基于全生命周期理论下电子档案管理探究

摘 要：新修订的《档案法》《档案法实施条例》专门提出了档案信息化建设，并赋予电子档案与传统载体档案同等效力。随着医疗卫生事业的发展，医院电子档案数量和规模呈现出快速增长态势。做好新时代医院电子档案管理是每一名档案管理者亟待解决的问题。本文以全生命周期理论为研究视角和方法，详细提出了每一周期所对应的电子档案管理环节中的具体内容，将电子档案管理分解为若干管理单元，进一步透析电子档案管理的具体措施，使医院电子档案管理更加科学化、规范化，为医疗卫生事业改革以及医院的可持续发展提供档案的有力支持和保障。

关键词：电子档案；全生命周期；档案管理

概述

国际档案理事会电子文件委员会制定《电子文件管理指南》，将电子文件生命周期划分为概念阶段、形成阶段和维护阶段[1]。而我国则将文件运动过程划分为四个阶段[2]，即文件的设计、制作、形成阶段，文件现实使用阶段，文件暂存阶段和文件永久保存或历史阶段。近年来，随着信息技术发展及其在档案管理中的实际应用，传统的纸质档案管理全生命周期理论逐渐在电子档案领域得以延续。国家档案局发布的《基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范》中明确指出“档案数据”包括电子档案内容数据、传统载体档案数字化副本内容数据及两者元数据（含目录数据）。2021年1月1日起施行的《档案法》明确规定，“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案与传统载体档案效力等同，能够直接以电子形式作为“凭证使用”。这是以法律形式明确电子档案的效力，为单轨制的施行扫清制度上的障碍。2024年3月1日起《档案法实施条例》（以下简称《条例》）正式施行。该《条例》进一步提出要加强电子档案管理信息系统与办公自动化系统、业务系统归档功能建设，“实现电子档案全过程管理”。在全生命周期理论下，档案的数据治理呈现一脉相承的连续性特征[3]。档案从收集到销毁或永久保存过程包括收集、整理、保管、利用、销毁五个环节，把这五个环节动态地看作是档案经历的形成期、发展期、成熟期、衰退期，即档案全生命周期[4]（见表1）。

基于全生命周期理论视角下医院电子档案管理主要涉及数据收集、整理、保管、利用、销毁等各个方面，确保电子档案管理做到来源可靠、程序规范、要素合规，实现以电子形式作为凭证使用效果。

1 形成期：电子档案收集、整理

1.1 电子档案收集

这是电子档案数据管理的第一步，是全生命周期管理的第一个环节。收集的数据信息包括电子档案内容数据、传统载体档案数字化副本内容数据及两者元数据（含目录数据）等。信息化时代，由于没有形成统一标准的电子文件格式，电子文件集中后兼容性较差。以临沂市中心医院为例。首先是从各部门进行电子档案数据采集。根据编制的档案收集范围，指导医院各部门做好档案信息系统填录，医院档案管理系统具备采集、存储、修改、删除功能。医院各业务科室资料员以系统管理员的身份登录系统，提交各科室产业的电子档案数据，并由档案管理员审核，收集范围与格式均符合的直接添加至档案数据库，并在系统中显示添加成功。该系统的运用使医院各部门、科室的电子档案数据直接添加导入（见图1）。

其次是从医院办公OA系统中直接导入电子档案数据。随着医院无纸化办公的普及，OA系统中大量办理完毕的、具有保存价值的电子文书档案数据可直接与档案管理系统接口对接，实现电子档案数据的直接采集。在采集时要检查归档电子文书档案数据格式，要保证数据格式兼容。

