新时代背景下关于干部人事档案管理工作的研究

黎露

摘 要：传统的档案管理模式已经难以适应新时代对干部人事档案管理效率、准确性和安全性的高要求。加强信息化建设、重视人才培养以及强化信息安全保障等方面成为干部人事档案管理工作的必然趋势。文章旨在分析新时代背景下干部人事档案管理工作的特点及所面临的挑战，并提出了相应的对策和建议，以期为相关领域的从业人员提供有益的参考和启示，共同推动干部人事档案管理工作迈上新台阶。

关键词：干部人事档案管理工作；特点；挑战；策略

中图分类号：G271文献标识码：A

引言

新时代对干部人事档案管理提出了更高的要求，需要更加高效、准确、安全地管理和利用档案信息，为干部选拔任用、人才队伍建设等提供有力支持。信息技术的快速发展和应用也为干部人事档案管理工作提供了更加便捷、高效的技术手段。深入了解当前干部人事档案管理工作的特点和挑战，不仅能为制定更加科学、合理的政策和措施提供参考，还有助于探索新时代背景下干部人事档案管理工作的创新路径和发展方向，推动工作更加高效、准确、安全地开展。

一、新时代背景下的干部人事档案管理特点

1.信息化与数字化

新时代背景下，干部人事档案管理实现了从纸质到电子的信息化转变，传统的纸质档案逐渐被电子档案所取代，干部的基本信息、教育经历、工作经历和奖惩记录等在内的各项信息都被数字化存储，意味着原本需要大量的存储空间且难以快速检索的纸质档案，现在可以通过电子方式轻松存储和查询。在数字化之前，查询和检索档案信息需要手动翻阅纸质档案，耗费大量时间，现在，通过电子档案管理系统，用户可以输入关键词或条件，迅速找到所需的档案信息，工作效率大幅提高。当干部的个人信息发生变化时，如职务晋升、奖惩变动等，这些变化可以实时更新到电子档案中，确保档案内容的时效性和准确性。通过数据分析、挖掘等技术手段，档案管理部门还可以对干部的人事信息开展深度分析，为组织决策提供更加全面、精准的数据支持。例如，通过对干部的教育背景、工作经历等信息的分析，可以发现干部的特长和潜能，为组织选拔和培养人才提供参考。

2.动态性与实时性

随着干部职业生涯的发展，他们的职务、职称、奖惩等情况都会发生变化。档案管理部门需要及时收集这些变化信息，并更新到干部的人事档案中。比如，当干部晋升职务时，档案管理部门需要立即更新其职务信息，并在电子档案管理系统中标注，确保档案信息的实时性。而组织在开展人力资源配置、干部选拔、考核评估等工作时，需要频繁查阅和利用档案信息，这种利用需求也是动态变化的，可能涉及不同的干部、不同的时间节点和不同的信息内容。此时，档案管理部门也需要随时响应这些需求，提供准确、及时的档案信息支持。通过信息化手段，档案管理部门可以实现对档案信息的实时监控，当发现档案信息发生异常变化或存在潜在风险时，系统可以自动发出预警，提醒档案管理部门及时处理。

3.安全性与保密性

在新时代的干部人事档案管理中，安全性被视为档案管理的核心，这种安全性不仅体现在档案内容不被非法获取或篡改，还体现在整个档案管理流程中信息的完整性和可靠性。档案管理部门将信息安全视为首要任务，贯穿于档案收集、整理、存储和利用等各个环节。与传统档案管理相比，新时代干部人事档案管理更加注重信息的隔离，强调通过技术手段和管理措施，确保不同级别的干部档案在物理和逻辑层面被严格分隔，防止信息混淆或误传，而这种信息隔离的严格性不仅有助于保护组织的核心机密，还有助于维护干部的个人隐私。此外，为确保档案信息的真实性和准确性，新时代干部人事档案管理建立了持续的信息验证机制，通过定期或不定期的信息核对和验证，确保档案中的信息与实际情况保持一致，防止信息被篡改或伪造。

