新形势下政府文书档案管理的优化策略

摘要：文书档案是政府机关、企事业单位、社会团体在各项行政管理事务中产生的档案，涉及乡镇政府工作类、行政管理类、计划财务类、业务管理类等方面的内容，文书档案管理水平的高低直接决定着档案资料的真实性、有效性与完整性。但随着信息化时代的到来，文书档案信息化建设也有了更高的要求，以信息化技术为依托，做好政府文书档案管理的优化，不仅能够实现文书档案的高质量管理，还能够充分发挥文书档案的价值。基于此，文章首先介绍了政府文书档案管理的重要性，其次分析了新形势下政府文书档案管理存在的问题，最后以OA系统为依托，提出了一种新的文书档案单元，实现了文书档案收集、整理、鉴定、保管以及利用等方面的优化。

关键词：新形势；政府文书；档案管理；OA系统

引言

政府文书档案的管理周期较长，工作内容比较复杂，对具体工作管理的要求较高，例如，在政府文书档案管理中，既要分类所有政府文件资料并做好归档，还要实现各项文件的流转记录、等级划分、查询调阅与归还管理等方面的工作。信息化时代，政府文书档案涉及的内容越来越多，工作量越来越大，档案管理人员面临的压力较大，所以基层政府档案管理部门应结合本部门的具体情况，以0A系统为依托，开发一个文书档案管理单元，以此来优化文书档案全过程的管理工作，为政府各部门工作给予真实有效的档案资料支撑，实现基层政府工作效益与工作质量的提升。

一、政府文书档案管理的重要性

新时期背景下，政府文书档案管理的重要性越发突出。文书档案真实记录了政府各项工作的实际情况，无论是对后期的利用，还是对政府工作的开展都具有至关重要的作用。在政府档案管理中，因为文书档案主要记录的是政府工作的历史，因此存在的客观性较强，加之文书档案记录形式除了涉及政府各部门人员抄写稿之外，还涉及相关的影像资料，这就在很大程度上确保了档案的真实性与有效性，也凸显了档案所蕴含的参考价值。在政府档案管理中，通过文书档案管理，把政府各部门工作的历史记录展开系统化管理，健全管理体系，保证文书档案管理的完善性，从而保证档案文件调取与利用的时效性，为各项相关工作的开展给予了重要保障[1]。文书档案管理工作既能够为政府日后各项工作的开展提供指导性文件，同样能够凭借文书档案文件的调阅来统筹规划现下的工作。在实际工作过程中，整合政府以往工作形成的档案资源，通过数据资源库，确保各部门人员获取信息与资料的真实性与完整性，从而避免其在具体工作中出现失误或疏漏，进而促进工作效果与工作效率的提升。因此，政府档案管理人员结合自身实际情况，采用有针对性的管理手段展开文书档案管理，对政府各项工作的开展具有重要意义。

二、新形势下政府文书档案管理存在的问题

（一）文书档案收集不完善

在政府档案管理中，文书档案越完善，为政府积累的工作资料就越多，政府决策或各部门工作可以参考的资料就越具体。然而，政府档案管理部门并未真正意识到文书档案的价值，也就没有重视文书档案管理工作，由此导致档案资料的收集出现不全的情况。为确保档案资料收集的真实性与完整性，满足政府各部门对信息的全面性需求，应该第一时间提交各项工作中产生的文书档案资料，但有时档案管理部门并未做到这一点，由此导致文书档案价值的发挥受到影响。

（二）文书档案收集不畅通

为确保政府文书档案可以发挥最大化价值，应全面收集与整理档案资料信息，并要求档案管理人员形成较强的职业敏感度。然而，现今政府文书档案管理部门人员存在很大的年龄差，长期奋战在档案室的工作人员，因为自身视野的局限性，难以深刻地认识到文书档案管理的重要性，无法精准地抓住有价值的文书档案信息，使文书档案收集不通畅[2]。而且很多工作人员所收集的资料还存在质量与数量等方面的问题，由此束缚了政府文书档案管理工作的开展。

（三）文书档案利用率不高

文书档案所包含的各类信息主要来自政府的所有部门，但文书档案的具体价值主要来自档案资料的日常利用。然而，现今因为政府各部门在档案移交过程中常常出现疏漏，未对整个工作形成监督与管理模式，档案管理部门日常主要开展基础性工作，实际工作效果不明显，导致档案资料收集与利用出现效率不高的情况。不仅如此，因为政府文书档案涉及的内容较多，如果各部门人员不能深刻地了解文书档案的重要性，就无法有效提高档案资料的利用率，文书档案的价值也就无法发挥。

