信息化建设对提高档案管理效率的因素分析

刘碧璇

摘 要：文章以信息化建设对提高档案管理效率的因素为研究对象，分析了数据采编、信息系统、信息技术等方面。研究发现，数据采编的完整性和准确性是信息化建设的基石，是保证信息质量的关键。构建适合单位特性及档案业务需求的信息系统是提高档案管理效率的核心措施。单位应用先进的信息技术能大幅提升档案工作效率，是推进信息化建设的强有力工具。结果表明，数据采编、信息系统和信息技术在档案信息化建设中有着重要作用，有利于提高档案管理效率。

关键词：档案信息化建设；管理效率；数据采编；信息技术；策略

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

档案信息化建设是提高档案工作效率，满足现代社会需求的重要途径。然而，信息化建设并不是简单的技术引入，而是涉及多个方面的因素，如数据采集、信息系统、信息技术等。本文以信息化建设对提高档案管理效率的因素为研究对象，分析数据采编、信息系统、信息技术在其中起到的作用。

一、档案信息化建设概述及其意义

档案信息化建设是利用现代信息技术手段对档案资源开展数字化、管理智能化和服务网络化的过程。档案信息化建设对档案管理效率的提高具有重要的意义和作用。

档案信息化建设可以提高档案管理的效率和提升档案质量。传统的纸质档案管理方式存在诸多问题，如档案存取不便、信息检索困难、安全性不高等。而通过应用信息化手段，可以实现档案数据的快速录入、快速检索以及智能化的档案管理，提高档案管理的效率和提升档案质量。

档案信息化建设可以实现档案信息的共享和传递。在传统的纸质档案管理中，档案信息的传递需要依靠人工的方式，耗时耗力且容易出错。而档案信息化建设可以使档案信息以数字化形式实行存储和传递，实现档案信息的共享和传递，提高工作效率和保证信息的准确。

档案信息化建设可以提高单位管理的现代化水平。随着信息技术的不断发展，各行各业都在不断推进数字化和信息化建设。档案作为一个单位的重要资源和信息基础，其信息化建设是单位管理现代化的重要体现。通过开展档案信息化建设，可以实现档案管理与单位管理的有机结合，实现管理工作的科学化、规范化和信息化，提高单位管理的效率和水平。

另外，档案信息化建设还可以加强单位管理的安全性和保密性。信息系统可以实现对档案的权限管理和备份，防止档案丢失或被泄密，保证了档案资料的完整性和保密性，保证了管理信息的安全性。加强档案信息化建设，便于管理人员通过档案信息化系统实时监控档案操作记录，及时发现问题并纠正，加强了单位管理。

在现代企业管理中，信息技术已经成为提高管理效率的重要工具，档案信息化建设的推行无疑为单位管理带来了诸多益处。通过引入信息技术，完善档案管理机制，加强档案数据的采编和整理以及提高管理人员的信息技术能力，可以进一步推动档案信息化建设，提高整体管理水平。

二、数据采编、信息系统、信息技术在档案信息化建设中的作用

1.数据采编在档案信息化建设中的作用

数据采编是档案信息化建设的第一步，是电子档案管理工作的基础。专业化的数据采编不仅保证了档案信息化的基础数据质量，还直接影响后续的档案管理效率和档案服务质量。档案采编的科学性、规范性和准确性是构建高质量电子档案数据库的关键，也是实现档案信息化的基本保证。强化档案数据采编工作的专业性、规范性和准确性对于进一步提高档案管理效率具有重要作用。

数据采编作为档案信息化建设中至关重要的一环，对于管理效率的提高起着重要作用。数据的完整性对整个信息系统的运作和管理效率有着直接影响。只有数据采编过程中的信息完整、准确无误，才能保证后续的数据处理和分析工作能够顺利开展，否则就会导致信息不完整、失真，从而影响管理者的决策和有关人员的执行。

数据的准确性也至关重要。准确的数据可以为管理者提供真实、可靠的依据，从而帮助其做出符合实际情况的决策。如果数据存在错误或者不准确，就会导致管理者在决策时根据错误的信息做出判断，进而影响单位的正常运转和管理效率的提高。在档案信息化建设中，保证数据采编过程的准确性是至关重要的任务。

