浅议工程建设项目档案工作的难点与对策

马欣

摘 要：工程建设项目档案是工程竣工的主要依据，是检验工程质量的重要凭证，具有提供借鉴和改进创新等价值。但是，目前部分单位在工程建设项目档案工作中习惯将档案工作交由资料员负责，因人员流动较大、更换频繁，导致档案资料极易出现收集不齐或丢失等现象，从而影响了档案的工作质量。相关单位应根据实际情况，探寻合适的解决对策，切实提高工程建设项目档案工作水平。文章分析了工程建设项目档案工作特征，提出了工程建设项目档案工作的难点，探寻了合理的解决对策，力求提升工程建设项目档案工作质量。

关键词：工程建设项目；档案工作；难点；对策

中图分类号： G275文献标识码：A

工程建设项目档案是存储工程技术和工程经验的关键载体，能够为已完工项目维护保养以及优化改造提供良好的资源保障。工程建设单位应加强项目档案管理，为各项工程建设工作有序开展奠定良好的基础。然而，部分单位在工程建设项目档案工作中存在部分难点，导致档案信息不完善，使得后续工作无法顺利实施。相关单位应立足现实存在的难点，制定相应处理对策，不断加强工程建设项目档案工作效果。

一、工程建设项目档案工作特征

1.周期长

工程建设项目档案周期较长，贯穿于工程建设全过程，其中基建文件、监理资料、施工资料和竣工图纸产生的时间不同，内容存在较大差异，导致工程建设项目档案资料形成期限较长。比如建设用地、招投标以及竣工验收合同等基建文件是工程建设单位按照法律规定，在工程立项到竣工期间形成的各类文件。监理规划、监理会议纪要和监理工作日志等监理资料是监理单位在工程建设期间、在监理活动中产生的各类资料。施工资料根据类型和形成时期，分为施工技术资料、施工测量记录资料以及施工过程验收资料等。竣工图纸是指根据施工设计图纸，绘制出反映工程建设项目竣工状态的图纸。由此可以看出，各类文件资料与工程建设周期具有直接关联，短则数月，多则数年，整体工程建设项目档案工作周期较长。

2.形成及接受主体多元化

工程建设项目档案形成及接受主体不是同一单位，牵涉多个主体。工程建设项目档案中的基建文件、监理资料、施工资料以及竣工图纸分别产生于建设单位、监理单位等。因此，形成主体具有多元化特征。与工程。设项目档案工作有关的建设单位，需要做好工程档案保存整理等工作，监理单位需要重点保存监理档案，施工单位需要保存施工档案和竣工图等。另外，对于需要重新建设或者改扩建项目，相关单位应根据规定将相关工程建设项目档案移交地方档案馆或专业馆。

3.竣工档案以纸质档案和数字化副本为主

工程建设单位在开展工作中，需要多家单位在规定时间内完成合同签订、盖章等任务，竣工图纸需要施工单位在现有施工设计图纸上绘制。相关合同和竣工图纸接收单位为了提高相关档案利用效率，通常会对接收的纸质档案实行数字化编制，形成数字化副本。因此，工程建设项目竣工档案的载体形式是以纸质档案和数字化副本为主。

二、工程建设项目档案工作难点

1.对档案资料收集整理重视程度较低

对于工程建设单位而言，在机械设备进场准备时期已经产生了图纸会审资料、工程开工资料等，后期随着工程建设实施，档案资料数量会随之增多，再加上部分工程建设周期较长，需要在工程开展期间同时做好档案资料收集整理工作。然而，在实际工作中发现，部分工程建设单位对档案资料收集整理重视程度较低，未能认清该项工作的重要价值，认为其只是将相关资料整理存放即可，没有统一档案资料收集整理要求，也没有定期检查档案资料收集整理内容是否完善，导致部分资料信息缺失，从而影响了档案工作质量。

2.档案交接制度不足

在工作中发现，工程建设单位通常将工程建设项目档案交由资料员负责，因资料人员流动较大，短时期内更换频繁，在档案资料管理中经常出现资料收集不齐或者丢失等情况。在单位现有的档案交接制度中，未能针对资料员档案工作中存在的问题设计完善的交接程序，并且在保存施工合同时，项目部仅保存副本合同，无法提供正本。在此情形下，资料员在整理交接档案工作时，没有注明相关合同的正本所在位置，从而给今后工程建设项目档案管理和重复利用等带来不良影响。

