规范政府采购项目档案管理实务探究

摘 要：我国每年都要完成金额高达数万亿的政府采购项目，政府采购工作极大地提高了财政资金的利用效率，获取优质商品。随着政府采购规模的扩大、采购领域的拓展，也产生了大量有价值的采购项目档案，相关档案管理领域还存在一些不规范、不科学的问题。《中华人民共和国档案法实施条例》自2024年3月1日起施行，对档案工作，特别是档案工作的信息化建设提出了新的要求，政府采购项目档案管理的信息化、数字化建设已是大势所趋，如何结合工作实际，切实采取有效措施，不断规范政府采购项目档案管理是我们面临的一个重要课题。本文从真实性、完整性、规范性、保密性和现实性等五个方面分析了政府采购项目档案的具体特征，进一步探讨了政府采购档案规范化管理在研究政府采购规律、服务社会发展、廉政警示教育等方面发挥着重要作用；从档案收集、分类、整理和机制建设四个方面提出规范政府采购项目档案规范管理具体操作建议，对提升档案管理规范化、科学化具有积极的现实意义。

关键词：政府采购；档案管理；规范化

概述

政府采购是指各级机关、事业单位及团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内或采购限额标准以上的货物、工程、服务等。据财政部统计，2022年全国政府采购规模为34993.1亿元，占全国财政支出和GDP比重分别为9.4%和2.9%。政府采购项目多、金额大，为进一步规范政府采购行为、提高资金使用效益，维护公共利益和采购当事人的合法权益，国家专门制定《政府采购法》，详细规定政府采购当事人、方式、程序、合同及监督检查等内容。在政府采购过程中，产生大量具有查考、利用、保存价值的文字、图表、声像等形式档案资料。这些档案资料详细记录政府采购的全过程。通过政府采购档案信息分析，能够全面了解政府采购规模、行业种类、价格特点等，在维护政府采购各方当事人合法权益，促进廉政建设等方面发挥着积极作用。

1 规范政府采购项目档案管理主要特点

1.1 真实性

政府采购项目档案记录的是政府采购活动的真实情况，反映采购过程的每个环节。按照“谁采购、谁负责”原则，政府采购项目档案主要由采购人、采购代理机构具体负责，并接受同级财政部门监督指导，包括政府采购预算文件、政府采购计划、政府采购意向资料，采购公告、采购现场考察资料等，是政府采购活动过程中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、声像等形式的档案资料。可见，无论从档案形成过程还是档案内容本身，政府采购项目档案都具有其真实性特征。即一方面，政府采购档案包括政府采购资料收集、整理、编目、利用、销毁等每个环节；另一方面，政府采购档案内容能够反映并记录政府采购历史全貌。

1.2 完整性

政府采购是一项专业性较强的工作，从编制政府采购计划、招标文件、拟制中标合同、出具验收报告、异议处置等，涵盖了政府采购的各个环节，一套完整的政府采购档案，应当包括在各个环节中产生的所有具有保存价值的文件资料。如采购依据文件资料、采购文件资料、开标文件资料、评审文件资料、中标（成交）文件资料、合同文件资料、履约验收文件资料、质疑投诉文件资料及其他资料，等等。以质疑投诉文件资料为例，又包括质疑资料、处理过程记录及答复资料等。

1.3 规范性

按照国家法律法规和政策要求进行归档和管理。政府采购项目档案属于我国档案重要组成部分，收集、整理、编号、数字化等，都应严格执行《档案法》《档案法实施条例》《电子档案移交与接收办法》等法律法规、规范性文件以及《档案分类标引规则》《电子文件归档与电子档案管理规范》等国家标准和档案行业标准。因此，政府采购项目档案具有较强的规范性，无论是收集、整理还是查询、检索、利用都有相应的规范标准和要求做为指引，有效保障了档案工作的规范性。

1.4 保密性

政府采购项目档案包含着涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件资料。因此，具有较强的保密性。从内容看，政府采购项目档案涉及企业商品的规格、型号、技术工艺，尤其是中标价格等属于商业秘密。另外，有的政府采购项目属于政府邀约行为，保密要求高，一旦泄露就可能造成不同程度的损失。因此，政府采购项目档案具有保密性。

2 规范政府采购项目档案管理现实意义

2.1 采购工作的依据

做好政府采购项目档案管理工作，能够进一步规范政府采购工作及管理。以评审档案管理为例，收集评审小组名单、评审专家签到表、评审工作纪律规定、评审报告及相关资料等，为新一年或类似政府采购项目评审专家的聘请、管理提供指导。政府采购项目档案具有很强的现实应用价值。首先，通过政府采购项目档案信息数据分析，了解同类采购项目的中标价格，为新的采购工作设定预算价格提供参考；进一步了解企业历史中标情况，方便政府采购主体做出选择，提升政府采购效率。