2.信息系统在档案信息化建设中的作用

信息系统在档案管理中起着至关重要的作用，对提高档案管理效率有着显著的影响。信息系统能够实现档案信息数字化管理，将纸质档案转化为电子档案，实现了档案信息的集中管理和共享。通过应用信息系统，档案管理人员可以在系统内快速检索和查找需要的信息，避免了传统纸质档案查找时耗力的情况，大幅提高了管理效率。

信息系统具备便捷的信息录入和更新方式。档案管理工作需要不断更新和补充信息，传统的手工录入方式效率较低且易发生错误。而借助信息系统，档案管理人员可以通过系统界面直接录入和更新信息，确保了数据的准确性和实时性，从而提高了管理效率。

信息系统可以支持档案信息共享与协同工作。不同部门之间可能存在独立存储档案信息的情况，信息系统的应用可以帮助不同部门实现信息共享和协同。通过信息系统的支持，各个部门可以方便地查询、使用和更新档案信息，避免了信息孤岛的问题，提高了管理效率。

信息系统还能为档案管理者提供数据分析和业务决策的支持。信息系统统计和分析档案信息，可以得出一些有价值的结论，并为业务决策提供支持。例如，根据档案数据分析结果，可以预测某些档案文件的使用频率，从而有针对性地优化存储和检索方案，提高档案管理的效率。

信息系统具备自动化的管理工作流程。通过搭建信息系统并应用相应的管理功能，可以规范化和自动化地管理档案，减少了人工操作的时间和错误率，提高了管理效率。

单位可以利用信息系统建立绩效考核与监控机制。通过监控和分析档案管理过程中各个环节的数据，可以评估档案管理的质量和效率，建立相应的绩效考核机制，激励档案管理人员积极工作，提高管理效率。通过在信息系统中设定相应的规范和标准，可以统一管理档案信息，避免了不同人员采用不同方式处理档案信息的问题，提高了管理效率。

3.信息技术在档案信息化建设中的作用

信息技术的发展是推动档案信息化建设的动力，也是提高档案工作效率的关键性因素。先进的信息技术，如大数据技术、云计算等，在档案数据的整合、统计与利用方面具有重要的应用价值。更重要的是，这些技术解决了在大规模档案信息化建设中容易出现的信息割裂、信息孤岛等问题，有助于构建更为完备的档案信息系统，从而提高档案管理工作的效率。

先进信息技术在档案工作中的应用，可以大幅提高档案处理的效率。先进的信息技术可以实现档案的数字化处理，将纸质档案转化为数字档案，使得档案的存储和检索更加方便快捷。通过数字化处理，可以节省大量的时间和人力成本，提高档案的处理效率。

应用先进信息技术可以实现档案的自动整理和分类。利用先进的信息技术工具，可以自动整理和分类档案数据，减少了传统手工整理和分类的工作量，也降低了人为错误的概率，提高了档案整理的效率。

应用先进信息技术还可以实现档案内容智能化分析和提取。利用先进的信息技术手段，可以智能化地分析大量的档案数据，提取有用的信息，为决策者提供科学的决策依据，不仅提高了档案的利用价值，还为管理者提供了更准确的决策支持。

利用先进信息技术能够促进档案共享与合作，进一步提高工作效率。在传统的纸质档案管理中，档案的共享和合作存在一定的难度。而借助先进信息技术，可以将档案数字化存储于网络云端，实现档案的远程共享和合作。

通过先进信息技术的支持，不同单位、不同部门之间可以更方便地共享和合作档案信息，避免传统方式带来的时间和空间上的限制，不仅可以加强了单位间的信息沟通和协作，还能够提高工作效率，避免档案信息的重复录入和利用，节约了工作时间和人力成本。

应用先进信息技术还能保证档案的安全。档案的安全一直是档案工作的重要问题。传统的纸质档案容易出现被篡改、遗失和损坏等情况，给档案的保密性和完整性带来风险。而先进的信息技术在档案信息化建设中可以提供更先进的安全保障措施，保证了档案的安全。通过数据加密、身份认证和安全存储等手段，有效抵御了网络攻击和恶意篡改的风险，保证了档案的安全和完整，保护了档案的权威性和可信度。通过应用先进信息技术，可以追溯和监控档案数据，增强了档案数据的审计和管理能力，提高了档案工作效率并防范了潜在的风险。

