面向智慧档案建设的信息技术治理框架研究

于瑾?刘晓文

摘 要：在大数据、人工智能、区块链等技术的助推下，智慧档案建设正在加速推进。在智慧档案建设过程中，面临着信息技术应用复杂度与专业化程度高，技术风险容易失控等挑战，如何科学有效地发挥信息技术对档案管理的赋能作用，控制信息技术应用带来的风险，成为档案界日益关注的问题。本文引入信息技术治理的理念，分析了五大核心治理要素，厘清了五类治理目标，归纳了六大核心治理域，提出一种面向智慧档案建设的信息技术治理框架，以期帮助各级档案管理机构科学应对信息技术带来的挑战，最大化信息技术应用的价值，降低智慧档案建设中的技术风险。

关键字：智慧档案；数字技术；治理；框架

基金项目：本文系2023年海南省高等学校科学研究项目“区块链赋能高校数字档案管理的实施模式与路径研究”（编号：Hnky2023-14）的研究成果之一。项目负责人：于瑾。

引言

在大数据、人工智能、区块链等技术的助推下，档案信息资源结构发生颠覆性改变，档案数据化储存与智能化管理日益明显[1]，智慧档案建设正在加速推进。2023年，全国档案局馆长会议强调“积极探索智慧档案发展路径，有效对接数字中国、智慧城市、智慧政务、数字乡村和各行业智慧发展”[2]。这些技术的融合和应用在提升档案管理效率的同时，也带来了一系列挑战和问题。通过物联网设备收集的环境数据可以实时监控档案的保存状态，同时也会遇到设备和技术兼容性问题。区块链技术增强了档案管理的信任度和透明度，但也提升了档案管理工作的技术复杂度。通过将人工智能与大数据技术相结合，可以从档案数据中提取有价值的信息，用于研究和决策参考。但也由此引发了档案数据标准化与安全性问题，这些问题让人们逐渐意识到信息技术日益成为影响档案管理工作的关键因素。在此背景下，如何科学有效地发挥信息技术对档案管理的赋能作用，对信息技术应用给档案管理工作带来的风险进行监管和控制，成为档案界日益关注的问题。

1 智慧档案建设中存在的问题与挑战

一是资金投入与成本控制。智慧档案建设需要大量的资金投入，包括硬件设施、软件开发和人员培训等。如何在有限的预算内实现效益最大化是管理者需要考虑的问题。二是数据管理与整合。智慧档案系统通常涉及大量的数据，包括文本、图像、视频等多种形式的数据。档案管理工作人员需要解决档案数据管理与整合的问题，包括数字化档案的收集、存储、清洗、整合以及数据质量的保障等。三是信息安全与隐私保护。档案管理相关工作人员需要应对信息安全和隐私保护等方面的挑战，确保档案数据不被未授权的访问、篡改或泄露。四是技术标准与互操作性问题。智慧档案包括一系列复杂的系统，例如智慧馆舍、智慧馆藏与智慧管理和服务等。这些系统可能来自不同的技术供应商或厂家，因而可能存在技术标准不一致或互操作性差的问题。档案管理工作人员需要解决不同系统之间的集成与互操作性问题，确保系统之间能够有效交换信息与数据。五是技术更新与维护问题。智慧档案系统通常需要长期运行和维护。因此，档案管理工作人员需要面对技术更新与维护的挑战。他们需要定期更新系统软件、硬件，并进行故障排除和性能优化，以确保系统的稳定性和可靠性。六是数字化转型与人员培训。随着智慧档案建设的推进，需要大量具备数字技术能力的专业人才。如何培养和提升人才的技能以适应新技术的应用是一个长期的挑战。档案管理工作人员需要接受相关的技术培训，提升其数字化技能与知识水平，适应智慧档案系统的建设和运行。同时，他们还需要面对组织文化和管理体制上的变革，以适应数字化转型带来的变化。

