高校图书馆馆藏清点工作中发现的关键问题及对策研究

杨雪萍 王超 沈虹

摘 要：馆藏清点是高校图书馆保证馆藏资源揭示数据足够准确的有效手段之一。文章分析了北京师范大学图书馆基于Alma系统的馆藏清点实践流程，发现了馆藏实体资源位置与系统内的馆藏址不一致、馆藏图书单册状态异常、馆藏书目数据错误、馆藏数据没有及时同步等普遍存在的问题，并针对这些问题提出了相关高校图书馆馆藏清点工作对策，以期高校图书馆能够持续提高馆藏资源数据的准确性，为读者借阅馆藏资源提供便利，促进馆藏资源的流通。

关键词：高校图书馆；图书清点；馆藏清点

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2024）05-0072-04

1 背景

数字智能时代背景下，提高服务的精准度逐渐成为图书馆的普遍追求。图书馆开展精准服务的基础在于馆藏资源及相关数据，尤其是准确的馆藏资源揭示数据，有效开展馆藏清点工作是图书馆准确获得馆藏资源揭示数据的重要手段之一。图书馆开展馆藏清点工作既能查清“家底”，也能解决图书错架、书目数据错误等问题。目前，学界对高校图书馆馆藏清点工作的关注点主要为馆藏清点工作流程、工作实践、清点方法等[1-4]，虽然有基于Alma系统的馆藏清点方法研究[5，6]，但针对高校图书馆馆藏清点中的普遍性问题及解决对策的研究成果极少。由于高校图书馆的馆藏资源数量较多、类型多样，无论高校图书馆采用何种清点流程、方法，该项工作都非常耗时耗力。因此，在馆藏清点实践中发现普遍性及规律性问题，借助技术或制度手段予以解决，有助于高校图书馆减少馆藏清点频次，提升单次清点工作实效。

2 高校图书馆馆藏清点基本思路与工作流程

2.1 高校图书馆馆藏清点基本思路

馆藏清点是高校图书馆的常规性基础工作，总体工作要求是全面盘点馆藏实体资源，建立健全馆藏清点制度，保障馆藏资源的准确性和完整性，为精准服务的开展奠定坚实基础。高校图书馆通常遵循清点过程中尽量不影响正常借阅服务的开展、在工作开展前确定清点方式及方案、坚持任务分工与协作相结合、建立适时有效的反馈机制、开展全流程管理等原则开展馆藏清点工作，清点范围通常包括状态为“在服务”“未服务”“未回溯”的纸质书刊。对于“在服务”状态的纸质书刊，高校图书馆通常通过RFID标签盘点或便携式数据采集器采集条码的方式采集相关信息，利用Alma系统中的“在架报告”功能模块开展馆藏清点工作。对于“未服务”状态的纸质书刊，高校图书馆通常以导出系统数据的方式开展虚拟清点工作。对于“未回溯”状态的纸质书刊，高校图书馆通常按这些书刊所占架位数量及每架平均容册数开展估算清点工作。

2.2 馆藏清点工作流程

北京师范大学图书馆（以下简称“北师大馆”）将馆藏清点思路具体化，借鉴其他高校图书馆的馆藏清点流程和方法，选取部分开架图书作为馆藏清点工作试点对象，记录清点数据，测试盘点仪读取数据的效果和数据上传的准确性，构建并不断修正图1所示的基于Alma系统的馆藏清点工作流程。北师大馆将采集到的条码文件提交至Alma系统的“在架报告”模块，对系统内的馆藏信息及指定馆藏位置记录进行比较，得到单册在架（Items in place）、馆藏丢失但标记在架（Missing items but marked in place）、单册在架但标记为不在架（Items on shelf but marked not in place）、已知不在架的单册（Known items not in place）、单册在架但所在范围或集合错误（Items on shelf but out of range/set）、条码未匹配的单册（Barcodes with no matched item）等六类反馈报告结果。

3 北师大馆在馆藏清点工作中发现的关键问题

截至2022年年底，北师大馆已清点近200余万册书刊，平均问题图书率3.58%，问题图书解决率87.56%，图书丢失率0.59%。其中，中文图书借阅区的问题图书率为4.21%，占比最高。

