大数据时代下的人防档案管理新方案分析

作者简介： 蔡尚云，女，汉族，福建泉州人，本科，助理馆员，研究方向：大数据时代下的人防档案管理新方案分析。

摘要：在大数据时代背景下，人防档案管理工作向着标准化、人性化、便捷化的方向发展。基于大数据时代的发展背景，本文主要对大数据时代人防档案管理过程中的情况进行研究和探讨，以期能够给人们一定的启示和借鉴。

关键词：大数据时代；人民防空；人防档案；档案管理

随着信息技术的飞速发展，大数据技术的重要性也日益凸显，如何对其进行有效利用也已逐渐成为当前智能化发展领域的一个重要问题。大数据的本质就是通过对海量数据进行有效的挖掘和分析，从而获取所需要的数据资料。其中，对人防档案进行管理具有十分重要的意义。

一、人防档案管理的瓶颈

当前，伴随着时代的不断发展，互联网已逐渐渗透到人们的日常工作与生活中，各行各业之间都在以互联网技术的发展为基础，不断地进行变革与创新。各地人民防空单位都在利用互联网技术来研究如何对人防档案部门的档案内容进行有效管理，并逐渐实现人防档案的数字化管理。然而，当前在人防档案管理部门还缺乏一个完整有效的数字化档案管理系统，使目前的档案管理工作还不完善，档案管理工作的效率和质量也没有得到明显提升，许多档案管理工作还停留在常规的线下纸质管理模式上，没有充分地发挥出数字化和智能化的档案管理作用。为此，必须对目前我国人防档案数字化管理工作中出现的问题进行深入剖析，并针对出现的问题寻找解决对策。问题主要表现在以下几个方面：一是原始纸质档案的数字化转换工作较为繁重。以前在对人防档案进行管理时，主要采用的是线下纸质档案的管理方法，而在刚开始进行人防档案的数字化管理时，就需要工作人员把原来的纸质档案全部输入计算机数据库中，将其转化为电子档案。然而，我国存在着大量的人防档案数据资料，工作人员没有办法及时将纸质档案进行全部转换，从而造成目前已有的数字化档案内容并不完整。二是对人防档案信息化管理系统的设备有很大的需求。为了使档案管理工作更加有效，就必须建立一个比较完备的数字化档案管理系统，同时还要有完善的设备来支持档案管理系统的运行。但是，我国大多数地区人防部门都存在人防档案管理经费不足的问题，导致没有足够的资金来支持人防档案管理部门采购相应的设备，从而制约了人防档案信息化管理工作的开展。三是部分地区人防档案管理队伍整体水平不高。要想使人防档案管理向数字化、智能化的方向发展，就要求所有档案管理单位的工作人员具有一定的信息技术知识，从而顺畅、有效地利用大数据技术进行人防档案管理工作。目前，我国人防部门的档案管理工作队伍还普遍存在工作人员计算机操作水平偏低的问题，不能很好地适应新形势的发展需求，从而影响了档案管理工作的完善和创新。[1]

二、大数据对人防档案管理的影响

（一）顺应当前行业发展大势所趋

在以互联网信息技术的创新为动力的今天，大数据技术得到了快速发展与进步。我国政府提倡各行各业都要充分地运用大数据技术和大数据资源，在自己领域的发展中取得重要的突破。其中，智慧档案就是智慧政务中的一个重要组成部分，它是推动我国政务部门向信息化、智能化方向转型的一个重要方面。2014年，我国档案管理局启动了加快档案数据信息化建设的专项工程，提出新时代的档案管理工作要具备信息化的思想，充分发挥互联网在档案管理功能和资源上的作用，主动做好档案的网上归档和发布工作。因此，对人防档案的建设和管理主动地研究，不仅是国家档案局对档案管理工作的回应，也是当前大数据时代社会发展的必然要求。