3.档案管理后续更新存在缺陷

在实际工作中看到，部分资料员在工程建设项目筹备阶段态度认真负责，能够实时分类整理、动态更新工程建设项目的档案资料。但后期随着施工进度加快，工程建设项目持续深入，由于档案资料在短时间内增多，部分资料员未能做好后续更新工作，导致部分重要档案材料如合同档案或财务档案丢失，给单位带来严重的经济损失。部分单位并未根据档案工作现状设计相应的档案管理责任机制，使得资料员在档案工作出现失误后经常相互推卸责任，降低了档案的工作质量。

4.档案工作信息化水平较低

在工作中发现，我国部分单位工程建设项目档案工作信息化水平较低，现有档案管理系统缺乏自动归档功能，系统存量较小，线上采集档案电子文件总量较低，无法满足工程建设项目档案工作归档需求。此外，部分单位没有将档案工作系统与项目管理系统整合起来，没有开发在线归档功能，没有针对工程建设项目档案工作需求为各移交主体搭建联动系统平台，没有为实现全链条电子归档目标创造良好的办公条件，部分环节需要通过人工整理工程建设项目档案的方式，从而导致档案工作信息化水平较低。

5.投入资金不足

工程建设项目档案较为复杂，在开展中需要足够的资金支撑。然而，由于部分单位对工程建设项目档案工作缺乏足够重视，未能向其投入足够资金经费，没有给资料员提供良好的薪资待遇，没有建设完善的基础设施，甚至未能给资料员提供专门的档案室或者档案室环境潮湿、简陋，使得重要档案资料受到环境影响出现保存不当的现象，从而影响了工程建设项目档案工作质量。

6.缺乏专业的档案管理人才

部分工程建设单位每年同时间开展的项目类型较多，各个环节的工作内容存在较大差异。例如，在施工管理方面，会涉及施工成本、经济材料以及联络单等。部分工程建设单位资料员对施工管理中的相关材料缺乏充分认识，未能在规定期限内高效完成档案工作。此外，部分单位资料员在工程建设项目档案工作中，未能及时发现各类档案资料整理、存储中存在的基础性问题，没有按照实际情况精准销毁缺乏实用价值的档案资料，导致现有档案资料分类整理缺乏精细化，给后期外借以及重复使用等造成不利影响。

三、工程建设项目档案工作对策

1.提高对档案资料收集整理的重视程度

单位领导层应根据工程建设项目特征，认清档案工作在质量检验以及工程优化等方面的积极作用，从思想上注重档案资料收集整理，立足实际情况制定档案资料收集整理方案，明确档案资料收集整理规则，要求资料员在工程筹划时期就着手档案资料收集整理工作，每周定期检查各类档案资料信息是否收集完善，根据现有凭证检查各类档案资料信息是否真实。同时，资料员应按照现行规定，对各类档案资料做好分类、归档等工作，每月将档案资料收集整理信息编辑成表格，交由分管领导审核签字，保障档案工作质量达标，为今后开展工程建设奠定良好基础。

2.优化档案交接制度

工程建设单位在优化档案交接制度时，应确立统一的档案交接程序，要求资料员在任职或离职期间，严格按照交接程序做好各项工程建设项目档案交接工作，严禁出现档案信息丢失或者不齐等现象。在档案交接制度中，单位应要求资料员在交接档案工作时，全面清理工程建设项目档案，严查账目是否一致，一旦发现账目不相符，及时检查出现问题的原因，催还外借的工程建设项目档案，精细整理分类于未整理的零散工程建设项目档案，对于缺少材料的项目档案，找到相关环节负责人，及时整理出具有较高存储价值的档案材料后汇总，按照规定编排保存，切实保障账目一致。此外，在档案交接制度中，单位应让资料员在任职或离职期间向其他资料员讲明施工组织设计方案、施工设计方案以及其他工程建设项目合同等存放位置，注明查找方法，避免其他资料员在后期档案工作中无法及时找到相关档案资料。

