数字化背景下高职院校档案管理研究

[摘 要]高职院校的档案管理工作是衡量高职院校教育质量的重要指标之一，对于促进高职院校高质量、可持续发展具有重要意义。随着数字化技术的不断发展和应用，高职院校的档案管理工作无论是在信息收集还是存储、利用方面相比于传统方式都有了很大的提升，但数字化技术的发展也对档案管理工作方式以及管理人员的专业素养提出了更高的要求。在传统的高职院校档案管理工作中，由于相关人员对档案管理认识的不足，缺乏有效的管理方法，以及档案管理制度不完善，档案管理人员的专业能力不高，导致档案管理工作成效不足，无法将档案管理的价值真正发挥出来。在数字化时代背景下，高职院校要转变档案管理理念、提高档案管理人员的专业能力、加强档案数据库建设、实现档案数据信息的资源共享，并完善档案管理制度，提高档案管理工作水平，发挥档案管理在高职院校中的重要作用。

[关键词]数字化；高职院校；档案管理；策略；研究

高职院校档案是记载教师和学生成长轨迹、承载学校发展历史的有价值的资料。高职院校档案中资源信息丰富，完整、真实的档案不仅可以很好地展示院校的发展历程，还能衡量高职院校的教育质量，对于推动高职院校的可持续发展具有重要的意义。近年来，在计算机技术的快速发展下，互联网的应用范围不断扩大，产生的数据信息也呈几何倍数地增长，对于数字档案资源的收集和开发成为了当前高职院校档案相关人员需要考虑的重要课题。在这种背景下，高职院校的档案管理工作面临新的挑战，需要相关从业人员不断寻求新的管理技术和手段，以科学的思维来审视档案管理问题，确保高职院校档案管理工作能够适应数字化时代的要求。

一、数字化背景下高职院校档案管理面临的机遇及挑战

（一）档案管理工作面临的机遇

数字化技术的快速发展，给高职院校档案管理工作带来新的发展机遇，不仅档案存储空间增大，而且档案的调用更加便捷。在档案存储方面，随着时间的推移，档案数据越来越多，对这些数据的存储成为了档案管理工作中的一项重要内容。在传统的存储方式中，由于数据库的容量不足，一些老旧的档案信息因空间原因会被处理，这其实是档案资源的一种损失[1]。在当前的数字化时代，档案数据存储可以在云端进行，存储空间不再受数据信息多少的限制，可以将档案信息全部保留。在档案信息的调用方面，传统的纸质档案调取比较慢，而电子档案经常处于待利用的状态。利用数字化技术，可以结合云存储和计算技术实现数据信息的快速检索，能在最短的时间内满足用户对数据信息的需求。

（二）档案管理工作面临的挑战

数字化技术给高职院校档案管理工作带来机遇的同时，也带来了一定的挑战。传统的档案管理工作中，档案注重的是存储和管理，完成前期的收集存储工作后，档案就处于保管状态。而在数字化时代，档案管理工作的侧重点是要很好地为用户服务，档案管理的主要任务体现在档案利用方面，这就需要档案管理人员能够及时转变管理理念，根据用户的需求重新优化工作流程。档案管理方式发生的变化，对档案管理人员的管理能力也提出了更高的要求[2]。在数字化背景下，档案信息的存储及利用与云计算、云存储等技术密切相关，对档案信息的编码、分析、分类、筛选等方面的处理都需要档案管理人员具备相应的专业能力。

二、高职院校档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理的认识不足

近年来，我国高等职业教育发展迅速，高职院校在软硬件建设方面投入较多，但是档案管理工作中的设施建设仍旧存在不足。不少高职院校认识不到档案管理在高职院校可持续发展中发挥的作用，有人认为高职院校的主要任务就是教书育人，为我国培养实用型人才，做好教学及学生管理工作就可以了，不需要在档案管理方面投入过多，而且档案管理工作烦琐，管理过程枯燥乏味，也很难做出较大的成果。由于档案管理工作具有一定的保密性，不少人对档案管理工作的价值认识不足，对高职院校档案管理工作在经费以及政策上支持不够，使得档案管理人员缺乏积极性，也就难以在具体的工作开展过程中进行创新，不能及时解决档案管理中的问题[3]。