政府采购使用的是政府财政预算资金，每一个政府采购项目最终都要接受政府相关部门的监督和审计，根据政府采购项目档案，评价每一次政府采购项目活动的质量，为改进政府采购行为提供重要参考。因此，政府采购项目档案具有很强的现实性，是做好政府采购行为“后半篇文章”的重要依据和参考。

政府采购工作产生的资料来源是多方面的，包括采购主体产生的财政预算，采购计划等资料，委托代理机构开展的采购工作还包括进场项目档案资料以及提供法律法规和政策咨询。近年来，随着网上采购平台建设，政府采购项目信息发布、保证金缴纳、合同签订、电子归档等均实现“一网通办”，产生了大量的电子档案。通过对这些档案定期汇总研判，有利于我们进一步分析采购项目内在规律，为政府采购各方提供配套服务。

2.2 为企业服务的工具

政府采购类型多样，标的供应商包括了各种类型、不同行业的企业。根据《政府采购法》的规定，采购的标的有货物、工程、服务三个大的方面。涉及医药、建筑、交通、卫生等众多行业领域，关联着数以万计企业的切身利益，做好政府采购项目档案管理研究，可以为企业提供更加优质高效的服务提供依据。例如，政府采购项目年度预算资料，包括采购项目、资金来源、数量、型号、单价、实施时间等，在一定程度上反映了国家机关、事业单位、团体组织（即采购人）的资金收支规模、业务范围和方向。通过年度预算资料分析，帮助企业掌握了解采购人历年采购行业领域、数量规模，为其有针对性的参与政府采购项目提供重要参考。

2.3 廉政教育的素材

政府采购项目密集、资金巨大，容易滋生供应商的不法行为或者采购人利用公职权力进行利益输送、权力寻租的现象。根据中国政府采购网发布的数据统计，2022年10月，就有79条政府采购严重违法失信行为信息记录，涉及提供虚假材料牟取中标成交（共31条，占比约39.2%）、串通围标（共37条，占比约46.8%）、无正当理由拒不与采购人签订合同（共11条，占比约13.9%）。一旦出现涉及政府采购严重违法行为，会让采购人和供应商面临严重法律后果。通过这些信息资料的收集、分析和警示教育提高采购人和供应商在参与采购活动中廉政风险意识，自觉遵守《政府采购法》的各项规定和要求，消除廉洁风险隐患。

3 规范政府采购项目档案管理

政府采购项目档案是对政府采购招投标活动整个操作过程的真实记录[1]。如医院设备采购，包括预算报告、资金审批、采购计划、投标评标文件、中标通知书、确认表等文件材料[2]。要认真落实《政府采购法》“采购人、采购代理机构不得伪造、变造、隐匿或销毁采购文件”“采购文件保存期为采购结束之日起至少保存15年”。全面做好政府采购项目档案规范管理，落实科学归档、及时归档的规范化管理目标[3]。

3.1 规范采购项目档案工作机制

3.1.1成立管理领导小组。按照“谁采购、谁负责”原则，由采购单位负责具体的档案管理领导小组，由分管采购、档案等业务部门负责人为组长，具体经办部门、档案部门负责人为副组长，其他参与人员为成员的档案管理工作领导小组。领导小组下设档案管理部门，具体负责落实。

3.1.2明确管理工作职责。要认真组织学习《档案法》《档案法实施条例》《政府采购法》等法律法规，明确政府采购项目档案管理的具体要求、标准规范和技术准则，并将管理工作职责内容细化到具体部门、岗位及人员，将政府采购项目档案管理工作责任落实落细。

3.1.3细化考核奖惩机制。把政府采购项目档案管理纳入采购工作整体考核，细化考核内容，重点是否“规范”作为考核的一项重点内容，根据考核结果及时兑现奖惩，激励先进、鞭策后进，不断提升档案管理工作整体水平。

3.2 规范采购项目档案收集工作

3.2.1增强规范意识。认真组织档案收集人员学习《档案法》《档案法实施条例》《山东省政府采购管理办法》《山东省档案工作科学化管理规范》《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等法律法规知识，熟练掌握采购项目档案收集范围、内容、程序等各项要求，提高规范收集意识和能力。

3.2.2组建档案收集小组。政府采购项目档案按照“谁采购、谁负责”原则，成立由采购方分管领导、档案部门共同组成项目采购档案收集工作小组，由专班负责采购档案收集工作。

