事业单位档案管理创新与改革对策探讨

王洪英

摘 要：在事业单位，档案管理一直是重要的工作内容，随着事业单位的不断发展，档案管理工作也受到进一步重视。为落实事业单位档案管理工作的效果，需要梳理当前档案管理工作存在的问题，充分意识到档案管理工作的重要性。在此基础上，分析档案管理工作落实情况对事业单位发展的影响，充分利用档案管理工作的优化来带动、促进事业单位整体发展。文章就事业单位档案管理创新与改革展开探讨，以期推进事业单位档案管理工作的现代化开展，围绕当前事业单位档案管理工作中存在的实际问题实施针对性调整，确保事业单位能够结合当前时代背景对档案管理工作的新要求实施优化，在一定程度上为事业单位综合职能的发挥提供支持。

关键词：事业单位；档案管理；工作创新

中图分类号：G271文献标识码：A

引言

事业单位在正常运行过程中对其各部门工作的稳定性有着较高要求，需要保证各方面工作均能按照标准化流程开展，以免影响工作落实效果。但是，在事业单位的长期发展过程中，由于单位内部数据信息的更新和大幅增长，需要考虑创新档案管理工作模式。如果继续使用传统的档案管理模式，容易出现档案管理工作质效无法达到预期目标的情况。因此，必须做好对档案管理工作模式的创新与改革，顺应时代的发展潮流。

一、事业单位档案管理创新与改革的必要性分析

1.有效保障事业单位和职工的合法权益

在事业单位，档案管理工作涉及多方面的资料数据，详细、准确的资料数据能够在任何工作出现问题时做好对问题根源的追溯，以免在工作中出现缺乏资料依据，导致单位或职工合法权益受到侵害的情况。此外，如果确实发生了上述情况，也能通过有效的档案管理工作做好对相关资料数据的调用，从而实现对该情况的有效处理。凭借在档案管理工作中保留的凭证，维护事业单位和职工的利益，在解决问题、保障工作处理效果的同时，避免对单位和职工带来不必要的负面影响。

2.促进事业单位多项工作质量的提升

在档案管理工作中涉及的档案数据信息对多方面工作会产生一定的影响。在传统档案管理模式下，事业单位其他部门想要调用档案资料数据往往需要经过复杂的流程，甚至可能出现审批环节频繁卡顿的情况，导致难以保障档案资料数据调用的及时性。通过落实事业单位档案管理创新与改革工作，能够围绕当前事业单位工作中存在的问题实施针对性调整，形成更加成熟的工作体系，确保可以在工作中按照具体的工作需求和相应的工作权限获取档案资料数据的支持，全面提升事业单位各项工作的质量。

3.实现对事业单位发展状况的正确认识

档案管理作为事业单位比较重要的基础性工作，需要保证其工作质效才能为其他部门工作的有效落实奠定坚实的基础。在档案管理工作与事业单位各部门有效结合的情况下，能够保证事业单位领导通过详细的基础资料数据了解当前事业单位的发展状况。同时，也能让员工了解事业单位的发展水平，引导更多的工作人员积极做好档案管理工作，从而为事业单位的健康发展提供更加成熟的方案。

4.带动事业单位所在地区的经济发展

事业单位的运行对所在地区的社会经济发展存在一定程度的影响。创新与改革事业单位档案管理工作模式，并针对其所在地区的各方面数据信息展开调查分析，以此为基础充分了解当地经济发展的优势，通过对优势的合理利用有效改善地区的经济状况。事业单位作为我国重要的社会服务组织，在条件允许的情况下，能够适时为当地的社会经济发展提供有效助力，不仅能够改善当地居民的生活条件，还能为事业单位的现代化发展奠定重要基础。

二、事业单位档案管理现状分析

1.档案信息资料使用规范性不足

事业单位档案管理工作通过对各类档案信息的收集和整合，并充分分析档案信息的特点，保障档案管理工作的落实效果。但是由于在事业单位长期受到传统管理理念的影响，在档案信息的收集、整合工作中容易出现使用规范性不足的问题，增加了档案信息被泄露的风险。