二、新时代背景下的干部人事档案管理挑战

1.技术更新与适配挑战

在新时代背景下，技术的迅猛发展和持续更新为干部人事档案管理带来了显著的挑战。随着硬件设备设施的快速迭代，如存储容量的飞速增长和计算机性能的持续提升，传统的档案管理设备设施和系统已难以满足现代管理的需求。干部人事档案作为组织内部极为关键的信息资产，对其管理的技术和工具要求极为严格。首先，随着数据的不断增长和复杂性的提高，需要更大容量的存储设备设施来确保档案的长期保存和快速访问。其次，档案管理系统不仅需要支持新的硬件平台，还需要不断优化和更新功能，以满足日益复杂的管理需求。比如智能系统下的数据安全性成为新时代干部档案管理的重点之一，软件系统必须具备强大的数据加密、访问控制和审计功能，才能确保档案信息不被非法访问和篡改。此外，随着云计算、人工智能等先进技术的应用，档案管理方式和流程可能会发生根本性的变革，档案管理人员也需要不断学习和掌握新技能，以适应这些变化，并确保档案管理的科学性和高效性。

2.信息安全防护挑战

干部人事档案中包含了大量的敏感信息，如个人隐私、组织内部决策等，这些信息一旦被泄露或滥用，后果严重。新时代，随着信息技术的普及和网络攻击的不断升级，信息安全防护变得尤为重要，除了传统的防病毒、防黑客攻击等措施外，还需要关注数据备份与恢复、物理安全保护等方面的问题。此外，随着云计算、大数据等技术的应用，干部人事档案信息的安全防护也面临着新的挑战。比如在云计算环境中，干部人事档案数据往往需要在不同的地域、不同的数据中心之间传输，这种跨地域的数据传输很可能经过多个网络节点和传输路径，会增加数据被泄露和篡改的风险。同时，不同国家和地区的法律法规、隐私政策也可能存在差异，使得数据的安全传输存在更多不确定性。并且，在智能环境下，多个组织可能共享同一套基础设施和服务，形成多租户模式。在这种模式下，如何确保不同组织之间的数据安全隔离也是一个重要的问题，如果隔离措施不到位，一个组织的数据很可能被其他组织非法访问和使用，造成严重的安全事件。

3.人才专业化与复合化挑战

在新时代背景下，随着信息技术在档案管理中的应用不断深入，对档案管理人员的要求也在不断提高。他们不仅需要具备档案管理的专业知识，还需要掌握信息技术、数据分析等相关技能。同时，随着干部人事档案管理工作的不断拓展和深化，还需要具备较高的综合素质和创新能力。然而，目前档案管理领域的人才缺口较大，现有人员的专业水平和综合素质参差不齐，成为制约干部人事档案管理发展的重要因素。目前，档案管理专业的毕业生数量有限，且很多人选择进入其他行业或领域工作，导致档案管理领域的人才供给不足。此外，干部档案管理岗位对人才的要求会更高，需要具备丰富的实践经验和专业技能，增加了招聘的难度。一些干部档案管理人员缺乏系统的档案管理知识和实践经验，难以胜任复杂的档案管理工作。同时，部分人员的信息化素养和数据分析能力有限，难以适应新时代背景下干部人事档案管理的要求。此外，还有一些人员缺乏创新意识和学习能力，难以应对不断变化的工作环境和需求。

4.制度与流程优化挑战

在新时代背景下，干部人事档案管理工作在制度与流程优化方面的挑战主要源于传统制度与流程的局限性、信息化与数字化的发展趋势以及组织结构和管理模式的变革。首先，传统的干部档案管理制度往往过于僵化、烦琐，难以适应信息化、数字化的管理需求。例如，传统的档案分类和编目方法可能无法有效地处理大量的电子档案，导致管理效率低下。此外，传统的档案利用流程也可能过于复杂，不利于快速、准确地提供档案信息。其次，随着信息技术在档案管理中的应用，需要建立与之相适应的新流程和规范，如电子档案的管理流程、数字化存储与备份规范、信息安全保障措施等，这些新流程和规范的建立需要充分考虑信息技术的特点和管理需求，确保档案信息的完整性、安全性和可利用性。同时，随着组织结构和管理模式的变革，档案管理制度和流程也需要不断优化和调整。例如，随着扁平化管理的推行，干部档案管理部门可能需要更加紧密地与其他部门协作，共同推进档案管理工作，要求档案管理制度和流程具备更强的灵活性和适应性，能够支持跨部门、跨层级的协作与配合。