（二）有益于提升档案管理利用效率

当前，由于各种实际原因，大部分人防档案管理还采用传统的纸质档案管理模式。但是，随着人防工程施工工作数量和规模的不断增加，纸质档案的数量和种类也越来越多，这给人防档案的归档、分析和检索工作带来了一定的难度，一些纸质档案在重复查询的过程中，很可能会出现损坏、丢失等严重问题，并且还会因为保存时间过长和环境的改变而出现模糊和损坏的情况。而在大数据时代，对人防档案进行数据库和智能管理系统的建设，可以极大地缓解目前人防档案管理工作中存在大量纸质档案资料的问题，使各种档案信息能够在数据库中得到良好保存。它不但解决了传统纸质档案难以保存和检索困难的问题，而且还可以通过大数据技术的帮助，最大限度地实现人防档案管理资源的共建共享，哪怕是不同层次的人防部门，只要有足够的权限，就可以在任何时间、任何地点登录人防档案管理数据库，查询、分析和下载档案资源，最大限度地提高人防档案的管理和使用效能。[2]

（三）安全性与保密性存在的漏洞能够得到全面填补

数据信息管理最大的特征是对信息的筛选、存储和使用更加便捷和快速，但对系统的安全性需求也更高，这也是人防档案管理工作实现数字化保存的关键。所以，在大数据的环境下，人防档案的综合管理需要通过数据流和存储的方式来实现，用高度的安全性和保密性来杜绝档案信息泄露隐患。很明显，这是大数据时代带给人防档案管理工作的新契机，也是最直接的表现，其能够使人防档案管理工作再上一个新台阶。

三、大数据时代下的人防档案管理方案

（一）更新档案管理理念

在大数据时代，需要对人防档案管理理念进行更新，建立现代化的管理理念，更好地发挥档案管理功能。要想达到人防档案管理的现代化，就必须转变过去的档案管理方式，转变 “手写图描，装订成册，放盒入柜”的管理方法，以大数据技术的档案管理理念为基础，对档案管理方式进行优化。此外，人防档案管理人员还需要具有专业的档案管理技巧，可以将信息技术、大数据技术等应用到人防档案管理工作中去，从而使其能够更加高效地进行人防档案的应用和管理。

除此之外，还需要加强对人防档案的信息采集、存档等方面的研究，并对人防档案管理工作进行持续优化。要按照国家档案局等档案管理的有关规定，根据人防单位的具体条件，对其进行分类、验收，并对不合格的档案进行审核，确保档案的采集和入库验收工作的品质。在人防档案管理过程中，要使档案信息采集与管理工作相结合。人防档案管理人员在档案管理过程中，都要有专业的工作人员来监管，同时也要搜集并汇总在档案管理中所生成的数据，根据档案存档的规范来组织档案数据，让人防项目施工中生成的各种报告、图纸等档案材料，根据档案的类别进行归类，达到人防档案的现代化管理目的。[3]

（二）加快技术设施建设

为了提高人防管理部门档案管理工作的效率与品质，必须强化其技术设施建设工作，如建立信息化、智能化档案管理系统、管理设备等。因此，要建立一个数字化的档案管理体系，例如，在与外界进行系统对接时，将人防档案管理系统和外界的信息系统进行对接，其他有关人员只需经人防档案管理部门的授权，有相应的账号密码即可登录，并根据特定的数据形式，将所要提交的档案上传至档案管理系统。这种档案上传方式可以在同一时间内完成，使更多的管理人员参与到档案的数字化转化工作中来，解决当前存在的问题。通过光盘系统的构建，可以完成档案数据脱机、自动备份的功能。通过将档案信息瞬时输入光盘中，使制成的光盘能够从人防档案管理系统中独立出来，进行档案备份、查找工作等，管理员只需登录自己的账户，就能看到自己想要的档案数据。同时，也可以构建一套人防档案扫描与辨识系统，利用扫描的方式，将档案信息数据一键输入，从而提高档案管理工作的效能。此外，还需要建立一个完善而有效的档案检索体系，利用关键词的逻辑检索和逐步检索，提高档案信息检索的速度，从而更好地适应人防工作的需要。同时，要做好技术设施建设工作。如果为每位档案管理人员都配置一台功能完备、性能较好的计算机，则可使档案管理人员的工作更为顺畅；也可建立专门档案信息化管理室、档案保管室等；为营造有利的硬件环境，还必须装备好打印机、扫描仪和复印机等数字

