字化技术手段，将原本的纸质档案转化为电子文件，实现档案的数字化存储和管理，加快档案的检索速度和准确度，并提高档案的安全性和可持续性。二是通过引入自助服务终端和在线平台，用户可以自主查询和申请所需的档案信息，不再需要耗费大量时间和精力手动寻找和申请档案，自助服务的出现可以更好地满足用户的需求，提高了档案服务的效率和便捷性。三是通过大数据技术的应用，可以将档案信息进行有效整合和分析，实现数据共享和交流，促进不同部门之间的信息共享，提升高校内部各项工作的协同效率。

3"大数据技术在高校档案创新管理中面临的挑战

3.1"大数据技术应用意识培育较为迟缓

相较于传统的档案管理模式，基于大数据技术的高校档案管理，将更加强调技术应用意识和能力。但从目前普遍表现的情况来看，档案管理者及相关操作人员，对于大数据技术的应用仍然存在误区，即将大数据技术与电子化管理相互混淆，导致大数据技术仅能够发挥基础性功能，在档案管理中的其他优势难以充分发挥。此外，许多档案管理人员思维保守，已经习惯了传统的档案管理方式，例如依赖纸质文件、手工整理和查阅档案。对于他们来说，改变工作习惯并接受新的技术和工具，可能面临一定的挑战，这种保守的态度也限制了档案管理人员的大数据应用意识转变。

3.2"高校档案创新管理能力发展不足

长期以来，高校档案管理工作容易被忽视，整体发展普遍处于不温不火的状态，导致档案创新管理能力停滞不前。而在大数据应用的背景下，高校档案管理模式迎来巨大变革，面对突如其来的管理变化，要求档案管理需要遵循一定的规范和标准，以确保档案的有效管理和使用。然而，目前在大数据技术应用下的档案创新管理缺乏相应的规范和标准，使得高校难以推进创新管理能力的发展。加之，大数据技术涉及诸多复杂的编程、算法和数据库知识，对于非技术类背景的档案管理人员来说，学习和掌握这些技术可能存在一定的困难。因此，在技术壁垒的阻碍下，档案管理人员对于大数据技术的应用能力发展不足。

3.3"基于大数据技术的平台亟待创新

目前，在大数据技术应用的趋势下，一些高校档案管理平台仍存在功能不完善的问题，如传统的档案管理平台只提供基本的档案存储和检索功能，缺乏更加智能化、个性化和可定制化的特性。大数据技术的应用可以带来更多的功能创新，例如档案的自动化处理、智能化搜索和推荐等，但目前仍然比较缺乏这方面的创新。同时，现有的高校档案管理平台在用户体验方面还有待加强，如界面设计不友好、操作烦琐，用户使用起来不够便捷和高效。在大数据技术的应用下，高校档案管理平台亟须创新，提升用户体验，让用户能够更加方便地进行档案查询、申请和管理。并且，大数据技术的应用涉及大量的数据收集、存储和处理，其中包括敏感的个人信息。因此，数据安全成为一个非常重要的问题，需要更多的创新来提升数据安全的保障。

4"大数据技术在高校档案创新管理中的合理应用

4.1"围绕高校档案管理需求，重视大数据应用意识培育

在高校档案管理中，大数据技术可以发挥重要作用，提高档案管理的效率和质量。因此，为满足高校档案管理的实际需求，必须针对传统管理思维加以革新，重视大数据应用意识的培育，切实从根本上解决阻碍大数据应用的症结［5］。

首先，加强档案管理人员、高校师生的大数据应用意识培育，利用需求促进改革的模式，开展相关的培训和宣传活动，介绍大数据技术在档案管理中的优势和应用案例，增强他们的意识和理解能力。其次，建设优质的大数据系统平台，整合学生、教师等多个角色的档案信息，以更好地实现档案管理和利用，满足高校档案管理的需求，方便后续的数据分析和挖掘。尤其是对于档案管理人员来说，要善于挖掘大数据信息应用能力，创新档案管理的步骤、过程、内容和方法，切实解决平台的深度应用问题。最后，开展档案数据分析研究，利用大数据技术对档案数据进行深入分析，挖掘潜在的关联和规律，为高校档案信息管理决策提供科学依据。

4.2"适应档案管理形式要求，构建现代化档案管理模式

针对大数据时代高校档案管理特点，可以充分挖掘大数据技术的高效性、针对性和灵活性优势，进一步强化档案内容的丰富和标准的统一。由高校管理者提供全方位的资源支持，利用大数据技术，将纸质档案进行数字化转化，并建立数字化档案库，实现档案信息的集中存储、快速检索和共享利用，提高档案管理的效率和便利性，逐步构建起现代化的档案管理模式。