目前，许多事业单位在档案信息收集处理上仍对传统的人力管理模式有一定的依赖性，往往采用纸质档案资料来完成档案信息资料处理工作，其传统性特征较为显著，并且信息收集渠道过于单一，收集的档案信息无法准确反映真实情况，在一定程度上阻碍了事业单位的发展。在此类问题的影响下，还容易出现难以准确把控档案数据信息的归档、分类等情况，数据信息分类混乱的问题也会因此暴露出来，进一步影响档案资料数据的使用价值。

2.档案管理体系有待进一步完善

事业单位档案管理工作的有效落实需要相应管理体系的支撑，确保能够保障档案管理工作的效率和质量，以免出现因为工作规范性不足而影响工作质量的问题。围绕事业单位档案管理工作的特点来看，其主要包括档案信息的收集、整理、分类、储存、统计等工作内容，往往需要多位档案管理人员的配合，对档案管理人员工作的规范性和配合度有较高的要求，如果采用传统的档案管理模式往往容易出现难以兼顾规范性和配合度的情况。因此，必须做好对档案管理工作体系的完善，借助具有较强全面性、综合性特征的档案管理体系，实现对档案管理工作的优化，提升其管理质量。

就目前事业单位档案管理工作的落实情况来看，其档案管理体系依旧存在完善性不足的问题，且对人工操作有较高的依赖性，一旦在工作过程中出现意外，会导致该项工作的上下游环节都受到一定影响，降低了档案管理工作的效率和质量。

具体而言，会出现相关问题责任人难以明确的情况，无法将问题追溯到工作人员身上，导致解决问题的效率相对较低。此外，事业单位档案管理体系的不完善还体现在档案信息资源保护机制方面，部分信息虽然实现了有效转化，能够采用计算机、信息化管理系统来保存保管，但并未建立成熟的档案信息资源保护机制，导致档案信息资源容易遭到非法入侵，出现重要信息被泄露或被篡改的情况。

3.档案管理工作模式固化，创新性不足

随着我国计算机、信息技术发展速度和水平的不断提高，其在多个行业领域已经得到了有效利用。但是由于部分事业单位对工作稳定性的追求，导致信息技术在事业单位档案管理工作中的应用受到了一定的限制，呈现出档案管理工作模式固化的现实问题。在事业单位的长期发展过程中，档案管理工作的内容也在不断发生变化，档案数量大幅增长，档案类型也更为复杂多样，为了做好档案管理工作，必须通过及时、有效的管理模式，积极创新，才能让事业单位的档案管理工作发挥出其应有的价值。

结合当前部分事业单位档案管理工作落实情况来看，档案管理工作往往难以得到高度重视因此，档案管理工作模式长期固化的问题始终存在且很难有效调整。还有部分事业单位档案管理信息化建设时间虽然较早，但在后续的工作变化和单位发展过程中并未及时更新，导致档案管理工作出现问题的概率较高，还有可能因为档案管理信息化设备设施老化的问题，出现档案资料数据保存效果不佳的情况。

三、事业单位档案管理创新与改革策略

1.建立健全档案管理工作制度，构建完善的档案管理工作流程

为了做好档案管理工作，应当明确档案管理工作制度、工作流程以及档案信息资料使用规范性之间的联系，通过各项管理制度约束档案管理工作人员的行为，避免在实际档案管理工作中出现不符合管理流程，甚至违法乱纪的情况。为此，需要从以下两方面来实施档案管理工作制度的优化，并形成较为成熟的档案管理工作流程。