三、新时代背景下的干部人事档案管理策略

1.加强信息化建设

在新时代背景下，干部人事档案管理不仅是传统纸质档案的数字化存储，还是对干部信息资源的深度整合和高效利用。针对干部人事档案的特殊性，信息化建设需要更加注重数据的完整性和准确性。干部人事档案包含了个人的基本信息、教育经历、工作经历、考核评价等多方面的内容，这些信息的完整性和准确性直接关系到干部选拔任用的公正性和有效性。因此，在推进信息化建设的过程中，应建立严格的数据录入和审核机制，确保档案信息的真实可靠。除了档案中的直接信息，还需要整合其他相关数据，如绩效考核数据、培训记录等，以提供更全面的干部信息画像。数据录入后，应经过多级审核，如部门初审、档案管理部门复审等，确保数据的准确性，对于重要或敏感信息，还需要领导层的最终确认。定期或不定期地与其他可靠数据源开展比对，如人事部门的员工信息、学历认证机构的数据等，以验证档案中的数据是否准确。在数据校验方面，采用专业的数据校验工具，对录入的档案数据自动校验，如身份证号码、学历证书编号等，对干部申报的学历信息与学历认证机构的数据仔细比对，以确保其学历信息的真实性。在数据录入和审核过程中，建立实时反馈机制，对于不符合要求或存在疑点的数据，通知录入人员及时核实或修改。

2.强化信息安全保障

在数字化时代，信息技术的广泛应用为干部人事档案管理带来了便捷与高效，但同时也带来了前所未有的信息安全挑战。干部人事档案涉及个人隐私、组织机密等重要信息，一旦被泄露或篡改，将给组织和个人带来不可估量的损失。因此，强化信息安全保障措施成为干部人事档案管理工作中的重中之重。首先，档案管理系统的安全防护是信息安全保障的基础。传统的档案管理系统往往在安全防护方面存在漏洞，容易受到黑客攻击和病毒入侵。为了提升系统的安全性，应采用先进的信息安全技术，如数据加密、防火墙技术等，通过加密技术确保档案信息在传输和存储过程中的机密性，防火墙技术则可以有效阻止未经授权的访问和攻击，保护系统免受恶意软件的侵害。其次，对档案信息的访问控制是信息安全保障的关键。在干部人事档案管理中，应建立严格的权限管理制度，确保只有经过授权的用户才能访问相关的档案信息，需要对用户核实身份验证和权限划分，确保不同用户只能访问其权限范围内的档案信息。同时，还应对档案信息的操作实施监控和审计，及时发现并处理异常操作行为。此外，加强对档案管理人员的安全教育和培训也是信息安全保障的重要一环。档案管理人员是档案信息的直接接触者和管理者，他们的信息安全意识和技能水平直接关系到档案信息的安全。因此，应定期组织安全培训活动，增强档案管理人员的信息安全意识，使他们了解并掌握最新的安全技术和防范措施。同时，还应建立安全责任制度，明确档案管理人员在信息安全保障中的责任和义务。

3.重视人才培养

干部人事档案管理是一项高度专业化和复合化的工作，要求管理人员不仅具备扎实的档案管理基础知识，还要熟悉相关法律法规、信息技术等多个领域的知识。因此，必须加大人才培养的投入力度，为干部档案管理人员提供充足的培训和学习机会，通过举办干部档案管理培训班、邀请行业专家授课等方式，帮助管理人员掌握最新的档案管理理念、技术和方法，鼓励档案管理人员利用业余时间自主学习，并提供相应的学习资源和资料，如图书、电子期刊和在线课程等。同时，设立专门的干部档案管理人才培养基金，用于支持管理人员的培训、学习和进修活动。为了给档案管理团队注入新的活力和创新力，应积极引进具备相关专业背景和技能的人才。通过校园招聘、社会招聘以及猎头公司等多种渠道，广泛招募具备档案管理、信息管理、数据科学等相关专业背景的人才，并为引进的人才提供良好的职业发展平台和晋升机会，激发他们的工作热情和创造力。

4.完善档案管理制度

面对新时代背景下干部人事档案管理的新要求和新挑战，要不断完善档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、科学化和高效化。首先，要对传统的干部档案管理制度开展全面梳理和评估，找出存在的问题和不足，为制度的改革和优化提供依据。其次，要根据信息化、数字化的发展趋势和组织结构、管理模式的变革，对干部档案管理制度做出全面修订和完善，建立与之相适应的新制度和流程。同时，要加强对新制度和流程的宣传和推广，确保它们得到有效执行。最后，要建立完善的干部档案管理考核机制，对干部档案管理人员的工作绩效开展客观评价，激励他们不断改进和提升工作质量。

四、结束语

综上所述，新时代背景下的干部人事档案管理工作正处在一个转型升级的关键时期。通过加强信息化建设、重视人才培养以及强化信息安全保障等措施的实施，能够更好地应对各种挑战和问题，推动档案管理工作的创新发展。

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作者单位：江汉大学