基于钉钉平台的高校无纸化办公流程设计与应用研究

作者简介： 欧阳兆奇，男，汉族，河南南阳人，硕士研究生，助教，研究方向：计算机技术应用。

摘要：随着高校的快速发展，师资队伍壮大、管理模式升级的同时，工作模式也从传统办公模式向无纸化办公模式转变。本文基于普通民办高校近两年的无纸化办公推进工作的经验和实践反馈，通过实例分析无纸化办公设计规则，研究基于钉钉平台的无纸化办公流程的设计过程，结合实际运用效果总结了无纸化办公的评价方法和应用范围。通过研究，得到以下结论：（1）流程优化主要优化审批层级；（2）审批角色设置至关重要，应采取 “顶层固定、中下层设组”的方法；（3）无纸化办公流程的评价方式多样，包括下沉调研、集中讨论和意见征集；（4）无纸化办公的应用范围应根据工作内容进行划分，不是所有工作都适合无纸化。

关键词：无纸化办公；钉钉；高校；设计

信息时代背景下，国家经济高速发展，各行业办公模式也发生重大变化。在计算机技术和网络技术发展的过程中，传统办公模式逐渐向无纸化办公模式转变，突出表现是各行业积极探索自己的无纸化办公模式，并探究如何最大限度提高工作效率，节约人力成本。

在信息时代背景下，高校教育行业的办公模式也逐渐向无纸化办公模式转变。其中，提升教学质量、改进管理模式、节约资源降低成本是高校教育行业办公模式寻求突破的主要研究方向。本文基于钉钉智能移动办公平台，通过研究高校教学工作和管理工作两大部分的无纸化办公流程的设计，探究无纸化办公模式在高校教育行业的应用。

无纸化办公模式具有低耗材、快速交接、批量处理、远程监管、不固定办公场所的特点。通过无纸化办公模式的实践，能够实现文件收集、效率监督、行政审批的自动化管理，从而提高办公效率，提升在线服务能力，推动数字化校园建设，对高校教学和管理能力现代化建设具有重要意义。

目前，市面上提供的无纸化办公服务可分为两种类型：一种是软件公司为客户量身定制的办公系统；另一种是共享型无纸化办公平台。与定制开发的办公系统相比，钉钉共享无纸化办公平台在提高学校教学和办公效率的同时，能有效控制建设成本、节约运维费用，更符合高校的发展需求。基于钉钉智能办公平台，探究高校无纸化办公流程的设计与应用，能为提高学校教育教学管理水平、推动传统办公模式转变提供有价值的参考。

一、国内无纸化办公研究现状

当前国内关于无纸化办公的研究主要集中在档案管理[1]、财务管理[2]、无纸化模式探究[3]、计算机技术应用[4]、无纸化办公系统研发[5]几个方面，主要涉及企业、医院、行政机关和高校。其中，关于高校无纸化办公的研究也主要有日常教学管理[6]、档案管理[7]、无纸化办公系统研发，[8]少有针对共享型无纸化办公平台在高校应用的相关研究。钉钉作为国内最大的共享办公平台，拥有巨大的使用人群，尤其在无纸化办公领域有着无可比拟的领先优势。[9]利用钉钉共享型无纸化办公平台研究针对高校的无纸化办公流程设计与应用，对高校无纸化办公模式的推广具有一定的实践意义。

二、研究方法

（一）工作实践法

工作实践法是指研究者切实参与到某一项工作中，能够全面掌握该项工作的具体流程和相关数据，对研究者的具体职务有一定的要求，能够使研究者在实践的过程中获取与该项工作相关的主要信息。为了解决研究者自身经验、视野以及思维方式的局限性，使研究成果更加科学，本文针对工作过程中存在的问题进行了针对性的分析和研究。

（二）个案研究法

个案研究法是指在研究目标中确定一个特定的对象，对其进行调查和分析，阐明其特征并3c148bade06befced4156f267dcf3d87探究其形成过程的一种研究方法。本文主要涉及个人调查。因为学校各学院 （系、部）和各行政处室都有明确的权责划分，部门内部的工作一般会指定给由2—3人组成的小组进行推进。一些具有一定专业技术需求的工作也会指派给某些特定人群，如网络运维、后勤维修、公务用车等。所以，通过对特定个体的调查和分析也能得到某项工作较完整的信息。

