高校行政秘书的职业发展困境及对策

郭歌

摘要：在高校行政体系中，行政秘书职位至关重要，是多项行政管理工作开展的关键保障。本文基于高校行政视角，从常规事务、协调辅助、应急事务3个维度入手，分析高校行政秘书工作特点，探究行政秘书职业发展困境，包括缺乏专业素养、晋升前景受限等，在此基础上，寻求高校行政秘书职业发展对策。我国高校行政秘书应积极转变自身职业理念，定期参与职业培训，增强自身专业素养，以期取得良好行政工作效果。

关键词：高校行政；行政秘书；职业发展；专业素养

引言

新时代背景下，高校行政秘书工作重要性越发凸显。强化高校行政秘书职能，能够有效提升行政事务处理效率，增强师生沟通效果，高效开展会议工作，优化行政管理环境。然而，我国高校行政秘书仍旧面临多种职业困境，包括心理动机失衡、晋升前景受限等。可见，分析行政秘书职业困境，探究职业困境解决策略，具有重要理论和现实意义，值得广大行政秘书积极实践。

一、高校行政秘书工作特点

（一）常规事务工作

分析高校行政秘书工作可发现，其主要为常规事务性工作，包括经费报销、工作考勤等，整体重复性较强[1]。

1.在常规事务中，以沟通协调事务较为重要，作为行政秘书，应保证学生和教师良好沟通，高效协同多个职能部门，实现高校院系良好管理。

2.高校行政秘书还需处理办文工作，包括文书拟定、撰写等，收集归档多种办公信息，全面记录会议实情，结合院系领导意见，高效撰写工作总结。具体而言，撰写学院文书，需具备优秀信息处理能力，多方整合信息数据，根据自身工作经验，完成学院公文写作。

3.行政人员还应提前完成会议准备，妥善接待会议参与人员，管理会议相关资料，保证会议有序展开。

（二）协调辅助工作

行政秘书需协同多个部门开展工作，与教职人员保持良好关系，辅助院士领导协调多方工作，是院系管理者的左膀右臂。然而，近年来，我国高校环境逐步改变，行政工作处理难度日益提升。行政秘书需加强自身观察能力，及时发现院系潜藏问题，积极辅助领导协调解决，实现误会澄清解决。

（三）应急事务工作

除协调辅助和常规事务工作外，行政秘书还需处理紧急情况，完成领导交代的临时工作任务。因应急性事务发生较为迅速，行政秘书需具备良好应急能力，根据应急处理方案，采取有效问题处理策略，提升问题处理效率，缩短问题处理时间，科学面对紧急事务，增强问题处理效果[2]。

二、高校行政秘书职业发展困境

（一）专业素养不足

近年来，在我国高校内，尽管行政秘书招聘要求逐渐提升，却并未严格限制招聘专业，致使应聘人员缺乏专业对口度，整体专业性较低。具体而言，在行政工作实践中，部分高校行政秘书缺乏专业素养，实践管理经验相对不足，需经过长时间融入，才能较好适应高校工作环境。同时，当行政秘书到校后，大量高校管理者将开展职业培训，以增强行政秘书职业能力。然而，分析高校培训实情可发现，行政工作培训力度较低，整体缺乏针对性。培训人员更重视强化行政秘书道德品质，提升其道德素养，却缺乏专业性培训，如行政礼仪、公文写作等。此外，部分高校行政秘书缺乏信息素养，难以良好运用信息技术，处理日常行政秘书工作整体效率较低。

（二）缺乏晋升前景

近年来，我国大量高校秉持扩招政策，教师人数持续上升，行政秘书需处理更多的日常工作。然而，在部分高校内，行政秘书人数严重不足，一位行政秘书需身兼多职，完成多种工作，难以反思自身工作实情，优化自身工作方式，亦缺乏时间学习新知识，整体科研素养不足，能力发展空间受限。此外，行政秘书所处理工作较为繁杂，缺乏专业性，难以获得个人业绩，职称晋升整体受限，严重消耗行政秘书职业热情[3]。

（三）心理动机失衡

基于心理动机视角，学者戴维曾指出，在工作实践中，工作开展个体共有3种心理动机，即成就动机、权力动机和亲和动机。其中，若为成就动机，工作开展个体将致力于追求成功，期望大幅度提升工作质量，得到正向工作成就激励；若为权力动机，工作开展人员将期望在摆脱他人控制基础上，多维影响他人；若为亲和动机，工作开展人员将渴望建立良好人际关系，收获他人赞美，从人际交往中得到正向反馈。分析我国高校行政秘书工作现状，可发现不少行政秘书存在心理失衡问题，究其原因，可将其分为三类：