三、基于OA系统的政府文书档案管理单元开发

文书档案管理单元的开发主要以政府档案管理部门现有的文书档案管理模式为基础，结合文书档案的资料收集、档案整理、档案嘉定、档案保管、档案利用等方面内容，依托OA系统实现。

政府文书档案管理单元的功能主要分为3个部分，即档案管理、统计利用、系统设计，具体来说如下：

（一）档案管理

主要功能及其内容分为10个部分：

1.采集功能。无论是预归档库中储存的档案数据，还是电子形式的档案文件，都可以同步上传至档案库内；

2.查询功能。支持使用者通过多样化的形式完成档案资料的查询，同时能够自主设定查询要求；允许采用组合法来查询所需要的文件资料；允许跨档案库进行资料查询，比如，根据设定的要求同步进行若干个类别的资料查询；

3.能够分批次修改或者替换指定的档案数据；

4.多次检索。可以提取指定门类资料中一致的数据结果，并支持使用者来定义数据，实现统一数据规则的设置；

5.自动筛选功能。支持使用者对信息筛选规则进行自定义，从而把卷内的类似数据通过筛选同步至案卷内；

6.自定义模板。支持使用者对批量的卷内数据模板进行自定义，如果填写的档案信息数据需要保存时，使用者可指定需要的模板同步至卷内；

7.目录序列。根据指定的字段，完成档案信息的自动展列，比如，档案保管期限设定之后，档案管理单元可以对所要保管的各种数据展开自动分类，并进行展示；

8.保管期限即将终止通知。为了更好地管理部分必须频繁进行变更日期的档案，支持使用者实施一定的自定义，比如设定变更日期即将终止的通知，在即将接近这一日期时，档案管理单元会第一时间发送信息提醒档案管理者；

9.自动组卷。即档案文件归档并整理之时，档案管理单元对案卷号以及文件号等完成确认后，实现批量设置；

10.调整功能。支持使用者修改或调整已经归档的档案信息，比如，分卷、拆卷等方面的顺序调整，任务完成后，还可以再次生成新的档号、卷号等[3]。

（二）统计利用

1.档案利用

允许使用者借阅档案并进行登记，同时管理借阅者，能够根据借阅者所在部门的具体组织实现人员管理；允许管理借阅者的权限，政府部门以及借阅者不同，允许设定不同的借阅权限；支持使用者对权限模板进行自定义，从而将不同的权限模板对应到相关部门；允许档案归还，并进行借阅单据的打印；允许档案再次借阅的办理，可以根据门类对借阅记录的记录进行显示，以便随时查阅，如果借阅期限已到未还，允许档案管理者发送电子邮件进行催还。

2.档案统计

根据档案所要利用的方式与具体目的等条件来统计相关的数据，然后将报表导出；支持使用者在统计时对用户统计条件给予自定义，并将统计完成的数据通过电子文件导出。

（三）系统设置

主要功能及其内容分为4个部分：

1.全宗管理。支持使用者对政府档案文件的所有全宗进行管理；

2.分类方案。档案管理单元可设定标准档案分类方案，确保使用者能够自定义添加，并在多全宗条件下完成分类方案；

3.档号格式。允许设置各种档号规则；

4.门类定制。档案管理单元允许对档案门类进行实时、自动地编辑与调整，并支持使用者对新类别进行添加。

四、基于OA系统的政府文书档案管理单元应用

（一）文书档案文件收集

1.根据档案文件收集范围

按照政府制定的文书档案文件资料收集范围的规定来进行。

2.根据档案文件来源

以文件数据来源方式为切入点，可以分为两种方式，具体来说如下：（1）自动流转方式，由文书档案管理单元中的公文管理单元将文件资料自动流转到文书档案管理系统；（2）手动输入方式，也就是在文书档案管理系统中，以手动的方式填写单条数据的档案著录属性，并向系统中上传电子版档案文件，如果一条数据中关联了若干个电子文件，系统拥有挂接多个档案文件的功能，能够在附件文件中通过材料的题名栏对文件名称进行智能识别[4]。

（二）文书档案文件整理

1.从自动流转界面获取的文件整理

文书档案文件通过自动流转收集到之后，根据系统提前设定的编号要求自动生成档号。政府档案管理部门的工作人员可结合具体情况来做出适当的调整。（1）针对档案卷宗，可以适当地删减或修改；如果选定了文件，能够批量化地删减卷宗中的文件；针对档案系统中的各类卷宗，都可以调整卷宗顺序；（2）案卷中文件的调整，即系统能够自动排列完成组卷文件顺序。在具体排列中，可根据档案著录属性所附有的组合定义展开，比如，可根据日期字段存在的顺序，以及文件输入系统的顺序来实现组卷文件的自动排序；（3）档案文件拆卷，如果档案卷宗存在组卷错误的情况，可实现自动拆卷功能。