2 智慧档案建设中实施信息技术治理的必要性分析

一是响应国家政策要求。根据《“十四五”全国档案事业发展规划》，加速数字档案馆（室）建设是国家战略的要求[3]，对其中的信息技术应用与决策活动进行治理是实现这一目标的必要手段。二是保障档案数据的真实性和完整性，防止数据被篡改或丢失，确保档案信息的可靠。三是保障和加强档案管理的合规性，包括政策合规性、技术合规性和安全合规性等[4]。四是确保信息技术被恰当地应用于提高档案管理效率。利用信息技术可以优化档案的全生命周期管理，包括收集、整理、保存和利用，实现自动化和智能化，从而提高档案管理的效率和质量。五是进行科学合理的投资决策。智慧档案建设需要大量的资金投入，包括硬件设施、软件开发和人员培训等。信息技术的投资决策复杂性较高，又有较高的专业化门槛，多方参与、透明的协同决策有助于提高智慧档案建设中信息技术投资的科学性和合理性。

3 面向智慧档案建设的信息技术治理框架

3.1 总体框架概览

李政蓉等根据社会技术系统理论，指出信息技术赋能治理创新需要来自社会层面和技术层面的技术、结构、人员和任务四个要素协同[5]。王娟等将智慧治理理念引入在线教育治理领域，从组织、服务、技术、环境等角度提出在线教育智慧治理的框架与实施路径[6]。借鉴相关研究，文章提出一个对智慧档案建设过程中信息技术应用与赋能活动进行治理的总体框架（图1）。该框架主要包括五大核心治理要素：利益相关群体、治理主体、治理目标、治理决策域和具体的制度安排。

3.2  治理架构与治理主体分析

在图1描绘的智慧档案信息技术治理框架中，智慧档案建设涉及的利益相关群体种类较多，主要包括政府主管部门、档案机构、技术（服务）提供商、各级档案学会、档案从业人员、学术研究机构及其他相关组织和个体。这些利益相关群体通过委派代表成立不同层级的智慧档案治理委员会，对智慧档案建设过程中信息技术应用与赋能活动进行治理。这些不同级别的治理委员会是所在层级的信息技术的治理主体。

在各级的治理委员会中，政府主管部门的代表作为政策法规的制定者和执行者，在智慧档案信息技术治理主体中扮演着领导和监管的角色。它们负责构建所在层级统一的政策框架，确保各级和各关联档案部门的有效协作。档案学会的代表则主要参与制定相关的行业标准和规范，推动行业内的信息共享和技术互操作，保障数据质量和信息安全。信息技术服务企业的代表主要负责提供技术咨询，参与相关技术标准和规范的制定工作，如网络与信息安全规范、软件系统功能规范、信息共享与互操作规范等。各级档案馆或相关管理机构则是智慧档案信息技术治理的执行主体，负责具体的档案数字化工作、数据管理、资源开发利用以及提供档案服务。学术研究机构主要是从事档案学理论和技术研究的学术机构，其代表主要为智慧档案信息技术治理提供理论支持和创新研究，推动智慧档案信息技术治理体系不断完善和发展。智慧档案的信息技术治理需要多元主体的共同参与和合作，通过治理委员会中各方的共同努力，构建一个多元、高效的智慧档案治理架构。

3.3 治理目标分析

3.3.1安全性目标。智慧档案信息技术治理的安全性目标主要是确保档案的保密性、完整性和可用性，包括对档案信息系统的访问控制、数据加密、备份和恢复等方面的控制目标。安全性目标是智慧档案信息技术治理的基础性目标，是其他治理目标的前提和保障，只有保证了安全，才能保护档案信息不受威胁，维护档案的真实性和完整性。

3.3.2合规性目标。智慧档案信息技术治理的合规性目标是指遵循相关法律法规、政策和标准，确保档案信息技术的应用和管理符合国家和行业的规定，其中包括对档案信息的采集、存储、使用、传输和销毁等环节。合规性目标是智慧档案信息技术治理的基本要求，与政府监管、行业标准、数据保护等紧密相连。只有满足合规性要求，才能确保档案信息技术得到合法的应用。