通过先进信息技术的应用，可以提高档案处理的效率，促进档案共享与合作，保证档案的安全，为档案信息化建设和管理效率的提高提供有力支撑。

总的来说，数据采编的专业性、规范性和准确性，信息系统的设计合理性、便捷性和技术前沿性以及信息技术的发展都是影响信息化建设对提升档案管理效率的因素。只有深入理解这些因素，单位才能更好地推动档案信息化建设。

三、推动档案信息化建设的策略与建议

数据采编作为档案信息化建设的核心环节，其完整性和准确性直接关系档案信息的价值和应用效果。因此，提升数据采编的完整性和准确性、构建适合单位特性及档案业务需求的信息系统以及提高档案管理人员的信息技术能力，成为档案信息化建设的三大重要策略。

1.提升数据采编完整性和准确性的策略

（1）加强员工培训。档案工作人员是数据采编的主体，他们的专业能力和对技术的掌握程度直接决定了数据采编的质量。因此，单位应定期组织相关的培训课程，让员工深入了解数据采编的概念、流程、方法和技术，确保他们在工作中能够准确、高效地完成数据采编任务。

（2）优化数据采编资源。在数据采编过程中，掌握和整合多元化的数据来源至关重要，不仅可以确保数据的多元性和独立性，还能提高数据的真实性和可信度。单位应与各种数据提供方建立良好的合作关系，确保数据的来源广泛且可靠。

（3）建立标准化的数据采编流程。标准化的流程可以确保数据采编工作的规范性和一致性。单位应制定详细的数据采编标准，明确各个环节的职责和要求，确保每一步操作都符合规定，从而避免数据错误和遗漏。

（4）运用先进信息技术。在数据采编中，运用信息技术可以大幅提高数据采编的效率和提升档案的质量。例如，通过自动化工具开展数据采集和整理，利用智能化技术初步分析和筛选数据。

（5）建立数据反馈和改进循环机制。单位要鼓励数据使用者提供数据反馈信息，以便于及时发现并修正数据问题。单位要根据反馈信息和审查结果，不断改进数据收集和管理的过程，以提高数据的价值。

2.构建适合单位特性及档案业务需求的信息系统

（1）定制化设计。每个单位都有其独特的业务需求和特性，因此，在构建信息系统时，必须充分考虑这些因素，开展定制化设计，确保系统能够真正满足单位的实际需求，提高档案利用的效率。

（2）保证系统的易用性。无论系统的功能多么强大，如果用户无法轻松使用，价值将大打折扣。因此，在系统设计中，用户体验是非常重要的。单位应充分考虑用户的需求和习惯，设计出简洁、直观的操作界面和步骤。

（3）确保系统的稳定性和安全性。档案信息系统承载着大量的重要数据。因此，稳定性和安全性不容忽视。单位应采取多种措施，如定期备份数据、加强网络安全防护等，确保系统的稳定运行和数据的安全可靠。

3.提高档案管理人员的信息技术能力

随着信息技术的快速发展，档案管理人员的信息技术能力已成为其必备素质之一。单位应根据档案管理的需求，组织有针对性的信息技术培训，提高员工的信息技术应用能力。单位应定期组织信息技术培训课程，帮助档案管理人员了解和掌握最新的技术工具和软件，要鼓励他们多实际操作新的技术工具，能够更好地理解其功能和用法，鼓励他们参与档案管理和信息技术相关的研讨会，帮助他们了解最新的行业趋势和信息技术。同时，建立激励机制，鼓励员工自主学习和持续进步，完善绩效和奖惩制度，规范档案管理人员的行为，激励他们提升工作质量。

四、结语

本文以信息化建设对提高档案管理效率的因素为研究对象，全面、细致地分析了影响信息化建设的重要因素，包括数据采编、信息系统、信息技术。研究结果表明，这几个因素分别为档案信息化建设的基石、核心措施和有力工具。然而，每个单位的实际情况与发展需求具有差异。因此，在具体实施时，各单位还需根据各自的实际情况灵活运用。

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作者单位：大庆油田档案馆管理档案管理中心