2.从纸质版获取的文件整理

将文件进行数字化处理，上传到基于OA系统的文书档案管理单元。通过管理单元可以录入各种文件属性，例如，案卷题名与类别选择、加密等级、页面起始时间、立卷时间与人员、归档年度与保管日期、卷宗份数与出借份数、检验人员、 移交与编制及归档部门、封卷日期、卷册号以及卷宗位置等。其中，卷宗所在位置就是文书档案管理单元中存储档案的文件之处。

（三）文书档案文件利用

1.文书档案检索

在政府文书档案文件的利用中，档案检索扮演着重要角色，属于相关工作开展的前提条件，主要涉及目录与文件检索两个方面。其中，前者涉及两个级别的检索方式，一为简单级别，二为高级级别[5]。（1）目录检索，主要是检索政府文书档案的电子文件目录，使用人员将关键词输入其中，档案管理单元就能够检索出所需要的著录项，然后通过界面呈现出检索结果。以简单级别的档案信息检索来说，使用者可通过输入框将所需要信息的关键词输入其中，档案管理单元会结合关键词全面检索档案资源数据库中的各类文件，然后列出各类满足要求的数据。但在实际应用中，简单级别的检索缺少针对性。相较而言，高级别的档案信息检索在实际应用中更具有针对性，使用人员在检索指定的著录项时，档案管理单元会按照其检索的范围呈现出满足要求的一系列数据。若检索结果精准性不足，使用人员还能够以此为基础展开更多次的检索，直至所需要的档案信息被检索出来。因为高级别的档案信息检索方式具有较强的针对性，所以检索过程不仅便捷，还能够提高检索结果的精准度；（2）全文检索，该检索方式主要是检索电子著录下挂接的相关电子文件。使用人员将关键词输入到输入框内，档案管理单元就能够围绕电子文件内容，将满足要求的原内容片段摘要展示出来，由于文书档案资料的保密性要求，如果使用人员不具备查看权限，档案管理单元还会将条目信息罗列出来，然后提示使用人员完成一定的审批处理。

2.文书档案借阅

政府工作人员提交档案借阅申请并通过审批后，档案管理单元会向其开放一定时间使用权限，使用人员要填写好借阅的信息，例如，借阅时间与期限、借阅目的与具体信息、领取与归还状态等。在政府文书档案借阅中还涉及实体档案的归还管理。在出借后，档案管理单元会记录相关信息，然后结合提交的申请表中记录的借阅期限来确定是否到了归还日期，若期限已到，其会通过邮件、短信等通信方式提醒借阅人员归还。

（四）档案内容统计

在政府文书档案管理中，档案内容统计涉及的方面较多，例如，档案存储与利用情况、档案文件销毁情况以及档案设施设备情况等，在此过程中，报表统计可以显示在分类树中，还能够通过分类树的点击筛选出所需要的档案卷宗，通过鼠标点击就能够完成指定档案卷宗目录统计报表的打印，实现了数据输入流程的优化[6]。另外，文书档案管理人员还可以通过系统编辑或修改既有的统计报表格式，并结合实际需求生成各种形式的统计图表，比如折线图、条形图等，统计模板不存在数量的限制，能够把信息导出来。该功能的应用效率与效果更加突出，可以将工作人员从手工统计信息的工作中解脱出来。

结语

综上所述，在政府档案管理中，文书档案管理水平的高低直接决定着档案资料的真实性、有效性与完整性。所以，档案管理部门可以结合本身实际情况，将自动办公系统（OA系统）引入到档案管理中，实现档案管理单元的应用，这种管理方式的应用成本较低，效率更高，可以提高政府工作质量与效率，对促进政府各部门工作水平的提升具有重要的支撑作用。

参考文献：

[1]叶冬梅.新形势下政府文书档案管理的优化[J].办公室业务，2020（04）：122.

[2]刘贵清.新时期文书档案管理中的问题与对策分析[J].城建档案，2017（11）：76-77.

[3]赵婧.新形势下政府文书档案管理的优化方法[J].文渊（小学版），2021（11）：839-840.

[4]任黎.在OA系统上实现文书档案管理的探索[J].机电兵船档案，2020（02）：68-70.

[5]宋倩.办公室文书档案收集与归档工作研究[J].办公室业务，2022（10）：145-147.

[6]苏炳琛.办公自动化背景下企事业单位文书档案管理分析[J].办公室业务，2020（10）：178+188.