新形势下综合档案馆数码照片档案管理面临的挑战与对策

??陈洪花

摘 要：做好数码照片档案管理是综合档案面临的新课题。本文认为主要面临着收集归档不及时、开发利用程度较低、规范化建设不足、照片命名不规范、安全保管条件滞后的问题，综合档案馆需要对症开方，从优化档案治理结构、加强规范化建设、加强档案资源开发和提升安全保管能力上下功夫，推动数码照片档案管理取得新成绩。

关键词：综合档案馆；数码照片；挑战；对策

伴随科学技术的巨大进步，数码智能手机的普及，产生海量数码照片档案。数码照片档案是历史最丰富、最直观、最精彩的真实记录，管好、用好这些资源成为综合档案馆面临的重要任务。2014年，国家档案局出台《数码照片归档与管理规范》，就做好数码照片档案管理与利用提供了基本遵循。本文结合综合档案馆数码照片档案管理面临的问题，探讨新形势下如何优化其管理方式，以期提供一定的经验借鉴。

1 新形势下综合档案馆数码照片档案管理面临的挑战

数码照片档案作为新的保管对象，综合档案馆面临着一系列亟待解决的问题。

1.1 收集归档不及时

首先，综合档案馆在业务指导中对照片归档时限强调不够。数码照片未能进行预归档到档案管理者手中，照片散落在拍摄者手中，往往会造成照片误删等问题。其次，由于拍摄任务众多，早已形成的照片由于未能及时归档，文字说明缺失，难以辨别照片的组成要素。最后，单位拍摄者流动性强，其拍摄的照片也随之带走或者销毁。归档不及时使照片档案资源收集加大，错误率提高，难以最真实地反映事件原貌。

1.2 开发利用程度较低

数码照片作为重大活动的直观记录，在宣传教育、展览展示等方面发挥着重要作用。综合档案馆对数码照片价值认识不到位，潜能未能充分发挥出来。比如在举办重大活动展览、教育引导未成年人上习惯性地利用馆藏档案，尚未将数码照片档案大范围地应用于档案开发。照片档案开发手段较为单一，新媒体展示较少，比如利用照片档案制作专题片、微视频等方式破题不足，不能满足人民群众对优秀档案文化的新需求。

1.3 规范化建设不足

档案分组不合理、顺序排列不正确的问题突。比如《数码照片归档与管理规范》要求同一事件照片为一组，存储在同一层文件夹内，但是馆藏数码照片有的分组凌乱，照片间或无关联性，组图粘合性低，有的照片未按时间顺序排列，整理较为凌乱。照片质量不高，数码照片随意性及较大，主题不够突出，内容不够充实，照片雷同现象严重，有的图片未能留存原图，清晰度不够。

1.4 照片命名不规范

数码照片命名“六要素”（事由、时间、地点、任务、拍摄者）不全，有的照片未按照说明拍摄的地点和内容，有的使用简称，文字说明与照片内容不一致等，对查询利用带来一定困难。同时，照片冗余现象突出，相同主题的照片场景单一。某项重大活动照片只进馆了远景图片，具有重要参考价值的其他场景未能留存好。

1.5 安全保管条件滞后

档案定级划控不到位，进馆照片未能及时定密级，档案数据存在被泄露风险。新技术应用不足，在病毒防护、身份认证等方面投入力度不够。共享利用能力有所欠缺，共享意识不足，同时由于信息安全防护能力的不足，部分综合档案馆基于安全问题的考量，共享意愿较低，造成数码照片档案纵向开发力度不够，限制了档案价值的最大发挥。

2 着力在优化数码照片档案治理结构上取得新成效

推动治理结构现代化是新时代档案工作的内在要求，也是提高管理质量的基础。

2.1 构建完善的数码照片档案管理体制

一是进一步理顺档案管理机制。在局馆分设的基础上，探索建立由局馆长召集、局馆中层以上人员参加的局馆联席会议机制，明确数码照片档案管理主体和责任，对进馆单位照片质量做出明确要求。二是要制定数码照片档案的进馆范围、质量要求和分类方法。进馆前由档案馆派人员到拟移交档案的单位检查档案的归档、整理和鉴定等质量，指导移交单位按进馆要求对存在的问题整改。符合进馆质量要求的，按规范程序进行实体移交。在照片遴选上，进馆单位可根据工作情况，对数码照片去伪存真、去粗取精，剔除拍摄角度差、像素较低的照片。

