信息时代档案管理工作面临的问题及对策研究

摘 要： 信息时代为档案管理工作提出了数字化转型、数据处理能力提升和用户导向服务模式的新要求。当前档案管理领域面临着技术更新滞后、数据管理复杂性增加、专业人才短缺以及服务与用户需求不匹配等主要问题。应对这些挑战的策略包括加速档案管理的数字化进程、强化数据安全和隐私保护、培养和提升档案管理人才的专业技能以及优化档案服务以更好地满足用户需求。

关键词： 信息时代；档案管理；数据管理

中图分类号： G271文献标识码： A文章编号： 2095-9052（2024）06-0179-03

引言

随着信息技术的迅速发展和数字化时代的到来，档案管理工作正面临着前所未有的挑战和机遇。在这个背景下，档案管理的传统模式和方法正受到深刻的影响和严峻的考验。数字化改变了档案的存储和访问方式，也对档案管理的专业技能要求和用户服务模式提出了新的要求。如何有效应对这些变化，成为档案管理领域亟待解决的重要课题［1］。探索这些问题并提出有效的应对策略，对于提升档案管理的效率和质量、保障信息安全和满足日益增长的用户需求具有重要意义。这一探讨对档案管理专业人员具有指导价值，也对保护和传承数字时代的文化遗产具有深远影响。

一、信息时代档案管理工作的全新要求

（一）适应数字化档案的转型需求

在信息时代，档案管理工作面临的一个全新要求是适应数字化档案的转型需求。这主要涉及从传统的纸质档案管理向电子档案或数字档案的转变，它是技术上的转换，更是管理思维和方法的根本改变。数字化转型要求档案管理系统能够存储、索引、检索和保护大量的电子文档和数据。这种转型涉及广泛的技术应用，包括扫描物理文件、采用电子文档管理系统（EDMS）、实现数据备份及恢复策略，以及采用云存储和云计算等现代技术以提高访问效率和安全性［2］。数字化档案的转型过程中，档案管理工作还面临着提升法规遵守度、确保数据完整性以及增强数据可靠性等新的标准要求。随着技术的发展，如人工智能和机器学习技术在档案管理中的应用，这一转型也在不断地演进和优化，使得档案管理能够更加高效地满足信息时代的需求。

（二）提高数据处理和信息技术能力

提高数据处理和信息技术能力这一需求源自当代档案管理所面临的海量数 据处理挑战和对高效信息技术应用的迫切需求。随着数据量的激增和档案种类的多样化，传统的档案管理方法已不足以应对日益复杂的数据组织、存储和检索需求。因此，档案管理人员需要掌握高级的数据处理技能，比如数据挖掘、分类和分析，以便有效地管理和利用这些数据［3］。同时，对信息技术的应用也成为档案管理的关键能力，涉及数据库管理、电子记录保持、数字档案的加密和网络安全等方面。为此，档案管理人员需要了解最新的信息技术和软件工具，并具备将这些技术应用于档案管理工作的能力，包括了解云计算服务如何用于档案存储和共享、如何使用先进的搜索引擎和算法提高档案检索效率，以及如何利用数据分析工具提高档案管理的决策质量。随着网络安全日益成为关注焦点，档案管理人员还需具备足够的网络安全知识，确保数字档案的安全和完整。

（三）增强用户导向服务模式

随着信息技术的飞速发展和用户需求的多样化，传统的档案管理方法已不能完全满足用户的实际需求。在信息时代，用户期望能够迅速、方便地访问所需档案，还希望获得更为个性化、互动性强的服务体验。为此，档案管理工作需要转向更贴合用户需求的服务模式，这意味着要更深入地理解和预测用户需求，提供更为定制化的服务。在实践中，这要求档案机构采用更加灵活和开放的档案访问政策，利用数字化技术提供在线访问服务，并且通过更具便利性的页面，使用户更容易找到他们需要的信息。档案管理工作应该利用数据分析工具来分析用户行为，从而更准确地把握用户需求，为他们提供更加精准的信息服务。

二、信息时代审视下当前档案管理工作面临的问题

（一）技术更新不足与资源限制

在信息时代的背景下，档案管理工作面临的一个主要问题是技术更新不足与资源限制。 主要表现在两个方面：一是许多档案机构在技术升级和维护方面投入不足，导致无法充分利用最新的信息技术来改进档案管理。这包括缺乏先进的数字化设备、软件系统落后以及无法接入高速网络等。由于这些技术的限制，档案数字化进程缓慢，影响了档案信息的可访问性和可用性。二是资源限制问题，包括人力、财力和物力的不足。许多档案管理机构由于预算限制，无法雇佣足够的专业人员来处理日益增长的档案工作量，也无法为现有员工提供必要的技术培训和职业发展机会。物质资源的限制，如适当的存储空间和保护设施的缺乏，进一步加剧了档案保存和管理的困难。这些技术和资源上的限制影响了档案管理的效率和质量，甚至造成重要档案的丢失或损坏，从而影响历史和文化遗产的保存。