（二）管理人员专业能力有待提高

在数字化时代背景下，高职院校档案管理工作面临新的挑战，尤其是计算机、信息化技术的应用，要求档案管理人员能够掌握现代信息技术，并熟练运用新技术来开展档案管理工作。目前，高职院校的档案管理人员学历偏低、年龄偏大，有的还是兼职人员，档案管理队伍的整体专业水平不高。档案管理人员的专业技能不高，对于新技术以及新设备的使用不足，也缺乏专业的训练，不能很好地开展档案管理工作。另外，由于我国近年来高职院校发展较快，高职在校生数量逐年增加，为了更好地开展教学工作，高职院校的教职工数量也在不断增加，师生数量的增加使得每年产生的纸质档案数量也在不断增多，而且校内办公系统上每天产生的大量的数字文件，这些快速增长的档案数量增加了档案管理工作量[4]。

（三）缺乏有效的档案管理方法

在高职院校档案管理过程中，由于缺乏标准的管理方法，容易出现档案收集或整理不规范的情况。高职院校档案管理人员在整理档案过程中，缺乏规范化的指导，再加上受传统思想影响，只收集纸质档案，对于数字化档案认识不够，有的只收集批文、报告等文件；对教学过程中产生的教学材料重视不足，导致很多教学材料不能很好地被收集整理，浪费教学资源，也就不能发挥档案对教学的促进作用。档案长期收集和管理不规范，会让一些小问题逐渐累积成大问题，解决起来不仅耗费时间，还给相关人员带来很大的工作量，给档案的管理带来较大的困难。

（四）档案管理制度不完善

我国高职院校按照国家出台的档案管理办法制定了相关的规章制度，但是有的高职院校的规章制度存在形式化的问题，一些规章制度细则很多，但是可操作性不强，导致有的档案管理人员无法按照规章制度进行管理，档案管理人员往往还是依照传统的经验来进行管理。缺乏管理标准，也容易出现职责不清的现象，难以有效地开展档案管理工作。此外，有的高职院校在档案管理过程中，依赖传统的管理方式，对当前的数字化工具应用不足，档案信息的调动和使用不便，使用率不高[5]。

三、数字化背景下高职院校档案管理策略

（一）转变档案管理理念

理念是行动的先导，有了正确和先进的理念，才会有正确的行动。在高职院校档案管理过程中，由于管理理念的滞后，对档案管理工作的不重视，使得高职院校档案不能很好地发挥其在教学及科研方面的重要作用。因此，在数字化背景下，要转变对档案管理工作的理念，把握好方向和主旨，结合管理理念和工作实际，更好地开展档案管理工作。当前的数字化时代，高职院校的档案管理需要有先进的管理理念，校领导要重视档案管理工作，结合本校发展实际，从软硬件建设方面加大投入，尤其是要加强现代信息化设备投入，促进档案管理工作信息化建设。同时，可以通过举办讲座的形式来强化档案管理人员的档案意识，让档案管理及利用的意识渗透到每位管理人员心中。档案管理人员要加强对档案工作的认识，树立管理与服务并重的工作理念，结合当前数字化时代用户对数据信息的要求，重新优化工作流程，发挥档案的价值，用优秀的业绩来转变人们对档案管理工作淡薄的意识，更好地为高职院校发展提供档案信息数据[6]。

（二）提高管理人员的专业能力

档案管理人员的专业能力是影响档案管理工作质量的重要因素之一。由于传统的档案管理工作不被重视，档案管理人员多是非档案专业，没有接受过档案方面系统的专业知识学习，大都是在具体工作中按照既定的流程开展工作。在当前的数字化环境下，档案管理人员除了要提升自己的业务操作技能外，还要不断地提升自己的数据分析能力以及信息技术应用能力，以便更好地为师生服务。高职院校要加强档案管理队伍建设。一是要引进档案管理专业方面的人才，二是要加强对现有档案管理人员的专业技术培训。在人才引进方面，优先引进档案、计算机、信息技术等专业的优秀毕业生，充实档案管理队伍。在专业培训方面，要以实用性和超前性为原则，定期开展关于档案管理的专业培训，尤其是要多开展档案数据信息分析、筛选、整理等方面的培训活动。为了整体提高档案管理人员的专业技术能力，培训要根据档案人员的学历和年龄分别进行，根据不同学历的人员开展不同的培训活动，并利用不同的指标来进行考核，督促他们进步，分层次逐步提高档案管理人员的专业技术水平[7]。