1.2 电子档案整理

按照《电子文件归档与电子档案管理规范》等标准规范，将收集的电子档案数据进行整理。一是整理方式。电子档案整理主要以件为单位或者根据实际以卷为单位，要保持整理的电子档案与元数据之间的关联关系。二是分类。电子档案分类，按照文书类、科技类、邮件网页及社交媒体类、声像类等不同分类方案，执行不同的分类标准规范。命名。分类完成之后，还需按规则进行电子档案命名，命名要能够体现元数据与电子档案之间的关联关系。三是归档流程。清点电子档案及元数据，并按照一定规范标准鉴定（“四性”鉴定合格率要求100%）、登记，填写归档登记表，完成归档。四是格式整理。根据文本类电子档案归档格式应为WPS、DOCX、RTF等，电子文件组件应选择JPG、PNG格式等。照片类应以JPG、TIF格式。二维矢量文件则应选择DXF、EMF、SVG等格式整理。五是编目。电子档案整理审核、档案编制等与纸质档案同步进行。并重新排序，依据排序重新编制文件级档号，并进一步做好电子档案著录。编目完成后，及时将目录数据库归入电子档案管理系统正式库。

2 发展期：电子档案管理

2.1 存储

存储就是指为电子档案及其元数据存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备，并在存储器中逐级建立文件夹，在元数据中记录电子档案存储路径。存储载体，主要有光盘、磁带、磁盘以及在此介质基础上分别构成的光盘库、磁带库、磁盘阵列等存储设备[5]。其中光盘盘面易受外力划伤影响数据读取，磁带长期存放易出现粘连，影响数据读取。但光盘可扩展性强，可靠性较高，是目前存储载体选择较多的一类。一是确定存储方式。电子档案存储分为临时存储和长期存储两种。临时存储主要是应用于电子档案临时转移，载体性能不稳定，不适合长期存储。长期存储对存储设备要求高，包括灾备。长期存储多选用磁盘阵列，安全可靠，能够保证在磁盘发生损坏的情况下数据的完整性。二是确定存储技术。电子档案存储技术主要有在线存储和离线存储[6]。主要包括SAN技术（存储区域网络技术，支持远距离存储和传输，存储技术中应用最广）、NAS技术（网络附加存储技术，支持电子档案数据备份、恢复、加密和防病毒等）和DAS技术（直连式存储，直接与服务器主机相连，使其存储容量受限于服务器主机，可扩展性较差）。综上，电子档案存储载体、方式及技术的比选，主要分析其稳定性、可靠性、安全性以及应用成本、技术成熟度等。

2.2 备份

备份是为应对文件、数据丢失或损坏等可能出现的意外情况，将电子计算机存储设备中的数据复制到磁带等大容量存储设备，在原文中独立出来单独贮存的程序或文件副本[7]。电子档案备份的内容包括电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据以及日志数据等。备份的方式包括近线备份和灾难备份。医院电子档案备份系统建设可参考《容灾等级通用的国际标准》（SHARE78）七级分类标准，综合医院电子档案数量、规模、重要程度、系统规划、投资规模等多种因素选择相应的备份类型及层次，确定相应的容灾方案（表2）。

3 成熟期：电子档案利用

档案具有“存史资政育人”功能[8]，档案的价值在于其利用。医院电子档案是医院在其医疗、管理等活动中直接产生的具有保存价值的文字、图表、声像等形式的历史记录，见证了医院的发展、壮大，也记录了各个时期医院的管理经验方法，做好医院电子档案利用工作意义重大。

3.1 统计与分析

医院馆藏电子档案资源的统计，根据统计的数据结果，进一步分析数据背后的重要信息。如将医院某一时期某一病种的就医情况以及患者的医疗费用进行统计分析，判断是否存在医疗行为不当问题。再如通过人事档案中医师年龄、学历数据统计，分析医院人才结构中的学历、年龄和专业，为后续的人才引进提供重要支撑。

3.2 编辑与研究

医院发展过程中各个时期的档案资料为新时期医院的管理提供重要参考，是医院的宝贵财富。通过馆藏电子档案资源的信息编研，围绕特定编研主题开展档案编研工作，进一步挖掘信息资源，最大限度地发挥医院电子档案的现实利用价值。如将历年医院的制度类电子档案进行汇编，用以指导新时期医院管理制度的制定、修改提供重要参考。

