互联网背景下基层妇幼保健院人事档案管理研究

宋莉娜

摘 要：妇幼保健院是国家医疗卫生事业的重要组成部分，是维护妇女儿童健康的重要保证。在互联网背景下，基层妇幼保健院面临着改革的需要，尤其是人事档案管理水平的提高能够有效保证其健康稳定发展。为了提高人事档案管理水平，满足社会发展的实际需要，文章阐述了互联网背景下基层妇幼保健院人事档案管理的重要性，分析了当前人事档案管理的不足之处，并提出了互联网背景下基层妇幼保健院人事档案管理策略，旨在为相关工作人员提供借鉴参考。

关键词：互联网；基层妇幼保健院；人事档案管理；信息化；数据安全；人员素质

中图分类号：G271;R197.5 文献标识码：A

随着互联网的快速发展，信息化已经深入各行各业的方方面面。在医疗行业中，互联网技术的应用也日益广泛。然而，在基层妇幼保健院，人事档案管理仍然存在一定的问题和挑战。由于基层医院的信息化水平相对较低，人事档案管理往往采用传统的手工方式。这种方式不仅效率低下，还容易出现错误。由于基层医院人员流动性较大，人事档案变动频繁，导致档案管理工作繁重且复杂。人事档案是医疗机构中重要的信息资源，对于医院管理和决策具有重要价值。因此，如何提高基层妇幼保健院的人事档案管理水平，成为当前亟待解决的问题。

一、互联网背景下基层妇幼保健院人事档案管理的重要性

1.提高档案管理的效率和质量

在互联网背景下，基层妇幼保健院人事档案管理的重要性体现在提高档案管理的效率和质量方面。传统的纸质档案管理方式存在信息录入烦琐、查询困难等问题，而引入互联网技术可以有效解决这些问题。通过建立电子人事档案系统，可以实现档案的数字化、自动化和智能化管理。员工的信息录入、修改和查询等工作可以通过系统完成，大幅提高了工作效率和质量。此外，电子档案还可以实现快速检索和准确定位，方便医务人员随时查阅所需信息，提高工作效率。

2.加强数据的安全性和完整性

互联网技术在人事档案管理中的另一个重要作用是加强数据的安全性和完整性。传统的纸质档案容易遭受物理损坏、丢失或被非法获取的风险，而电子档案可以通过加密、备份和权限控制等手段来保护数据的安全性和完整性。首先，系统可以采用加密技术对敏感信息加密存储，确保只有授权人员能够访问相关数据。其次，系统可以定期备份数据，以防止数据丢失或损坏。同时，系统可以设定不同级别的权限，确保只有具备相应权限的人员才能访问和修改相关数据，从而保障数据的安全性和完整性。

3.实现档案信息的共享和协同办公

互联网技术在人事档案管理中的另一个重要作用是实现档案信息的共享和协同办公。传统的纸质档案管理方式存在信息孤岛的问题，不同部门之间的信息交流和共享困难，导致工作效率低下。通过建立电子人事档案系统，医院内部的各个部门可以实现数据的快速交流和共享。例如，人力资源部门可以通过系统查看员工的基本信息、工作经历等，招聘部门可以通过系统了解候选人的简历和背景，培训部门可以通过系统获取员工的培训记录等。各部门之间可以更加高效地协同工作，避免了信息孤岛的问题，提高了工作效率和协作能力。

4.促进人事管理的科学化和规范化

互联网技术的广泛应用为基层妇幼保健院的人事管理提供了更全面、准确和及时的数据支持，促进了人事管理的科学化和规范化。首先，通过对人事数据的分析和挖掘，医院管理人员可以更加全面地了解员工的素质、经验和绩效情况。这种数据驱动的管理方式可以为人才招聘提供科学依据，帮助医院更好地匹配人才需求，提高招聘的精准性；其次，互联网技术可以有效支持人才培训和绩效考核。通过建立电子档案系统，记录和分析医务人员的培训历程和绩效表现，管理人员可以制订个性化的培训计划和评估方案，使得培训和绩效考核更加科学化和个性化。

二、当前基层妇幼保健院人事档案管理的不足之处

1.传统纸质档案管理方式的问题

传统的基层妇幼保健院人事档案管理主要采用纸质档案的方式开展，存在以下问题。首先，纸质档案需要大量的物理空间存储，不仅占用了宝贵的办公空间，还增加了档案管理的困难和成本；其次，纸质档案容易受潮、受损或丢失，给档案的安全性带来了隐患。此外，纸质档案的归档和查询操作烦琐、耗时，工作效率低下；最后，传统纸质档案管理方式无法实现信息的快速共享和传递。在医疗工作中，信息的及时性对患者的医疗服务至关重要。然而，纸质档案的传递需要物理搬运，难以实现快速、准确的信息共享，影响了医院内部协同工作的效率。