3.1 馆藏实体资源位置与系统内的馆藏址不一致

北师大馆在馆藏清点中发现“单册在架但所在范围或集合错误”的条目较多，原因主要为馆藏实体资源位置与系统内的馆藏址不一致，即实体资源位置与系统内的馆藏址信息不符，通常被称为“错架”。错架分为远距离错架和近距离错架，远距离错架是指图书被错放于另一处馆藏地，如错放于不同书库、错放于主馆分馆等，造成远距离错架的主要原因是用于标识不同书库的图书色标脱落或褪色、书脊颜色与色标颜色相近、没有对不同馆藏地的图书进行特殊标记等；近距离错架是指相同馆藏地范围内，不同书架或同一书架不同列或同一列不同格之间的近距离错放情况，如第1架第1列第1格的图书被错放于第1架第1列第3格，造成近距离错架的主要原因是工作人员在上架图书时的粗心大意及读者未按照图书馆规定的排架规则放回图书。北师大馆对于错架图书的通常处理办法是找到问题图书，并将其放置于正确位置。

3.2 馆藏图书单册状态异常

北师大馆在馆藏清点中发现“单册在架但标记为不在架”的条目较多，处理类型为丢失（Missing）、外借（Loan）、预约架（Hold Shelf）、技术迁移（Technical Migration）、转运（Transit）、采访（Acquisition）等，系统显示“单册未就位”，读者无法通过馆藏目录系统检索到这些图书，并误认为这些图书不在架。北师大馆对于丢失、外借、预约架、转运等处理类型图书的处理办法是找到问题图书，用正确的流通台逐一扫描，进行还书处理、预约图书事务处理等操作，使问题图书信息与系统内的馆藏信息相符；对于能够找到的、处理类型为技术迁移的图书，根据实际情况修改相关信息，进行还书处理等操作；对于处理类型为采访的图书，则交由资源建设部进行处理。此外，如果在处理问题图书的过程中发现RFID标签信息出错、条码号不一致等情况，就需要及时更换RFID标签或条码号，并重新校验。

3.3 馆藏书目数据错误

北师大馆在馆藏清点中发现“单册在架但所在范围或集合错误”和“条码未匹配的单册”的条目较多，体现为书目数据与实际的图书数据不一致，常见问题可归结为：同号异书或同书异号、馆藏地分配错误、书目数据中的单册描述信息缺失或错误、书目和馆藏的单册记录在发现系统中已被屏蔽、在系统中查找不到条码号等。北师大馆对于此类问题的处理办法是找到问题图书，重新为其分配索书号，修改书目信息并更新RFID标签。

3.4 馆藏数据没有及时同步

北师大馆在馆藏清点中发现“馆藏丢失但标记在架”的条目较多，部分图书即使在关联的馆藏地也无法找到，这些图书的索书号、馆藏址、备注等信息具有一定的共性，通过抽查对比分析发现，这些图书的永久纸本位置、单册借阅政策等系统馆藏数据没有及时与馆藏实体资源信息同步。造成该类问题的主要原因如下：一是在馆舍变迁或资料室被撤销的情况下，图书馆没有全面更新系统数据。二是图书馆对馆藏资源进行了转移、下架等调整。三是在图书流通过程中，图书馆变更了借阅政策。北师大馆对于该类问题的处理办法是根据实际情况，分析问题图书最有可能被放置的位置，到相应位置进行查找确认，如遇到无法确切查找的情况，就做好相关记录，以便随时查询。

4 高校图书馆馆藏清点工作对策

4.1 采用科学的管理手段

4.1.1 加大对馆藏实体资源的维护力度。高校图书馆应定期对馆藏实体资源进行梳理，重新打印粘贴模糊不清、难以辨认的书标，更换掉落、褪色的图书色标，积极关注空间使用情况，及时对在架图书进行转移、下架等调整。

4.1.2 规范读者的借阅行为。高校图书馆应重视新生入学教育、阅读推广等工作的开展，引导读者尽快了解和熟悉中图分类法、馆内排架规则，规范他们的借阅行为。

4.1.3 完善书库管理工作。高校图书馆应做好过程性管理工作，制作书库分布平面图、图书分类目录简表、图书架位排列规则等展板，放于书库显著位置，方便工作人员随时参考；利用Alma系统的“统计分析”功能，分析图书借阅率、借阅高峰期等数据，适时加大整架力度，摸查错架周期特性，建立巡架、顺架等书库管理机制；利用基于机器视觉的图书乱架识别系统及智能图书盘点机器人等先进技术设备解决错架问题[7]。