首先，加强档案信息资源的广泛收集。建立完善的档案信息采集流程和机制，确保各个部门、学院和教师都能按时、准确地提交档案信息。也可以利用在线系统或移动应用程序等工具，方便教师和职员进行档案信息的录入和提交。制定严格的档案信息收集规范和标准，确保每份档案信息都包含必要的元数据和关键信息，方便后续的数据整合和分析。利用大数据技术中的自然语言处理（NLP）、光学字符识别（OCR）和图像识别等技术，实现对档案信息的自动化提取和处理。例如，首先，通过OCR技术将纸质档案中的文字内容转化为数字化格式，减少人工录入的工作量和错误率。其次，发挥档案信息的共享优势。

4.3"增强系统平台功能保障，增强高校档案管理便利性

高校通过建设全面、安全、易用的系统平台，并持续地优化和更新系统功能，可以增强系统平台功能保障，提升高校档案管理的便利性和效率，更好地实现档案信息管理和服务。其中，建立一个功能全面、覆盖面广的档案管理系统平台，能够支持各类档案信息的录入、存储、检索和共享，以及数据分析和挖掘等功能，满足高校档案管理的不同需求。

首先，优化用户界面和用户体验。设计简洁明了、易于操作的用户界面，提供用户友好的操作流程和功能引导，减少用户的学习成本，同时注重响应速度和稳定性，保证用户能够顺畅地进行操作。其次，不断集成其他系统资源。大数据技术的优势在于多平台的融合能力，即与其他相关系统进行集成，如学生信息管理系统、教务管理系统等，以实现档案信息的一体化管理，方便高校的各个部门和教职员工进行档案管理相关的操作和查询，实现高校档案信息资源应用的流程简化，体现档案信息查询的及时性。最后，持续优化和更新系统功能。根据用户反馈和需求不断优化和更新系统功能，及时修复系统漏洞和错误，增强系统的稳定性和可用性，并引入新的技术和算法，提升系统的性能和智能化水平，确保系统平台能够支持多种档案信息的格式和标准，以方便不同类别档案的管理和集成，提高数据的互通性。

4.4"提升档案人才队伍水平，重视大数据应用能力发挥

高素质档案管理人才队伍，是促进大数据技术发展的不竭动力。在实践中，高校档案管理工作创新的首要任务，无疑是要重视档案人才队伍建设，利用人才保障产生管理效益，推动大数据技术在档案管理领域的深度应用。

一方面，针对大数据技术的应用要求，组织相关培训课程、研讨会和工作坊，提升档案管理人员的大数据应用能力和技术水平，培训内容可以包括大数据技术的基础知识、数据分析方法和工具的使用等。在档案与信息管理专业的教学中加强对大数据技术应用的培养，增加相关课程和实验项目。同时，鼓励档案管理人员参与相关实践活动，提升他们的技能和能力。另一方面，建立跨学科团队合作机制，组建跨学科的团队，将档案管理人员与数据、统计、信息技术等领域专家等人才进行合作，共同探索和应用大数据技术在档案管理中的价值和优势。与此同时，档案管理人员应保持持续学习的意识，跟随行业的发展变化，关注新技术的发展动态，参加相关学术会议、培训和研讨会，不断地更新和拓展自己的知识和技能。

结语

综上所述，伴随大数据时代的来临，高校档案管理要积极适应新形势、新任务和新挑战，不断强化自身的档案管理能力，推动大数据技术在档案管理领域的深度应用。其中，重点要加强大数据意识、能力、平台及人才等建设，同时积极主动收集和与外部机构合作，推动档案数字化进程，以更好地满足高校的档案信息需求，并为高校决策、教学研究等提供有力支持。

参考文献：

［1］张贵州.大数据在高校图书馆档案管理中的应用探讨［J］.黑龙江档案，2021（3）：288289.

［2］汪月月.大数据技术在高校档案管理中的应用［J］.办公室业务，2020（8）：162163.

［3］潘虹.大数据时代高校档案管理模式的应用浅析［J］.兰台内外，2020（20）：1315.

［4］岳蓓.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化［J］.中国新通信，2022，24（14）：3739.

［5］赵琳琳.基于大数据技术的高校图书档案管理策略［J］.秦智，2022（9）：4951.

作者简介：蒋珍（1982—"），女，河南周口人，硕士，馆员，研究方向：档案管理。