2.人事档案信息化程度低

目前，基层妇幼保健院的人事档案管理信息化程度相对较低。一方面，许多基层妇幼保健院仍然采用传统的手工记录方式开展人事档案管理，导致工作变得异常烦琐和耗费时间。手工录入数据容易产生错误，影响了人事档案信息的准确性和可靠性。此外，手工记录无法满足大规模数据处理的需求，限制了信息管理的效率；另一方面，即使一些医院引入了电子档案管理系统，但系统功能不完善、数据不准确以及更新不及时等问题仍然存在。缺乏先进的信息技术支持，使得电子档案系统难以胜任大规模数据处理和复杂信息管理的任务，导致信息化程度较低，影响了人事档案管理工作的现代化进程。

3.档案管理流程烦琐，效率低下

在基层妇幼保健院，人事档案管理流程的烦琐性和低效性给医疗机构带来了一系列挑战。首先，档案的收集环节需要从多个来源获取信息，包括员工的个人信息、培训记录以及职称评定等，使得整个流程变得复杂。同时，由于档案整理的过程需要仔细核对各类文件，人工操作频繁，容易出现错误，进一步加大了工作量。归档和借阅环节的审批流程也需要经过多级审核，增加了处理时间和操作的不确定性；其次，缺乏有效的信息化支持也是档案管理流程低效的一个主要原因。信息化系统的缺失导致档案管理中的信息传递和协调存在许多障碍。员工档案在流转过程中需要多次手工输入，容易引发数据错误，进而影响了管理的准确性。由于信息无法实时更新，人事部门在决策和统计方面也难以获取及时的数据支持，不仅妨碍了管理层对员工信息的全面了解，还制约了人事政策的科学制定和执行。整个档案管理流程的烦琐和低效不仅给医疗机构内部运营带来了困扰，还对员工的工作造成了一定的影响。因为档案管理流程的滞后，员工的相关待遇和评定可能无法及时生效，所以影响到他们的工作积极性和满意度。

4.数据安全性和完整性难以保障

在传统的纸质档案管理中，人事档案的安全性和完整性难以得到保证。首先，纸质档案容易被盗窃、损坏或遗失，一旦发生问题，恢复和修复的成本较高。其次，由于缺乏有效的权限控制和备份机制，纸质档案的数据安全性较低。同时，手工操作容易导致信息的录入错误或遗漏，影响数据的准确性和完整性。另外，由于传统纸质档案的可复制性较强，也存在着信息被篡改的风险。因此，数据安全性和完整性的问题成为传统纸质档案管理的一大难题。

三、互联网背景下基层妇幼保健院人事档案管理策略

1.推行电子档案管理系统

在推行电子档案管理系统的过程中，首要任务是确保系统的全面普及和有效运用。为了实现这一目标，需要在医疗机构开展系统推广和培训活动。培训计划应该细致入微，涵盖不同岗位的医务人员，以确保他们能够熟练掌握电子档案管理系统的使用方法。培训内容不仅包括基本的系统操作，还应关注系统的高级功能和特色，以提升医务人员的操作技能和系统应用水平。在电子档案管理系统推广的过程中，应当注重员工的参与和反馈。设立反馈渠道，及时收集用户对系统的意见和建议，以便根据实际需求开展系统的调整和升级。此外，建立用户社群或论坛，促进医务人员之间的经验分享和交流，从而形成一个良性的系统使用生态。为了提高电子档案管理系统的可用性，需要与其他医疗信息系统有效对接，实现数据的共享和互通，有助于避免信息孤岛，提升整体管理效能。在对接过程中，需考虑信息安全和隐私保护，确保敏感信息得到妥善处理。除了系统的软件和硬件设备设施，还应关注文化变革和管理理念的转变。引入电子档案管理系统意味着传统的人事档案管理方式将发生深刻的变革，需要建立新的管理思维和工作流程。因此，领导层应积极引导医务人员适应新的工作方式，推动组织文化的变革，以确保电子档案管理系统的顺利推广和应用。

2.加强数据分析应用

在推行电子档案管理系统的基础上，基层妇幼保健院还应加强对人事档案数据的分析和应用，以更好地支持医院的人才管理和优化管理决策。首先，建立数据分析团队或委派专业人员负责档案数据的收集、整理和分析，包括人事管理专业人员、数据分析师等，确保有专业的人力资源来深度挖掘档案数据的价值。此外，可以借助现代数据分析工具，如数据可视化软件，将复杂的数据以直观的图表形式呈现，使医院管理人员更容易理解和利用数据；其次，通过对人才结构、人员流动、绩效评估等数据的分析和比较，发现人才培养和管理中的问题和潜在需求。例如，通过对医务人员绩效数据的统计和分析，医院可以发现绩效较高的人员，进而为其提供更多培训和晋升机会。同时，也能及时发现绩效较差的情况，采取措施改进和提升。另外，数据分析可以用于人才需求预测，通过对过去招聘数据的分析，结合医院的发展规划，预测未来的人才需求，为招聘和培养人才提供科学的指导，有助于医院更好地适应外部环境的变化，确保有足够的人力资源支撑医院的持续发展。

