“互联网+”时代学术会议组织形式思考与展望

文芳菲

摘要：随着互联网技术对会议产业的不断“重塑”，学术会议的组织形式也呈现出线下、线上融合的趋势。学术会议的组织者必须不断探索办会新理念、新思路、新方法，促使学术会议在保有其自身特色的同时，为与会者提供更多参与价值和良好体验。本文主要通过对线下和线上两种办会形式的优劣势、在组织过程中的区别和面临的困境进行分析，对“互联网+”时代中学术会议的组织筹办进行展望，希望能够为学术会议的高质量发展提供参考。

关键词：“互联网+”；学术会议；线上办会；线下办会；组织形式

引言

在互联网与传统行业持续深度融合的今天，会议产业也同样在“互联网+”时代中迈入了新阶段，面临新机遇、新挑战。而学术会议作为会议行业中极具特色的分支，主以学术研讨，时而辅以展览交流，既是推动学科发展、创新的必要平台之一，也是提升办会主体乃至会议召开地知名度和影响力的重要手段[1]。传统的线下办会形式虽具有其独特的优势，但线上办会形式的兴起及快速发展也为学术会议组织管理带来了更多可能性。因此，积极探索学术会议的多样化组织形式，在保证其效果及价值的基础上促进高质量办会十分必要[2]。

一、 线下与线上办会形式优劣分析

（一） 知识受众面

学术会议通常在主题设定上具有靶向性，因其基于某一专业领域，导致会议本身具有较强的“封闭性”。学术会议的知识受众面不仅受主题内容影响，还与日程设置等有关[3]。以医学学术会议为例，无需组织者要求，与会者可以直接根据会议名称、主题、议程等判断是否需要报名参会。线下大型学术会议受时间、地点、费用等因素影响，加之组织者会因演讲者众多在同一时间段设置十几个甚至几十个分会场，与会者只能根据自身目的有针对性地选择演讲聆听，疲于在各会场来回穿梭，使实际与会范围被进一步限定，直接导致知识受众面降低。相较而言，线上会议不受物理空间制约，与会者可不受奔波之苦就能享受到知识的“饕餮盛宴”，从而使线上会议在一定程度上受与会者青睐。同时，因参会成本降低，本应“封闭”的学术会议在线上也会意外收获潜在与会者的注册报名，使知识受众面得以扩展[4]。

（二）交流互动感

举办学术会议的必要性之一，在于其作为一个正式的知识交流平台，可以将专业内不同地区、不同领域的专家学者自身持有的隐性知识及经验显性化，从而使知识经验得以传播、共享和创新。知识交流的特点之一在于其互动性，所以学术会议无论采取何种形式举办都不应将演讲者和与会者间的沟通割裂开。特别是在尝试采取线上办会形式后，会议各方均对面对面交流的需求变得更加强烈。部分演讲者在线上演讲后表示面对电脑屏幕发言会感到无所适从，而与会者也对无法与领域内享有声望的专家学者直接对话感到遗憾。即使线上会议设置多屏幕显示、实时留言板、直播答疑讨论等环节，线下会议所特有的“面对面”交流互动优势依旧无法被替代[5]。

（三）信息时效性

交流的实质在于信息交换。学术信息日新月异，如无法被及时传播和吸收，便会失去时效性，进而弱化信息原本的价值。只有同时存在提供者和需求者，信息交换才会发生，交流才能被实现。学术会议作为交流的平台，在内容设计及组织管理时也需要考虑到信息传播的效果，使在会议中交换的信息发挥其最大的价值。设置单一会场的线上学术会议在组织筹备方面耗时较短，特别是在不公开招募演讲者的情况下，组织者可以根据会议主题并就时下流行话题邀请专业领域内炙手可热的专家传道授业。而但凡计划举办同期多会场的学术会议，无论是线下还是线上会议，组织者都需要提前通知演讲者提供题目和内容来配合会议宣传和资料准备等，因此如何保证信息时效性并同时保证办会质量就需要组织者在筹划设计时具备前瞻性、战略性和系统性视野。

（四） 资源再利用

知识交流的目的在于知识的共享与创新，这也是学术会议存在的价值之一。当提供者愿意将知识“倾囊相赠”时，需求者需要一个过程将知识消化吸收，并需要时间重建自身的知识系统，从而获得知识再创造的能力。传统的线下学术会议，一方面使与会者因疲于奔波导致所能吸收消化的知识有限，另一方面组织者虽然能在筹备阶段基本完成论文摘要、演讲幻灯片等资料收集工作，但无法完整、清晰地记录所有讲座和讨论内容并在会后进行梳理发布，致使学术会议最终可保留的资源极为有限，有价值的学术资料大部分情况仅被一次性使用。反观线上学术会议，为避免网络问题导致会议质量下降，组织者可选择录播形式，这使学术资源可以被影像化采集和储存。在演讲者自愿签署知情协议的情况下，这些学术资源除可以在会议期间被反复播放外，会议时间以外还可以再次被用于不同场合的学术交流，从而使知识得以无限传播。