2.2 加强数码照片质量的前端控制和协作

一是精准化服务。综合档案馆要深入调研本地数码照片档案管理现状，直击痛点、精准开方，主动与进馆单位和照片形成者对接，高效提供业务指导服务，帮助其有效开展照片的整理归档工作。在重大活动、重大工程过程中，档案部门要及时与新闻单位对接，对拍摄者进行指导。二是强化前端控制。规范档案接收工作，科学编制年度数码照片接收计划，实施进馆档案提前摸底，建立进馆档案移交提前培训，档案质量提前预检，档案进馆全程跟踪指导的工作模式。采取“线上+线下”的方式，组建业务骨干队伍，全方位指导进馆档案整理，确保进馆档案质量。三是规范进馆流程。组建档案移交联合审核工作小组，制定移交档案验收方案，会同档案协作组对移交档案实体逐卷逐件进行审查，提升照片标准化水平。四是组建专业化队伍。综合档案馆可组建专业化拍摄团队，跟进重大活动，保障收集质量。湖南省档案馆组建摄影兴趣小组，通过定期培训，打造档案部门摄影团队。

2.3 加强数码照片档案资金扶持力度

随着人工智能的新技术发展，数码照片保存和利用环境发生了变化，要持续加强资金建设力度，在拍摄设备、保管条件、存储环境上给予财政倾斜。在数据化管理系统效能提升加强资金投入，在原有数据系统基础上，升级提升数码照片的整理、归档、利用的一体化，实现节约、自主编研等功能的提档升级，提升档案管理效率。

3 着力在加强数码照片档案开发利用上取得新突破

开发利用是展示数码照片档案的重要渠道，能够发挥其在经济社会发展中的独特价值和作用。

3.1 助力编研工作上台阶

档案编研是综合档案馆发挥价值和作用的主抓手，数码照片档案清晰度高、冲击力强、实效性强，在推动编研工作质量上发挥着不可替代的作用。档案人员要系统梳理数码照片家底，按照《照片档案管理规范》要求，本着照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系原则，全面开展照片档案整理归档工作，认真研究数码照片档案结构，对照片反映的内容、事件以及造成的影响熟悉掌握，为编研工作打下坚实基础。进一步利用好人工智能技术，提升档案利用效果，比如利用新词发现技术，对庞大的照片档案进行分析，识别高频和关键词语应用在编研选题阶段，为编研选题提供基础数据支撑；也利用NLP自然语言分析算法将与编研题目相关联的档案数据信息作为提取和汇总，用于编研的素材。

3.2 助力档案宣传上台阶

数码照片是进行档案宣传的有效素材，能够为受众带来巨大的冲击力。新媒体矩阵是档案宣传的主阵地，在短视频制作、情景剧展示等方面，充分利用好数码照片资源。在国际档案日期间，泰安市档案馆利用馆藏数码照片，联合泰安日报社推出系列微纪录片及图文报道《档案中的泰山》，高清效果的照片给受众带来了良好的视觉冲击。要聚焦档案资政育人功能开展照片档案价值阐释，利用档案中蕴含着党的初心使命、为民情怀开展社会主义核心价值观教育，不断推出具有广泛影响力的档案文化精品。河北档案馆发挥数码照片档案作用，推出“河北工业遗产专题展览”“河北古村落文化”系列微视频等档案方志宣传精品。

3.3 助力档案展览上台阶

综合档案馆是爱国主义教育的主阵地，要发挥好数码照片直观性强的特点，提升展览展示的力度。在固定展陈基础上，将反映新时代建设伟大成就、人民幸福安康的照片档案嵌入其中，打造正能量宣传阵地。要利用云技术，将照片档案进行线上市展示，以线上+线下的形式彰显展览效果。比如牡丹江档案馆将数码照片与本地历史文化相结合，建设三维虚拟仿真VR全景展览馆，将实体展览馆中照片档案资源进行数字化复原，活化为可听可看、可读可感的网络传播产品，打造永不落幕的网上教育基地，实现数码照片资源的价值最大化。

4 着力在推动数码照片档案规范化建设上取得新成绩

没有档案管理的规范化，就没有档案治理效果的提升。因此，需要在管理规范化和标准化上下功夫。

4.1 提高档案整理与归档规范化

一是规范重大活动整理照片的数量和格式。归档照片应为原始图像，推荐JPEG格式留存。每组照片3张清晰度高、特色鲜明、场景典型的代表性照片归档，相同场景的照片只归档1张，归档数码照片档案的保管期限要根据内容合理划分。二是建立以“组”为单元的模块。一般一次会议、一项活动、一个单位工程、反映同一问题或事由等形成的若干张数码照片为一组，文字说明要严格按照“组”的题名进行。