（三）加强档案数据库建设

高职院校档案管理需要建立完善的档案数据库，这是做好档案管理工作的核心内容。首先，要加强电子档案资料库的建设。将院校内现有的档案资源按照档案的性质和使用价值等进行分类，并存入到数据库中，对于信息不全的数据要及时补充完善，确保档案的完整性，同时转变档案的封闭式管理模式，在确保其保密性的基础上，加强对非隐秘档案数据信息的分析挖掘，围绕高职院校的发展，为教学科研提供有价值的信息。利用档案数据库将校内不同部门的数据信息进行整合，将之前分散的文字、视频、音频等信息整合到一起，可以从中挖掘对教学科研有价值的信息。有重点、有选择地编研和开发学生学籍档案、成绩档案以及教职工人事档案、科研专题档案等特色档案，为高职院校的教学管理提供针对性的服务。比如，根据编研的教师人事档案信息，可以分析教师的专业背景、学历水平、年龄结构等，可以和同等层次的高职院校进行对比，为院校的人才引进以及优势学科建设提供支持，同时还可以为院校的绩效考核、人才招聘等人力资源管理等方面的工作提供数据参考。

（四）完善档案管理制度

完善的档案管理制度不仅可以提高档案管理效率，还能保证档案管理工作顺利进行。因此，高职院校不仅要按照国家对档案管理的相关办法制定档案管理制度，还要结合本校发展实际，优化和完善档案管理制度，并严格按照规章制度开展相关工作。档案管理部门领导要根据工作内容、工作人员的学历背景及能力情况划分不同人员的岗位及职责，做到权责分明，规范管理人员的工作流程，确保档案管理工作更加规范化、标准化。营造和谐的档案管理环境，激励档案管理人员不断提升自我能力和水平，确保档案数据的收集和分析做到完整规范，档案信息的使用便捷高效。同时，要建立完善的奖惩机制，利用相应的指标来考核档案管理人员，根据考核结果进行相应的奖惩，督促档案管理人员更好地开展档案管理

工作[8]。

（五）实现档案数据信息的资源共享

优化档案管理模式，必须要加强档案管理的硬件基础设施建设，装备必需的计算机、打印机等设备，建立网络关联和数据支持系统。在数字化时代，做好档案管理工作的实质是挖掘档案的价值，更好地为高职院校的教育管理以及科学研究等活动提供数据信息。数字化技术的发展使得档案数据信息化成为发展的必然趋势，因此，档案管理部门要结合工作实际，要在建立档案信息数据库的基础上，加强与校内各职能部门的联系，建立功能齐全、内容丰富的档案信息资源服务平台，利用网上发布、在线目录查询以及视频播放等多种服务形式，实现档案资源共享。高职院校要结合发展实际，利用校园网建设契机，整合档案管理系统与校园自动化管理系统，将档案管理版块融入校内管理工作中去，打破信息孤岛现象。另外，档案管理部门还要加强与兄弟院校档案部门的联系，交流档案资源共享过程中的服务方式、制度管理以及技术手段等方面的经验，相互取长补短，提高档案资源的共享利用率。

结束语

档案作为高职院校发展过程中重要的信息资源，不仅可以为教育教学活动提供参考依据，还可以为高职院校开展考评工作提供主要的传证材料，对于高职院校的发展起着重要的作用。在当前的数字化时代，高职院校档案管理工作既面临机遇，同时也有一定的挑战，档案管理人员要转变传统的只藏不用的理念，结合当前的时代形势，充分利用新的技术和设备开展档案管理工作，并不断提升自我专业技能，为高职院校师生提供高水平、专业化的档案管理服务。

参考文献

[1]王爱芹.大数据背景下的高职院校档案管理[J].吕梁教育学院学报，2019，36（2）：50-51.

[2]王娜.大数据背景下高职院校档案管理中的问题与对策[J].陕西教育（高教），2021（7）：45-46.

[3]赵思.大数据背景下高职院校档案管理的优化对策[J].佳木斯职业学院学报，2022，38（7）：50-52.

[4]董金玲.大数据背景下高校档案管理研究[J].兰台内外，2020（3）：63-64.

[5]邹凡.大数据背景下高校档案管理研究[J].辽宁教育行政学院学报，2017，34（2）：40-43.

[6]祁建斌.高职院校档案管理的创新与优化研究[J].淮南职业技术学院学报，2022，22（1）：96-98.

[7]辛志国.高职院校档案管理工作优化分析[J].黑龙江档案，2023（1）：189-191.

[8]谢王艳.数字化校园背景下高校档案管理模式研究[J].兰台内外，2020（33）：23-24.

作者简介：兰家友（1973— ），女，汉族，四川隆昌人，四川职业技术学院，副研究馆员，本科。

研究方向：档案管理。