二、线下与线上会议组织工作分析与对比

线上会议模式起初多被用于短时间工作交流或是百余人的小型学术会议。大型学术会议由于其规模庞大、环节复杂，曾被认为无法在线上实现。然而，随着信息通信技术的飞速发展以及互联网平台的日益成熟，越来越多的会议组织者开始主动探索线上会议的可能性，或是采用线上线下相结合的方式，尝试组织策划大型学术会议。这些尝试不仅取得了一定的突破，而且进一步推动了学术思想的碰撞与同行间的情感交流[6]。

（一）组织成本分析

线下学术会议的组织成本通常较高，涉及场地租赁、设备购置、交通食宿等多项费用。然而除需要提前一年左右确定会场、食宿、交通等落地事宜外，线上学术会议在主题选定、环节设计等方面与线下会议在组织环节上基本无异。但为最大程度保证线上学术会议平稳运行并保障网络信息安全，大型学术会议可在组稿发言方面采取录播为主、直播为辅的组织形式，这需要组织者根据会期提前确定统一录制方式和时间，与讲者沟通提交事宜等，同时需要安排专人负责确保所有录制视频合规并按照既定议程顺利播放。因此尽管线上会议不涉及线下会议在交通接待、现场协调、资料发放等临场方面的工作，但实际组织者在会前筹备期的工作量却有所翻倍，组织成本的投入方向有所转移但并未大幅减少。

（二）技术支持对比

学术会议不管是在形式上还是目的上都重视“面对面”。发言者和听会者都希望第一时间就发言内容进行交流，就热点话题进行讨论，并能与更多同行建立联系。线下会议时，会场技术人员大部分时间只需要保障音响屏幕等设备正常运转即可。而线上会议时则在会期需要大量的后台技术支持和人力保障。虽然线上会议的互动感体验较弱，但组织者可以技术支持来弥补这一不足。例如，通过设置答疑环节或研讨辩论来增强线上会议的互动性；开设实时留言板和讨论会议室，通知同一时段的发言者在线参与讨论和答疑。但要保证直播环节的平稳运行，就必须提前测试技术、评估人力需求并制定应急预案。这包括会议平台用户承载量及网速测算、实时留言板敏感词屏蔽设置以及直播讨论环节主持人与技术人员相互配合控制节奏与秩序等。

（三）资源协调差异

学术会议不仅可以推动学术繁荣，还可以带来一定的经济效应和社会效应。线下大型学术会议往往伴随着展览展示、卫星会议等相关活动，参会参展人数众多，对会场及周边餐饮、住宿、交通等资源的需求巨大。组织者需要在前期进行多方调研，充分协调和利用当地资源，以最大程度地发挥会议的经济效应和社会效应。相比之下，线上会议在资源协调方面更加灵活和便捷。通过互联网技术，线上会议可以打破地域限制，吸引更多来自不同地区的人员参会。此外，无论线下还是线上，随着会议主体呈现多元化和多层次化，学术会议由多家协办、联合承办等也已成为常见模式，组织者在易于协调优势资源的同时，也可以思考利用学术会议平台促进学科交叉和产学研结合发展。

三、学术会议组织的困境

2023年，国家卫生健康委等10个部门共同启动了为期一年的全国医药领域腐败问题集中整治工作。同年，中央宣传部、中央网信办、中央外办、外交部、教育部、公安部、民政部、文化和旅游部、国务院国资委、市场监管总局等10部门联合印发了《关于进一步加强论坛活动规范管理的通知》，对各类主体面向社会公开举办的论坛活动（包括论坛、峰会、年会以及其他具有论坛性质的会议活动）提出10条工作要求。无论是在医药还是其他领域，在反腐风暴下，如何保证学术会议的合法性、合规性、合理性，并真正体现学术会议的举办价值已然成为组织者需要思考和实践的核心问题。而在此基础上，如何充分利用互联网技术提升学术会议的组织效率和影响力，使学术会议能适应当下新发展、新要求，则是组织者需要面对的现实挑战[7]。

