基于7-S模型构建智慧档案馆策略探析

陈振宇

摘 要：探索建设智慧档案馆是顺应智慧城市建设的发展大势，是全面实现档案馆现代化管理的必要途径。智慧档案馆的建立应以模式创新、技术创新、理念创新在传统数字档案馆基础上延展和提升，以麦肯锡7-S模型，从智慧战略（Smart strategy）、智慧制度（Smarts system）、智慧平台（Smarts platform）、智慧服务和安全（Smart service and security）、智慧人—物（Smarts person object）、智慧数字（Smarts digital）以及智慧价值（Smarts value）等7个方面构建智慧档案馆建设，旨在积极推动档案馆服务模式的创新变革。

关键词： 麦肯锡7-S；智慧档案；策略

中图分类号：G271文献标识码：A

一、背景

《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出，要科学规划档案馆的设置和布局，鼓励有条件地区建立乡镇档案馆，更重要的是要把智慧档案馆作为我国档案事业发展的新方向和重要建设目标，提升档案治理能力和水平，如何推进智慧档案馆建设是当前各级政府机关和各单位的重要课题。

二、概念

智慧档案馆是利用网络大数据和人工智能等新技术，实现档案资源的数字化存储、检索和利用，提供全方位的档案服务。7-S模型是由美国麦肯锡顾问公司研究中心设计，指出企业在发展进程中必须综合考虑各方面的情况，包括战略（Strategy）、制度（Systems）、结构（Structure）、风格（Style）、员工（Staff）、技能（Skills）和共同价值观（Shared Values）。

而智慧档案馆的建立恰恰需要全方位考虑，本文基于麦肯锡7-S理论，以某镇机关单位建设智慧档案馆的需求为例，改进7-S模型，在战略、制度和价值基础上，延伸以智慧平台为结构、以智慧服务为风格和以智慧数字为技能，在员工方向拓展为智慧人—物，即智慧战略（Smart strategy）、智慧制度（Smarts system）、智慧平台（Smarts platform）、智慧服务和安全（Smart service and security）、智慧人—物（Smarts person object）、智慧数字（Smarts digital）以及智慧价值（Smarts Value）等7个方面构建智慧档案馆（图1）。

三、智慧档案馆建设目标

智慧档案馆的建设打破以往“分散、独立”的传统做法，按照统一平台、统一标准的原则，以依托镇电子政务云和各类网络资源为基础，以先进信息技术为手段，结合现有信息化资源，以资源共建共享为目的，以提供服务为核心，以资源整合为重点，面向社会提供全方位、高质量的档案资源查询利用服务，形成了以数字资源为根本以安全管理为保障远程利用为方针的数字化档案库房体系。

四、智慧档案馆7-S模型构建

1.智慧战略（Smart strategy）

智慧档案馆的建立基于特定时期的总体和长期的发展方向、目标、任务和政策，并通过智慧战略来开展资源分配和管理。以国家发展要求，兼顾区域经济发展的现状和未来发展方向以及社会其他部门的互相关系，从实际出发，先建设档案馆内部或地区局域网，实现信息互动，促成单个档案馆的馆藏数字化，再将单个数字档案馆联动，打造具有中国特色、区域特色的智慧档案馆。从档案管理产出层次来看，战略则表现为一种定位，智慧档案馆建立定位可以从目标定位、功能定位、特色定位、服务方向定位及规模定位等五个方面考虑。从档案需求层次来看，战略则是一种观念，智慧档案馆建立的中心思想必须深入每个人员心中，认识智慧档案馆建立的重要性，更是为民服务的迫切需要，从集体一致的基础上使战略行动获得实施。

2.智慧制度（Smarts system）

智慧档案体系是档案事业管理、发展和战略执行的保障。事实上，档案的所有制度都是档案精神的具体反映，也是档案战略思想的外在表现。规范智慧档案建设行为、消除障碍、促进协同配合是完善的制度体系的根本所在。为此，要建立和完善智慧档案管理的相关法律法规，结合机关档案“三合一”制度要求，重点以人工智能技术确定档案收集路径、归档规则、整理服务、安全规范和查阅审核等系统管理规范。统一档案信息数据的格式、信息数据传输方式、权限修改条件、数据库访问次数和密码指令设置条件及标准等内容，制定可行的《智慧档案馆数据共享准则》。通过一系列智慧制度建设，促使档案资源日益丰富，深度挖掘潜在的价值数据，以关联、共享为决策者提供科学、合理的数据参考。