1.部分高校行政秘书自身专业素养不足，面对行政秘书工作处理易出现自卑心理，且渴望得到他人尊重，两种心理形成冲突，致使该部分行政人员权力动机失衡。具体而言，在我国高校内，行政秘书能够帮助权力机关处理工作事务，属于权力机关辅助。因此，高校行政秘书需根据领导要求，处理繁重工作，承担高强工作压力，在此背景下，该部分人群高度渴望感到尊重，受到他人尊重。然而，部分高校工作人员并未认识到行政秘书工作重要性，内心存在一定偏见，认为行政秘书工作缺乏发展前景，致使部分行政秘书感到不受重视，逐渐出现自卑心理。

2.部分高校行政秘书自身抱负强烈，却面临尚不理想的职业愿景，致使自身成就动机受到限制。我国高校是知识分子聚集地，在日常工作环境中，行政秘书人员将接触到大量高素养学术人才，同时，自身亦具备良好学术素养，希望能够在日常工作中获得成就，并制定一系列职业规划。然而，在工作实践中，高校行政秘书处理工作通常较为繁杂琐碎，将占据大量日常工作时间，致使行政秘书缺乏自由时间提升技能，难以强化自身专业素养。因此，对于高校行政秘书而言，心中过高的期待感易与职业前景产生冲突，形成行政工作理想与现实脱节。

3.部分高校行政秘书渴望融入职场环境，却面临多种现实冲突，致使自身亲和动机丧失。处理高校行政工作时，行政秘书需协调多方关系，包括教学人员、学生群体等，因此，创建良好人际交往关系，对于高校行政秘书极为重要。但是，处理高效行政事务，亦面临多种人际矛盾，可能与不同人员发生冲突。若行政秘书缺乏人际处理能力，则可能面临人际矛盾冲击，承受较大身心压力。

三、高校行政秘书职业发展对策

（一）转变工作理念

分析我国高校行政秘书职业发展现状，可发现在部分高校内，行政秘书工作理念相对陈旧，每日仅开展重复性劳动，并未提升自身职业技能，整体职业素养较差。该部分人员并未清晰认知自身工作职责，难以整合工作实践与知识储备，工作开展效率较低，严重削弱整体工作效果。因此，为改善行政工作执行现状，提升相关人员工作效率，我国高校应加强思想引导，帮助行政秘书转变自身思想，强化行政秘书工作职责认知，有效提升该部分人员职业技能。具体而言，作为领导助手，行政秘书应精准掌握多种技能，辅助领导完成工作，保持良好责任意识，凭借高效工作任务完成，帮助领导做出正确决策，增强领导判断力和执行力。

1.在我国高校内，行政秘书需结合工作实情，改善自身工作理念，明确每日工作任务，强化自身工作职能，为每日工作展开打好理念基础。基于高校行政视角，行政秘书需完成多种工作，包括对外联系、档案文书等。其中，文书工作为行政秘书工作的基础，行政秘书应高度重视，根据文书工作完成情况，实时优化文书档案整理流程，如文书打印、校准分析等，根据院校相关标准政策，严格录入文书档案信息，凭借现代信息技术，高效开展行政工作。

2.应合理开展人事工作，协同院系教职人员，健全人事考察评价标准，建立科学奖励制度，营造良好人事工作氛围，增强院系行政工作效果。

3.准备工作会议时，应熟悉准备流程，优化会议工作协调，详细记录会议信息，应用现代信息技术，全面分析信息数据，引导相关人员，在会议召开时间内参与会议。

4.基于档案工作视角，行政秘书人员需良好完成信息采集，实现人员档案科学整理，及时保存档案文件，做好人事档案归档。

（二）强化职业能力

强化自身职业素养，有利于行政秘书开展工作，提升自身工作效率。具体而言，高校行政秘书应着重增强自身行动力，包括参谋、沟通、管理、协调等，全面提升行政工作质量。

1.协调能力。行政秘书应致力于强化自身协调能力，凭借热情友善态度，面对院校同事，协调人际关系。处理行政工作时，应积极换位思考，体现自身亲和力，保持良好沟通态度，减少人事沟通矛盾，灵活采用理解策略，保持包容心态，建立优质院校人际关系，增强院系教职人员积极性，创建愉快工作氛围。

2.管理能力。在我国高校内，行政秘书需协助处理多项管理事务。因此，需全面学习规章制度，了解学校办事流程，学习国际前沿管理理念，整合自身管理资源，结合院系领导指导，制定行政秘书工作开展方案，增强方案预见性和计划性，区分各类事务轻重缓急，实现行政教学资源科学配置，做好行政工作统筹规划，有序推进多项行政事务。

3.沟通能力。在工作实践中，行政秘书需保证良好沟通，领会多份文件精神，理解院系领导指示，对接教职人员需求。在此基础上，高效完成公文写作，保证写作主题明确，充分秉持客观精神，清晰表达公文观点，多维学习先进知识，包括礼仪、心理等，增强自身沟通能力，科学选择沟通策略，提升行政沟通质量和效率。若发生紧急情况，应采用电话联系，避免耽误重要事件，适当结合书面信息传达，丰富行政传递信息，优化行政工作细节，包括反馈、汇报等。