3.加强沟通与协作

为促进人事档案管理的全面协同推进，基层妇幼保健院需要着力加强沟通与协作，建立跨部门的信息共享机制，确保不同部门之间的协同工作顺畅开展。首先，建立定期的沟通渠道，如召开跨部门的协调会议。通过定期的协调会议，各部门可以分享工作进展、遇到的问题和解决方案，从而形成更好的工作合力，确保人事档案管理与其他相关工作的密切衔接，提高整体工作效率；其次，建立工作群和信息共享平台。在互联网时代，可以利用即时通信工具或专门的工作平台建立跨部门的工作群，方便及时的信息传递和共享。通过这种方式，各部门可以快速了解其他部门的工作情况，及时调整工作计划，实现更高效的协同办公；最后，加强团队建设，提高团队协作能力。通过定期培训和团队建设活动，加强不同部门之间的团队精神，促进团队成员之间的相互理解与信任，有助于构建一个更加和谐、高效的工作环境，提高整体协同推进的能力。

4.统一标准和规范

为提高人事档案管理的规范性和一致性，基层妇幼保健院应当制定统一的人事档案管理标准和规范，以明确各个环节的责任和权限，确保管理工作的有效推进。首先，建立全面的人事档案管理制度，明确档案的分类标准、归档和保存期限以及权限分配等相关规定。制定明确的工作流程，确保每个环节的工作都能够依法依规完成，避免因工作不规范而产生的问题；其次，建立规范的人事档案分类、归档和检索体系。通过统一的档案分类标准，确保档案的存储和检索具有一致性。制定规范的归档程序，确保每份档案都按照规定的标准整理和归档。同时，建立高效的档案检索机制，使医务人员可以方便、快捷地获取所需信息。在制定标准和规范的同时，需要加强对医务人员的宣传和培训。通过内部培训课程、工作坊等形式，向医务人员介绍新的标准和规范，确保他们理解并能够正确执行相关要求。定期组织培训活动，更新知识，以适应相关法规和技术的变化。加强标准的宣传可以通过内部通告、培训材料以及电子媒体等途径开展，确保每位医务人员都了解并遵守相关的标准和规范，从而形成规范的工作氛围。

5.加强信息安全保护

首先，建立严格的权限控制机制。明确不同岗位和人员对人事档案的访问权限，确保只有授权人员能够获取敏感信息。此外，建立操作日志和审计机制，记录档案的访问、修改等操作，以便追溯和监控；其次，建立健全备份与恢复机制。定期对人事档案数据全面备份，并将备份数据存储在安全的地方，以防止数据意外丢失。在发生数据丢失或系统故障时，能够迅速通过备份数据恢复，确保人事档案信息的持续可用性。采用先进的加密技术是确保信息安全的关键手段，对人事档案中的敏感信息加密存储，防止未经授权的访问。此外，通过建立防火墙、入侵检测系统等网络安全设备设施，有效阻挡网络攻击，确保信息的安全传输和存储。定期开展安全漏洞扫描和风险评估，是信息安全管理的重要环节，通过对系统全面扫描，发现系统漏洞和潜在的风险，及时采取措施修复。同时，建立风险评估机制，对信息安全风险全面分析和评估，为制定更加科学的安全策略提供支持；最后，加强员工的信息安全意识培训。通过开展定期的培训课程，加深医务人员对信息安全的认识，教育他们如何正确使用和保护人事档案信息，防范社会工程学等攻击手段。

四、结束语

综上所述，互联网背景下基层妇幼保健院人事档案管理的重要性不言而喻。通过推行电子档案管理系统、加强数据分析应用、加强沟通与协作、统一标准和规范以及加强信息安全保护等策略，可以有效提高人事档案管理的效率和质量，为医院的健康稳定发展提供有力支持。然而，人事档案管理仍然面临着一些挑战和问题，需要医院管理人员不断学习和创新，与时俱进，不断完善和优化人事档案管理工作。相信在互联网技术的推动下，基层妇幼保健院的人事档案管理将迈上一个新台阶，为医院的发展和患者的健康保障做出更大的贡献。

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作者单位：鄄城县妇幼保健计划生育服务中心