关于住房保障档案数字化转型建设的思考

摘 要：随着我国社会经济的不断发展和人民生活水平的不断提高，国家对于保障性住房建设的力度也在不断加大。其中产生的住房保障档案记录着各方面过程的重要信息，管理好如此庞大的数据尤为重要。在新时代信息化发展背景下，本文围绕住房保障档案数字化转型建设的中心思想，在管理体系、技术应用、干部培养、安全防护等方面对于加强住房保障档案的精细化管理，推进信息化建设进行全面分析并提出针对性措施，确保新形势下住房保障档案能够被收集好、保管好、利用好，进而推动整体行业高质量发展。

关键词：住房保障档案；数字化转型

住房保障档案记录着各项住房保障管理工作中产生的文字、图表、数据、照片、声像等多元化信息，蕴含较大的经济价值与社会效益，对于推进工作顺利开展有着重要意义。随着现代科学技术的不断发展，互联网技术逐渐在各行各业得以普及，住房保障业务管理系统的应用产生了大量的电子化数据信息，利用新兴技术实现海量电子文件的精细化管理、提高安全化水平已成为重中之重。但是目前仍然存在思维不先进、人员不专业、技术不达标、安全难保障等各个方面的问题，需要有关部门和领导牢固树立档案“存史资政育人”的意识，不断更新发展思路，紧握时代发展机遇，全面应用先进技术，积极探索新时代住房保障档案发展新模式。

1 住房保障档案数字化转型综述

住房保障是国家实现城市高质量发展，帮助生活困难居民设置的社会性保障制度与政策，生成的相关保障体系资料是保障对象合法权益的重要凭证根据，利用互联网技术实现住房保障档案高效安全管理极为重要，也是促进城市和谐发展的关键举措。

1.1 住房保障档案的特点

住房保障档案大致分为两个层次。一方面是以每家每户为组织保障对象的个人资料。目前细分为廉租房、经济房、限价房，大多由申请、初审、复审、实施保障等相关档案资料组成。另一方面是以保障单位为主的业务档案。主要来源于在相关保障提供过程中产生的文字信息、图表数据，其中包含了文书档案、财务档案、基建档案等。其特点主要有：一是专业性。住房保障档案的生成、管理、分类、利用具有固定的格式及严格的办理流程，是专业类档案的重要组成部分。二是动态性。住房保障工作面对的群体人口数量、收入情况、住房情况都具有动态性，获得保障的权限也不是终身使用，加之国家社会层面上政策制度、准入标准的不断发展和完善，档案内容也在随时发生变化，从而需要实时更新补充，调整完善，进而保障其真实性、完整性。三是实用性。住房保障的准入门槛与申请材料的审定以及受保障人员资格审查与退出机制的完善，都需要完整系统的档案资料作为参考依据。相关单位机构可通过利用电子档案来掌握相关材料处理情况，并进行全面深入统计，进而为下一步工作开展与宏观调控提供决策参考[1]。

1.2 住房保障档案规范化管理的必要性

目前住房保障管理工作开展较为广泛，管理范围也在逐渐扩大。但是在实际工作开展过程中对于受保障对象的资料审核成为必要的程序，并且纸质版档案审核过程效率极低，且安全性难以得到保障，为整体行业的发展带来了极大的制约。在数字中国建设整体布局及规定目标设定的背景下，构建住房保障档案高效安全管理体系与国家政策相一致，相关工作有着良好的发展环境。通过利用现代科学技术实现数字化转型，一是减少档案管理的工作量。相关工作由线下转变为线上，将工作人员从繁重复杂的环境中解脱出来，真正由文件库房管理时代转变为以电子档案为主的信息化时代，进一步提高了工作效率和工作质量，也提高了档案管理的安全性，在宏观层面上实现了综合性管控的目标。二是满足住房保障工作的需求。目前住房保障网点遍布各个街道，参与审核的部门及人员较多，时间较长，工作复杂度日趋增加。在档案数字化转型的背景下，通过建立档案资源一体化共享利用平台，可实现多家单位、多个网点、多个地区之间的互联互通。大大缩短了材料初审、复审等一系列流程的办理时间，真正做到了“让数据多跑路，让群众少跑腿”。对于相关部门的社会群众满意度的提升也起着积极的推动作用[2]。