3.3.3价值性目标。智慧档案信息技术治理的价值性目标，是指通过信息技术的应用，提高档案信息的价值，为政府、企业和公众提供更好的服务。这包括提高档案信息的可用性、可靠性和时效性以及挖掘档案信息的潜在价值，为决策支持、科研教育和文化传播等提供数据支持。价值性目标是智慧档案信息技术治理的核心目标，是评价智慧档案治理善治与否的关键。

3.3.4质量性目标。智慧档案信息技术治理的质量性目标是指确保档案信息系统与数据的功能质量和性能质量，以提高智慧档案关联系统的稳定性、可扩展性和易用性，其中包括对档案信息技术的研发、测试、运维和优化等环节的管理。质量性目标是智慧档案信息技术治理的关键，只有保证质量目标的达成，才能满足智慧档案各利益相关群体的要求，实现智慧档案的价值。

3.3.5可达性目标。智慧档案信息技术治理的可达性目标是指确保档案信息资源能够被授权用户访问和利用，包括对档案信息的获取和利用等环节的管理。可达性目标是智慧档案信息技术治理的重要目标。

3.4 治理域分析

3.4.1智慧馆舍。该治理域聚焦于与档案馆舍建设智能化和自动化的相关规范、标准、流程和各种制度安排。例如档案馆智能化建设相关建设标准、规范、设施配置；馆舍运营的智能化流程，如智能导览、智能安防、能源管理；智慧档案馆的运营管理制度、维护保养制度等。

3.4.2智慧库藏。该治理域聚焦于通过数字化技术对档案资源进行管理和存储的相关规范、标准、协同流程和各种制度安排。例如数字档案资源的采集、存储和检索标准化流程；数字化档案的归档制度，档案数据的长期保存与备份制度；档案数字化涉及的元数据标准等。这一治理域的焦点在于如何利用信息技术提高档案资源的保存效率和利用效率，同时也为长期保存提供了技术支持。

3.4.3智慧陈展。智慧陈展是指应用信息技术手段，提供数字化、互动化和个性化的档案资源陈列与展示。该治理域聚焦于借助数字化技术对档案资源陈列与展示的相关规范、标准、协同流程和各种制度安排。例如，在标准和规范方面，涉及数字化档案内容展示标准、互动技术标准、无障碍标准等；在流程方面，包括数字化档案陈展管理流程、实物档案陈展管理流程等；在典型制度安排方面，包括数字档案信息安全与隐私保护制度、互动设备和系统的维护更新制度等。

3.4.4技术。该治理域主要聚焦在除了智慧馆舍、库藏和陈展业务以外，档案日常管理中涉及的通用性或专题性技术的相关规范、标准、流程和各种制度安排。例如，数字化档案信息安全保护规范、档案信息技术系统的建设、维护和更新；技术研发、应用部署、系统维护等流程以及智慧档案系统项目管理制度、技术创新制度等。

3.4.5人员。该治理域主要聚焦于智慧档案建设中档案管理机构内部人员的组织、培训、激励和考核，人员相关技术培训和个人发展相关的规范、标准、流程和各种制度安排。例如，职称评定、专业技能认证、继续教育，人员招聘、培训、评估和晋升流程，人才培养制度、绩效考核制度等。

3.4.6服务。该治理域主要聚焦于智慧档案建设中档案利用与服务的规范、标准、流程和各种制度安排。例如，服务规范、服务水平标准，服务需求收集、服务设计、服务实施和服务评价流程；人才培养制度、绩效考核制度；服务质量管理制度、用户满意度调查制度、服务改进制度等。