（三）定性分析法

定性分析是一种分析方法，可以根据研究员的主观判断和分析能力来推断事物的性质和发展趋势。目前，高校教育行业内少有针对钉钉无纸化办公平台在高校应用的相关研究。所以，笔者结合自身实际工作中遇到的问题及解决办法，对无纸化办公流程的设计和应用进行探究。

三、无纸化办公流程设计

流程设计方面主要包含流程优化、流程新设、流程淘汰与合并三个方面。流程应用方面主要是流程适用范围和相关的评价分析，好的流程既要有较高的工作效率，又要兼顾完善的功能。根据工作内容设计出合适的无纸化办公流程，再根据该流程在实际应用中得到的反馈对原流程进行修改和完善，这种良性循环制作出的无纸化办公流程能够经得起实践考验 （详见图1）。

图1 流程制作

（一）流程优化

1.老无纸化流程优化

老流程指较早完成无纸化的相关工作流程，如账号申请、故障报修、后勤维护、物资申领、请假调休、调课申请、临时车辆出入等。这些已经无纸化的工作一般都具备以下几个特点：①即时性，追求高效率；②简易性，不需要过多的佐证信息；③专业性，工作指派给相关专业团队负责。根据这些特点再结合流程审批过程可以确定这些老无纸化流程在钉钉平台中的优化方向。

钉钉办公平台的流程可以分为发起、审批、抄送三个部分 （详见图2）。其中，发起人一般是教职工和学生，抄送对象一般是负责该项工作的教职工。通常，在没有出现人员变动的情况下这两部分无须优化，优化的重点应放在审批中。

图2 钉钉流程基本模型

钉钉流程的审批是可以自定义层级数的，但审批先后顺序固定 （详见图3）。针对老无纸化流程审批过程中的优化，应遵循以下几个原则：①最小化审批层级，缩短审批耗时提高效率；②有且至少有一名审批人是该流程所涉及工作的具体实施人，审批人不能全是管理人员；③当流程涉及到的工作即时性要求较高时，可以省略审批部分，由发起直接到抄送。其中，第三个原则特指的工作主要包括水电抢修、网络抢修等情景。特殊情况下，如学校正在举办大型活动，部分非紧急情景也可遵循第三个原则，由发起人简述问题并拍照，抄送人记录并判断紧急程度以决定维修时间。

图3 钉钉流程审批过程

2.半无纸化流程优化

半无纸化流程主要指因相关工作规定或流程过于复杂无法完全实现无纸化的流程。如用章申请、上机登记、材料报送等。其中上机登记和材料报送工作规定要求必须有纸质存档，所以流程完成后仍需发起人进行记录或去相关部门提交纸质材料。用章申请属于相对复杂无法完全实现无纸化的流程。因为印章门类众多，小到部门印章，大到学校公章。且凡是涉及学校公章的情况，往往需要多层审批层级才能到抄送，甚至出现线下找相关负责人签批比线上流程更快的情况。

面对半无纸化流程，目前主要有两种措施：①保留半无纸化，线上流程尽量简化，主要为审批人提供记录方便；②改良原有工作模式再无纸化，即与相关工作部门负责人进行沟通和商讨，从工作内容上简化相关手续，以达到无纸化流程能完全代替原有工作内容的状态。

针对不同情况，应采取不同的措施。如学校的实验室、机房、体育馆、会议室等相关流程应采用保留半无纸化的措施，方便管理员记录留档。低值易耗品领用、固定资产审批等流程则需商讨后决定是否改良原有工作模式再无纸化。正常低值易耗品和固定资产审批一般包括发起人、部门负责人、后勤资产管理员、分管后勤校领导、抄送等部分。流程发起频繁、审批量大，执行效率偏低。解决的思路是改良原有模式，对发起人进行调整。在钉钉通讯录中对各学院 （系、部）和各部门均设置资产管理员角色各一名，学院和部门更换该角色人员必须经后勤与资产处备案。角色确定后将全权负责本学院或部门的所有低值易耗品和固定资产的统计，低值易耗品和固定资产审批流程仅对资产管理员可见 （详见图4）。这样可杜绝随用随申请、申请理由不明等原因造成的管理资源浪费。

图4 改良原有工作模式

（二）流程新设

1.角色设置

在新设流程前，有一项重要的预处理工作：角色设置。这些角色根据工作需求可以是发起人、审批人和抄送人。角色内部的人员相互间没有联系，只有每个人负责的对应部门，这为流程的设计工作提供了巨大便利 （详见图5）。