3.智慧平台（Smarts platform）

智慧档案馆建设，是搭建智慧档案管理平台、支持所有的系统平台架构业务、实现档案馆所有业务全流程管理、利用统一的人机界面环境、实现子系统的管理操作、联动各硬件设备设施的智能库按照SOA标准，将系统平台分为八大模块，由基础设施、技术平台、业务服务、数据服务、展示服务、安全服务、应用和用户实施全生命周期管理。基础设施包括共同组成系统运行的基础保障环境的数据库、网络、服务器、操作系统和机房及配套设施等。技术平台由与业务相关的公用系统配套工具构成。业务服务提供档案收集、档案管理、档案保存和档案利用四大类统一的业务逻辑管理。数据服务包括云数据管理、格式转换、数据分析、数据存储、报表服务、数据交换、在线浏览、媒体管理和数据备份等。展示服务主要用于管理客户端访问机制，根据不同人群或权限提供不同的展现形态。安全服务与相应的基础保障管理服务相配套，如身份认证确保合法用户使用、数字签名防止数据被伪造或篡改、权限控制是对不同用户访问系统资源的权限限制以及保障审核是发现潜在安全威胁及时清除等。应用是构建整个业务应用系统的实例，包括数字档案室平台、数字档案馆平台（对外）和数字档案馆平台（对内），用户提供人机交互展示页面。

4.智慧服务和安全（Smart service and security）

智慧档案馆的风格应以服务和安全为主基调。一是智慧服务是以自动化、智能化档案利用和展示为目标，通过大数据、物联网、云计算和移动通信等技术为不同用户在查阅和展示档案时提供个体化、泛在化、细微化和差异化的服务模式。从档案管理人员的服务主体角度出发，利用非接触式的智能馆员工作站、智能存储设备或手动存储设备、便携式PDA扫描仪、智能盘点车以及一体式馆员工作站等RFID读写设备，实现档案的借还、检索和盘点等全过程的信息化管理。以3D虚拟现实技术为基础，实现3D库房的可视化管理，让管理人员在3D库房中快速定位档案位置，直观、简洁地操作档案数据，提高工作效率，减少人为错误的可能性。从服务客体—档案用户出发，实施一体化档案信息管理，设置档案信息查看权限，如政府部门、企事业单位工作人员只要符合权限要求，即可登录智慧档案馆，随时随地查看和应用档案信息，实现档案信息资源共享，保障档案信息资源安全；二是打造全程安全防护系统。（1）数字加工过程，实现非文件共享方式的远程文件访问，提高数据安全性，加工过程不产生临时图像文件，有效防止档案信息被泄露。（2）数据归档存储过程。电子文件采用通过国家密码管理局认证的高性能加密设备及国标加密法，实现自动加密存储，增加数据反跟踪和防破解能力，提高数据的安全性。（3）数据维护。独立存储历次修改的电子文件版本，绝不覆盖修改前的文件，确保数据安全。对日志开展全程数据维护管理，并对存在的安全隐患及时开展跟踪查找，提高数据的安全性。（4）档案查询利用过程。档案图像防伪，防止档案资料被篡改、伪造，数据安全性得到加强。图像加密传输，所有图像处理均在内存中完成，不在查询中产生，从而有效防止数据被泄露。档案密级控制和权限管理，防止档案信息被非法查阅利用。查询登记安全管理，及时跟踪追溯历史查询人。在线查询审批，防止档案信息被非法查询和泄露，增强其安全性。查询全过程录入安全日志与报警，及时跟踪追溯历史查询情况。具备打印操作抵抗性的指纹验证打印权限，防止非法泄露档案材料，提升档案信息的安全性。