3.3 借阅与规划

这是涉及医院电子档案的具体应用，运用计算机信息管理系统，通过赋予不同借阅者的权限，可实现自主借阅与规划，极大地提升了档案的利用效率。

非直读性是医院电子档案最显著的特征之一。因此，做好电子档案利用工作，前期的数据信息准备是基础。包括电子档案背景信息、元数据信息准备和识别文件的建立。其中背景信息是反映电子档案形成的目的、结构、功能以及形成和维护的历史环境。元数据是描述电子档案编排、内部结构的技术数据。识别文件则是描述存储在载体上的电子文件间的结构或上下文的关联关系。确保电子档案利用的安全性至关重要，为此，需要通过使用权限审核（如身份认证、设置密码等）、拷贝回收、数据加密等技术，保障医院电子档案利用的安全。

4 衰退期：电子档案的鉴定、销毁

新修订的《档案法》提出，一般情况下档案自形成之日起满25年可向社会开放，特殊情况可以少于25年。这次修订将之前的30年缩短至25年，注重档案的开放利用。

4.1 鉴定

在正式开放利用之前，需要对电子档案进行鉴定，对于不涉及重大利益或国家安全以及其他不宜开放情形的，要及时开放。此外，医院电子档案保存超过保存期限的经鉴定无需再继续保存，涉及销毁问题。因此，从全生命周期理论角度来看，电子档案的鉴定、销毁同样也是电子文件至电子档案管理中不可缺少的工作步骤和环节[9]。与传统载体档案不同，电子档案鉴定需要运用鉴定检测技术，即是否为归档时的“最终版本”，逐份鉴定，需要继续保存的，重新编制保存期限，继续保存；不需要继续保存的，需要对其进行销毁。

4.2 销毁

电子档案销毁除了要进行造册、编目并经批准外。还有其特定要求，如非保密性电子档案可采用逻辑删除法；而涉密电子档案的销毁不论是否存储于可擦除或不可擦除载体，都需要连同存储载体一并销毁，防止失泄密情况发生。医院电子档案销毁工作稍有不当，就会造成难以弥补的损失。因此，要针对医院电子档案特点，严格履行销毁审批程序，并明确电子档案销毁责任人，针对电子档案销毁的具体需要，选择适宜的删除方法和删除技术，如逻辑删除或物理删除，存储介质的格式化或者数据擦除，或金山、360杀毒软件中的文件粉碎功能等。

结语

全生命周期理论将医院电子档案划分为形成期、发展期、成熟期和衰退期，对应着电子档案的收集与整理、管理、利用、销毁等环节，二者具有相通性。按照全生命周期理论管理电子档案，进一步分析了“生命”不同周期或环节中电子档案管理的具体内容，使电子档案管理从技术型向实务型转变，便于档案管理人员的日常管理，有利于进一步提高医院电子档案管理能力和水平，发挥电子档案管理的现实价值，为医院的发展提供优质高效服务，促进医疗卫生事业高质量发展。

参考文献

[1]燕杨.探索建立电子文件一体化集成管理系统模型——以苏州市相城区国土分局为例[J]档案与建设，2016（6）：71-74.

[2]何嘉荪.论电子文件的生命周期[J]浙江大学学报（人文社会科学版），2001（4）：101-109.

[3]韩峰.试论全生命周期环境下档案数据治理的连续性[J]档案，2020（10）：43-46.

[4]张蔚.关于完善医院档案全生命周期管理流程的思考[J]陕西档案，2023（1）：40-42.

[5]冯丽伟.电子档案存储技术前期研究[J]中国档案，2015（1）：62-64.

[6]史金.国内综合档案馆电子档案存储情况分析[J]中国档案，2017（9）：26-27.

[7]张文艳.“同质备份”还是“异质备份”——面对电子档案“单轨制”的两点思考[J]档案管理，2020（2）：126-127.

[8]赵万吉，田智勇.存史 资政 育人——陕西省档案馆开展爱国主义教育活动巡礼[J]陕西档案，2003（4）：9-11.

[9]徐义全.电子文件系列讲座之十二 电子档案的鉴定销毁[J]北京档案，2001（12）：16-17.

作者简介：黄萍（1988.3—），大学学历，临沂市中心医院副研究馆员，主要从事档案管理研究。