4.2 提升档案命名标准化

严格按照照片命名“六要素”进行图片描述，要简洁明了地概括该组照片的全部信息，包括时间、地点、人物、事由、背景等，字数控制在150字以内。每个文件夹可适度添加分说明，将拍摄日期、拍摄地点、摄影人、责任者（即整理人）、照片张数等要素予以记录。

4.3 加强档案鉴定工作

按照《数码照片归档与管理规范》，要对数码照片进行真实、完整、可用、安全方面的鉴定、检测的要求，进馆过程中，要对数码照片的原始性和真实性进行复核。在初步移交进馆中，综合档案馆要对数码的数量、档案化状态、照片的价值、保管期限等进行细致鉴定，从而剔除效果差、无利用价值、重复的照片，提高数码照片的归档质量和照片的检索效率。利用好大数据、人工智能等技术进行辅助审核鉴定。比如大数据通过对数码照片结构化分析，能够自动剔除无效的照片资源；人工智能技术根据设定的参数，模拟专家系统进行档案价值判断，并提供建设性意见，降低人工审核成本。

4.4 建设数码照片档案数据库

要对馆藏的数码照片进行全面梳理分类，强化照片档案管理的系统性、针对性和多元性，根据经济社会发展要求，分门别类地进行数据分类，建立与文书档案统一管理、数据共享的照片档案管理系统，为资源有序整理、科学管理、有效利用打下坚实基础。比如朝阳区档案馆按照领导视察、重要活动、突发事件、旧貌新颜、名人影像等类别建设数码照片专题库，实现关键词一键全库检索，极大地提高查询的便捷性，为爱国主义教育基地展陈展示、档案编研、志书出版等工作提供了便利。

5 着力在夯实数码照片档案安全保管上取得新效果

安全建设是数码照片管理的底线任务，也是做好数据开发利用的前提。

5.1 优化保管条件

在线存储的数码照片要做好保密和防病毒工作，及时更新杀毒软件，探索区块链条件下数码照片保管的基本路径，防止数据的丢失和篡改。离线存储要做好温湿度控制、防火、防磁、防摔等，切实保护存储载体安全。要有序开展照片转存，随着科学技术的发展，存储介质更新换代加快，在做好保护的基础上，定期开展抽检和介质转存，一般每年抽检一次，每三年转存一次，原存储载体和新介质要同时保留三年以上。

5.2 加强备份管理

一是加强异地异质备份。要根据地理环境和气候条件选择合适的综合档案馆进行数据备份，可采用移动硬盘和蓝光盘异质备份，最大限度地保证档案数字资源安全。二是纸质形式备份。纸质模式是目前各种载体中最安全、最方便的形式，具有直观性和便捷性，不需要特定读取设备。综合档案馆可探索纸质照片备份存储模式，将所有数码照片档案转换为纸质形式进行存储，采取相同的编号和文字说明，弥补数据存储的不足。

5.3 推进共享平台建设

数码照片作为数据资源的一种形式，随着数字经济蓬勃发展，数据成为新的生产要素，数码照片资源只有流动起来才能产生价值。要在数据保护的基础上，着力建设数码照片档案馆际共享平台，实现资源的高效流动。综合档案馆在档案划控和鉴定的基础上，要借助云计算技术，构建集约化的数码照片档案统一共享利用平台，建成多门类照片档案资源数据库，突破传统的“一馆一地”利用模式，实现馆与馆之间的跨馆查档、共享利用、共同开发。

结语

数码照片档案作为综合档案馆重要馆藏资源，在服务中心大局、服务人民群众上具有关键性作用。发挥数码照片档案的独特价值，关键在于收集好、整理好与利用好。当前，信息技术革命速度加快，新技术新介质层次不穷，综合档案馆要紧跟时代发展，瞄准前沿技术，提升数码照片档案管理水平和能力。要充分运用好新时代档案事业发展的重大机遇，加强资源共享力度和开发水平的提升，推出更多人民群众喜闻乐见的文化产品，为现代化国家建设作出更大的贡献。

参考文献

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[2]冯萍萍.数码照片与视频档案管理的革新[J].《档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集》，2013（10）：15-16.

[3]李冯坤等.《数码照片归档与管理规范数码照片归档与管理规范》解读与思考[J].《北京档案》，2018（10）：19-20.

作者简介：陈洪花（1975—），大学学历，山东省潍坊市潍城区档案馆馆员，研究方向：数码照片管理。