知识管理视野下的建筑工程项目档案管理研究

董翠娟

摘 要：建筑工程项目档案包含了从项目立项、项目施工到竣工验收等一系列的知识信息，如何开发与保存建筑工程项目档案的知识，如何实现知识共享与深度利用是当前亟待解决的重要问题。在知识管理视野下，建筑工程项目档案管理应对所包含的知识实行归类整理，了解档案使用方的需求，建立一个可供多方使用的知识库，从而使建筑工程项目档案发挥更大的作用。

关键词：建筑工程项目档案；知识管理；档案管理

中图分类号：G270文献标识码：A

在知识创新驱动的时代，知识已经成为发展的第一要素，知识的价值也越来越受到认可。随着我国城市化进程的加快，档案作为信息的载体，其知识服务的功能性日益凸显，各级各类利用者也对建筑工程项目档案信息的需求呈现多元化发展。建筑工程项目档案是在建筑工程规划、建设、管理活动中形成的技术文件资料，是关系城市建设与发展的重要知识来源。因此，如何在开发建筑工程项目档案中的有用知识，为各类利用者提供知识服务功能是当前的重要问题。

一、知识管理与建筑工程项目档案

1.知识管理的内涵理解

知识管理的思想源自知识在日常生活中的重要地位和作用，它是一种以人为中心的活动，使用相关技术来管理和规划知识，是对知识的创造和应用的全部过程。这里的知识不仅包括能够以文字与数字来表达的显性知识，还包括非正式的个人技艺、认知层面的理想、信念等隐性知识。对知识的管理过程包括知识的鉴别、获取、分解、存储、传输、共享、再创造以及知识的资本化和产品化等。对于建筑工程项目档案来说，作为信息的载体，档案记载了从项目的开发、策划，实施、竣工、验收等一系列的信息资源，这些信息资源都是可利用的知识。所以，对建筑工程项目档案实行有效的知识管理具有重要的价值与意义。

2.建筑工程项目档案中包含的文件知识

具体来说，在建筑工程项目档案中的知识主要有以下几种：第一， 战略规划知识。包含在项目可行性研究报告、项目概况书等文件中；第二，进度控制知识。包含在监理月报、施工日志、施工进度计划申请表等文件中；第三，成本控制知识。包含在投标通知单、各类合同、工程变更通知单等文件中；第四，质量控制知识。包含在图纸、材料设备检验表、设备安装记录、现场试验汇总表等文件中；第五，资源类知识。包括在材料设备检验清单、隐蔽工程验收记录等文件中；第六，其他合同类、采购类、风险类知识，包含在割裂合同、进场试验汇总表、检测报告、工程变更报告、索赔材料等各类文件中。

用科学的知识管理方法整理、提取、处理以及分析建筑工程项目档案中的知识，能够推进建筑知识的应用，为建筑工程的规划、建设和管理提供有效服务。同时，也有利于促进建筑工程类新知识的有效开发以及产品化，为建筑工程持续优化和“智慧城市”建设打下良好基础。

二、建筑工程项目档案管理的知识需求分析

质量目标、工期目标和成本目标是建筑工程项目管理控制最主要的三个方面。工程建设与各参与方对建筑工程档案存在不同的需求。

1.建设方的知识需求

建设方对项目全过程负责，并承担投资风险。在项目规划、设计、建设、检查、验收的各个环节都需要各类知识信息作为支持开展相关业务活动。比如通过查询各单位的档案数据，更全面地了解拟合作伙伴的真实情况，筛选合适的施工单位、设计勘察单位、材料经销商等；查找专家库，参考类似项目的质量处理方法，辅助解决在建项目的质量问题等；通过档案数据了解与其他单位或项目的差距，指导成本管理等。

2.施工方的知识需求

施工方是工程项目建设的重要参与方，对建筑工程档案知识的需求是最广泛的。比如人力资源部会根据项目经理及工程师近年负责的项目资料，筛选符合项目要求的人才；合同采购部会利用建筑工程档案中的合同知识和费用情况，做出更具有竞争力的投标价格；质量管理部可以借鉴建筑工程档案中的项目质量管理方案，开展本项目的质量管理；工程部可以根据类似项目的工期水平、工艺施工，为本项目提供参考。

3.监理方的知识需求

监理单位是工程项目实施监理的第三方，主要职责是帮助控制工程质量、进度和成本。监理单位需要查询档案中的文件，以更好地开展监理工作。比如查询建筑工程档案，调查清楚建设单位的公司规模、项目案例、信誉情况等，在产生纠纷时参考档案中类似项目的纠纷解决办法，解决纠纷事件；借鉴类似工程的项目监理方法，制定工作方案等。