图5 钉钉角色设置

钉钉的角色设置功能在通讯录，且角色数量没有硬性要求。所以，设置符合学校需求的角色有利于后期对无纸化流程的维护。例如，部长丙因工作调整不再继续担任宣传部部门负责人，则仅需在部门负责人这一角色中将部长丙替换即可，原来所有需要丙审批的流程将自动更换审批人。

需要注意的是，并不是所有流程都需要利用角色进行审批。一般审批角色设置应遵循 “顶层固定、中下层设组”的原则，这里的顶层一般指书记和校长。高校内部中层及以下人事变动相对顶层较为频繁，应对中层及以下干部设置角色组以便于日常更换维护，而对于书记和校长一般不做角色设置。

2.流程表单创建

在角色设置完毕后，正式进入流程内容的设计工作。一个完整的流程设计工作主要包含三个部分：①表单设计，即发起人要填写的必要和非必要内容；②审批流程设计，即发起人提交的表单先后审批顺序；③权限设置，即每个审批层级对应的修改表单指定内容的权限 （详见图6）。

图6 完整流程设计

表单设计在流程设计工作中至关重要，表单内容反映了该项流程的主要工作内容和必要信息。表单的模板就是各学院和各部门对应工作的纸质填报信息。以学生请假流程为例，发起人要填写表单，包括请假学生的姓名、班级、申请日期、请假日期、请假事由和佐证材料 （一般为图片）等必要信息，缺一不可。

表单的设计在钉钉流程设计功能内由对应的模块负责，这些模块有专门的分类和解释，十分方便。如数字输入框模块仅限填写数字；单行输入框模块最多只能输入50个字；日期区间模块能自选开始日期和结束日期，可自动计算时长。类似功能模块种类繁多，具体功能不再一一赘述。

挑选好要选用的模块后，就要详细考虑模块的顺序。钉钉提供的流程表单设计功能为竖向排列，每个模块的排列顺序需认真考虑。根据实践经验总结，排列顺序遵循三个原则：①个人信息在前，他人信息在后；②数字信息在前，文字信息在后；③简单信息在前，图片文档在后。具体排列顺序需要根据整个表单的信息进行整体布局，且尽量遵循简单化的原则，以免表单内需要填写的内容过多影响流程效率。

3.审批流程设计

审批流程是日常流程运维中经常需要修改完善的地方。由于高校内部教职工人数多、部门多，往往一个审批人可能需要同时负责数项流程的审批工作，那么一个人的调整可能就需要牵动数个审批流程，这是目前无法避免的问题。所以，在审批流程设计之初最好与角色进行关联。如学生请假流程，在发起人提交表单后，先后的审批人包括辅导员、学院领导、学生处。全校辅导员多达百人，学院领导有数十人，把这些人纳入统一的辅导员、学院审批两个角色内，可以大大节约审批流程设计周期和后期修改时间。

新设流程的审批设计不能照抄传统工作模式的签批顺序。传统的工作签批顺序往往是按职级层层递推，领导层集中在流程的最后。如果领导层开会，流程无法正常执行。无纸化办公的审批流程设计可以避免这种情况，主要通过以下几点：①非重要工作在审批流程设计中可以将领导层移至抄送部分；②领导层审批设置至少两人或签的方式进行，一般为正副两名负责人；③有单个校领导审批的流程，在发起人之后增加一个抄送 （抄送人一般为该工作具体实施人）。这是为了让流程开始时对具体的工作人员进行一个提醒，如若领导层因事没有及时审批，则工作人员可以在事态紧急的情况下先行办理规避风险。以上三种设置方式可以组合使用，能有效避免流程停滞的情况。

4.权限设置

流程审批人的权限设置是提高流程效率的关键。这里的权限主要指审批人对发起人提交的表单进行修改完善的权限。在日常的使用中经常出现以下情况：①发起人提交的表单中存在细微错误；②审批层需要对工作内容进行微调。对于以上情况，需要提前给各个审批层设置好修改权限。

需要注意，权限设置并不是盲目地给出所有修改权限。盲目给出所有权限容易造成审批层因误操作导致流程停滞的情况。经过实践总结，赋予审批层权限时应遵循 “四不”原则：①不可修改表单中的个人信息；②不可修改表单中的敏感日期；③不可修改表单中上传的文件材料；④不可修改表单中的提示信息。“四不”原则的解释理由如下：发起人的个人信息往往是最不会出错的，如若开放权限容易造成不必要的麻烦；表单内的敏感日期一般指某一特定活动的发起日期，如会议的举行日期，这类时间往往是商讨后敲定的，一般不会做改动；表单中上传的文件材料往往涉及重要内容，如若出错，将流程打回即可，以免越改越错；有的表单中会有一些提示文字，如实验室的安全管理规定或承诺说明，这些内容仅作说明功能不需要修改。