第一，结合事业单位档案管理信息化建设情况，制定完善的档案管理工作流程，保证档案管理工作制度能够完全契合当前事业单位档案管理工作的现实情况，以免出现档案管理规范性不足的问题。因此，对档案管理工作流程的改造和优化是一项长期性工作，需要结合工作实际来调整，采用定期梳理档案管理工作内容和工作流程的形式，并真正了解事业单位档案管理工作的变化，充分考虑档案管理工作与其他部门工作之间的业务衔接情况，从而形成更加成熟的档案管理工作流程。

第二，围绕档案管理工作，优化和完善工作标准，并建立长期有效的档案管理工作制度，为档案管理工作的落实奠定重要基础。在档案管理工作标准制度中，主动针对流程规划、职能权重、组织架构以及成本效益等方面的内容展开综合考虑，确保档案管理业务标准制度能够实现对档案管理工作内容的全面覆盖，从而有效保障事业单位档案管理的工作质量。

2.结合现有档案管理工作问题，完善档案管理工作体系

事业单位档案管理的创新与改革需要结合现有档案管理工作问题来优化调整，保证创新与改革策略有较强的基础数据支撑，以免出现工作落实效果无法达到预期的情况，助力实现档案管理工作体系的有效完善。事业单位档案管理工作体系的创新改革需要从管理意识、管理方法两方面做好考虑。

第一，树立正确的管理意识。思想意识对实际工作的效果影响较大。因此，在建立健全档案管理工作体系过程中，需要先革新管理思想意识。事业单位领导层需要改变对待档案管理工作的态度，提供一定的资金、人力、物力支持，让事业单位其他部门工作人员也能够了解档案管理工作的重要性，避免在后续工作过程中因为配合方面的问题，出现工作落实效果无法达到预期的情况。

第二，创新管理办法。事业单位档案管理工作体系的完善离不开相关管理办法的支持，在档案管理工作中需要有先进管理技术和管理手段的支持，避免出现档案管理规范性不足的问题。科学、合理的档案管理办法需要有明确的档案管理目标和技术支持，围绕事业单位档案管理工作的需求，明确档案管理工作目标，并针对事业单位档案管理工作的变化，引入计算机、信息技术、人工智能的应用，并将计算机信息技术、信息化管理平台作为基本的管理手段，从而进一步优化档案管理创新与改革效果。

3.尊重事业单位档案管理客观事实，不断提高档案管理水平

在事业单位档案管理工作落实过程中，应尊重档案管理工作开展的客观事实，为大众提供高质量的档案管理服务。为此，需要调整当前的档案管理工作模式，综合考虑档案管理工作模式、档案管理技术、方式的变化，从而为提高档案管理服务水平提供有效助力。此外，在通过计算机、信息技术改造和优化档案管理工作后，还需要落实以下两项安全措施，确保事业单位档案信息的完整性和安全性。

首先，正确认识档案安全管理工作的重要性。在事业单位档案管理工作中，要综合考虑计算机、信息技术给档案管理工作带来的变化，制定严格且符合上级部门、国家政策要求的档案应用制度，并明确档案管理人员在实际工作中的行为规范，一旦有档案管理人员的行为出现与规范要求不符的情况，必须予以处罚，增强档案管理人员的安全防范意识。

其次，充分利用大数据、人工智能、区块链技术，确保能够提升档案管理信息化建设的安全性。档案管理人员应了解应用信息技术带来的安全风险，主动做好对重要资料的备份，在条件允许的情况下采取异地备份措施，并使用局域网来进一步提升档案使用过程中的安全性，采用防火墙等常规安全防护技术，提高事业单位的档案管理水平。

四、结语

综上所述，档案管理在事业单位属于比较重要的基础的工作，该项工作的落实情况会直接影响事业单位的现代化发展。因此，事业单位应当重视档案管理工作的开展，围绕事业单位发展的变化和国家对事业单位各方面工作的要求展开工作调整，构建更加符合事业单位工作需求的档案管理模式，充分把握事业单位档案管理工作的特殊性，重点解决档案管理工作中存在的实际问题，以推动事业单位的健康发展。

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作者单位：临沂市园林环卫保障服务中心