化设备。[4]

（三）建立健全管理机制

随着我国人防项目的逐步增加，国家对其档案管理工作也日益重视。要想做好人防项目的档案管理工作，就必须有一套行之有效的管理机制。档案管理系统的管理机制，是指在建立起一个基本的档案管理系统以后，管理人员要相应建立起一套管理机制，使管理系统可以正常运行。第一，要增强工作人员对数字化档案的管理意识。主要内容有学习意识、服务意识、安全意识等，使其对自己的工作有一个准确地认知，从而提高自身的综合能力和专业素质。通过增强档案管理意识，可以使档案管理人员在平时的工作中更多地注意到档案保管的安全性和使用者的服务等，以此来提高档案管理的工作效率与品质。第二，要建立完善的监管机制与评价机制。通过建立健全、严密、系统的监督机制与评价机制，可以使档案管理人员能更好地重视人防档案的数字化管理。第三，要把人防档案管理工作列入人防项目的管理流程，正确掌握人防档案管理规范，制定并完善人防档案管理的相关规定和操作规程。同时，要使档案管理工作向网络化的方向发展，明确党政领导责任制及有关部门的工作责任。第四，在开展每一项工作之前，都要通过双方的谈判达成一份清晰的规范和要求，这对于档案管理工作的成功开展起到很大的促进作用。要加强对档案管理工作的关注，使档案资料的完整性、系统性和准确性得到充分发挥。第五，要强化对人防档案生成的全流程控制与评价。人防工程的建设是一个漫长而又烦琐的过程，从项目可行性报告的分析研究到最终的完工验收，这些档案资料具有时间长、种类多的特点，从某种意义上讲，这些都给人防档案资料的搜集和管理带来了很大的困难，因此，需要对人防档案的管理工作进行严格的监管。[5]

（四）打造信息防护系统

人防档案管理工作是一个非常庞大的系统工程，工作范围很广，主要包括人防文书档案、人防工程档案、人防审批档案等，因此，对每个人防档案都要进行标准化的管理，包括制订管理工作计划、划分档案、对档案中的信息进行分类和立卷、将档案信息进行储存和使用等，其信息承载能力非常强。在大数据环境下，对海量数据进行标准化、规范化的管理，使其充分利用，已是当前亟待解决的难题。第一，要建立一个信息化档案管理体系，这是保证人防档案工作即时化、便捷化、标准化的一个关键平台。从整体管理的目的来看，最主要的就是各个模块可以互相连接。由于人防档案的管理工作涵盖很多领域，因此，在对各种类型的信息进行处理时，一定要做到互相配合，其中最主要的就是各个信息模块的互相兼容，这也是凸显档案信息管理便利性和标准化的基本条件。第二，要明确信息系统的基础职能是分享和服务。要体现便利快速的信息系统，先要具有便捷快速的服务和使用能力，这两种功能都要通过各个模块的协同配合来进行保障，即在编程时要下很大功夫，这也是建立信息管理系统的困

难所在。

四、结束语

人防档案数据库建设和智能化管理是目前档案工作的一个重大发展方向，它是智慧政务的一个主要组成部分，不但可以极大地减轻档案管理工作的困难，而且还可以在保证人防档案资源内容完整、高效、准确的基础上，推动整个社会档案管理功能的发挥。各级人防部门应根据自己的工作实际，持续提高人防档案智能化管理体系的建设和维护水平，建立起一个功能完善的人防档案数字化管理体系，为大数据时代人防档案管理工作的开展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1] 张巧艳.大数据时代的人防档案管理新方案[J].办公室业务， 2020（15）：147-148.

[2] 王忠亮.大数据时代的人民防空档案工作[J].兰台世界， 2020（S2）：54.

[3] 张晓琳.人民防空档案数字化管理体系建设探析[J].城建档案， 2021（5）：17-18.

[4] 石凤丽.新时期如何做好人防工程档案现代化管理工作[J].兰台内外，2022（12）：52-54+39.

[5] 董伟伟.新时期人防工程档案管理现代化途径探究[J].城建档案，2021（7）：63-64.