（三）流程淘汰与合并

1.旧流程淘汰

旧流程并不是指无用的流程，相反，旧流程一般指执行一个学期后使用频率仍然较为活跃的流程。在实践中相当一部分流程在学期末使用频率会增加，这种现象符合高校的活动规律。例如，每个学年的第一个学期期末往往是无纸化办公流程最活跃的时候，包括计划总结报送、用章申请、费用报销等流程均在一旬内有大量的使用记录。这也从侧面印证了每年年末学校的教学活动最活跃。

旧流程跟不上学校的发展需要被淘汰。这样的例子有很多，如调课申请，自学校教务处购入教务系统以来，相应的调课操作需要教职工登录教务系统后才可进行。又如通讯录管理员权限申请，随着学校管理制度升级，考虑到信息安全等问题，类似流程也需关停。总之，当旧流程不再具备以前的功能或使用频率下降，流程即可被关停淘汰。

2.流程合并

没有被淘汰的旧流程需要整合进新流程中。没被淘汰的旧流程并不代表不需要改动，随着学校的发展壮大，也许有少部分流程会被保留，但绝大部分流程不是被淘汰就是被整合进新流程中。例如，钉钉无纸化办公推进初期，每个学院 （系、部）都有自己的学生请假流程，随着学校管理制度的完善，明文规定了学生请假的具体流程，所以，可对所有院系的学生请假流程进行合并。

流程合并应该有规划地进行，学校无纸化办公流程中有许多相似流程，这都是今后流程优化整合的目标。流程合并也是无纸化办公流程日常运维的一部分。

四、无纸化办公流程应用

（一）无纸化办公适用范围

无纸化办公的适用范围要根据实际工作情景来确定，并不是所有的工作都可以推行无纸化，要结合实际。如教学工作中有相当一部分工作需要签字确认纸质留档，有些甚至需要随堂携带。这些工作内容体现了教师的责任和素养，不必强求无纸化。管理工作中，凡是涉及保密规定的相关工作也不可强求无纸化，这些工作有特殊的明文规定，且有专人负责定期检查，不必纳入无纸化办公范围内。

对这些工作可以总结如下：①定期检查归档的工作无须无纸化；②涉密涉党务的工作无须无纸化；③对外的咨询服务类工作无须无纸化。

（二）流程评价

无纸化办公流程的评价一般可分为三种方式进行：下沉调研、集中讨论、意见征集。

下沉调研需要大量的人力和时间，是最原始的方法，也是收集到的反馈最丰富的方式。一般是派出数位教师对所有二级学院 （系、部）和各部门进行走访调研，主要收集各领导班子对无纸化办公推进的意见和建议。这些意见和建议对无纸化办公推进初期的工作具有重要意义，消除了一些推进工作中的阻力，并使全校教职工达成大力推进无纸化办公模式的共识。

集中讨论主要以会议的形式进行。由主管校领导负责牵头，先后展开一定数次的无纸化办公协调会，每次会议都取得阶段性的进展，这是无纸化办公模式推进的内生动力。

意见征集是无纸化办公初具规模后主要采取的流程评价方式，但不局限于评价流程，可以对各项工作进行反馈。其本身就是一个无纸化流程，旨在积极听取学校教职工的意见和反馈。

五、结束语

近年来，学校高速发展，师资队伍逐渐壮大，管理模式逐渐升级。学校的相关工作模式由传统办公模式向无纸化办公模式转变。通过对实践工作的总结和分析得出以下结论。

（1）流程优化过程中应尽量减少审批层级的数量，不宜照搬传统工作模式的签批顺序，应取舍得当，减少流程对单个审批人员的依赖，综合采取或签、去审批、加抄送的方式减少流程停滞的概率。

（2）审批角色设置应采取 “顶层固定、中下层设组”的方法，便于后期因人员变动进行维护。

（3）要适当给予审批人员的权限，在保证发起人所提交表单真实性的同时，赋予一定的纠错权限。

（4）无纸化办公的应用范围应根据工作内容进行划分，凡涉密、涉外、定期归档的工作可以不进行无纸化。

（5）无纸化办公流程的评价根据不同阶段，可采取不同的方式进行，以求进一步提高学校教学工作和日常管理的效率，更好协助高校的发展和建设。

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