3.5  具体的制度安排

3.5.1引导类典型制度安排。包括政策与流程类制度安排。例如，数据保护政策、信息安全政策、合规性要求等；技术标准与规范类制度安排。例如，制定一系列技术标准和规范，以引导智慧档案的技术应用和开发，包括数据格式标准、安全技术标准和接口规范等；培训与教育引导类制度安排。例如，开展定期的培训和教育活动，提高员工的信息素养和技能等。

3.5.2评价类典型制度安排。建立治理有效性评估机制，对智慧档案的信息技术治理有效性进行定期评估。例如，对政策执行情况、技术应用效果、员工表现等进行评估，以期通过有效性评估能够及时发现存在的问题和采取改进措施。建立风险评估机制，定期对技术风险、合规风险、安全风险等进行风险评估，识别和评估信息技术治理面临的风险，进而制定相关的风险应对策略以减少风险出现的概率。建立档案用户满意度评估制度，可以通过问卷调查、用户访谈等方式定期收集用户反馈，评估用户对智慧档案的满意度。

3.5.3监控类制度安排。建立实时监控系统，对智慧档案的场馆环境、库藏等进行实时监控，包括系统性能监控、安全事件监控等。定期进行审计和合规检查，确保智慧档案的信息技术治理符合相关法律法规和政策要求，包括内部审计、外部审计等。通过审计和合规检查，可以发现潜在的合规问题并及时进行整改。建立数据质量监控系统，对档案数据的质量进行定期检查和监控，包括数据准确性、完整性、一致性等方面的监控。通过数据质量监控，可以确保档案数据的可靠性和可用性。

总之，智慧档案的信息技术治理框架从引导类、评价类和监控类分别设计了具体的制度安排。这些制度安排旨在引导和规范智慧档案的信息技术治理，评估其效果和风险，并对其进行实时监控和审计。通过实施这些制度安排，能够保障智慧档案信息技术治理得到有效实施，促进档案工作高效优质开展。

结束语

本文引入技术治理理念，应用于分析智慧档案建设中信息技术应用存在的问题与挑战，总结智慧档案建设中引入信息技术治理的必要性。在此基础上，提出一个面向智慧档案建设的信息技术治理框架，分析包括利益相关群体、治理主体、治理目标、治理决策域和具体制度安排等五大核心治理要素；厘清包括安全性目标、合规性目标、价值性目标、质量性目标和可达性目标在内的五类治理目标；归纳总结六大核心治理域；提出按引导类、评价类和监控类分别设计具体的制度安排。本文提出的信息技术治理框架旨在帮助各级档案管理机构科学应对信息技术带来的挑战，最大化信息技术应用的价值，控制和降低智慧档案建设中的技术风险。

参考文献

[1]杨鹏，金波，孙尧.数智环境下档案工作面临的挑战与机遇[J/OL].图书情报工作，1-22.

[2]陆国强.全面贯彻落实党的二十大精神 奋力书写档案事业现代化和高质量发展新篇章——在全国档案局长馆长会议上的报告[J].中国档案，2023（02）：14-20.

[3]刘越男，周文泓，李雪彤，代林序，冯天予.我国档案事业“十四五”发展图景展望——基于国家及省级地方档案事业“十四五”规划的文本分析[J].图书情报知识，2023（02）：71-79.

[4]文利君，周文泓.我国档案信息化建设政策法规体系研究——面向《“十四五”全国档案事业发展规划》目标要求的调查与展望[J].档案与建设，2023（01）：28-32.

[5]李政蓉，郭喜.信息技术赋能的政府治理创新——基于社会技术系统理论的要素框架[J].科学管理研究，2023（02）：111-116.

[6]王娟，郑浩，高振等.“双减”背景下在线教育智慧治理框架构建与实践路径[J].中国电化教育，2022，（02）：38-46.

作者简介：于瑾，1979年，硕士，海南师范大学档案馆馆员，研究方向：档案管理； 刘晓文，1978年，博士，海南师范大学信息科学与技术学院教授，研究方向：信息系统与信息管理。