2 住房保障档案数字化转型面临的问题与挑战

2.1 管理机制的完善度不够

一是思维意识问题。大多社会保障部门工作涉及范围广、内容复杂，对于资料收集整理、归档利用的工作认知有缺陷，相关管理人员形式化开展档案工作，甚至尚未设置专门的档案部门，关键档案信息资料被随意放置，严重影响了其真实性和完整性[3]。二是管理机制问题。部分单位没有根据上级指示要求与实际工作需求制定科学合理的档案管理制度，对管理人员的约束力度不够，同时也使得住房保障档案的收集整理、分类存放、安全保管、共享利用流程衔接不顺畅，在宏观上无法进行数字化加工与信息化管理，转型升级力度不够，领导者与工作人员的执行能力比较差，影响了整体工作的效率。三是行业规划问题。大多住房保障相关部门对于档案管理的数字化转型组织建设不够，缺少统筹规划与目标责任制，整体推动力度有待加强。

2.2 管理人员专业度不够

在住房保障档案的数字化转型道路上专业人才的配置尤为重要。但是目前住房保障相关部门能够满足电子档案信息化管理、智慧化共享应用的人员少之又少。部分单位由年龄偏大、即将退休的干部进行简单管理或者由办公室人员负责。管理人员大多身兼数职，缺乏档案专业理论知识和信息化技术应用技能。导致数字化加工、电子文件归档分类、涉密档案处理等事项无从处理，致使住房保障档案的数字化转型升级停留在纸质和电子档案互补阶段，已远远不能满足信息技术对档案的管理和利用需求，在一定程度上限制了住房保障电子档案工作的发展空间。与此同时，大多住房保障部门对于干部队伍的培养力度不足，没有设置档案工作继续教育实施方案，使整体综合素质水平提升速度较慢，难以顺应时代发展潮流，在一定程度上也制约了未来档案工作的高质量发展。

2.3 系统功能共享度不够

一是软硬件设备方面。由于住房保障单位对于档案工作重视程度不够，“重建设、轻管理”思想严重。没有设置档案数字化转型的专项资金，专业存储器、服务器、网络设备配置不够完善，管理利用过程中的计算机终端数量及专业度远远达不到要求。尤其在基层单位，受资金影响导致数字化转型工作开展极为缓慢，无法充分发挥技术优势。二是数字化加工方面。由于住房保障业务量大，数字化加工工作长期未开展，导致库房内积压了大量的纸质文件，甚至存在丢失、破损等问题，使其数字化难度大大增加。三是共享水平低。住房保障工作涉及多个部门，对于档案管理利用平台建设往往是“各自为政”，自主采购开发相应的管理系统，虽然互联网技术能够实现行业全覆盖，但是由于底层构架、功能研发、开发语言的不统一使系统平台难以实现互联互通，信息“孤岛”现象尤为明显，档案利用服务效果大打折扣。

2.4 管理流程安全度不够

在硬件方面，大多数部门在住房保障档案系统平台开发过程中未考虑其安全性能，对于安全设备的配套采购工作有所缺失。致使档案数据资源库暴露在互联网上，极易因服务器漏洞、兼容性差、计算机病毒、社会不法分子恶意访问等问题使信息遭到窃取、篡改、丢失、泄露，在一定程度上制约了档案数字化的进程。在安全措施方面，由于住房保障档案利用率较高，私密性较强，在管理员及广大用户查询利用过程中没有使用相应的安全防护手段，共建共享过程中数据的传输没有进行加密，极大地增加了档案信息的安全风险。

3 住房保障档案数字化转型未来优化路径

3.1 提高重视程度，建立健全管理体系

3.1.1提高重视程度。住房保障相关部门要时刻关注档案工作，并将其与住房保障工作同规划、同部署、同发展，坚决杜绝流于表面形式的开展工作。同时要加强组织建设，成立住房保障档案管理工作领导小组。设置档案管理业务科室，集中统一领导本单位、本行业档案工作，围绕“三定方案”进一步明确工作职责、细化任务分工。建立科学的考核办法，搞好平时督促检查，确保档案工作落到实处。设置科学合理的住房保障机制，科学合理规划管理制度，优化档案数字化转型管理模式。在顶层设计层面给予档案数字化转型工作政策制度支持、财政资金支持、人力资源支持[4]。