（一）技术应用与管理融合

尽管线上办会形势日趋成熟，但如何有效地将现有的互联网技术应用于会议组织过程中，实现线上线下的无缝衔接，仍是一个巨大的挑战。目前，学术会议在技术应用上仍存在碎片化、片面化的问题，多数互联网+会务系统只能实现信息发布、网上报名等面向与会者的常规功能，但少有涵盖会议进度管理、学术质量管理、线上学术交流等同时面向组织者、演讲者和与会者的综合会议管理平台。

（二）版权保护与数据安全

学术会议涉及大量的个人信息与学术成果，如何防止学术资源的泄露和滥用，是会议组织者仍需探索的问题。目前，线下会议会安排安保人员和志愿者进行现场提醒和秩序维持，线上会议可以提示演讲者在影像资料上制作水印保护，并通过平台要求与会者签署知情同意书，但从技术层面仍无法避免盗录。

（三）会议价值与互动平衡

办会形式的丰富虽然使学术会议参与门槛降低，但如何保证演讲者积极性和与会者参与度，也是会议组织者需要解决的重要问题。当下，同专业、同类型学术会议种类繁多，会议内容多存在非平权化现象，出现有会无议、有问无争、有交无流等问题，需要会议组织者在交流方式创新和学术氛围提升方面引导百家争鸣、百花齐放。

四、“互联网+”时代学术会议组织的展望

在互联网时代初期，视频直播形式就已开始应用于各类会议，以网络为联系组织方式的学术会议不断涌现，为学术交流搭建了更为开放的平台，其实时性、高效性等优势也逐步凸显而在学术会议组织筹办中占有一席之地。而顺应科学技术的进步，伴随可被带动和利用资源的增加，“互联网+”也将持续通过其自身的优势，对会议产业进行了优化升级转型，助力提升了会议组织的新质生产力。

（一）加强人才培养与技术研发

会议组织者需要培养一支具备专业技能和创新思维的人才队伍，为会议组织的技术创新提供有力支持。同时，加大对互联网技术的研发投入，通过引入人工智能、大数据等更多先进技术手段，提高会议组织的效率和质量，并为参会者提供更加便捷、高效的服务体验。人才与技术的“组合拳”将成为推动学术会议组织变革的重要力量，引领着会议组织走向更加智能化、高效化的未来。

（二）制定完善管理制度与规范

会议组织者需要针对学术会议组织的各个环节，制定和完善的管理制度以保障学术会议组织规范性和专业性，确保会议从筹备到结束的每一个环节都能够有条不紊地进行。同时，会议组织者也需要不断学习并参与相关培训和指导，通过提升自身组织能力和专业素养，进一步提高学术会议的质量和水平。

（三）创新线上与线下融合模式

会议组织者需要注重线上线下融合模式的创新重要趋势，可以尝试通过线上直播、虚拟展厅等方式，将线下会议的内容传播给更广泛的受众，扩大学术交流的影响力。同时，利用线上互动环节增强与会者之间的交流与讨论，提升会议的互动性和参与度，为学术思想的碰撞和交流提供更加丰富的平台。

结语

在“互联网+”时代的浪潮中，学术会议组织正经历着前所未有的变革。这一变革不仅重塑了学术交流的传统模式，为学术思想的碰撞与交融注入了新的活力，更对学术会议组织者提出了更高的要求。会议组织者以更加开放、包容和创新的姿态迎接挑战，在持续学习的基础上，深入理解和严格遵照国家有关政策文件的精神与要求，建立健全会议组织筹办的目标体系、经费管理、运行机制等全方位流程，积极关注学术界的最新动态和发展趋势，灵活利用多种组织形式推动学术会议不断向专业化、系列化和精品化发展，为学术会议注入新的思想和观点，推动学术界的持续创新和发展。

参考文献：

[1]崔继斋，梁超，李铭禄，等.双清论坛：一种典型学术研讨会议的组织管理实践与思考[J].中国科学基金，2023，37（05）：877-882.

[2]周珞晶，胡梅，吕云霄，等.线上、线下和混合式研究生学术交流模式研究与实践[J].大学，2023，（13）：62-65.

[3]刘兴平，学术会议的兴起与发展，科技导报，2010，28（06）：19-24.

[4]黄巨臣，赵强，学术会议的本质属性与功能：基于场域理论的视角，浙江大学学报（人文社会科学版），2022，52（08），122-133.

[5]陈宋敏.跨边界多源学术知识集成平台建模与关键技术研究[D].北京交通大学，2021.

[6]于依琼，特殊时期线上学术会议模式探索与实践，办公室业务，2021（12），66-67.

[7]黄卓，雷笑瑜，朱子昱.我国大型医学学术会议进度管理的改进研究[J].中国卫生产业，2015，12（12）：152-153.

（责任编辑：袁丽娜）