3.2.3规范收集方法[4-5]。要紧紧围绕政府采购项目档案形成的规律和特点，掌握科学高效的档案收集方法，坚持“以我为主”原则，坚持定期收集与随时收集相结合，专班收集为主与兼职收集为辅，紧跟政府采购项目定方式、定内容、定进度进行收集，要抓住政府采购项目关键环节、重要阶段做好收集。建立政府采购项目档案资料登记制度，密切采购各环节的联系，及时收集。

3.2.4规范收集手续。一方面，要履行清点手续[6-8]。根据年度项目采购档案目录清点定期卷、永久卷，实行一卷一检查、一卷一清点、一卷一验收，确保收集资料的完整、规范。另一方面，要履行立据手续。项目采购档案移交与接收要及时开好收据，并保留收据存根，确保档案移交、手续规范。

3.3 规范采购项目档案具体分类

3.3.1前期文件资料。政府采购项目前期应收集归档的文件资料包括：政府采购预算资料、采购意向资料、专家论证意见、委托代理采购协议书和推荐供应商书面材料等。

3.3.2采购文件资料[9]。如采购文件及采购人确认记录、采购公告资料、资格预审资料、项目采购合法性审核资料、采购项目答疑及现场考察资料，等等。

3.3.3开标文件资料。如供应商应标信息表、供应商开标签到表、开标记录表、开标过程记录资料、供应商资格审查资料、现场录音录像资料，等等。

3.3.4评审文件资料。评审小组名单、采购人代表授权函、评审专家签到表、评审工作记录、评审报告及现场录音录像资料，等等。

3.3.5中标（成交）文件资料。如中标通知书、中标结果确认意见资料、中标结果公告及更正公告，等等。

3.3.6合同文件资料。采购人与中标供应商合同、采购合同及补充、修正、中止等记录，合同备案及公告资料，等等。

3.3.7履约验收资料。如履约验收委托书、履约验收方案、验收书、验收结果公告、资金支付资料，等等。

3.3.8质疑投诉资料。质疑资料、处理过程记录及答复以及投诉处理结果资料，等等。在做好分类的基础上有针对性地收集。

3.4 规范采购项目资料整理归档

3.4.1严格执行《归档文件整理规则》《纸质归档文件装订规范》《印章档案整理规则》等标准规范。坚持保持文件间的有机联系、区分价值、文档一体化和纸质文件与电子文件整理协调统一的原则和方法，做好政府采购项目档案组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等各项整理工作。例如，要按照档号顺序、逐件进行编目，编目的内容，如序号、档号、责任者、页数等要准确、详细。按照“全宗号-档案类别代码-年度-保管期限-案卷号”等统一的格式进行档号编写。此外，还要规范做好归档案卷封面设置以及装盒资料的规范装订。

3.4.2加强电子档案的管理，并做好真实性、完整性、可用性和安全性“四性”检测。 随着网上采购、电子招标等信息化技术应用，产生了大量具有保存价值的电子采购档案。电子采购档案的管理要坚持标准化、自动化、智能化原则，按照组件（确定管理单位）、分类、排列（确定整理单位之间先后顺序）、编号（提供档案唯一标识）、编目（编制检索工具）顺序整理。

结语

随着政府采购规模的扩大与采购领域的拓展，每年会产生大量有价值的采购项目档案。做好采购档案规范化管理是档案工作科学化、信息化建设水平的重要标志。根据政府采购项目档案形成、内容及特征规律，综合施策，从档案管理机制、收集、分类、整理等多方位做好档案规范化管理，努力实现政府采购项目档案管理的提档升级，为社会发展做好服务保障。

参考文献

[1]邱静.规范政府采购项目档案管理的思考[J].四川档案，2016（5）：35-37.

[2]王俊虎，杜月花，陈少锋.建设项目设备仪器采购档案管理分析[J].设备管理与维修，2017（8）：21-22.

[3]王子洪，罗跃全，李碧元.医院招标采购档案管理的规范化[J].医疗装备，2018（9）：77-78.

[4]张泽明.谈政府采购档案管理[J].中国政府采购，2023（3）：55-59.

[5]李宪章.大数据背景下政府采购档案管理工作的重要性及措施[J]，办公室业务，2023（11）：131-133.

[6]王岩.政府采购档案管理中存在的问题及对策[J]中国招标，2023（4）：148-150.

[7]金国辉.如何建设规范化的政府采购档案管理工作[J]，办公室业务，2016（18）：133.

[8]董勇.浅谈政府采购档案管理[J]，中国政府采购，2022（12）：44-51.

[9]郭超.政府采购档案管理工作中的问题及对策[J]产业创新研究，2020（16）：98-99.

作者简介：刘学飞（1977—），大学学历，潍坊市疾病预防控制中心馆员，主要从事档案管理与应用研究。