（三）提升信息素养

近年来，我国信息科技持续进步，信息技术已成为行政秘书工作重要处理方式。在此背景下，我国高校行政秘书应紧跟时代发展，积极增强自身信息素养，将信息处理能力作为关键工作技能。

1.高校行政秘书应结合岗位要求，全面分析行政岗位工作内容，学习相应信息技能，科学处理行政秘书事务。在此基础上，增强自身信息敏感性，全面分析学校事务数据信息，凭借科学运用大数据技术，帮助自身判断相关问题，结合数据分析结果，寻找问题解决策略。若院校领导询问工作事务，应把握学校事务发展态势，科学提供建议，帮助领导处理院校事务，强化自身信息处理意识，良好完成信息技能实践。

2.具体处理秘书事务时，行政人员应合理运用数据软件，明确软件应用重要性，制作信息数据表格，全面反映行政工作实情，以便院校领导作出决策。

综上所述，基于高校行政视角，相关人员应具备良好信息处理意识，持续完善自身信息技能，打好行政秘书工作高效落实基础。

（四）统筹工作任务

在我国高校内，行政秘书需处理大量繁杂工作，应积极提升自身思维能力，明确各项事务执行顺序，避免出现工作纰漏。因此，行政秘书需根据工作实情，持续优化工作方法，改善行政工作计划，保证工作任务科学执行。具体而言，高校行政秘书需具备良好反思意识，定期开展经验总结，吸收过往行政教训，改善行政工作流程，做好相关资源分配，包括信息、物力、人力等，减少行政资源损耗。

1.行政秘书应为各类工作分级，如普通、特殊等，结合工作事务优先级，保证行政工作严格落实。

2.应坚持系统性原则，对待多个待处理事件，科学分析各部门职能，合理分配相关工作，缩短行政处理时间，加快行政工作进度，避免出现行政遗漏。

（五）加强学生沟通

学生沟通亦是高校行政秘书重要工作内容。简言之，开展行政秘书工作，可紧密联系教师与学生，提升院校师生沟通质量。然而，在我国部分高校内，行政秘书并未认识到该部分工作重要性，将大部分精力放于教师沟通，却并未重视学生沟通，致使多种院系学生问题难以解决，让部分学生出现逆反心理。因此，高校行政秘书应充分尊重学生主体性，主动建立良好沟通关系，积极开展院系日常沟通，了解学生真实需求，凭借信息技术，多维分析学生需求数据，制定个性化解决方案，为学生学习和生活提供强大助力。若发现学生存在学习生活问题，应及时反馈该生真实情况，采取科学采取解决策略，提升院系学生学习生活质量。此外，行政秘书还可活用信息技术，拓宽院系沟通渠道，强化院系师生互动，拉近院校教师与学生距离，全面讲解学校规章制度，帮助学生增强规章制度理解，改善院校学生管理现状，保证良好师生情感交流。

（六）参与职业培训

行政秘书需参与学校管理，是高校管理重要组成部分。因此，高校行政秘书应积极强化自身专业素养，定期参加职业培训，丰富自身管理技能，学习行政秘书知识。同时，还应有意识强化自身综合素养，包括信息技术、职业道德等，在此基础上，制定职业伤害预防方案，减少日常工作错误，优化整体工作流程，加快工作执行进程。具体而言，高校行政秘书需加强素养培养意识，利用业余时间自由学习，联系优秀同行前辈，充分交流分享经验，增强自身见识和能力。同时，高校行政秘书需持续深造，提升自身学历层次，可选择进修班、培训班等方式，多维挖掘自身潜力，获得相关从业资格证书，争取职务评奖晋升，强化自身奋斗意识。此外，高校行政秘书应完善自身职业规划，实施评估就业前景，拓展职业发展空间。完成职业培训后，行政秘书可结合自身经历，争取更高办公职务，如办公室主任、行政主管等，避免自身发展空间过于狭窄。

结语

综上所述，高校行政秘书工作本身具有一定难度，需行政秘书人员调整自身心态，有意识减轻身心压力，以理性态度面对现实职业困境，保持终身学习理念，持续强化自身综合素养。具体而言，高校行政秘书应积极争取培训机会，灵活掌握信息技术，重视院校学生沟通，全面了解学生日常生活，给予学生多元帮助，协调教师人员关系，协同多个校内部门共同完成工作，充分发挥行政秘书职业价值。

参考文献：

[1]黄松花.高校院系优秀行政秘书的三重支撑——一条原则、两类服务、三种能力[J].办公室业务，2021，（15）：90-92.

[2]张军凤.高校二级学院行政秘书工作能力提升浅析[J].科教文汇（下旬刊），2021，（21）：19-21.

[3]赵敬欣，冯永星，赵敬欢等.高校二级学院行政秘书工作能力探析[J].作家天地，2021，（14）：174-175.