3.1.2健全制度建设。住房保障档案管理工作领导小组要根据《中华人民共和国档案法》与住房和城乡建设部印发的《住房保障档案管理办法》，结合自身发展实际与未来发展规划，有针对性地制定并完善各项规章制度，如《住房保障档案信息化管理制度》《涉密电子档案文件处理规范》《电子档案信息共享制度》《住房保障档案重大事项应急预案》等制度。在住房保障档案归档范围、信息化管理、共享化利用、全方位监督等业务流程上做到有法可依、有章可循，提高住房保障档案管理效率及共建共享的安全合理性。

3.2 优化培养方案，全面打造干部队伍

3.2.1加大人才引进力度。结合本单位档案岗位需求情况及匹配漏洞，面向社会高校、人力资源中心、企业等定向招聘既懂得档案管理知识，又熟悉现代技术管理技能的高素质、复合型人才，为本单位档案工作注入新的活力与新鲜血液，不断优化干部队伍结构，进而为推进住房保障档案服务建设提供坚实的人力资源保障。

3.2.2加大业务培训力度。要把握住房保障档案信息化建设和档案事业数字化转型发展的要求，把档案信息化干部人才培养列入本单位工作计划，定期组织档案业务培训，邀请业内专家、高校教授进行理论教学。同时派遣本单位档案业务骨干前往发达地区学习档案信息化管理经验，搭建交流平台，充分调动工作积极性和主动性，开拓视野、取长补短，进而全方位地提高档案管理能力与信息化应用能力[5]。

3.3 升级系统功能，着力加强互联互通

3.3.1加强基础设施建设。住房保障部门要向上级主管单位定期汇报档案工作情况，对于档案数字化转型的必要性与重要性形成报告提交相关领导；申请档案数字化专项资金，配备档案现代化管理必备的服务器、存储器、扫描仪等实用性强、专业度高的硬件设备，为后期管理利用工作提供良好支撑。

3.3.2引进先进技术。住房保障档案工作领导者及管理人员要深入调研行业内数字化技术应用情况，并根据自身需求引进大数据、云计算、人工智能、数据挖掘、区块链等先进科学技术，真正实现档案文件在线归档、高速检索、快捷利用，进一步加强档案资源现代化管理水平和管理效率。

3.3.3实现共建共享。以住房保障主管部门为核心，在区域内建立档案管理利用平台，选择行业内先进的系统架构与互联网技术，推动实现海量档案信息的在线共享与业务协同，整合多方力量促进住房保障档案信息资源的汇聚。同时要充分利用某信小程序、App等手段促进档案查询“网上办、掌上办”，进而提升社会影响力及群众满意度。

3.4 应用多方手段，切实构建安全保障

3.4.1住房保障相关部门要在系统平台建设、优化升级过程中高度重视安全工作。采购安全网关、双机热备、漏洞扫描、日志审计等安全硬件设备，确保所有计算机管理终端安装杀毒软件，并定期更新病毒库。为住房保障档案的收集、整理、利用、存储等流程提供安全可靠的运行环境。

3.4.2在对外共享利用服务过程中，要应用身份识别、人脸验证、电子签章、加密传输、数据安全标识等关键技术。对各个服务终端及相关部门信息传输下载接口进行管理，全面加强敏感及隐私数据的安全保护工作，避免恶意程序及木马在档案应用过程中被植入管理系统。同时要定期开展档案数据库异质备份和异地备份工作，派出工作人员前往容灾备份中心将档案数据安全存放并做到定期更新，防止因地震、火灾等安全事故造成不可逆的伤害与损失。

结语

住房保障档案是极为重要的民生档案，涉及广大低收入群体的住房问题，作为住房保障相关部门要充分重视档案工作，紧跟时代发展潮流，积极应用数字化网络技术和多媒体技术，构建全新科学信息化的档案管理体系，加快住房保障档案信息的共享，管理好、利用好档案资源，使其为住房保障工作提供“档案力量”。

参考文献

[1]刘柳.民生档案资源建设管理与利用服务研究[D].山东大学，2012.

[2]姜琦为.建立信息高速路助力住房保障网——关于常州住房保障档案信息化建设的思考[J].城建档案，2021（02）：13-14.

[3]梁丽红.住房保障档案管理的问题及对策分析[J].办公室业务，2018（13）：101.

[4]刘娜.住房保障档案管理的问题及对策分析[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（10）：37-38.

[5]刘海丽.住房保障电子档案管理工作路径探究[J].兰台内外，2022（36）：84-86.

作者简介：徐文静（1986—），大学学历，山东省临沂市供热和住房保障中心馆员，主要从事档案管理研究。