5.智慧价值（Smarts Value）

智慧档案馆的创建发展，需要更具先进性的档案价值理论指导，从而促进档案的服务模式从以“用户为中心”向“共创价值”模式转变，智慧档案馆的建立基于“共创价值”为核心，以数字档案信息服务的集成为基础，以“服务主导逻辑”为理论，从而实现档案服务的主体构成从单一到多样化，主体关系从从属到互动，资源配置从封闭圈到生态圈，档案平台从实体到数字智能，评估模型从标准化到系统化，智慧档案的六项创新价值决定了档案服务创新的方向，为创建智慧档案馆奠定了基础。

智慧价值主要表现在档案馆建设的社会价值和经济价值。在社会价值方面，智慧档案馆是档案集中储存基地，为全镇的机关部门提供档案的集中存储、分类管理、按需查询和资源共享等服务，通过对数字档案、电子文件的管理和归档统一规范整合，提高档案管理效率与管理水平，保障档案实体与档案数据的安全，提高档案人员的素质，有利于推进政务信息公开，更好地服务社会大众；在经济效益方面，智慧档案馆有集约化、社会化和专业化的特点，是一项重要的信息化工程，需要充分尊重已建成的信息数据领域和实际投入，在建设过程，应当注重整合和分布式的管理手段，以实现信息资源的高效利用和共享。通过整合不同部门和机构的信息资源，可避免重复建设和数据冗余，提高信息的可访问性和利用价值。

6.智慧数字（Smarts digital）

智慧数字作为智慧档案馆的综合管理系统，具备了将纸质档案和电子档案、实体档案一体化管理的能力。其管理体系主要围绕着“收”“管”“存”和“用”四个方面展开，以确保档案的全面管理和高效利用。将分散在各部门、各单位的信息资源按照档案馆制定的数据规范、数据标准和归档原则，与政府一级平台以及各部门、各单位 OA系统、业务系统的集成实现无缝对接。实时接收0A和业务系统中的公文数据，数据归档并存储在档案馆，达到集中统一管理镇档案数据资源的最终目标。同时，预留与其他数据平台的接口，为区域档案数据资源的共享奠定基础。利用新兴技术，坚定“平台化、大集中”的建设思路，实现区域档案“馆室一体化”的管理模式，各单位利用馆室一体化子系统即可方便地为相关单位虚拟一个独立的电子档案系统，集中管理视频、音频、图片、文档和公文等档案数据。此外，实现两个方面的档案应用，一是智能化应用，二是提供档案对外的利用服务。智能化应用方面，项目建成后实现“馆室一体化”“文档一体化”，最大限度地集中各单位的文档、图片和视频等档案资料，对专题展示、关联分析等开展智能化建设，实现一个更优质、更海量和更多维度的档案利用服务。

7.智慧人—物（Smarts person object）

智慧管理是以档案馆智能化运营为目标，以“以人为本”为原则，以方便利用、实现新技术的合理利用为根本出发点，以档案馆的合理布局、先进设备、丰富资源、用户需求和参与度、提供个性化服务及智能技术等多个管理领域的关键指标，以办公自动化为手段，通过引入新技术和创新的管理方法整合现有数据资源。同时，档案管理者要加强工作方法、技能方面的培训，注意提高智慧档案馆管理新技能，熟练掌握信息化建设的新技术，以更好地发挥智慧档案馆的功能。培养智慧型人才队伍，充实与提升智慧档案馆的精髓，夯实和筑牢其根基。智慧档案馆的建设离开实体建设一切都是空谈。因此，档案馆实体智能化建设尤为重要，在满足档案库房“十防”要求的同时，实现人防、物防和技防“三位一体”的档案防范实体结构，围绕档案密集架、环境控制测控、实体档案杀虫消毒、智能照明、智慧大屏和气体消防系统等智能一体化建设，从而实现节能、舒适和智慧的实体环境。

五、结语

智慧档案馆是档案业务信息化的高级形式，是在数字档案馆建设成果的基础上通过“模式创新”“技术创新”和“理念创新”，以7-S模型对传统数字档案馆传承、延伸和提升，从而跟进和融入当前中国新型智慧城市和智慧中国建设的大趋势，将档案信息化水平推向一个新的阶段。顺应智慧城市建设的发展大势，探索建设智慧档案馆，也是实现全面现代化管理档案馆的必经之路，推动和提升档案馆工作和服务效能，是建设智慧城市的重要抓手，能够满足智慧城市的建设需求。

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作者单位：广东省东莞市麻涌镇人民政府