4.勘察、设计方的知识需求

勘察单位主要是对建筑工程项目所在的地形地貌、水文气象等实施勘探测绘，对项目做可行性评价。设计单位主要设计建筑工程项目的外观、结构、水暖电气等，确保项目与环境及社会的适应性。勘察方和设计方需要充分明确甲方的要求，才能完成勘察与设计工作。这就需要勘察、设计方查阅勘察合同、设计合同以及项目设计方案与建议书，全面了解项目本身的相关资料。

5.材料供应方的知识需求

材料供应方为项目提供各类材料和设备设施，无论是调查建设单位基本信息，调研材料价格和使用量，还是对新材料、新设备设施的性能与工艺的改进，都需要参考往年建筑工程项目档案中的知识信息，以帮助制订经营决策与工作计划。

6.其他群体的知识需求

其他群体主要是指不参与项目建设的其他群体，包括房屋业主、学术工作者、城市规划部门、执法部门和法院等。比如房屋业主需要查询建筑竣工图纸验收文件等资料，用以办理各种审批手续；学术工作者的学术研究需要查阅往年的档案文件和资料；执法部门和法院需要利用建筑工程档案辅助办案，分析责任，解决纠纷。

三、知识管理视野下建筑工程项目档案知识应用存在的问题

虽然建筑工程项目包含着大量的文字、数据等知识信息，但目前对建筑工程项目档案的管理还存在着很多不足，很多重要的资料被不同的职能部门保存和归档，没有收录到建筑工程项目档案管理的范畴。社会各方在产生对相关知识利用的需求时，需要与其他政府职能部门沟通，以获得相关资料，增大了知识获得和知识利用的复杂性，降低了利用效率。

1.成本造价知识应用方面

目前，在建筑工程项目档案中关于成本造价方面的资料只有合同及合同额，知识体量丰富，是被项目各参与方重点关心的资料，如工程预算和工程竣工结算资料等并不涵盖在档案中。这些重要的知识载体，对于帮助未来建筑项目做好成本管控具有重要作用。但是，这些数据保存在建委造价处，使用者需要与造价处取得联系，才能获得这些数据。因此，项目成本方面的信息缺乏，很大程度上降低了档案的知识含量水平，很有必要将其纳入建筑工程项目档案的管理范畴，完善成本方面的知识信息。

2.质量安全知识应用方面

在建筑工程项目中的质量安全相关文档由于涉及参与方的行业声誉，是比较敏感的区域，目前的建筑工程项目数据不包括质量安全方案和事故相关的资料。这类数据的缺乏，对推进整个建筑工程行业的质量安全工作改进，起到了阻碍的作用。因此，有必要进一步充实这方面的资料，包括质量安全方案、质量安全事故发生及处理方案和事故责任划分、事故处理结果等，为其他项目建设提供借鉴。

3.施工方案知识应用方面

建筑工程项目施工周期长，参与主体多，工序复杂，良好的施工方案对项目顺利推进具有重要作用。随着建筑行业的高速发展，出现了很多专项施工方案，一些施工方案还经过了专家论证和审查，在实践应用中有很多经验可借鉴。但是，这些施工方案方面的资料没有纳入档案管理范畴，不能共享和传播，不仅造成人力、物力的浪费，还不利于建筑技术不断创新发展。档案管理部门需要收集专项施工方案数据，为社会多方群体提供高质量的知识服务。

4.新材料、新工艺知识应用方面

绿色建筑、绿色施工、节能工程是目前建筑工程建设所追求的新型目标，国家也相继发布《绿色建筑行动方案》《城乡建设领域碳达峰实施方案》《建筑与市政工程施工质量控制通用规范》（GB 55032-2022）等政策，鼓励绿色建筑行业发展。但是，在建筑工程档案中没有专门保存节能资料和工艺资料，也没有节能材料和工艺使用后的反馈情况，不仅不利于新材料、新工艺的可持续性发展，还削弱了档案本身的知识管理功能作用。

5.数据知识综合应用方面

通过上文对建筑工程项目档案使用方的需求分析，可知建筑工程项目档案功能效用体现在多方面，不仅是建筑领域司法、仲裁的重要依据，还是城市规划、管理的重要依据，能够在生活、工作、学习中提供一些不易收集的信息查询服务。但在现实状况下，由于建筑工程项目档案的管理仍然存在“重保存、轻利用”的现象，欠缺各种重要、关键的数据，档案知识不全面，不能满足有关单位和个人的合理利用需求。再加上目前档案管理数字化转型还处于建设阶段，社会多元主体对建筑工程项目档案知识的利用也并不便捷，资料获得、数据查阅、筛选、处理与分析等均存在很多障碍，导致对相关档案数据知识的综合应用困难。