（二）数据管理的复杂性增加

数据管理的复杂性增加主要是由于数字化和信息化带来的数据量激增，以及数据类型和格式的多样化。在数字化时代，档案不再局限于传统的纸质文档，还包括各种电子文件、多媒体内容以及在线数据，这些新形式的档案使得数据管理变得更加复杂。档案管理者需要处理和组织海量的数字数据，同时确保数据的完整性、可靠性和可检索性［4］。信息技术的快速发展使得数据存储格式和使用标准也正不断变化，这要求档案管理工作及时创新存储技术，以保证年代久远的档案能够被有效访问和利用。例如，随着软件版本的更新和硬件的更换，旧格式的文件可能需要转换和迁移，以避免技术过时导致的数据丢失。同时，随着大数据技术的应用，档案管理者还面临着如何有效利用大数据分析工具来提升档案管理效率和服务质量的挑战。例如，通过数据分析可以优化档案存储和检索流程，但这同时也要求管理者具备相应的数据分析技能。因此，随着数据管理的复杂性增加，对档案管理者在技术和专业技能上提出了更高要求，档案管理体系也需要不断更新和改进。

（三）档案管理专业人才短缺

随着档案管理领域对技术的依赖日益加深，对具备数字化管理能力和信息技术知识的档案管理专业人才的需求也随之增加。然而，当前的档案管理人才培养机制往往无法跟上这一变化的步伐，导致专业人才供不应求的状况。许多档案管理机构发现较难通过招聘引进具备足够数字技能和信息管理知识的人员，尤其是在处理大数据、维护复杂的信息系统和应对网络安全挑战等方面能力出众的人才。档案管理专业人才的短缺不仅体现在数量上，还体现在质量上。现有的档案管理人员缺乏必要的技术培训，难以有效地适应数字化和信息化带来的新挑战。这种技能缺口限制了档案管理工作的发展，影响了档案服务的质量和效率［5］。因此，信息时代对档案管理专业人才的要求包括传统的档案保存和管理知识，还包括对新兴技术的理解和应用。

（四）档案服务质量与用户需求的不匹配

随着信息技术的发展，用户对档案服务的期望已远远超出了传统的访问和检索。现代用户希望能够快速、方便地获取信息，并期待档案服务能提供更高质量的个性化体验。然而，许多档案机构仍然采用传统的服务模式，如面对面的查询服务或基础的在线搜索功能，这些服务往往无法满足用户对高效、多元和定制化信息服务的需求。档案服务在理解和适应用户不断变化的需求方面也存在差距。例如，对于特殊群体的档案需求、跨平台信息访问的便利性，以及对档案内容的深度挖掘和分析，很多机构尚未能提供充分的支持。这种服务质量与用户需求之间的不匹配，影响了用户的档案使用体验，也限制了档案资源的有效利用和社会价值的发挥。因此，档案管理机构需要积极适应信息时代的发展，通过改进技术基础设施、更新服务策略以及提升服务人员的专业技能来提高服务质量。

三、信息时代档案管理工作的创新对策

（一）推进档案管理数字化进程

为应对信息时代的挑战，档案管理工作的一个关键创新对策是推进档案管理数字化进程。首先，将传统的纸质档案通过扫描和数字化技术转换成电子格式，以便于存储、检索和共享。包括文本文档、图片、地图、视频等多种类型的档案。其次，建立一个稳定且安全的数字档案管理系统至关重要，这个系统需要具备高效的数据处理能力、强大的搜索和检索功能，以及用户友好的界面。同时，这个系统还应当包括数据备份和恢复机制，以防数据丢失或损坏。最后，除了硬件和软件的基础设施建设，数字化进程还需要关注数据标准化和元数据的创建，确保档案能够长期保存和可访问。通过建立统一的数据标准和元数据格式，可以提高不同档案之间的互操作性和数据的可利用性。例如，假设一个档案管理机构拥有大量历史文件、地图和照片等不同类型的档案，为了实现档案管理数字化，先要对现有档案进行扫描和数字化处理，随后为这些数字化档案建立统一的数据标准和元数据格式。在这个过程中，机构应当遵循国际上广泛认可的元数据标准，如Dublin Core标准，来描述每个档案的基本信息，包括标题、作者、出版日期、主题等。（口语化严重，重新组织语言）通过这种标准化的元数据描述，提高了数据的组织性和一致性，使得不同类型的档案能够在同一个数字档案管理系统中有效整合。统一的数据标准和元数据格式使得档案之间的互操作性大大提高。例如，研究人员或公众可以通过单一的搜索界面跨多种档案类型进行检索，从而更快地找到所需信息。