4.1.4 建立绩效考核制度。高校图书馆应建立绩效考核制度，将图书排架工作纳入工作绩效考核体系，严格控制错架率，并定期进行抽查，增强工作人员的工作责任感。

4.2 提高相关工作的精细化水平

4.2.1 利用系统功能监控图书单册状态。高校图书馆应利用Alma系统中的“监控请求”和“单册处理”功能，定期监控图书状态，分析、查找处理类型为“转运供重新上架”图书的馆藏地、图书类型等信息，分区域、分步骤地对问题图书进行处理。

4.2.2 规范业务操作流程。高校图书馆应规范业务操作流程，编写相关文档，建立岗位责任机制，要求工作人员严格按照相关规章制度和操作规范开展馆藏清点工作，如：对于“预约架”状态的图书须及时扫码上架，对于“转运”状态的图书须明确其馆藏地，对于“订单撤销”状态的图书须及时跟踪处理等。

4.2.3 制定精细化的流通管理规则。高校图书馆的图书外借、归还、预约等操作都无法脱离Alma系统，任何操作失误都会对最终的系统报告结果产生影响。因此，高校图书馆应制定精细化的流通管理规则，加强审核制度建设，保障各项数据正确无误。

4.3 加大对书目数据质量的把控力度

4.3.1 建立健全编目数据质量审核制度。目前，已有部分高校图书馆对部分编目工作进行外包处理，主要包括中文图书编目、馆藏单册数据处理、RFID标签加工等工作。工作外包有助于高校图书馆工作人员摆脱繁复劳作，专注于书目数据核对、质量控制和数据维护等工作的开展。高校图书馆应建立健全编目数据质量审核制度，明确图书著录、标引、规范控制等方面的编目工作细则，提升外包编目人员的工作质量，降低他们的编目出错率[8]。

4.3.2 定期维护书目数据库。高校图书馆应利用Alma系统的元数据编辑器对书目数据库进行定期维护，保障编目数据的统一和规范，如：定期更新系统中的索书号，建立相关台账，并重新打印、粘贴索书号异常的馆藏实体资源的书标。此外，高校图书馆还应对书目数据库进行数据统计和分析，及时发现和纠正同书异号、同号异书等异常数据。

5 结语

馆藏清点对于高校图书馆评估系统数据与馆藏实体资源是否一致具有重要的作用，对于其馆藏动态管理等工作的有效开展至关重要，有助于馆藏资源的顺利流通。高校图书馆应积极引进基于机器视觉的图书乱架识别系统及智能图书盘点机器人等先进技术设备，定期统计、分析书目数据，发现和纠正异常数据，不断提升馆藏清点工作质量，避免相关数据问题的产生，切实为读者借阅馆藏资源提供便利。

参考文献：

[1] 刘哲.高流转率调剂书库文献清点实践研究[J].图书馆学刊，2022（10）：63-66.

[2] 饶亚军，艾丽娜·波拉提汗，邴美君.高校图书馆图书清点的工作流程及实践思考：以新疆大学图书馆为例[J].内蒙古科技与经济，2020（15）：143-144.

[3] 陈增强.移库清点法在图书盘点工作中的实践[J].图书馆研究与工作，2019（10）：65-68.

[4] 武红.RFID技术环境下的图书盘点研究：以内蒙古师范大学图书馆为例[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2019（3）：125-128.

[5] 毛李洁.基于Alma系统的馆藏图书清点方法研究：以清华大学图书馆总馆开架借阅区为例[J].中国管理信息化，2019（6）：178-181.

[6] 黄薇，于静，张慧琴.基于新一代统一资源管理系统Alma的文献清点实践研究[J].图书馆理论与实践，2020（3）：58-61.

[7] 苏志芳，徐德刚，袁小一.基于机器视觉的图书乱架清点系统：以中南大学图书馆为例[J].高校图书馆工作，2020（6）：60-65.

[8] 喻亚琴.图书馆馆藏文献书目数据清理[J].四川图书馆学报，2017（4）：62-65.