四、知识管理视野下加强建筑工程项目档案管理的措施建议

1.完善成本造价方面的数据

目前，建筑工程项目的成本相关数据存储在建设委员会造价处，使用者需要联系相关管理部门提取成本数据，手续比较复杂。档案管理部门可以考虑将其保存在建设工程项目档案文件中，有利于以往项目成本数据知识的应用和新知识的创造。如果成本数据被纳入建设工程项目档案管理的范畴中，那么其他工程项目人员就可以参考以往项目的成本数据，调整本次项目的成本管控方案，在以往成本管控的基础上汲取经验和教训，不断优化成本管控。比如在项目前期，施工方可以查询这些资料，制定更科学的预算方案，更高效地筛选材料供应商，参考同类项目的成本构成和计算，调整本项目的成本，以实现利润最大化。

2.建立质量安全事故数据库

目前，建筑工程项目质量安全事故的相关资料数据不包含在档案资料的范围内。建筑工程项目档案管理部门可以与相关部门展开合作，将质量安全事故相关资料集中起来，建立质量安全事故数据库，全面、真实地保存事故相关数据。同时，注重隐藏单位名称等隐私信息，为档案利用的多个主体提供相关资料查询与收集服务。通过查询这些档案，施工方可以在施工前期预测事故隐患，做好风险防控，提前制定风险预案，降低事故发生概率。当发生事故时，事故处理和调查人员也可以通过以往案例，借鉴已有经验，结合实际情况及时解决相关问题。通过这些档案资料的合理利用，进一步降低工程质量安全事故的发生概率，提高质量安全事故处理的工作效率。

3.注重保存专项施工方案数据

目前，对于建筑工程项目专项施工方案的资料信息，还没有专门的部门来存储。专项施工方案是保证工程质量和施工安全的重要基础，是整体项目统筹管理的重要依据，也是建筑工程项目各专业领域专家的智慧结晶，是具有极高知识含量的资料类型。实现对专项施工方案的数据保存，档案管理部门需要与工程领域相关专家展开合作，获得这方面的数据，汇集形成专家数据库。当施工过程中遇到特殊难题时，可以通过查询建设工程项目档案中的专项施工方案资料，为工程项目建设节约工期和成本，提高施工方案的科学性。

4.加强材料信息库的建设

目前，新材料、新工艺的使用以及反馈等相关资料是由建委节能处负责保管，社会群体对这方面知识信息的查阅与利用也很困难。建筑工程项目档案管理部门可与节能部合作，在汇总工程项目中涉及的信息资料，形成材料信息数据库。工程各参与方可以通过数据库查阅，了解新材料和新工艺的应用情况，在此基础上更好地筛选环保材料，选择绿色施工工艺，推动绿色建筑的实践创新。高校学术团体和科研所还可以获得新材料、新工艺的实践应用反馈，开展专业领域的学术研究，促进学术研究与实务实践相结合。

5.构建综合型的知识库系统

建筑工程档案管理中涉及多方面的知识管理与应用。目前，这些数据大多与建设项目档案平行存储在建设委员会的不同部门。档案管理部门可以与住建委合作，建立建筑工程档案综合管理数据库，将成本知识库、质量安全知识库、专项施工方案数据库、节能信息数据库等相互连接，通过互联互通，构建全面综合的建筑工程项目知识数据库系统。严格管理建筑工程项目的全过程，并将管理过程的所有知识信息实施自动采集、分类处理与存储，在相应的模块中，以实现对各种信息的分层管理。同时，向上述存储模块导入各种数据信息，实行格式标准建设，为后期数据的分类管理、挖掘利用奠定良好基础。

五、结论

建筑工程项目档案中包含的有用信息和知识能够科学有效地指导在建项目的管理和运营。知识管理思想为建筑工程项目档案的创新发展与深度利用提供了可行路径。本文对建筑工程项目档案中所包含的知识内容展开分析，并从知识使用者的角度来分析建筑工程项目档案知识应用的需求，在此基础上，针对目前建筑工程项目档案知识管理中的问题，提出改进对策及建议，以期更好地促进知识管理思想在建筑工程项目档案管理中的贯彻，为建筑工程项目档案的使用提供更科学、更高效的服务，使建筑行业实现可持续性发展。

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作者单位：青岛市黄岛区建筑工程管理服务中心