3.做好档案管理后续更新

单位要想确保档案管理后续更新质量符合规定，应针对工程建设项目档案工作需求，设计档案管理职责机制，在机制中阐明档案管理领导、项目部门管理者以及资料员等职责，将档案资料整理、分类汇总以及质量检验等任务划分到人，为档案管理后续更新提供良好保障。单位应在档案管理后续更新中将资料员作为主要骨干，工程主管领导为负责人，将各项档案管理后续更新环节分配给专人负责，并按照工程建设项目档案工作规定，将工程准备时期和竣工时期产生的文件、竣工图等交由建设单位资料员负责整理与组卷；将施工资料、施工图交由施工单位资料员负责整理与组卷；当施工资料中部分内容无法按照一个单位工程分类组卷时，要求资料员按照建设项目组卷，并让资料员将施工资料目录与对应施工资料整合起来共同组卷。一旦相关人员未能按照职责有序完成档案管理后续更新工作，出现合同档案或财务档案丢失现象时，单位按照情节严重程度施行惩罚，确保档案管理后续更新质量达标。

4.提高档案工作信息化水平

近些年，我国信息技术发展成熟，单位要想提高工程建设项目档案工作效果，应注重提高档案工作信息化水平，积极引入广磁介质档案、多媒体档案以及电子档案等。为了有效提高档案工作信息化水平，单位应通过网络渠道，整合国外工程建设项目档案工作案例，从中汲取提高档案工作信息化水平的经验，引导信息技术专员负责建设档案工作系统，在系统中开发图片档案、录像档案、电子文件档案模块，为每个模块开发档案信息自动录入、智能分类和在线归档等功能。与此同时，单位应让信息技术员将档案工作系统与项目管理系统整合，运用现代化技术为各移交主体搭建联动系统平台，为实现全链条电子归档目标创设先进的办公平台。

5.增加资金投入力度

资金是确保工程建设项目档案工作顺利开展的基础。工程建设单位应按照档案工作开展需求，增加资金投入力度。为了确保资金投入的合理性，单位应先让档案部门负责人制作经费申请书，讲明基础设施、人力资源薪资保障等方面的经费需求。然后，组织财务人员负责核算，明确资金投入指标，经过上级部门签字后，由财务部门负责分批次拨付资金。同时，让采购部门负责为档案部门配置先进的档案柜，引入性能良好的计算机设备和扫描设备等，重新修缮档案资料存储室，改善存储室环境，防止重要工程建设项目档案受到环境影响，出现发霉、蛀虫等现象。此外，单位应要求财务部门、采购部门以及档案部门定期在内部网站上公布各项经费的使用明细，通过图片的形式公布原始凭证和票据等，自觉接受管理层以及其他职能部门监督。单位还可以按照工程建设项目档案工作需求，灵活调整资金投入指标，并严查各项资金使用过程，确保各项经费充分运用到档案工作中，使工程建设项目档案工作在资金支撑下能够不断提升工作质量和效率。

6.建设专业的档案管理人才队伍

单位应按照工程建设项目档案工作需求，建设专业的档案管理人才队伍，通过人才招聘以及专业技能培训的方式培养一批基础知识完善、职业经验丰富的档案管理人才，为提高档案工作水平做好人才保障。其一，在人才招聘中，单位应面向社会，通过简历海选、笔试初选、面试严选等流程，选出知识结构完善、知识文化层次高且业务技能熟练的档案管理人才。其二，在业务技能培训中，单位应通过视频培训、专家讲座和同行交流等方式，为档案管理人才提供多种学习渠道，使其在学习中能够充分掌握各项与工程建设项目档案工作有关的基础知识，明确工程建设项目档案收集范围、整编规则、移交程序以及竣工档案验收要求等，积累档案工作经验，不断提高专业能力。其三，单位应不定期组织精英人士，向档案管理人才分享工程建设项目档案工作要求。例如，隐蔽工程记录表应精准注明相关工程的隐蔽位置、尺寸以及隐蔽方法等，为今后查找隐蔽工程信息和竣工结算做好准备。对于绝密文件，应在档案工作中按照规定运用盒子分装保存，确保档案信息安全。

四、结语

工程建设项目档案在工程建设项目中属于重要组成部分，能够真实反映工程建设效果，为后期工程维护保养提供参考依据，对今后工程扩建改建等具有关键的参考价值。相关单位应做好工程建设项目档案工作，按照现实情况全面分析档案工作难点，并找出相应的解决对策，提高档案资料收集整理重视程度、改进档案交接制度缺陷、做好档案管理后续更新、提高档案工作信息化水平、增加资金投入力度、建设专业的档案管理人才队伍，通过多种方法不断提升工程建设项目档案工作质量。

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作者单位：中交路桥建设有限公司