（二）注重档案管理人才培养与技能提升

档案管理人才培养与技能提升的实施需要从多个方面着手。首先，更新和改进教育培训课程，使其能够覆盖最新的档案管理技术和实践，包括数字化档案处理、电子记录管理、数据分析以及信息技术的应用等领域。通过提供这些培训，可以确保档案管理专业人员具备应对现代档案挑战的必要技能。其次，机构可以通过与高校和专业培训机构的合作，为在职档案管理人员提供持续的专业发展机会，包括短期课程、研讨会、在线学习模块和工作坊，旨在让档案管理人员了解行业的最新趋势，掌握先进的档案管理工具和技术。再次，档案管理机构还应鼓励和支持员工参与行业会议和网络研讨会，以便他们能够与同行交流，了解行业最佳实践和创新解决方案。这有助于提升个人技能，还能增强整个团队的专业能力。最后，机构还应重视实践经验的积累，鼓励新进档案管理人员与经验丰富的同事进行合作和交流。通过实践项目、导师制度和同侪学习，新员工可以更快地适应工作环境，提高其实际工作能力。

（三）加强数据安全与隐私保护

针对档案管理工作的一个关键创新对策是加强数据安全与隐私保护。首先，机构应该实施强有力的数据安全政策，包括对所有存储和处理档案的系统进行定期的安全审计，以及制定严格的访问控制和用户认证机制。例如，对其所有用于存储和处理档案的系统定期进行安全审计。安全审计由专业的网络安全团队执行，他们检查系统的漏洞，评估潜在的安全威胁，并确保所有安全补丁和更新都得到及时应用。这些审计有助于及早发现和修复可能导致的数据泄露或丢失的问题。同时要制定严格的访问控制和用户认证机制。对于访问敏感档案的员工，实施多因素认证系统，要求他们在输入密码的同时，还需通过生物识别技术，如指纹或面部识别，来确认身份。访问权限按照最低必要权限原则分配，意味着员工仅能访问完成工作所必需的档案，这减少了潜在的内部安全风险。其次，档案管理系统应采用先进的加密技术来保护存储和传输中的数据。这意味着对所有数字档案进行加密，确保即使在数据泄露的情况下，未经授权的个人也无法访问或解读这些信息。机构还应该对员工进行数据保护和网络安全的培训，使他们了解如何在日常工作中保护档案免受黑客攻击和其他安全威胁。除此之外，为应对隐私保护的挑战，档案管理机构需要遵守相关的隐私法规，并在处理个人数据时采取谨慎措施。这可能包括对敏感数据进行匿名化处理，以及在公开档案之前进行隐私风险评估。同时，应向用户明确通报他们的数据如何被收集、使用和保护，确保透明度和合规性。综上所述，通过这些综合措施，档案管理机构可以大大提升其数据安全和隐私保护的能力，有效应对信息时代带来的新挑战，有助于保护档案信息的完整性和可靠性，增强公众对档案机构的信任和档案服务的可用性。

（四）优化档案服务以满足用户需求

档案管理机构需要深入了解和分析用户的具体需求，包括更快速的档案检索系统、更易于理解的档案分类以及更多样化的档案访问方式。为此，机构可以通过用户调查、反馈收集和使用数据分析来识别用户的偏好和需求。首先，档案服务需要在技术上进行创新和升级，以提高服务效率和质量。例如，引入先进的搜索引擎技术和人工智能算法可以帮助用户更快地找到所需信息。其次，机构也应考虑提供多种档案访问方式，包括在线数字档案库、移动应用访问以及传统的实体访问，以适应不同用户的访问习惯。最后，提高档案的可理解性和可用性。对档案内容进行更加详尽和清晰的分类，提供多语言版本的档案材料，甚至是利用数据可视化工具来呈现复杂的档案信息。

结语

在信息时代的背景下，档案管理工作经历了显著的转变和发展。面对技术革新的浪潮，档案管理领域已经开始适应数字化的趋势，同时也面临着数据安全、人才培养和用户服务需求等多重挑战。这些挑战考验着档案管理的传统方法，也为该领域带来了新的发展机遇。未来，随着技术的进一步发展和应用，档案管理将继续向更高效、更安全、更贴合用户需求的方向演进。档案管理者需要不断提升自身的专业能力，以适应不断变化的技术和用户需求。同时，档案管理工作的创新将更加重视数据的安全性和服务的个性化，旨在更好地保护和利用这些宝贵的信息资源，为社会的发展和进步作出贡献。

参考文献：

［1］ 夏奥运.信息时代高校办公室档案管理工作创新策略研究［J］.办公自动化，2023，28（23）：47-49.

［2］李继宇.信息时代背景下高校档案管理的创新路径［J］.办公室业务，2023，（21）：141-143.

［3］任林，沈童，陈畅.信息时代下加强税务机关档案管理工作的路径探析［J］.大陆桥视野，2023，（10）：90-92.

［4］朱劲松.信息时代档案管理工作面临的问题及对策分析［J］.秦智，2023，（10）：134-136.

［5］刘文英.信息化时代图书情报与档案管理方法研究——评《图书情报与档案管理：无尽的前沿之三天道酬勤》［J］.中国科技论文，2023，18（08）：947.

作者简介：龙宛苡（1986.08— ），女，苗族，贵州省铜仁人，硕士研究生，馆员，研究方向：干部档案管理。